Academy

Om de NFC te gebruiken, moet deze functie aanstaan op je telefoon. Volg hiervoor deze stappen:

1. Veeg van boven naar beneden om het snelle menu te openen.
2. Zoek het icoontje met een blauwe N (zie foto bovenaan)
3. Tik erop om NFC in te schakelen. Het icoontje kleurt blauw wanneer het actief is.

Lukt dit niet via het snelle menu? Ga dan naar:

Instellingen > Verbindingen > NFC en contactloos betalen > Schakel NFC in

Wanneer je kiest voor werken met NFC, zorgen wij dat alles gebruiksklaar is.
Je ontvangt een pakket met:

• NFC-kaarten in eigen huisstijl, ingesteld met het juiste werkprogramma
• Bevestigingsmateriaal
• Een korte instructiefolder

Wil je liever zelf NFC-kaarten aanschaffen? Dat kan ook. Via TranspaCom kun je deze eenvoudig zelf configureren en koppelen aan de juiste locatie of werkwijze.

Heb je vragen over de levering, wil je extra NFC-kaarten bestellen of weten hoe je dit zelf kunt configureren? Neem dan contact op met ons via: https://transpaclean.nl/contact/

Voordat je de NFC kaart gaat opplakken is het belangrijk dat je van te voren weet dat je deze NFC nooit op metaal moet opplakken, dit verstoord namelijk het NFC signaal.

Stap 1:

Stap 2:

Jammer dat het niet direct lukt! Hieronder een aantal dingen die je kunt proberen:

Controleer je telefoon

• Staat NFC aan? Controleer dit in de instellingen van de telefoon.
  • Lees bovenaan dit artikel [NFC aanzetten uitgebreide uitleg] voor uitgebreide uitleg hoe je dit aanzet.

Krijg je de melding “No supported application for this NFC Tag”?

• Download dan de Chrome-browser of gebruik de TranspaClean / TranspaCom-app.

Controleer de afstand

• Houd de telefoon goed tegen de kaart aan.
  De NFC werkt alleen van dichtbij. (1-3 centimeter)
• Beweeg de telefoon langzaam over de kaart tot je een melding ziet. (Doormiddel van een klok-beweging)

Controleer je telefoonhoesje

• Ook Pasjes zoals: bankpasjes of OV-chipkaarten in het hoesje kunnen de NFC-lezer storen.
• Een dik hoesje kan ook het signaal blokkeren.

Controleer de ondergrond

• Kijk of de NFC-kaart niet op metaal is geplakt.
  Een kaart werkt niet goed op een metalen ondergrond.
• Plak de kaart eventueel op een andere plek, bijvoorbeeld op een muur of deur.

Gelukkig ondersteunen de meeste smartphones NFC. Bij een Iphone staat dit automatisch aan. Bij android toestellen moet je dit soms nog aanzetten.

Controleer je telefoon

• Staat NFC aan? Controleer dit in de instellingen van de telefoon.

Wil je weten of jouw smartphone NFC ondersteund?
Typ dan in Google:
“[naam van je telefoon] + NFC”
Dan zie je meteen of jouw toestel het heeft.

Toch even handig om te weten:

• Alle iPhones vanaf de iPhone 7 (met iOS 13 of nieuwer) hebben NFC.
• De meeste Android-telefoons hebben ook NFC, maar niet allemaal.

Hieronder vind je een lijst met Android-toestellen die NFC ondersteunen.

Werkt de NFC-kaart niet, of heb je geen telefoon met NFC? Dan kan je ook de QR-code scannen die op de NFC-kaart is geprint. Er zijn twee manieren om dit te doen:

QR-code scannen via de TranspaClean-app

1. Download en open de app: TranspaClean/ TranspaCom
2. Tik op QR-icoontje op het inlogscherm en richt je camera op de QR-code
3. (indien nodig) log-in met je Account-ID of e-mail en wachtwoord
4. Al ingelogd? tik op het QR-icoontje bovenaan je pagina en richt je camera op de QR-code
5. Tik op de blauwe knop Open om de locatie direct te openen
6. Let op: Zorg dat je locatie accepteert in de app instellingen van je telefoon. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

QR-code scannen via de camera app op de telefoon

1. Open de camera-app van je telefoon.
2. Richt de camera op de QR-code.
3. Er verschijnt een melding of link op je scherm.
4. Tik op de link nu zal TranspaClean Automatisch openen.
5. Let op: Zorg dat je locatie accepteert. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

Stap 1: Scan als eerst de NFC-tag met je telefoon hou je telefoon ongeveer 1 à 2 centimeter boven het kaartje en draai als een klok beweging totdat een melding verschijnt.

Android-Gebruikers:

• Ontgrendel eerst je telefoon voordat je de NFC kaart scant.

Stap 2: Klik op de melding 'Open NFC', (TranspaClean/ TranspaCom zal nu automatisch openen op internet of via de app als je deze hebt gedownload).

Stap 3: Je ziet nu direct je takenlijst van de locatie. Hier kun je je werkzaamheden bekijken en zien of er nog bijzonderheden zijn voor vandaag: bijvoorbeeld extra opdrachten.

Gebruik je liever een andere taal?

• Tik dan op de knop ‘Taal’ bovenin het scherm.

Wil je meer informatie weten over een taak?

• Tik dan op het [i]-icoontje voor extra informatie.

Heb je de werkzaamheden van vandaag gezien en ben je op de hoogte van de bijzonderheden? Nu kun je aan de slag met je werk!

Stap 4: Ben je klaar met je werk? Scan de NFC kaart dan opnieuw om je uitgevoerde werkzaamheden af te tekenen. Je kan werk aftekenen door op het blauwe/groene knopje met het vinkje te drukken. Daarna kun je bij de afgetekende taak nog een extra opmerking toevoegen via het blauwe potloodje of foto's toevoegen via het witte camera icoontje.

Wil je iets belangrijks doorgeven, maak dan een melding of verhindering.

• Druk dan naast de aftekenknop op de drie bolletjes (•••) en kies 'melding' of 'Verhindering'. Beschrijf het probleem en voeg eventueel foto's toe. Denk bij een verhindering aan een defecte lift waardoor je de lift niet kon schoonmaken, of een melding voor een stuk stopcontact)

Stap 5: Om een eindresultaat te bekijken klik je op refresh (Zie resultaat), nu krijg je een overzicht over de taken die je hebt uitgevoerd en de bijzonderheden die je hebt gemeld.

Om de NFC te gebruiken, moet deze functie aanstaan op je telefoon. Volg hiervoor deze stappen:

1. Veeg van boven naar beneden om het snelle menu te openen.
2. Zoek het icoontje met een blauwe N (zie foto hierboven)
3. Tik erop om NFC in te schakelen. Het icoontje kleurt blauw wanneer het actief is.

Lukt dit niet via het snelle menu? Ga in je telefoon dan naar:

Instellingen > Verbindingen > NFC en contactloos betalen > Schakel NFC in

Wil je weten of jouw smartphone NFC ondersteund?
Typ dan in Google:
“[naam van je telefoon] + NFC”
Dan zie je meteen of jouw toestel het heeft.

Toch even handig om te weten:

• Alle iPhones vanaf de iPhone 7 (met iOS 13 of nieuwer) hebben NFC.
• De meeste Android-telefoons hebben ook NFC, maar niet allemaal.

Hieronder vind je een lijst met Android-toestellen die NFC ondersteunen.

Werkt de NFC kaart nog steeds niet? Probeer dan de volgende dingen:

Controleer je telefoon

• Staat NFC aan? Controleer dit in de instellingen van je telefoon, lees stap 1 'Heeft mijn smartphone NFC?' hierboven.
• Krijg je de melding “No supported application for this NFC Tag”?
  Download dan de Chrome-browser en download de TranspaClean / TranspaCom-app.
  

Controleer de ondergrond

• Kijk of de NFC-kaart niet op metaal is geplakt.
  De NFC-tag werkt niet wanneer deze op een metalen ondergrond is geplakt.
• Plak de NFC-kaart eventueel op een andere plek, bijvoorbeeld op een muur of deur.

Controleer de afstand

• Houd je telefoon goed tegen de kaart aan.
  De NFC werkt alleen van dichtbij. (1-3 centimeter)
• Beweeg de telefoon langzaam over de kaart tot je een melding ziet (doormiddel van een klok-beweging).

Controleer je telefoonhoesje

• Een dik hoesje kan het signaal blokkeren.
• Ook Pasjes zoals: bankpasjes of OV-chipkaarten in het hoesje kunnen de NFC-lezer storen. Haal deze er even uit en probeer opnieuw.

Werkt de NFC-kaart niet, of heb je geen telefoon met NFC? Dan kan je ook de QR-code scannen die op de NFC-kaart is geprint. Er zijn twee manieren om dit te doen:

QR-code scannen via de app TranspaClean / TranspaCom

1. Download en open de app: TranspaClean/ TranspaCom
2. Tik op QR-icoontje op het inlogscherm en richt je camera op de QR-code
3. (indien nodig) log-in met je Account-ID of e-mail en wachtwoord
4. Al ingelogd? tik op het QR-icoontje bovenaan je pagina en richt je camera op de QR-code
5. Tik op de blauwe knop Open om de locatie direct te openen
6. Let op: Zorg dat je locatie accepteert in de app instellingen van je telefoon. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

QR-code scannen via de camera app op de telefoon

1. Open de camera-app van je telefoon.
2. Richt de camera op de QR-code.
3. Er verschijnt een melding of link op je scherm.
4. Tik op de link nu zal TranspaClean Automatisch openen.
5. Let op: Zorg dat je locatie accepteert. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

1. Als eerst navigeer je naar het rooster overzicht, selecteer hier een rooster waarbij je week 53 wilt aan/uit zetten.
2. Selecteer hierbij de roosters waarbij je week 53 wilt toepassen.
3. Wanneer je de roosters hebt geselecteerd klik je op 'Actie op selectie' → 'Week 53' → '(Hier kun je kiezen of je alle taken uit wilt in week 53 of aan, kies hier de optie die voor jou voor de geselecteerde roosters van toepassing is.).'
4. En klaar! om dit uit te zetten kun je de stappen herhalen maar bij het keuze maken van de 53e frequentie kies je voor 'uit (alle taken)'

Voeg een klant toe door in het menu op ‘Klant’ te klikken.
Klik daarna op de knop + KLANT TOEVOEGEN en vul de klantgegevens in. Zodra alles is ingevuld, klik je op + TOEVOEGEN om de klant op te slaan.

Hier vul je de gegevens van je klant in.
De referentie is de roepnaam van je opdrachtgever (bijvoorbeeld: TranspaCom Kantoor). In de praktijk zijn de Naam en Referentie vaak hetzelfde. Gebruik de afbeeldingsfunctie om het logo van de klant toe te voegen. Het veld Notities is optioneel en puur informatief deze informatie wordt verder niet gebruikt in andere onderdelen van het systeem.

Het is niet verplicht om klantgebruikers toegang te geven tot je TranspaClean-omgeving, maar het verhoogt de transparantie en samenwerking wel aanzienlijk.

We adviseren om klantaccounts pas toe te voegen nadat de basisinrichting volledig op orde is – denk aan een goed ingevuld rooster, gekoppelde locaties en duidelijke taakverdeling.

Wil je meer weten? Bekijk dan onderstaande artikelen:

Klik hier Klant account toevoegen

Klik hier Klant gebruiker instellingen goed zetten/ uitnodiging sturen

Klik hier uitleg verschillende gebruikersrollen

Een locatie voeg je toe door in het linkermenu op ‘Locatie’ te klikken (zie onderstaande screenshot punt 1). Klik vervolgens bovenaan op de knop + LOCATIE TOEVOEGEN (zie punt 2). Daarna kun je de locatiegegevens invoeren.

De referentie is de roepnaam van de locatie, bijvoorbeeld: TranspaClean Kantoor.
Het veld Notities is optioneel en puur informatief deze informatie wordt niet gebruikt in andere onderdelen van het systeem.

Na het succesvol toevoegen van de locatie kom je automatisch in het bewerkscherm terecht. We raden aan om direct een afbeelding aan de locatie toe te voegen via Streetview (zie screenshot punt 2).

Sleep de streetview-pin naar een geschikte plek op de kaart waar het gebouw goed zichtbaar is. Zodra je de juiste positie hebt gevonden, klik je op ‘Afbeelding kiezen’ (zie screenshot punt 3). Vergeet niet je wijzigingen op te slaan en klaar!

Let op: Zorg dat de pin-point nauwkeurig op het juiste adres staat en dat de afbeelding daadwerkelijk het gebouw toont. Zo voorkom je verwarring bij medewerkers en klanten.

Problemen met de locatie op de kaart?
Het kan voorkomen dat de pin-point niet correct geplaatst wordt. Geen zorgen, er is een eenvoudige oplossing. Bekijk hiervoor stap 3 – Onjuiste locatie.

Het kan soms voorkomen dat de kaart niet automatisch de juiste locatie herkent, ongeacht hoe je het adres invoert. Gelukkig is daar een eenvoudige oplossing voor.

Open in je browser de website https://www.gps-coordinaten.nl en voer daar het gewenste adres in. Kopieer vervolgens de coördinaten (Lat & Long) die worden getoond. Zie onderstaande screenshot.

Let op: Voer het adres op de GPS-coördinaten-site altijd in als: Straat + huisnummer, gevolgd door de plaatsnaam. Dit zorgt voor een nauwkeuriger resultaat.

Ga daarna in TranspaClean naar de Locatiepagina en bewerk de locatie die je wilt aanpassen. Klik op ‘Meer opties’ om de velden voor Lengtegraad (Lat) en Breedtegraad (Lng) zichtbaar te maken. Plak hier de gekopieerde coördinaten in en sla de wijzigingen op. Zie onderstaande screenshot punt 1 en 2.

Een rooster (werkprogramma) kun je pas gebruiken als het gekoppeld is aan een locatie. Daarom is het het handigst om een rooster aan te maken via het bewerk-scherm van de locatie. Klik daar op de knop ‘+ Eerste rooster aanmaken’.

Alternatief: Ga naar de pagina ‘Rooster’ en klik op ‘+ Rooster toevoegen’.

Na het klikken op de knop + ROOSTER TOEVOEGEN kun je een nieuw rooster aanmaken. Dit rooster koppel je aan een bestaande locatie (zie screenshot, punt 2).

Via het veld Referentie geef je het rooster een herkenbare naam, bijvoorbeeld een complexnummer in combinatie met de roepnaam van het gebouw.

Let op: Wil je het rooster nog niet direct actief maken? Zet de status dan op Concept. Vergeet het rooster dan niet later op 'Gepubliceerd' te zetten om het daadwerkelijk te kunnen gebruiken. Alleen actieve roosters (Die gepubliceerd zijn) worden meegerekend in de fair-use berekening op je factuur.

Zodra je het rooster hebt aangemaakt, kun je taken (werkzaamheden) toevoegen. Geef elke taak een duidelijke naam en beschrijving die aansluiten bij de uit te voeren werkzaamheden.

Bij screenshot punt 2 stel je de herhaling in van de taak – bijvoorbeeld: Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks. Je kunt hier ook een specifieke uitvoeringsdag selecteren wanneer de taak wordt uitgevoerd.

Ben je klaar met invullen? Klik dan op Taak toevoegen + om de taak op te slaan.

Klik hier voor een uitgebreid artikel over regulieren en periodieke werkzaamheden toevoegen aan het rooster.

Tip 1 – Werkpakketjes maken:
Voeg niet te veel losse werkzaamheden toe als aparte taken. Combineer dagelijkse of wekelijkse handelingen liever tot overzichtelijke taakpakketten, bestaande uit onderdelen of bulletpoints. Zo blijft je online rooster overzichtelijk en efficiënt. Meer over taken bundelen vind je bij topic 5 van dit artikel.

Tip 2 – Roosters kopiëren:
Werk je met veel soortgelijke roosters of terugkerende taken? Dan kun je deze eenvoudig kopiëren. Meer over het dupliceren van taken vind je bij topic 4 van dit artikel.

Binnen TranspaClean heb je ook de optie om een Template rooster toe te voegen, dit houdt in dat je al een ingevuld rooster met taken, beschrijving en frequenties in jouw eigen rooster kunt zetten, zodat je een snel opzetje hebt.

1. Navigeer naar Rooster → Periodiek (Waarbij je een Rooster template wilt toevoegen)
2. Klik op +Template toevoegen (Zie 1 op afbeelding hieronder)
   
   
3. Selecteer een template die geschikt is voor je dienstverlening
4. Klik tot slot op Toevoegen
   

Nu heb je een ingevuld rooster, je kunt deze gemakkelijk wijzigen doormiddel van actie op selectie, of door op de bewerk knop te klikken.

Navigeer in het dashboard naar de pagina ‘Gebruikers’ (zie screenshot punt 1).
Klik vervolgens op de knop + GEBRUIKER TOEVOEGEN om een nieuwe gebruiker aan te maken (zie punt 2).

Klik op + GEBRUIKER TOEVOEGEN (zie screenshot punt 1).
In het volgende scherm kies je bij gebruikersrol de optie ‘Uitvoerder’ (zie punt 2).

Vul vervolgens de gegevens van de uitvoerder in en klik op de groene knop + Gebruiker toevoegen. Je komt nu in het bewerkscherm, hier kun je later een welkomst e-mail sturen of een wachtwoord aanmaken voor de uitvoerder.

Wil je deze uitvoerder meteen inplannen in een rooster? Volg dan het bijbehorende stappenplan onderaan dit artikel.

Klik op + GEBRUIKER TOEVOEGEN (zie screenshot punt 1).
Zet vervolgens de optie ‘Gebruik Account-ID’ aan (zie punt 2). Hierdoor verdwijnt het veld voor het e-mailadres, en wordt de gebruiker aangemaakt met een unieke Account-ID.

Na het aanmaken verschijnt het Account-ID samen met een automatisch gegenereerd wachtwoord. Sla deze gegevens op en stuur ze door naar de uitvoerder zodat hij of zij kan inloggen.

In het bewerkscherm van de gebruiker kun je altijd een nieuw wachtwoord genereren via de knop ‘Maak wachtwoord’. Ook het Account-ID is daar terug te vinden.

Ga naar Rooster pagina en klik op de blauwe knop Periodiek van het rooster waar je een uitvoerder wilt inplannen.

Deze stap is bedoeld voor situaties waarin je nog geen taken hebt aangemaakt in het rooster. Heb je al wel taken toegevoegd? Ga dan naar 3 – Uitvoerder inplannen in een bestaand rooster.

Wanneer je op de knop ‘Periodiek’ hebt geklikt of net een nieuw rooster hebt aangemaakt, verschijnt de optie ‘Taak toevoegen’. Bij het toevoegen van een taak kun je direct een uitvoerder koppelen door te klikken op ‘Voorkeurs uitvoerder’ (zie screenshot punt 1).

Heb je al taken aangemaakt en wil je deze snel koppelen aan een vaste uitvoerder? Dan is daar een handige manier voor.

Ga naar het rooster-overzicht en selecteer de gewenste taken door op de linker boxjes te klikken terwijl je CTRL (Windows) of COMMAND (Mac) ingedrukt houdt. Klik daarna op ‘Actie op selectie’ > ‘Stel vaste uitvoerder in voor … rijen’. Kies vervolgens de juiste uitvoerder voor de geselecteerde taken — en je bent klaar!

Er is ook een video beschikbaar die dit proces stap voor stap laat zien. Deze vind je onderaan dit onderdeel.

Tip: Bekijk na het inplannen ook het volgende stappenplan Gebruikersinstellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder”, zodat elke soort uitvoerder niet per ongeluk onnodige taken ziet in de app.

Navigeer als eerst naar de “Rooster” pagina. Nu kom je in de overzichtspagina van alle roosters klik hier op “Kies kolommen“. en klik hier het vakje “Ploeg” aan. Dit maakt de ploeg kolom zichtbaar.

In de zichtbare ‘Ploeg’-kolom kun je met het plus-icoon (+) uitvoerders toevoegen aan de ploeg. Met het prullenbak-icoon kun je ze weer verwijderen (Zie onderstaande screenshot).

Alle medewerkers in de ploeg zien de taken als ‘Vacant’ met een blauwe aftekenknop – dit geldt voor alle taken waar géén vaste uitvoerder aan gekoppeld is.

Let op: Als er al een vaste uitvoerder op een taak is ingepland, kan de ploeg deze taak niet aftekenen, tenzij je dit anders hebt ingesteld via de gebruikersinstellingen van de uitvoerder.

Wil je snel controleren of er vaste uitvoerders zijn ingepland op het rooster? Zet dan ook de kolom ‘Vaste uitvoerder’ aan via ‘Kies kolommen’ (net als bij stap 1).

Wil je dezelfde ploeg inplannen op meerdere roosters tegelijk? Dat kan eenvoudig vanuit het rooster overzicht.

Ga naar Rooster pagina en selecteer de gewenste taken door op de linker boxjes te klikken terwijl je CTRL (Windows) of COMMAND (Mac) ingedrukt houdt. Klik daarna op ‘Actie op selectie’ > ‘Ploeg gebruiker toevoegen’ en kies een uitvoerder.

Tip: Bekijk na het inplannen ook het stappenplan “Gebruikersinstellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder” om te zorgen dat medewerkers alleen de juiste taken te zien krijgen.

Ga naar de pagina ‘Gebruikers’ en bewerk de betreffende medewerker die deel uitmaakt van een ploeg.

Wijzig de instelling ‘Laat taken zien’ naar:
“Verberg de taken die niet op deze naam staan”.

Met deze instelling ziet de uitvoerder alleen de taken die als vacant staan – oftewel, alle taken zonder vaste uitvoerder. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor een helder overzicht.

Wil je dat de uitvoerder de taken wel ziet, maar niet kan aftekenen? Houd de instelling dan:
“Verberg de aftekenknoppen die niet op deze naam staan”.
Hiermee blijven de taken zichtbaar, maar kunnen ze alleen worden afgetekend door de vaste uitvoerder die op de taak is ingepland.

Ga naar de pagina ‘Gebruikers’ en bewerk de betreffende medewerker die als vaste uitvoerder werkt.

Wijzig de instelling ‘Laat taken zien’ naar:
“Verberg vacant taken en taken die niet op deze naam staan”

Met deze instelling ziet de uitvoerder alleen de taken die specifiek aan hem of haar zijn toegewezen. Taken die openstaan voor ploegen (vacant) of zijn toegewezen aan andere vaste uitvoerders worden automatisch verborgen.

Dit voorkomt afleiding en zorgt voor een heldere, taakgerichte werkomgeving waarin de uitvoerder zich volledig kan richten op het eigen werk.

1. Klik links in het menu op 'Notificaties' hier kun je per locatie kiezen welke notificaties je wilt ontvangen, elke notificatie heeft een korte uitleg over wat het doet.
2. Tip: Vink ook favorieten locaties aan via de kolom met het sterretje zodat deze duidelijker worden weergegeven op verschillende pagina's
3. Wanneer je notificaties hebt geselecteerd vergeet dan niet op 'Instellingen opslaan' te klikken deze groene knop vind je bovenaan
   

Wil je de notificatie instellingen goed zetten voor je klant? bekijk dan Bekijk dan dit artikel.

Met Klant Beheer account krijg je als opdrachtgever extra mogelijkheden om je organisatie(s) overzichtelijk en professioneel in te richten. Naast de standaardfuncties in TranspaClean zie je in één oogopslag hoe jouw bedrijven presteren en kun je zelf gebruikers en (notificatie)instellingen beheren.

• Overzicht: Bekijk alle bedrijven en locaties vanuit één dashboard en benchmark aannemers d.m.v. KPI-rapportages.
• Mijn bedrijf: Een nieuwe knop in het linker menu om locaties, gebruikers en instellingen te beheren.
• Gebruikers: Voeg gebruikers toe, bepaal hun rechten en stel favoriete locaties en notificaties in voor iedere gebruiker per locatie.
• Locaties beheren: Pas adres, afbeeldingen en roosters aan (in overleg met de aannemer bij periodieke taken).
• Flexibiliteit: Verwijder gebruikers of pas referenties en instellingen aan voor een duidelijker overzicht.

Als Klant Premium-gebruiker kun je eenvoudig tussen verschillende bedrijven wisselen.

1. Klik bovenaan de pagina op het keuzemenu naast het bedrijfslogo (Zie afbeelding referentie hieronder).
2. Zoek het bedrijf dat je wilt bekijken en klik erop.
3. Het dashboard en de KPI-rapportages worden direct bijgewerkt naar de gekozen omgeving.

Wanneer je kiest voor 'Alle bedrijven' krijg je een overzicht van alle bedrijven in je KPI rapportages. Hierdoor kun je gemakkelijk overzicht houden over alle bedrijven.

Natuurlijk is het ook mogelijk om een bedrijf te selecteren door op de dienstverlener te klikken.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers'
2. Klik bovenaan op 'NIEUWE GEBRUIKER+'.
3. Wanneer je de gegevens hebt ingevoerd, klik je op 'Opslaan'. Let op is beheerder 'Aan' krijg iemand de mogelijkheden om net zoals jij via 'Mijn bedrijf' allerlei instellingen regelen. Bij de meeste gebruikers houd je dit dus 'Uit'.
4. Je komt nu in 'Gegevens' van de zojuist toegevoegde gebruiker. Klik op de blauwe knop 'Stuur welkomst e-mail' om de gebruiker toegang te geven tot zijn/haar account.
5. Klik op 'Bedrijven' in de rij van de net toegevoegde gebruiker.
6. Vink alleen de bedrijven aan die deze gebruiker MAG ZIEN. Het is belangrijk om deze stap te doen, zodat andere functionaliteiten hier goed op aansluiten.

In de volgende stap wordt uitgelegd hoe je de gebruikers instellingen regelt.

1. Voordat je aan de slag kan moet je bedrijven hebben geselecteerd bij elke gebruiker welke hij/zij mag zien dit wordt hierboven beschreven bij 'Gebruikers aanmaken'.
2. Navigeer naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers' Bij de gebruiker waar je de notificatie instellingen wilt bewerken klik je onder het 'Bewerken' kopje op 'Notificaties'.
3. In dit scherm kun je voor elk bedrijf die je hebt gekoppeld aan de gebruiker een notificatie instelling toepassen.

Meestal maak je geen beheer gebruiker aan. Dit doe je alleen als een gebruiker dezelfde taken heeft als management en in staat moet zijn om wijzigingen te maken in de TranspaClean inrichting.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers'
2. Klik op 'Bedrijven' bij de gebruiker die je wilt verwijderen.
3. De-activeer elk bedrijf die aanstaat.
4. Wanneer je de laatste bedrijf wilt de-activeren, krijg je een pop-up (Zie afbeelding hieronder).
5. Klik op 'Verwijder gebruiker' om de gebruiker te verwijderen.

Met klant premium heb je altijd toegang tot duidelijke rapporten en KPI-overzichten. Zo kun je benchmarken hoe je aangesloten aannemers/dienstverleners presteren en kun je bijsturen waar nodig.

Rapporten bekijken

1. Navigeer links in het menu naar 'Dashboard' → 'Rapporten & KPI's'
2. Hier kun je bestaande rapporten bekijken of een nieuw rapport aanmaken door bovenaan op 'Nieuw rapport +' te klikken.
3. Klik op 'Bekijk' van een bestaand rapport
4. Klik op 'Maak interactief rapport' indien je dit wilt bekijken
5. Als je het rapport wilt uitprinten, klik dan op 'Afdrukken'.

Meer informatie over KPI-rapportages, klik hier.

Alle bedrijven in één overzicht

Dit is handig wanneer je veel locaties over meerdere bedrijven tegelijk beheert en snel inzicht wil krijgen in uitvoering van dagelijkse, wekelijkse en periodieke werkzaamheden.

1. Klik bovenaan de pagina naast het bedrijfslogo op de keuzemenu en kies 'Alle bedrijven'.
2. Navigeer in het linker menu naar 'Dashboard' → 'Periodiek'
3. Nu krijg je een overzicht van alle locaties en kun je gemakkelijk zien waar taken wel (en niet) zijn uitgevoerd, en als er bijzonderheden zijn geregistreerd.

Dit gebeurt meestal alleen in overleg met de aannemer. Het kan namelijk voorkomen dat sommige locatie gegevens niet kloppen (bijv. een huis nummer of locatie afbeelding).

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'.
2. Kies hier de locatie die bewerkt moet worden en klik op 'Bewerk'.
3. Nu kom je op een overzicht van de locatie. Je kan hier de adresgegevens aanpassen (punt 1 hieronder)
4. Je kan hier ook de locatie afbeelding aanpassen (punt 2 hieronder)
   • Sleep het gele poppetje naar het juiste adres op de kaart
   • Klik op 'Afbeelding kiezen' wanneer je voor het juiste gebouw staat in Google Streetview.
   • Alternatief: via 'meer opties' kan je ook een eigen gemaakte afbeelding toevoegen.
5. Vergeet niet op 'Opslaan' te klikken wanneer je klaar bent

Meestal begin je de rooster referentie met het complexnummer/ clusternummer met daarachter de roepnaam van het gebouw of het adres. Je kunt dit aanpassen als volgt:

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'.
2. Klik op 'Bewerk' naast de locatie waarvan de rooster referentie gewijzigd moet worden.
3. Kies onder 'Gekoppelde roosters' het rooster waarvan je de referentie wilt wijzigen en klik op 'Bewerk'.
4. Navigeer nu bovenin naar 'Instellingen'.
5. Hier kan je onder het veld 'Referentie' de rooster referentie aanpassen.

Rooster referentie beter zichtbaar maken op verschillende plekken

Het is mogelijk om de instelling 'Gebruik Referentie' te wijzigen. Hierdoor wordt de referentie op verschillende plekken duidelijker weergegeven. Dit kan handig zijn wanneer de gebouw/roosternaam belangrijker is dan het adres.

• Ja (Prominent aanwezig): De referentie wordt extra zichtbaar gemaakt [punt 1 hieronder].
  • Handig wanneer je de referentie (bijv. naam van het flatgebouw Brugzicht) prominenter wilt tonen dan het standaard adres in het live rooster, overzichten en rapportages.
• Locatie aanduiding (Vervang huisnummer): Het huisnummer wordt vervangen door de referentie [punt 2 hieronder].
  • Dit is nuttig wanneer je werkt met meerdere complexen of gebouwen onder hetzelfde adres en je sneller wilt herkennen welk rooster bij welk deel hoort.
• Vervang adres: De referentie vervangt het volledige adres [punt 3 hieronder].
  • Dit gebruik je wanneer de referentie (bijvoorbeeld een complexnaam of intern kenmerk) belangrijker is dan de adresgegevens en centraal moet zijn i.p.v. straatnaam en huisnummer.

Dit gebeurt meestal alleen in overleg met de aannemer. Dit geeft je de mogelijkheid om taken toe te voegen of anders in te richten.

Rooster toevoegen:

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'
2. Klik op de 'Bewerk' knop van de locatie waar je een rooster aan wilt toevoegen
3. Klik bovenaan op '+Toevoegen', controleer de gegevens en klik op de 'Toevoegen' knop.
4. Op het scherm dat volgt, kan je taken toevoegen aan het rooster. De aangesloten aannemer/ dienstverlener plant zelf z'n uitvoerders in.

Rooster wijzigen:

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'.
2. Klik op de 'Bewerk' knop van de locatie waarvan je een rooster wilt wijzigen.
3. Klik onder 'Gekoppelde rooster' op de 'Bewerk' knop van het rooster die je wilt wijzigen.
4. Op het scherm dat volgt zie je alle taken. Klik op de blauwe knop met het potloodje om een taak te bewerken. Wil je meerdere taken in 1x wijzigen? Dit kan via de knop 'actie op selectie' (klik hier voor meer uitleg)

1. Open het gewenste rooster waarbij je een nieuwe vaste uitvoerder wilt inplannen.
2. Selecteer de rijen waarin je de uitvoerder wilt inplannen (Meerdere rijen selecteren kan op twee manieren: Houd Shift ingedrukt om een opvolgende reeks te selecteren of houd CTRL/Windows (of COMMAND) ingedrukt om losse rijen te selecteren)
3. Plan de nieuwe uitvoerder in op de geselecteerde rijen (klik op 'Actie op selectie' → 'Stel vaste uitvoerder in voor X aantal rijen').

Tip: Vergeet niet om de uitvoerder een welkomst e-mail te sturen als de gebruiker goed staat ingepland.

1. Navigeer links in je dashboard naar 'Rapporten & KPI's' → 'Bekijken' (Om een bestaand rapport te openen) 'Nieuw Rapport' (om een nieuw rapport aan te maken) (Of klik hier).
2. Als je een nieuw rapport aanmaakt is het verstandig om het een passende naam te geven, je krijgt ook de optie om onderdelen toe te voegen aan het rapport, per onderdeel zijn er automatisch standaard instellingen die je nog kunt wijzigen. Klik op 'Opslaan' als je tevreden bent
3. Als je een aangemaakt rapport wilt bekijken klik je op de knop 'Bekijken', vervolgens selecteer je een periode waarvan je de data wilt inzien en klik je op de blauwe knop 'Maak interactief rapport' om het automatisch gegenereerde rapport te openen.

1. Navigeer links in je dashboard naar 'Rapporten & KPI's'. → 'Bekijken'.
2. Klik op 'Instellingen' om het rapport te bewerken, je kunt hier de selectie van onderdelen wijzigen die terugkomen in je rapport, of de volgorde van onderdelen of de instellingen van data dat word gepresenteerd.

1. Navigeer links in je dashboard naar 'Rapporten & KPI's'. → 'Bekijken'.
2. Klik op 'Instellingen' om het rapport te bewerken
3. Hier kun je de rapportage automatisch laten versturen naar 'Beheer' en 'Klant' gebruikers. Een week na het einde van interval 'Maand', 'Kwartaal' of 'Jaar' zal de rapportage worden verstuurd, naar de gebruikers.

1. Navigeer naar het 'Live rooster'.
2. Klik bovenaan op '+Toevoegen' in het live rooster.
3. Er opent nu een taakformulier die je kunt invullen. (Voor beheer gebruikers zie je dit hieronder voor uitvoerders is dit scherm vereenvoudigd met minder opties)

Inplannen in: Kies voor een dag, week of maand waarin de taak moet worden toegevoegd (Afhankelijk van de flexibiliteit wanneer de opdracht moet worden uitgevoerd). Via het kalender knopje kun je voor- of achteruit in dagen.

Taak doorschuiven bij vergeten: Wanneer de taak niet wordt afgetekend door de uitvoerder dan schuift de taak automatisch mee naar de volgende dag.

Plaats taak tracker: Hiermee ontvang je een e-mail notificatie wanneer de uitvoerder de taak heeft afgetekend.

1. Open het ticket waarin een voorstel voor extra werk staat.
2. Klik op blauwe knop 'Taak maken' om de taak rechtstreeks aan de standaard takenlijst van de locatie toe te voegen.
3. Het taakformulier opent deze kun je nu invullen om een opdracht toe te voegen.

1. Navigeer naar je klant overzicht.
2. Klik op de 'bewerk knop' van de klant die je wilt koppelen.
3. Klik op 'Meer opties' (Zodat het koppelscherm zichtbaar is)
4. Voer de gegevens in zoals de koppelcode en eenmalige sleutel.
5. Vergeet ten slot niet op 'Klant koppelen te klikken'.

Als je bent ingelogd in TranspaClean kun je meldingen bekijken op twee manieren namelijk:

1. Rechtsbovenin op het klokje klikken hier vind je actuele meldingen.
2. Navigeer naar 'Tickets' hier vind je alle nieuwe meldingen (Dit zie je voornamelijk als er een melding staat in een blauw hokje naast 'Tickets' tekst)

1. Navigeer naar 'Gebruikers' → 'Tijdelijk overnemen' nu kom je in een overzicht waarbij je van alles kunt klikken.
2. Selecteer bij 'Selecteer Uitvoerder' de uitvoerder waarvoor je een vervanger wilt inplannen.
3. Wanneer je de uitvoerder hebt geselecteerd waarvoor je vervanging nodig hebt klik je op 'Tijdelijke overnemer' kies hier de uitvoerder die de taak tijdelijk overneemt.
4. Nu zie je dat de roosters tevoorschijn komen van de geselecteerde uitvoerder die invallers nodig heeft, je kun deze overal inplannen (waar nodig) wanneer je deze hebt geselecteerd.

1. Navigeer naar Tijdregistratie (Hier vind je een overzicht van tijdregistraties)
2. Bovenin kun je de weergave-instellingen wijzigen, zo kun je specifieker zoeken.
3. In de kolom "Op slot" kan je drie verschillende soorten knoppen zien hieronder meer informatie:
   • Stoppen: De tijdregistratie loopt nog, dit kan betekenen dat de uitvoerder nog bezig is of vergeten is te stoppen. door op stoppen te klikken kan je de tijdregistratie stopzetten
   • Op slot: De tijdregistratie is afgerond en kan worden verwerkt, na verwerking kun je deze definitief op slot zetten.
   • Open: De registratie staat op slot en is al verwerkt, je kunt hierop klikken om wijzigen door te voeren.
4. Tijd totaal, in deze kolom zie je:
   • Geplande tijd (Indien ingesteld bij de taak)
   • Geregistreerde tijd
5. Tijden (verwerken)
   Hier verwerk je de tijdregistratie:
   • Lopend
     De tijdregistratie si nog niet gestopt
   • Nog niet verwerkt
     Kies een van de opties:
     • ❌ Afwijzen
     • ✅ Goedkeuren
   • Bewerken / Opmerking
     Gebruik het potlood-icoon om tijden aan te passen of een toelichting toe te voegen (bijvoorbeeld als een uitvoerder vergeten is te stoppen).
6. Acties via het oogje of pijltje open je direct:
   • De bijbehorende taak
   • Het live rooster waarin deze taak staat
     

1. Navigeer links in het menu naar 'Samenvatting' → 'Uitvoerders', of klik hier. zet de instellingen goed om het overzicht te maken (Zie hieronder een voorbeeld)

1. Uitvoerder: Hier kies je de uitvoerder waarvan je het overzicht wilt maken (Je kan hier ook de optie 'Alle' aanklikken om een overzicht van alle uitvoerders te maken)
2. Klant: Hier kan je filteren op een specifieke klant of op 'alle'
3. Plugin: Hier kies je in dit geval Tijdregistratie tenzij je meer informatie over de activiteit van de uitvoerder wilt weten dan klik je op 'Select all'
4. Tijdregistratie instellingen: Hier selecteer je de type verwerking van tijdregistraties, hiermee kan je filteren op tijdregistraties met de verwerking 'Akkoord', 'Afgewezen', of 'Nog niet bepaald'

1. Ga links in het menu naar 'Archief' → 'Aftekeningen' stel hier onder eigenschappen de juiste rapport keuzes in zoals: Verhinderd op + en afbeelding op +.
   
2. Nu zie je onder het schermdeel 'Uitvoeringen' bijzondere taakaftekeningen verschijnen (Wanneer er niks verschijnt kan het zijn dat je de verkeerde periode hebt geselecteerd). Via 'Kolommen' kan je de details van dit overzicht bepalen.
   
3. Selecteer de taak door het meest linker hokje te klikken klik vervolgens op 'Actie op selectie' → 'Doorsturen via e-mail', selecteer de personen naar wie je een mail wilt sturen en klik op 'verder' je kan met 'veld toevoegen' een extra e-mail toevoegen. Als je klaar bent klik je op 'Versturen'.
   

1. Je kan controleren naar wie je de e-mail hebt verzonden navigeer naar → 'Archief' → 'Email' en zet de status op: 'Doorgestuurde aftekeningen'.
2. Klik in de kolom 'Ontvangers' op het vakje om te zien naar wie u de melding heeft verstuurd.
3. Klik in de kolom 'Bekijken' op de blauwe knop om de email met de doorgestuurde taak te bekijken.

• Taak: Benoem hier de handeling.
• Beschrijving: Beschrijf hier wat u met de handeling precies doet.
• Voorkeurs uitvoerder: Geef aan wie deze specifieke taak uitvoert. Hiervoor moet u wel eerst een uitvoerders account aanmaken (Klik hier voor uitleg). Werkt u met een ploeg? Laat het dan staan op Geen uitvoerder. De ploeg kunt u later koppelen aan het gehele rooster (Klik hier voor uitleg).
• Ruimtes: Voeg hier eventueel aan bij welke ruimte(s) de taak wordt uitgevoerd.
• Herhaling: Kies hier hoe vaak de taak moet worden uitgevoerd. Bij dagtaak kunt u kiezen uit dagen van een week, Bij weektaak kunt u kiezen uit weken van het jaar, Bij maandtaak kunt u kiezen uit maanden van het jaar. Op de juiste dag, week, of maand blijft deze taak open staan voor de schoonmaak medewerker (uitvoerder) om deze uit te voeren en af te melden. Zie hieronder taakomschrijving voorbeelden van een dagtaak, weektaak, en maandtaak.

Om een dagtaak te selecteren is het belangrijk om de Herhaling op “Dagelijks” te zetten. Voor een bepaalde taak is het bijvoorbeeld ook handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘

Om een Weektaak te selecteren is het belangrijk om de Herhaling op “Wekelijks” te zetten. Voor een bepaalde taak is het bijvoorbeeld ook handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is. Bij een weektaak kun je ook kiezen voor een uitvoeringsdag wanneer een bepaalde taak uitgevoerd moet worden.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘

Bovenstaande voorbeeld is de optie rechtsboven ‘Meer opties‘ aangeklikt voor meer taak instelling mogelijkheden (Deze is meestal al automatisch uitgeklapt). Voor een glasbewassing taak is het bijvoorbeeld handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘.

1. Navigeer naar 'Rooster' of de klik op de home-pagina op het live rooster.
2. Wanneer je op 'Rooster' hebt geklikt klik op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bekijken, en klik dan bovenin op 'Bekijk'.

Nu zie je het live-rooster met alle bijbehorende taken.

1. Navigeer naar 'Rooster'.
2. Wanneer je op 'Rooster' hebt geklikt klik op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bekijken, en klik dan bovenin op 'Jaarrooster'.
3. Je kunt hierin relevante kolommen aanvinken die je wilt zien, klik op 'Print' om het jaarrooster als PDF op te slaan of uit te printen.

1. Navigeer naar het live rooster
2. Ga vooruit in de planning naar het eerst volgende moment dat de taak die je wilt volgen weer aan de beurt is.
3. Klik op de 3 bolletjes (⋯) → Taak tracker → voeg je e-mail adres toe en kies hoe vaak je e-mails wilt ontvangen dat de taak uitgevoerd is.
4. Je kunt de taak tracker opzeggen via de link 'Deze taak tracker opzeggen'.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Daarna klik je op de blauwe knop met het potlood icoontje van de taak die je wilt bewerken.
3. Nu kun je de taak aanpassen, vergeet niet op opslaan te klikken wanneer je klaar bent

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Klik op 'Kolommen' → 'Verwijder', nu komt een rood kruisje tevoorschijn aan de rechterkant als je hierop klikt verwijder je de taak meteen.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Klik op de eerste rij om taken aan te vinken, als je er meerdere wilt selecteren houd je shift ingedrukt, of om een selectie te maken van rijen die niet opeenvolgend van elkaar zijn klik je 'Windows' of 'ctrl' (voor windows) of 'Command' knop ingedrukt te houden (voor mac)
3. Als je taken hebt geselecteerd klik je vervolgens op 'Actie op selectie', je kunt hier de taken dupliceren, notificatie instellingen, uitvoerder, frequentie en uitvoerdag gemakkelijk aanpassen.
4. Wil je een taak revisie aanmaken voor meerdere taken? kies dan 'Een nieuwe versie van de taak maken' → 'Ja' om het verleden te behouden.
5. Vervolgens kies je de ingangsdatum en wanneer nieuwe revisie ingaat, doorloop de volgende stappen en klik als laatste stap op 'instellen'.

Je kunt een taak kopiëren naar; Het huidig rooster, Bestaand rooster & een nieuw rooster. Als eerst wil je de taken selecteren die je wilt kopieren, als je de taken hebt geselecteerd klik je op “ACTIE OP SELECTIE” en dan kies je een van de Dupliceer acties, lees  hieronder wat je precies kan doen voor elke mogelijkheid.

• Huidig rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in dit rooster“, dan krijg je de vraag als je de frequenties wilt kopiëren als je een andere herhaling (Frequentie) wilt, kies je voor de optie “Houd de frequenties leeg” als je WEL de frequenties wilt behouden klik je op “Kopieer frequenties“.
• Bestaand rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in bestaand rooster” dan krijg je de vraag naar welk rooster je deze taak wilt kopiëren selecteer hier een rooster waarin je de frequenties wilt kopiëren.
• Nieuw rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in nieuw rooster” voer daarna een roosternaam in voor de nieuwe aangemaakte rooster, kies daarna als je de frequenties wilt kopiëren of niet.

1. Navigeer naar 'Rooster' of klik hier (Hier vind je een overzicht van al je aangemaakte roosters).
2. Klik vervolgens op de blauwe knop 'Periodiek' van het rooster waarvan je taken wilt kopiëren.
3. Selecteer de taken die je wilt kopiëren (via de eerste kolom kan je een selectie maken van de rijen die je wilt kopiëren).
   
   Via de eerste kolom kun je aangeven welke rijen (taken) je wilt kopiëren.
   Houd de Ctrl-toets (Windows) of Command-toets (Mac) ingedrukt om losse rijen te selecteren die niet naast elkaar staan.
   Wil je alle taken in één keer selecteren? Klik dan op de knop “Selecteer alles”.
   
4. Als je de taken hebt geselecteerd klik je op de knop 'Actie op selectie', en kies de actie 'Dupliceer X rijen in bestaand rooster'. Kies vervolgens het rooster waar je de taken naartoe wilt dupliceren en geef aan of je de frequenties (Hoe vaak de taken aan de beurt moeten zijn) wilt mee kopiëren (Dit kan ook naar een nieuw rooster maar deze moet je dan eerst nog koppelen aan een locatie en klant).
   

Binnen TranspaClean kun je een rooster als template (sjabloon) gebruiken.
Een template rooster is handig wanneer je dezelfde taken vaker wilt gebruiken in meerdere roosters. Je hoeft deze taken dan niet steeds opnieuw aan te maken.

1. Ga naar Rooster
2. Zoek het rooster dat je wilt gebruiken als template (Let op: in dit rooster moeten al de taken staan die je later wilt hergebruiken)
3. Ga naar Rooster instellingen
4. Zet de Modus op ‘Template rooster’ (Zie afbeelding)
5. Geef het rooster een duidelijke referentie naam, zodat je het later makkelijk herkent (Bijvoorbeeld: [Template rooster – Kantoor schoonmaak complex])
   
   
   

Template rooster gebruiken in een nieuw of bestaand rooster

Wil je dit template rooster nu gebruiken om taken in een ander rooster te plaatsen? Volg dan deze stappen:

1. Ga naar Rooster
2. Open een bestaand rooster of klik op + Rooster toevoegen
3. Zorg dat je in een leeg rooster zit
4. Klik op de blauwe knop + Template toevoegen (zie afbeelding)
   
5. Je ziet nu een overzicht van templates
6. Kijk onder ‘Mijn templates’
7. Zoek het template op aan de hand van de rooster referentie naam
8. Selecteer het juiste template en klik op Toevoegen
   
   Alle taken uit het template rooster worden nu automatisch overgenomen in het geselecteerde rooster.
   
   

Ga naar ‘Rooster‘ pagina, of klik hier. Hier vind je een overzicht van al je aangemaakte roosters.

Klik vervolgens op de blauwe knop ‘Periodiek‘ van het rooster die je wilt bewerken.

Als eerst wil je een taak aanmaken, bij de Taak omschrijving (Stap 1) raden we het aan om iets algemeens neer te zetten wat de taken pakket omschrijft zoals: Schoonmaak, Glasbewassing, Schoffelen. Daarnaast bij Beschrijving raden we het aan om de herhaling neer te zetten (Stap 2) bvd: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks.

Als je dit allemaal hebt gedaan en de taak hebt toegevoegd heb je twee verschillende mogelijkheden om een taken pakket aan te maken, beide manieren hebben diverse voordelen zie hier beneden:

• Taken bundelen in het extra informatie veld – Je kunt meerdere taken samenvoegen door ze in het veld Extra informatie te beschrijven. Dit houdt het rooster overzichtelijk, maar taken kunnen niet afzonderlijk worden afgevinkt. Handig voor eenvoudige werkpakketten waarbij één aftekening volstaat.
• Taakonderdelen toevoegen – Hiermee kun je binnen een taak meerdere specifieke onderdelen aanmaken. Zo kan een uitvoerder een hoofdtaak in één keer aftekenen, terwijl er per onderdeel nog steeds opmerkingen of foto’s kunnen worden toegevoegd. Dit biedt meer detail en controle over de uitvoering van het werk.

Nadat je de taak hebt toegevoegd klik je op de taak die je zojuist hebt aangemaakt op het bewerk knopje (Blauwe potloodje). Daarna scroll je helemaal naar beneden bij het taak bewerk scherm totdat je “Extra informatie” tekst veld ziet.

In de Extra informatie tekst veld, is het verstandig om de taken te bundelen. We raden het aan om bullet points voor de taken neer te zetten dit maakt alles vele malen overzichtelijker. Zie het eindresultaat voor de uitvoerder onder de afbeelding extra informatie.

Nadat je de taak hebt toegevoegd, klik je op de taak die je zojuist hebt aangemaakt en druk je op het bewerkknopje (blauwe potloodje). Scroll vervolgens naar beneden in het taakbewerkingsscherm totdat je de knop “Onderdeel toevoegen” ziet.

Met taakonderdelen kun je een taak opdelen in kleinere stappen. Dit zorgt voor meer structuur en biedt de uitvoerder de mogelijkheid om per onderdeel een opmerking of foto toe te voegen. Vul per onderdeel de benodigde informatie in en kies indien gewenst voor automatisch aftekenen.

Vergeet niet op de groene knop “Opslaan” te klikken om de wijzigingen door te voeren. De taakonderdelen zijn daarna direct zichtbaar voor de uitvoerder in het rooster.

Soms wil je een periodieke taak aanpassen (bijv. frequentie, uitvoerder, omschrijving), terwijl er al eerder op is afgetekend. In dat geval kan TranspaClean een nieuwe versie van de taak maken. Zo kun je:

• Het verleden bewaren (aftekeningen/historie blijven zichtbaar)
• En vanaf een gekozen ingangsdatum verdergaan met de aangepaste taak

Wanneer zie je de melding?

Krijg je een melding dat het niet lukt om een revisie te maken? Dan komt dat meestal doordat:

1. De geselecteerde taken al eerder zijn afgetekend (er is dus een historie)
2. Je een wijziging probeert te doen op een selectie met verschillende herhalingen (bijv. dag + week + maand).

TranspaClean kan dan niet in één keer een revisie maken voor een gemengde herhaling selectie.

Zo maak je een revisie aan bij een taak

1. Ga naar Rooster → open het rooster en klik op Periodiek.
2. Klik op Kolommen en zet Versies aan. (Zie 1 op afbeelding voor kolommen)
3. In de tabel verschijnt nu een extra kolom met een versie-/revisie-icoon. Klik bij de juiste taak op dat icoon. (Zie 2 op afbeelding)
4. Kies het weeknummer (datum van de 1e dag van die week) en klik op Revisie toevoegen.
   • De huidige (oude) taak komt onder Verleden te staan
   • De nieuwe (aan te passen) taak staat onder Huidig
5. Klik bij Huidig op Bewerk revisie, pas de taak aan en klik op Opslaan.
   
   

Tip: controleer daarna of het revisie-icoon met 1 is opgehoogd en bekijk het resultaat door in Bekijk naar de week van de wijziging te gaan (en eventueel de week ervoor).

Revisie bewerken

1. Klik de blauwe knop in de kolom Bewerk revisie.
2. Voer vervolgens de wijzigingen door die je wilt toepassen.
3. Vergeet niet tot slot op opslaan te klikken.

Tip: Check als het taakrevisie teken (herhaal teken) met 1 is opgehoogd, je kan dit zien in bekijk en dan naar de week van de wijziging te gaan en in de week daarvoor te kijken.

1. Ga naar Rooster → Periodiek.
2. Selecteer meerdere taken (Shift voor een reeks, Ctrl/Command voor losse rijen).
   • Let op: om revisies tegelijk te maken is het belangrijk dat de taken dezelfde Herhaling hebben (bijv. allemaal “Week” of allemaal “Maand”).
3. Klik op Actie op selectie en kies de actie die je wilt uitvoeren (bijv. uitvoerder aanpassen, frequentie aanpassen, uitvoerdag instellen, etc.).
4. Als (een deel van) de geselecteerde taken al historie heeft, verschijnt daarna het scherm: ‘Een nieuwe versie van de taak maken’.
   • Kies Ja → je bewaart het verleden (oude versie blijft zichtbaar in historie)
   • Kies daarna de ingangsdatum → vanaf wanneer moet de nieuwe versie gelden?
5. Doorloop de stappen van de gekozen actie en klik als laatste op Instellen om de revisie(s) op te slaan

Wil je weten waar je gestopte taken kunt terug vinden? En wat er is gewijzigd en wanneer?

Bekijk dan dit artikel

1. Ga naar Gebruikers informeren pagina. Deze optie kunt u terug vinden in uw navigatiescherm.(Voor 'Beheer' gebruikersrol gaat u in uw navigatiescherm naar ‘Locatie‘ en boven de tabel naar ‘Informeer gebouwgebruikers‘, of klik hier)
2. (Sla deze stap over wanneer u dit balkje niet ziet) Selecteer hier ‘Alle bedrijven’ of één specifieke schoonmaak partner. U ziet dan alleen de complexen die u hebt geselecteerd
3. Kies hier het rooster waar u de gebouw gebruiker inzage wilt geven
4. U kunt een extra tekst toevoegen, bijvoorbeeld “Zoals afgesproken betrekken we u bij de pilot TranspaClean. Mocht u vragen hebben stuur een melding of neem contact op met TranspaClean: +31 85 004 10 60”
5. Voeg hier het e-mail adres in van de bewoner. Door de knop Veld toevoegen kunt u meerdere bewoners tegelijk e-mailen
6. Klik op Versturen

Je kunt ook een uitdraai maken van alle toegangslinkjes om deze in een eigen e-mail te plakken.

Ga hiervoor naar ‘Overzichten‘ en ‘QR locaties‘. Let op dat je instelling ‘QR-code’ op ‘Auto login url‘ zet.

Verder hoef je aan de instellingen op standaard laten staan, zoals boven is afgebeeld. Kies zelf alleen nog de roosters/locaties of in één keer alle complexen van de aannemer op opdrachtgever. Staan de instellingen goed dan klik je op ‘Overzicht maken’ om een lijst te genereren met alle toegangslinkjes (Zie onderstaande voorbeeld).

Je kunt gebouwgebruikers ook informeren door een QR-code op te hangen in centrale ruimte(s) van een complex, wil je weten hoe je deze QR-codes aanmaakt? bekijk dan hieronder QR-code aanmaken

1. Navigeer naar 'Overzichten' → 'QR Locaties' hier kun je de gegevens invoeren van de locatie waarbij je een QR-code formulier wilt maken. (Zie hieronder belangrijke uitleg over het formulier)

1. Ga naar Overzicht QR pagina. Deze optie kan je terug vinden in je navigatiescherm
2. Hier kun je de informatie informatie invoeren van de gewenste locatie, rooster of klant.
3. Type of plak hier een tekst die je wilt toevoegen bij het formulier in het Nederlands en/of Engels moet worden opgesteld/gegenereerd.
4. De letterhoogte wordt automatisch aangepast op basis van de hoeveelheid tekst die je typt bij punt 3, dit kan je uiteraard handmatig groter of kleiner maken.

Nu wordt het tijd om het QR-code formulier te printen klik op 'Overzicht maken' en hier krijg je het formulier te zien, klik met je 'Rechter muisknop' op het overzicht en klik op 'Print'

1. Selecteer de gewenste print locatie. Dit kan een printer zijn, of in het geval van dit voorbeeld opslaan als een PDF bestand
2. Hiermee kunt u eventueel een aangepaste selectie maken van pagina’s die u wilt printen of opslaan
3. Klik op deze knop om het formulier printen of om het formulier als PDF bestand op te slaan. Als u opslaan kiest dan moet u wel nog een locatie op uw computer selecteren waar u het formulier wilt opslaan

1. Navigeer naar 'Overzichten' → 'QR Locaties' hier kun je de gegevens invoeren van de locatie waarbij je een QR-code formulier wilt maken.
2. Selecteer de talen die je wilt instellen
3. Geef voor elke taak een optionele extra tekst op en klik op 'Overzicht maken'
4. Print de pagina's uit gebruik de toets combinatie CTRL + P (Windows) of voor mac Command + P
5. Bij print instellingen kies voor Pages per sheet (Pagina's per vel) voor 2, nu komen de Nederlandse en/of Engelse naast elkaar of onder elkaar. Klik vervolgens op de blauwe opslaan knop.

Navigeer naar "Rooster" pagina, hier kun je door middel van de "Actie" knop het jaarrooster openen of door op "Periodiek" en dan bovenin op "Jaarrooster te klikken"

1. Klik op 'Acties' → 'Jaarrooster'.
2. Nu opent het jaarrooster hier kun je nog bepaalde instellingen aan/uit zetten. Bekijk de volgende stap (2. Jaarrooster overzicht printen) over hoe je dit het beste kan uitprinten
   

1. Als je de instellingen heb toegepast die je relevant vindt om uit te printen of te exporteren klik je op 'Print'. En stel hier de juiste print instellingen in, zie hieronder een voorbeeld om het naar een PDF te exporteren.
   
2. Wil je het jaarrooster uitprinten? Selecteer dan een printer, vergeet ook niet om alle pagina's aan te zetten, anders kan het zomaar zijn dat er maar 1 pagina uitprint.
3. Past het jaarrooster niet op het A4? Of heb je een uitgebreid rooster? Pas dan zodanig de schaal aan dat deze erop past, je kunt de schaal aanpassen naar 90% zodat een uitgebreid rooster net wel op 1 pagina past. Bekijk hieronder waar je de schaal optie kunt vinden.

Meer weten over hoe je een uitgebreid rooster kleiner kunt maken?: Klik hier (5. Taken bundelen/onderdelen)

1. Navigeer naar 'Gebruikers' → 'Gebruiker toevoegen' → selecteer de optie 'Welke rol heeft deze gebruiker?' → 'Klant' voor nu des betreffende gegevens in voor de klant en klik ten slot op: 'Gebruiker toevoegen'
2. Wanneer je de klant hebt toegevoegd zijn er nog belangrijke instellingen die goed moeten worden gezet zie stap 2 hiervoor.
3. Vergeet ook niet de klant een welkomst mail te sturen eenmaal je de instellingen hebt goed gezet

1. Navigeer naar 'Gebruikers' klik daarna op 'Kolommen' en zet 'Notificaties' aan.
2. Klik nu onder het tabel kopje 'Notificaties' op 'Bewerken', nu kom je in een overzicht om de notificatie instellingen in te stellen van de klant
3. Zie stap 3 voor meer informatie over de instellingen voor (email-)notificaties

Markeer de boxjes van de locaties en soort notificaties die je wilt instellen. Klik op (i) voor meer info over de notificatie, of klik hier voor uitgebreide uitleg. Zie hieronder een screenshot van de meest gebruikte e-mail notificatie instellingen voor klant gebruikers:

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik bovenin op +Gebruiker toevoegen
3. Selecteer bij welke rol heeft deze gebruiker? Contactpersoon
4. Voer de gegevens in van de contactpersoon en klik vervolgens op de groene knop +Gebruiker toevoegen
5. Nadat je de contactpersoon hebt toegevoegd is het cruciaal dat je de instellingen goed zet van deze gebruiker, zie de stappen hieronder hoe je dit doet.

Het is cruciaal om dit goed te doen, anders kan het voorkomen dat het contactpersoon helemaal niks ziet binnen TranspaClean.

Locaties goedzetten voor het contactpersoon

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik op de contactpersoon in kwestie op Bewerken (blauwe potloodje)
3. Klik bovenin op Gekoppelde locaties (Zie 1 op afbeelding)
4. Voeg hier de juiste locaties en of klanten toe (Zie 2 en 3 op afbeelding)
   

Instellingen en notificaties goedzetten voor het contact-persoon

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Log in als de betreffende contactpersoon
3. Ga naar Notificaties

Hier zie je een overzicht van alle locaties die aan de contactpersoon zijn gekoppeld. Per locatie kun je:

1. De locatie als favoriet instellen door op het ster-icoon te klikken
2. Instellen of de contactpersoon meldingen ontvangt voor:
   • Tickets
   • Notificatietaken
   • Verhinderingen
   • Meldingen
     

Zorg dat de juiste opties per locatie zijn ingeschakeld, zodat de contactpersoon de gewenste notificaties ontvangt.

Als je eenmaal klaar bent met de juiste instellingen is het handig om een welkomst e-mail te versturen

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Selecteer de contactpersoon en klik op het potloodje (bewerken)
3. Klik op Stuur welkomst e-mail

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik bovenin op +Gebruiker toevoegen
3. Selecteer bij welke rol heeft deze gebruiker? Uitvoerder
4. Voer de gegevens in van de uitvoerder en klik vervolgens op de groene knop +Gebruiker toevoegen (Heeft de uitvoerder geen e-mail? klik dan op gebruik account-id)
5. Je krijgt nu een popup, als je de gebruiker een welkomst e-mail wilt sturen klik je op verder bewerken
6. Om een welkomst e-mail te versturen klik je op Stuur welkomst e-mail

Wil je meer weten over uitvoerders toevoegen & inplannen? bekijk dan dit artikel

Wil je aan de slag en uitvoerders in gaan plannen? Hiervoor is een ander artikel geschreven waarbij alles haarfijn wordt uitgelegd hoe je simpel en zorgeloos aan de slag kan gaan.

We raden aan om te kijken naar dit artikel om vervolg stappen te ondernemen hier wordt ook uitgelegd hoe je een uitvoerder zonder e-mail toevoegd, zo kun je snel en gemakkelijk aan de slag.

Beheer gebruiker toevoegen

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik op +Gebruiker toevoegen
3. Selecteer bij Welke rol heeft deze gebruiker? Beheer
4. Voor nu de gegevens in van de beheerder en klik op de groene knop +Gebruiker toevoegen

Je kunt bij overzicht → Kolommen → Aangemeld aanzetten

Let op: Wanneer je een beheer gebruiker hebt toegevoegd kun je deze niet meer bewerken. (Tenzij je eigenaarsrechten hebt). Dit is om te voorkomen dat beheerders elkaar kunnen wijzigen/verwijderen. Vraag een beheer account met eigenaarsrechten of diegene dat bij je wilt instellen. Indien dit bij niemand is ingesteld kan je contact opnemen met TranspaClean: https://transpaclean.nl/contact/

Als je een beheerder hebt toegevoegd en deze persoon nieuw is op TranspaClean, raden wij aan om de volgende artikelen door te sturen:

• Basis inrichting TranspaClean
• Managen basis TranspaClean

Een gebouwgebruiker is iemand die het gebouw gebruikt of er woont en via TranspaClean geïnformeerd kan worden, bijvoorbeeld over werkzaamheden, meldingen of toegang.

Gebouwgebruikers kun je niet direct toevoegen aan TranspaClean. Je kunt hen wél toegang geven tot een locatie via één van de volgende opties:

• Een QR-code die in het gebouw wordt opgehangen
• Een toegangscode die in het gebouw wordt opgehangen
• Een toegangslink die wordt doorgestuurd

Gebouwgebruikers kunnen de QR-code scannen of een toegangscode invoeren in TranspaClean. Hiermee krijgen zij toegang tot de locatie en kunnen zij relevante meldingen ontvangen.

Meer weten over gebouwgebruikers? Bekijk dan dit artikel