Academy

Zodra je het rooster Kantoor tijdregistratie publiceert, verandert het homescherm van al je uitvoerders: er verschijnt een werkdag in-/uitklok knop. Hiermee kan een uitvoerder, bijvoorbeeld op kantoor, zijn hele werkdag in- en uitklokken, los van een specifieke locatie of taak. Je kunt zelf instellen of uitvoerders hun gewerkte uren moeten invullen, of dat de uren worden bijgehouden met een stopwatch.

Naast deze werkdag registratie via Kantoor tijdregistratie, kent TranspaClean nog twee andere niveaus om tijd te registreren:

• Per locatie, via de knop 'Tijd opnemen' boven de takenlijst in het live rooster. Lees hier hoe je dit gebruikt in de praktijk.
• Per taak, instelbaar via de taakinstellingen, waarbij een uitvoerder in- en uitklokt op een specifieke taak.

Een uitvoerder kan altijd maar 1 van deze 3 methodes tegelijk gebruiken: werkdag, locatie of taak. Dit is bewust zo, anders zou dezelfde gewerkte tijd dubbel geregistreerd kunnen worden.

Ga naar het live rooster van de locatie die je wilt controleren.

1. Ga in het linkermenu naar 'Mijn locatie' of 'Rooster'.
2. Klik op de blauwe knop 'Link' achter het betreffende rooster om het live rooster te openen.
3. Je ziet nu alle taken van die dag, inclusief de aftekeningen van de medewerker.

Naast elk aftekenbewijs zie je een aantal iconen waarmee je een bepaalde controle kunt vastleggen. Klik op het kleine driehoekje om alle opties te tonen.

• Oogje: Registreer dat je de taakuitvoering hebt gezien. De medewerker ontvangt hiervan geen terugkoppeling, maar het kan worden gedeeld met de opdrachtgever als bewijs van een eventuele uitgevoerde controle (bijvoorbeeld een check).
• Duimpje: Geef een compliment over de uitgevoerde taak. De medewerker ontvangt hiervan wel een terugkoppeling en ziet in de app hoeveel complimenten hij of zij die maand heeft ontvangen. Ook opdrachtgevers en gebouwgebruikers met toegang tot het rooster kunnen een duimpje geven, wat extra motiverend werkt.
• Uitroepteken (rode knop): Voeg een belangrijke opmerking toe aan de afgetekende taak. Na het plaatsen van de opmerking krijg je aanvullende opties zoals een foto toevoegen. Bekijk punt 3 'Hoe werkt de feedback naar de volgende uitvoering' hieronder, wat dit precies inhoud.
• Tekstwolkje (blauwe knop): Voeg een reguliere opmerking toe aan de afgetekende taak. Na het plaatsen van de opmerking krijg je aanvullende opties zoals een foto toevoegen. Zie stap 3 voor meer uitleg.

Een opmerking via het uitroepteken of het tekstwolkje verschijnt automatisch bij de eerstvolgende uitvoering van diezelfde taak.

Dit is met name handig bij laagfrequente taken, zoals werkzaamheden die maar een paar keer per jaar worden uitgevoerd. De feedback schuift automatisch mee naar het volgende uitvoermoment als de taak niet wordt afgetekend. De opmerking verdwijnt pas nadat de uitvoerder de taak heeft afgetekend. Zo wordt de feedback nooit over het hoofd gezien.

Na het plaatsen van een opmerking verschijnen de volgende knoppen:

• Prullenbakje (Verwijder): Verwijder de opmerking.
• Foto: Voeg een of meerdere foto's toe aan de opmerking. De uitvoerder ziet deze foto's bij het eerstvolgende uitvoermoment van die taak.
• Text: Pas de tekst van de opmerking aan. De uitvoerder ziet de gewijzigde tekst bij het eerstvolgende uitvoermoment.
• Persoonlijk: Wil je dat de feedback alleen bij de uitvoerder die de taak heeft afgetekend terecht komt, klik dan op persoonlijk. Andere uitvoerders zullen de feedback niet te zien krijgen bij de eerstvolgende uitvoering.
• Bekijk: Spring naar de eerstvolgende datum waarop deze taak weer staat ingepland. De feedback is dan ook terug te zien bij de taak.

Op de onderstaande afbeelding zijn de bovengenoemde knoppen te zien. En is te zien hoe de feedback in het live rooster komt te taan.

De uitvoerder ziet de opmerking op een vergelijkbare manier als hieronder weergegeven. Opmerkingen en complimenten (duimpjes) zijn beide zichtbaar. Duimpjes komen ook terug op het homescherm van de medewerker, wat bijdraagt aan motivatie.

Zo plan je een vervolgtaak in vanuit het live rooster:

1. Ga naar het live rooster van de betreffende locatie.
2. Klik op '+ Toevoegen' bij de dag waarop de taak opnieuw uitgevoerd moet worden.
3. Selecteer het tabblad 'Eenmalige taak'.
4. Vul bij 'Taak' een duidelijke titel in en verwijs bij 'Beschrijving' naar de oorspronkelijke taak, zodat de uitvoerder weet waar de vervolgtaak op slaat.
5. Kies de juiste uitvoerder bij 'Uitvoerder' en de datum bij 'Inplannen in'.
6. Zet 'Stuur e-mail naar klant en volgers' en 'Taak doorschuiven bij vergeten' naar wens aan of uit.
7. Klik op de blauwe knop '+ Toevoegen' om de vervolgtaak op te slaan.

De medewerker die je hebt ingepland ziet de vervolgtaak op de juiste dag verschijnen in de app.

Op klantniveau leg je informatie vast die voor de hele relatie van toepassing is — denk aan facturatieafspraken of hoofdcontactpersonen. De referentie wordt op dit niveau vaak leeggelaten, omdat een klant zelden één kort kenmerk heeft dat alles dekt. In de notitie zet je doorgaans algemene afspraken.

Zo wijzig je de referentie of notitie van een klant:

Klik op Opslaan.

1. Ga in het linkermenu naar 'Klant';
2. Klik op het blauwe potloodje

Klik op Bewerk naast de betreffende klant.

Wijzig het veld Referentie en/of Notitie.

Bij locaties leg je informatie vast die geldt voor de hele locatie of het hele complex, ongeacht welke roosters eronder vallen. De referentie kun je gebruiken voor een herkenbare aanduiding van de locatie (meestal is dit de roepnaam); de notitie voor bijzonderheden zoals toegang, sleutelbeheer of contactpersonen ter plaatse.

Voorbeeld: een complex met meerdere portieken krijgt als locatie de naam Complex Brugzicht, met in de notitie "Sleutels op te halen bij de huismeester, ingang Willem Dreespark 107."

Zo wijzig je de referentie of notitie van een locatie:

1. Ga in het linkermenu naar Locatie;
2. Onder 'Algemeen' vind je de instellingen 'Referentie', 'Clusternummer', of 'notities'.
3. Klik op Bewerk naast de betreffende locatie.
4. Wijzig het veld Referentie en/of Notitie.

Wanneer gebruik je een rooster-referentie en -notitie, en hoe vul je ze het beste in?

De referentie is een korte aanduiding van het deel van een complex of locatie waar dit werkprogramma over gaat (meestal de roepnaam). Heb je meerdere roosters op één locatie, dan zie je in een overzicht direct welk rooster bij welk deel hoort.

De notitie is een vrij tekstveld voor uitvoeringsafspraken of bijzonderheden die alleen voor dit rooster gelden. Dit veld is puur informatief en heeft geen invloed op andere delen.

Tip: begin de referentie met het complex- of clusternummer, gevolgd door de roepnaam of het adres. Bijvoorbeeld: C-014 Madame Curiestraat of Madame Curiestraat 2-12.

Wanneer gebruik je een rooster-referentie en -notitie, en hoe vul je ze het beste in?

1. Ga in het linkermenu naar 'Rooster'.
2. Zoek het rooster op waarbij je dit wilt bewerken en klik op 'Periodiek'
3. Navigeer bovenin naar het tabblad Instellingen.
4. Wijzig eventueel Referentie en/of Notitie.
5. Klik op Opslaan.

Wil je meer weten over hoe je een Rooster aanmaakt? Bekijk dan dit artikel

Met Gebruik Referentie bepaal je hoe nadrukkelijk de referentie verschijnt in het live-rooster, overzichten en rapportages. Je kunt dit als volgt aanpassen:

1. Navigeer naar Rooster;
2. Zoek vervolgens een rooster op die je wilt bewerken;
3. Klik daarna op 'Periodiek';
4. Klik bovenin op 'Instellingen';
5. Selecteer de optie 'Gebruik referentie'.

In dit voorbeeld hieronder is de referentie: Brugzicht het rooster die aan deze locatie is aangemaakt is Den Haag Willem Dreespark 107.

• Ja (Prominent aanwezig): De referentie wordt extra zichtbaar gemaakt [punt 1 hieronder].
• Locatie aanduiding (Vervang huisnummer): Het huisnummer wordt vervangen door de referentie [punt 2 hieronder].
  • Dit is nuttig wanneer je werkt met meerdere complexen of gebouwen onder hetzelfde adres en je sneller wilt herkennen welk rooster bij welk deel hoort.
• Vervang adres: De referentie vervangt het volledige adres [punt 3 hieronder].

Voordat je de afzonderlijke opties instelt, is het goed om te weten wat elke instelling precies doet:

• Toon op formulieren-inzendingen pagina: Zorgt dat het formulier verschijnt op de formulieren-inzendingen pagina dit is de centrale pagina (te bereiken via het linkermenu onder Archief → Formulieren) waar gebruikers een overzicht vinden van alle ingezonden formulieren. Het formulier wordt daarnaast ook opgenomen in het archief. Om gearchiveerde formulieren in te zien klik je rechtsboven op de knop Status en klik je daarna op Gesloten. Gesloten formulieren komen nu in beeld.
• Zichtbaar bij klanten: Hiermee bepaal je voor welke klanten het formulier beschikbaar is. Laat je het veld leeg, dan is het formulier overal zichtbaar. Selecteer je één of meerdere klanten, dan zien alleen die klanten het formulier. Op het live-rooster van hun locaties verschijnt het formulier alleen als Toon op live-rooster óók is ingeschakeld; staat die uit, dan blijft het formulier voor die klanten alleen bereikbaar via de formulieren-overzichtspagina of het homescherm (afhankelijk van welke andere opties je hebt aangezet).
• Zichtbaar bij roosters: Hiermee bepaal je bij welke roosters het formulier zichtbaar is. Laat je het veld leeg, dan wordt het formulier overal getoond. Selecteer je één of meerdere roosters, dan verschijnt het formulier alleen bij die specifieke roosters.
• Zichtbaar voor groepen: Het formulier wordt alleen getoond aan gebruikers die in één van de geselecteerde groepen zitten (bijvoorbeeld Beheer, Planner, Uitvoerder of Gebouwgebruiker). Laat je het veld leeg, dan is het formulier voor alle gebruikersgroepen zichtbaar.

Met deze optie verschijnt het formulier prominent op het homescherm, zodat gebruikers het snel kunnen openen.

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen.
2. Klik op Formulieren.
3. Klik op het potlood-icoon achter het formulier om het te Bewerken.
4. Zet Toon op homescherm aan.
5. Klik op Opslaan.

Met deze optie kunnen gebruikers het formulier invullen vanuit het live-rooster via de knop + Toevoegen.

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen.
2. Klik op Formulieren.
3. Klik op het potlood-icoon achter het formulier om het te Bewerken.
4. Zet Toon op live-rooster aan.
5. Klik op Opslaan.

Hiermee kun je via de +Toevoegen knop op het live-rooster formulieren invullen.

Met deze optie verschijnt het formulier automatisch bovenaan het live-rooster, zonder dat de gebruiker extra dingen hoeft te klikken. Handig voor formulieren die dagelijks of bij elke dienst ingevuld moeten worden, zoals een dagstart of veiligheidscheck.

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen.
2. Klik op Formulieren.
3. Klik op het potlood-icoon achter het formulier om het te Bewerken.
4. Zet Toon direct live-rooster aan.
5. Klik op Opslaan.

Hiermee kun je meteen het formulier bovenaan het live-rooster zien.

Hier vind je een korte instructie over hoe je een verlof formulier kunt aanmaken:

1. Ga in het linkermenu naar 'Instellingen'.
2. Klik vervolgens op 'Formulieren'.
3. Klik op '+Formulier toevoegen'.
4. Kies bij template 'Vakantie formulier'.
5. Geef het formulier een passende naam en klik op 'Toevoegen'.

Verlofformulier op homescherm weergeven

Wil je een formulier op het homescherm laten weergeven dat doe je als volgt:

1. Bewerk het verlof formulier template.
2. Zet vervolgens 'Toon op homescherm' aan.
3. Kies bij 'Zichtbaar voor groepen' de groep die het formulier mag zien.
4. Optioneel: kun je onderin nog een tekst veld toevoegen met een reden van verlof, of een ander formulier element.
5. Vergeet niet tot slot op 'Opslaan' te klikken.

Ingezonden formulieren bekijken en beheren

Ingevulde formulieren bekijken doe je zo:

1. Ga in het linkermenu naar 'Archief';
2. Klik vervolgens op 'Formulieren';
3. Hier vind je een overzicht van alle inzendingen.
4. Klik op 'Bekijken' achter een formulier om de inhoud te openen.
5. Pas eventueel de 'Status' aan om de afhandeling bij te houden.

Dit is de snelste manier om een mededeling te plaatsen, ideaal als je onderweg bent of via je smartphone werkt.

1. Ga naar het live-rooster van de gewenste locatie
2. Klik bovenaan op de takenlijst knop +Toevoegen
3. Voer de tekst van je mededeling in en sla op.
   

Gebruik deze manier als je meer opties wilt instellen, zoals de zichtbaarheid, duur of pop-up-instelling van de mededeling.

1. Ga naar de pagina 'Mijn locatie' (of 'Rooster') en klik op de knop 'Acties' naast periodiek van het rooster waaraan je een mededeling wilt toevoegen.
2. Klik vervolgens op 'Mededelingen'.
3. Klik op de knop '+Mededeling' om het aanmaakscherm te openen.

Wil je dezelfde mededeling in een keer aan meerdere roosters koppelen? Gebruik dan het mededeling-overzicht.

1. Ga naar de pagina 'Rooster' klik bovenin op 'Mededeling'.
2. Maak vervolgens een mededeling aan of klik op de blauwe bewerk knop van een mededeling die je bij meerdere roosters wilt.
3. Klik vervolgens bij koppelen op "Type" Roosters selecteren om specifieke roosters te selecteren waarbij de melding geldt en kies "Alle" om een mededeling bij elk rooster neer te zetten.
   
4. Wanneer je klaar bent vergeet niet op opslaan te klikken.

1. Ga naar de pagina 'Rooster' en klik bovenin op 'Mededelingen'.
2. Klik vervolgens op de blauwe potlood knop van de mededeling die je wilt bewerken.
3. Nu kun je allemaal instelling aanpassen van de mededeling vergeet niet op opslaan te klikken wanneer je klaar bent

1. Ga naar de pagina 'Rooster' en klik bovenin op 'Mededelingen'.
2. Klik vervolgens op de blauwe potlood knop van de mededeling die je wilt verwijderen.
3. Scroll vervolgens in het mededeling instelling scherm naar beneden en klik op de knop "Verwijder deze mededeling"

Wil je overzicht houden in wat er wordt bijgewerkt, verwijderd of toegevoegd? Dit kun je gemakkelijk instellen per klant, hieronder wordt uitgelegd hoe je dit doet.

Logs aanzetten voor een klant

1. Navigeer naar Klant → (Blauwe potloodje op de klant waarbij je de logs wilt zien)
2. Zet Wijzigingen logboek → Aan

Logs bekijken

1. Navigeer naar Archief → Logs
2. Je krijgt meteen een overzicht van gewijzigde logs.
3. Je kunt dit overzichtelijker maken door de filter-instellingen te gebruiken
   

Instellingen logs

• 1) Bij 1 kun je de periodie van logs weergeven, hier kun je dus zien wanneer iets is gewijzigd in deze periode.
• 2) Je kunt hier kiezen bij welke klant je de logs wilt inzien en met log type kun je preciezer zoeken naar een bepaalde log.
• 3) Hier vindt je alle resultaten/logs.

1. Navigeer naar Rooster → Periodiek (Bij het des betreffende rooster waarbij je de gestopte taken wilt bekijken)
2. Klik bij Actuele rooster weergave → Gestopte taken (Zie 1 op afbeelding hieronder)
   
3. Klik nu onderaan op de rode knop Samengestelde klant modus
4. Hier vind je nu alle gestopte taak(versies) van de gehele klant

Let op! Voor dit overzicht is het wel belangrijk dat taakwijzigingen wel als nieuwe versie zijn opgeslagen, en niet zijn bewerkt door middel van Huidige versie bewerken.
Lees hier meer over tussentijdse taken

Je kunt ook meerdere roosters/rijen tegelijk bewerken met actie op selectie, je kunt dit doen door individueel op een taak te klikken door de checkbox aan te vinken (Zie 1 op afbeelding), of je kunt shortcuts gebruiken, deze worden hieronder uitgelegd.

Let op: Zorg ervoor dat als je meerdere taken tegelijk bewerkt dat deze dezelfde herhaling hebben (b.v.d maandelijks)

Hoe selecteer ik snel rijen?

1. Opeenvolgende rijen: Houd de Shift-toets ingedrukt en klik op de eerste en laatste rij van de reeks die je wilt selecteren.
2. Niet-opeenvolgende rijen: Houd de Ctrl-toets (Windows) of Cmd-toets (Mac) ingedrukt en klik op de individuele rijen die je wilt selecteren. 
3. Bovenin klik je op de Selecteer alles knop (Je selecteert nu alle taken binnen het rooster)

In het periodiekeoverzicht kun je per taak extra informatie tonen via kolommen. Kolommen zijn er vooral om snel te zien hoe taken zijn ingesteld, zonder dus dat je elke taak steeds apart hoeft te openen. Dit is dus ideaal als je snel taken wilt bewerken doormiddel van actie op selectie, of wilt controleren als bepaalde instellingen goed staan.

1. Navigeer naar Rooster → Periodiek (van het rooster dat je wilt bewerken)
2. Klik vervolgens bovenin op de blauwe knop Kolommen
3. Hier zie je een overzicht van opties die je aan/uit kunt zetten (Zie afbeelding hieronder)

Wat doet deze optie?
Kopieert de geselecteerde taakregels naar een ander bestaand rooster. De originele taken blijven ongewijzigd in het huidige rooster staan.

Wanneer gebruik je dit?
Gebruik deze optie wanneer je:

• Taken wilt hergebruiken op een andere locatie
• Een nieuw rooster snel wilt vullen met bestaande werkzaamheden

Hoe stel ik dit in?:

1. Selecteer de taken die je wilt dupliceren. (Gebruik selecteer alles om alle taken over te zetten)
2. Klik op Actie op selectie → Dupliceer X aantal rijen in bestaand rooster.
3. Kies het rooster waarbij je de geselecteerde taken aan wilt toevoegen en klik op Toevoegen
4. Je krijgt nu de optie om naar het rooster te gaan van waarbij je de taken hebt toegevoegd klik hierop om te checken of alles klopt.

Wat doet deze optie?
Past de herhalingsfrequentie van alle geselecteerde taken tegelijk aan.

Wanneer gebruik je dit?
Handig wanneer:

• Taken structureel vaker of minder vaak uitgevoerd moeten worden
• Een contract of werkafspraak is gewijzigd
• Je seizoensgebonden werkzaamheden wilt aanpassen (bijv. zomer/winter)

Hoe stel ik dit in?:

1. Selecteer de taken (Zorg dat deze dezelfde herhaling hebben: 'Dag' 'Week' of 'Maand',)
2. Klik op Actie op selectie → Stel frequenties in voor X rijen
3. Kies de ingangsdatum (Kies voor weektaken de eerste dag van de week dat de wijzigingen in moeten gaan).
4. Selecteer de nieuwe weeknummers → Verder
5. Kies tot slot Instellen

Wat doet deze optie?
Wijzigt de (uitvoer)dag waarop de geselecteerde taken gepland staan binnen het rooster.

Wanneer gebruik je dit?
Gebruik deze optie als:

• Werkzaamheden moeten verschuiven naar een andere dag
• Een vaste werkdag verandert
• Je het rooster logischer of efficiënter wilt indelen

Hoe stel ik dit in?:

1. Selecteer de taken waarbij je de uitvoerdag wilt wijzigen
2. Klik op Actie op selectie → Stel uitvoerdag in voor X rijen
3. Selecteer de nieuwe uitvoerdag waarbij de taken moeten worden uitgevoerd
4. Klik tot slot op instellen

Wat doet deze optie?
Wijst in één keer een andere (vaste) uitvoerder toe aan alle geselecteerde taken.

Wanneer gebruik je dit?
Ideaal bij:

• Personeelswisselingen
• Het herverdelen van taken tussen uitvoerders

Hoe stel ik dit in?:

1. Klik op Actie op selectie → Stel vaste uitvoerder in voor X rijen
2. Zoek de uitvoerder die je aan de taken wilt koppelen
3. Klik verder → tot slot instellen

Taak template inplannen

1. Navigeer naar Rooster
2. Klik op Acties
3. Klik vervolgens op Datum (Alternatieve manier: Via pagina Dashboard > Op Datum).
   
4. Nu kom je in een kalender overzicht je kunt bij taak toevoegen op Algemeen of je eigen aangemaakte map te klikken om de lijst van taak templates te vinden (Zie afbeelding, nummertje 1)
5. Je kunt ook nog een Uitvoerder toewijzen dit doe je vaak als je met een vaste uitvoerder werkt met mutaties, selecteer deze eerst voordat je de taak in het kalender sleept (Zie afbeelding, nummertje 2)
6. Als je de taak op een dag sleept krijg je de optie om extra informatie toe te voegen, dit kan b.v.d een melding zijn of een oplettendheid. (b.v.d: Let op de toiletten zijn erg vies)\
   
   
7. Wil je later pas een medewerker toewijzen aan een taak? plan dan de taak met Geen uitvoerder je kunt dit herkennen doordat de taak dan geel wordt (Dit betekent =Niet toegewezen), wanneer je een uitvoerder wilt koppelen selecteer dan de uitvoerder via onderstaand venster. Deze kun je openen door op rechtermuisknop op de taak te klikken en dan Verander uitvoerder
   

Taak template aanmaken

Je maakt een taak template aan als je deze taak vaker wilt terug laten komen.

Zie hieronder hoe je dat doet:

1. Navigeer onder instellingen naar Taak template
2. Hier vind je het template overzicht en kun je ook een taak template aanmaken door bovenin op +Template toevoegen te klikken
3. Hier kan je de gegevens van de taak invoeren die je als template wilt maken (Moet je een template maken voor mutaties/op afroep schoonmaak? kijk dan stap 3 Taak template met variables aanmaken)
4. Wil je taakonderdelen toevoegen aan de template? Klik dan onderaan op Onderdeel toevoegen+
5. Als je het taak template hebt aangemaakt en hebt opgeslagen kun je deze template altijd terugvinden bij instellingen en dan Taak template je kunt dit indien nodig ook altijd nog bewerken.
   
   

Taak template met variables wordt vaak gebruikt voor mutaties/op afroep taken, zie hieronder hoe je dit het beste kunt inrichten

1. Navigeer naar instellingen met daarin Taak template
2. Klik bovenin op +Template toevoegen
3. Geef deze template een naam (b.v.d: Mutatie uitvoering type A) en klik op de knop Toevoegen
4. Nu kom je in het bewerk scherm hier kun je de template naar eigen invullen, het is belangrijk om te weten hoe de variablen werken voor mutaties/op afroep, zie afbeelding hieronder:
   
   
5. Zie hieronder een voorbeeld van invoer variablen met resultaat.
   
6. Naast variables kan het ook handig zijn om onderdelen toe te voegen aan je template, dit kun je doen doormiddel van de optie Onderdelen toevoegen (Zie afbeelding hieronder van een voorbeeld
   
   
   

Bovenin het formulierenoverzicht kun je een nieuw formulier toevoegen.

1. Ga naar Archief → Formulieren
2. Klik bovenin op Templates → Formulier toevoegen
3. Je komt nu in een template-overzicht hier kan je: (Door op de Template dropdown te klikken)
   • Kiezen voor een Leeg formulier als je zelf een formulier template wilt aanmaken
   • Of laad een bestaand template formulier in als basis
4. Geef het formulier een duidelijke naam, bijvoorbeeld: TranspaClean – Demo template formulier
5. Klik op Bewerk formulier
6. Bouw het formulier op door velden in het formulier te slepen (Zie 1 op de afbeelding hieronder)
7. Je kunt ook invoervelden de naam wijzigen of de volgorde veranderen door op de actie knoppen te klikken (Zie 2 op afbeelding hieronder)

Nadat je een formulier (template) hebt aangemaakt, kun je dit formulier koppelen aan een taak.
Zo zorg je ervoor dat uitvoerders tijdens het aftekenen van een taak automatisch het juiste formulier te zien krijgen.

1. Navigeer naar Rooster → Periodiek (kies het rooster waarbij je een formulier aan een taak wilt toevoegen)
2. Klik op het blauwe potloodje van de taak waarbij je een formulier wilt toevoegen
3. Klik bij de instelling op Formulier een formulier aan die je wilt koppelen aan de taak (Zie 1 op afbeelding hieronder)
4. Klik op Opslaan

Zie hieronder het live-resultaat (Template boomkeuring)

Zo voeg je een locatievolger toe

1. Navigeer naar Locaties
2. Zoek de locatie waaraan je een volger wilt toevoegen
3. Klik op het blauwe potloodje (Bewerk)
4. Ga bovenin naar het tabblad Volgers
5. Klik op +Volger toevoegen
6. Voer het e-mailadres van de volger in
7. Klik vervolgens op toevoegen

De volger is nu gekoppeld aan de locatie en ontvangt voortaan meldingen en updates.

Goed om te weten

• Een volger wordt toegevoegd op basis van e-mailadres
• De volger ontvangt alleen meldingen van deze specifieke locatie
• Je kunt een volger op elk moment weer verwijderen

Zo verwijder je een locatievolger

1. Navigeer naar Locaties
2. Zoek de locatie waarbij je een volger wilt verwijderen
3. Klik op het blauwe potlood (Bewerk)
4. Ga bovenin naar het tabblad Volgers
5. Je ziet nu een overzicht van alle gekoppelde volgers
6. Klik bij de juiste volger op het blauwe potlood
7. Kies Volger verwijderen

De volger is nu direct verwijderd en ontvangt geen meldingen meer van deze locatie.

Hoe stel ik dit in?

1. Navigeer naar het live-rooster waarbij je een taak wilt volgen
2. Ga vooruit in de planning naar het eerst volgende moment dat de taak weer aan de beurt is
3. Klik op de 3 bolletjes naast de taak
4. Klik vervolgens opTaak tracker
   
5. Voeg vervolgens je e-mailadres toe en kies je hoe vaak je een mail wilt ontvangen dat de taak is uitgevoerd.
   

Benieuwd naar het live resultaat? Kijk dan de stap hieronder

Wat kan ik hiermee?

• Je kunt nu direct een kijkje nemen of de taak naar tevredenheid is uitgevoerd.
• Je kunt via de link ‘Live status bekijken‘ het live rooster openen en het taakrapport bekijken.
• Je kunt de taak tracker opzeggen via de link “Deze taak tracker opzeggen‘. Via deze link zie je de melding “Taak Tracker verwijderd”. Klik vervolgens op de knop ‘Oke‘.

Hoe stel ik dit in?

1. Ga naar Instellingen
2. Kies factuur
3. Klik op Legitimatie verificatie
4. En zet dit vervolgens aan

Bekijk de volgende stap hoe je dit per uitvoerder regelt

Hoe pas ik dit toe?

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik op Kolommen
3. Zet het ID Check blokje aan (dus niet ID)
4. Kies nu onder ID check bij een uitvoerder op Verifieer
5. Nu kun je de verificatie procedure starten

Bekijk de volgende stap over hoe deze procedure werkt.

Wat heb ik nodig voor het verificatie procedure?

• Geldig identiteits bewijs (ID-kaart, Paspoort)
  • Let op; Rijbewijs is niet toegestaan omdat dit volgens WKA/Arbeidsinspectie niet voldoende is
• Telefoon (Om het identiteits bewijs te scannen)
• Persoon in kwestie (Voor visuele controle om te kijken of het persoon overeenkomt)

Voor dat je aan de slag kan met de verificatie procedure zijn de benodigdheden hieronder van toepassing voordat je verder kunt gaan.

Wat heb ik nodig voor de verificatie procedure?

• Persoon in kwestie (Voor visuele controle om te kijken of het persoon overeenkomt)
• Geldig identiteits bewijs (ID-kaart, Paspoort)
  • Let op; Rijbewijs is niet toegestaan omdat dit volgens WKA/Arbeidsinspectie niet voldoende is
• Telefoon (Om het identiteits bewijs te scannen)

Hoe werkt het verificatie procedure?

1. Start verificatie procedure
2. Ga akkoord met de samenwerking van Stripe
3. Scan de QR-code op je mobiele toestel (Er verschijnt een link open deze)
4. Scan vervolgens de ID van de persoon in kwestie (Zorg dat je toestemming tot de camera hebt gegeven)
5. Scan de voorkant van de ID als eerst en daarna de achterkant
6. Maak vervolgens een foto/selfie van de persoon in kwestie (Zodat dit daadwerkelijk hetzelde persoon is dat zowel op het ID staat)
7. Nu zal de verificatie worden afgerond en kun je terug naar de TranspaClean portal
8. Hier vind je nu een Verificatiebewijs van identiteit

Kies deze werkwijze wanneer je werkt met vast personeel of meerdere uitvoerders op de locatie die dezelfde NFC-tag of QR-code willen gebruiken.

Kenmerken van NFC via rooster:

• De NFC-tag of QR-code is gekoppeld aan een rooster
• Meerdere uitvoerders kunnen dezelfde tag/code gebruiken
• De scan geeft toegang tot:
  • het rooster/ werkprogramma
  • aanwezigheid
  • in- en uitklokken
• Open of publieke toegang is mogelijk (optioneel)

Wanneer kies je NFC via rooster?

• Je wilt weten wie op de locatie is geweest
• Je hebt geen werkkast o.i.d. op de locatie (Dan is flex-login niet handig)
• Meerdere uitvoerders werken op dezelfde locatie en je wilt maar 1 QR/NFC-kaart ophangen
• Dankzij de NFC-kaart hoef je de uitvoerders niet persé in te plannen voor toegang tot het logboek

Kies deze werkwijze wanneer je werkt met flexibele uitvoerders en je wilt dat iemand direct kan inloggen via de QR-code/ NFC-kaart zonder persoonlijke uitvoerder account.

Kenmerken van Flex-login:

• De NFC-tag of QR-code is gekoppeld aan één uitvoerder (Er kan altijd maar slechts een persoon tegelijk zijn ingelogd via de QR/NFC).
• Bij het scannen wordt de uitvoerder automatisch ingelogd. Je hebt dus geen inloggegevens nodig.
• Er is geen open of publieke toegang
• Iedereen kan deze QR-code/ NFC-kaart scannen om taken in te zien/ af te tekenen. Let dus op waar je deze plaatst (Gebruikelijk = in werkkast o.i.d.).
  

Wanneer kies je Flex-login?

• Je werkt met flexkrachten, veel wisselend personeel
• Je gebruikt al een plansysteem naast TranspaClean en wilt niet in 2 systemen plannen of personeel toevoegen (uitvoerders hoeven met deze werkwijze niet eens een eigen account in TranspaClean)
• Je wilt geen gebruikersnaam/wachtwoord gebruiken
• Dit is de simpelste manier om medewerkers het locatie logboek te laten inzien en aftekenen.

1. Ga naar pagina Rooster → Selecteer een of meerdere roosters (waarbij je NFC-codes wilt aanmaken) Zie bijlage hieronder
   
2. Wanneer je een rooster hebt geselecteerd kun je op 'Actie op selectie' → 'NFC codes aanmaken'.
   
3. Klik dan op NFC aanmaken, en ga naar 'Instellingen' → 'NFC' → Nu vindt je hier de locatie tussen de NFC-tags.

Wat doet deze flow?
De uitvoerder komt direct in het live rooster terecht, zonder tussenmenu. Hij ziet meteen de taken en kan locatie-geverifieerd aftekenen.

Hoe instellen:

1. Ga naar pagina Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] Live rooster

Wat doet deze flow?
De uitvoerder krijgt na het scannen een tussenscherm met twee opties:

• In-/uitklokken
• Door naar het rooster

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] In/uit klokken normaal

Wat doet deze flow?
De snelste klokflow:

• Eerste scan → automatisch inklokken
• Tweede scan → automatisch uitklokken
  De gebruiker komt direct in het rooster en de tijd begint meteen te lopen.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] In/uit klokken snel

Wat doet deze flow?
Voegt een publieke aanwezigheidstaak toe in het rooster.
Deze is zichtbaar voor:

• klant
• gebouwgebruikers
• Beheer

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] Aanwezigheid (Publiek)

Wat doet deze flow?
Voegt een privé aanwezigheidstaak toe.
Deze is alleen zichtbaar voor beheer (management) en niet voor klant of gebouwgebruikers. Je kan de 'privé' aftekening herkennen aan het rode uitroeptekentje aan de rechterkant.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] Aanwezigheid (Privé)

Uitvoerder account instellingen

Het is belangrijk om de account-instellingen goed in te stellen van het uitvoerder account die de QR-code/ NFC-kaart gaat scannen:

1. Ga naar Gebruikers → 'Selecteer het uitvoerder account' → klik op het blauwe bewerk knopje.
2. Zet Toegang tot alle roosters op → 'Alleen toegang tijdens check-in': Dit is de meest stricte instelling. Je kan ook kiezen voor bijvoorbeeld: 'Alleen toegang via check-in of waar ingepland', of 'Toegang via URL, QR, NFC of waar ingepland.
3. Zet Gebruik locatie beveiliging meestal op 'nooit'. Anders wordt naast NFC-verificatie óók nog een GPS check gedaan. Dat is meestal dubbelop.
4. Uitvoerder alleen via QR-code/ NFC-kaart laten aftekenen: De beste combinatie hiervoor is toegang tot alle roosters op 'alleen toegang tijdens check-in' en gebruik locatie beveiliging op 'nooit'.
5. Zet Mag extra werktijd opnemen op → 'Nee'. (Deze knop in het live rooster is overbodig, als je tijd wilt registreren gebruik je de NFC-flow hiervoor).
   

GPS-verificatie / Publieke GPS-verificatie

Wat doet het?
Controleert d.m.v. een GPS-check of de uitvoerder zich fysiek op de juiste locatie bevindt op het moment van scannen van de QR-code. De locatie wordt bepaald o.b.v. het adres van de locatie. Dit voorkomt dat iemand een foto maakt van de QR-code en deze vervolgens vanaf een andere plek scant. Standaard staat GPS-verificatie aan voor de QR-code. Deze stap wordt overgeslagen wanneer de uitvoerder de NFC-tag scant (Door z'n smartphone fysiek tegen de kaart aan te houden).

Hoe aan/uit zetten (Rooster-login):

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig publieke GPS verificatie
4. Zet GPS-verificatie Aan of Uit

Wijzig open toegang

Wat doet het?
Bepaalt of iemand zonder in te loggen toegang krijgt via de QR-code/NFC-tag als 'gebouwgebruiker'.

Wat betekent dit voor jou?

• Actief:
  • Iedereen kan scannen
  • Gebruiker komt binnen als gebouwgebruiker en kan meekijken in het logboek en bijvoorbeeld een melding maken.
  • Geen in-/uitklokken of aftekenen mogelijk
  • Geschikt voor informatieve of openbare toegang
• Inactief (aanbevolen voor alleen professioneel gebruik):
  • Scannen zonder ingelogd account kom je uit op de inlogpagina
  • Ingelogde gebruikers hebben toegang tot logboek: Uitvoerder, beheer en klant accounts.
  • Dit adviseren wij omdat in de praktijk uitvoerders soms per ongeluk op deze manier inloggen als gebouwgebruiker en dus niet kunnen aftekenen. Gebouwgebruikers kan je beter op een andere manier toegang geven (Klik hier voor meer informatie).

Hoe aan/uit zetten (Rooster-login):

1. Ga naar Instellingen
2. Selecteer het rooster
3. Klik op Actie op selectie
4. Kies Wijzig open toegang
5. Zet op Actief of Inactief

Max Klok In/Uit Tijd

Wat doet het?
Bepaalt hoe lang een uitvoerder na het scannen nog:

• mag uitklokken
• taken kan aftekenen

Wat betekent dit voor jou?

• Een korte tijd = strakke controle
• Een langere tijd = meer flexibiliteit voor uitvoerders
• Na het verlopen van de tijd behoudt de uitvoerder gewoon toegang tot het werkprogramma van de locatie om taken in te zien, alleen verdwijnt de aftekenknop bij het werk en uitklok knop. Daarvoor moet de QR-code of NFC-kaart opnieuw gescand worden.

Hoe wijzigen (Rooster-login):

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Klik op Bewerken (Bij de NFC codes waarbij je een. Max klok-in/uit tijd wilt aanpassen)
3. Onder Max klok in/uit tijd na scannen (uur), kun je de tijden aanpassen
4. Klik op Opslaan als je klaar bent

Status wijzigen

Wat doet het?
Hiermee schakel je de NFC-/QR-code tijdelijk in of uit.

Wat betekent dit voor jou?

• Actief: NFC/QR is direct bruikbaar
• Non-actief:
  • Scannen werkt niet en wordt (tijdelijk) geblokkeerd

Hoe wijzigen (Rooster-login):

1. Ga naar Instellingen
2. Selecteer het rooster
3. Klik op Actie op selectie
4. Kies Wijzig actief
5. Zet op Actief of Non-actief

1. Navigeer naar 'Gebruikers', selecteer een gebruiker, of maak een gebruiker als eerst aan waarbij je een NFC-kaartje wilt koppelen.
2. Selecteer een uitvoerder account → 'Actie op selectie' → '[Uitvoerders] Mobiele check-in NFC codes aanmaken' → 'Aanmaken'
   

Wat doet deze flow?
Deze flow is minder standaard in gebruik, maar kan in de praktijk erg handig zijn. Met deze QR-code of NFC-kaart kan een medewerker zonder eigen smartphone toch in- en uitklokken. De code of kaart wordt dan gescand met een andere smartphone die al is ingelogd op een persoonlijk uitvoerderaccount, bijvoorbeeld van een voorman.

Zo kun je met één device meerdere medewerkers registreren. Dit is vooral handig in situaties waarin niet iedereen beschikt over een eigen telefoon. Het is daarbij wel belangrijk dat duidelijk is welke QR-code of NFC-kaart bij welke medewerker hoort. Dit kan bijvoorbeeld op naam of via een personeels-ID worden vastgelegd.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer [Flex login] In/uit klokken

Wat doet deze flow?
Iedereen die de QR-code of NFC-kaart scant wordt direct automatisch ingelogd en komt in het tussenmenu voor in-/uitklokken. Na de eerste keer scannen is degene gelijk ingeklokt.
Daarnaast verschijnt een referentieveld om een naam in te vullen wie op dat moment is ingeklokt via de kaart. Dit kan dus altijd maar 1 persoon tegelijk zijn.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer “[Flex login] In/uit klokken + inloggen”

Wat doet deze flow?
Iedereen die de QR-code of NFC-kaart scant wordt direct automatisch ingelogd en er wordt meteen een publieke aanwezigheidsregistratie toegevoegd in het logboek van de locatie.
Deze is zichtbaar voor klant, gebouwgebruikers en beheer.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer “[Flex login] Aanwezigheid publiek + inloggen”

Wat doet deze flow?
Iedereen die de QR-code of NFC-kaart scant wordt direct automatisch ingelogd en voegt een privé aanwezigheidstaak toe.
Deze taak is alleen zichtbaar voor management/beheer. De 'privé' taak is te herkennen door het rode uitroepteken aan de rechterkant.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer “[Flex login] Aanwezigheid prive + inloggen”

Wat doet deze flow?
Iedereen die de QR-code of NFC-kaart scant wordt direct automatisch ingelogd en komt direct in het live rooster, zonder klok- of aanwezigheidsregistratie, en kan hier taken inzien en aftekenen.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer “[Flex login] Live rooster + inloggen”

Uitvoerder account instellingen

Het is belangrijk om de account-instellingen van het uitvoerder account waarvan je een QR/ NFC hebt aangemaakt goed te zetten dit is hoe je dit doet:

1. Ga naar Gebruikers → 'Selecteer het uitvoerder account' → klik op het blauwe bewerk knopje.
2. Zet Toegang tot alle roosters op → 'Alleen toegang tijdens check-in'.
3. Zet Gebruik locatie beveiliging op 'Nooit'.
4. Zet Mag extra werktijd opnemen op → 'Nee'.
   

Wijzig Actief

Met deze instelling kun je de NFC-/QR-code tijdelijk uitschakelen zonder deze te verwijderen.

Hoe aan/uit zetten?

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer het uitvoerderaccount (Flex Login)
3. Klik op Actie op selectie
4. Kies Wijzig Actief
5. Zet de status op Actief of Inactief

GPS-verificatie / Publieke GPS-verificatie

Wat doet het?
Controleert d.m.v. een GPS-check of de uitvoerder zich fysiek op de juiste locatie bevindt op het moment van scannen van de QR-code. De locatie wordt bepaald o.b.v. het adres van de locatie. Dit voorkomt dat iemand een foto maakt van de QR-code en deze vervolgens vanaf een andere plek scant. Standaard staat GPS-verificatie aan voor de QR-code. Deze stap wordt overgeslagen wanneer de uitvoerder de NFC-tag scant (Door z'n smartphone fysiek tegen de kaart aan te houden).

Hoe aan/uit zetten?

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer het [Flex] uitvoerder account
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig publieke GPS verificatie
4. Zet de status Aan of Uit

Wat doet het?
Bepaalt hoelang de persoon die de Flex-login QR/NFC-kaart scant blijft ingelogd in het uitvoerder account om taken in te zien. Na de verstreken tijd wordt de persoon automatisch uitgelogd en teruggezet naar het inlogscherm met een melding dat diegene de kaart opnieuw moet scannen om weer in te loggen.

Hoe lang iemand taken mag aftekenen/ uitklokken na scannen wordt bepaald met onderstaande instelling (Wijzig max klok in/uit tijd)

Hoe wijzigen?

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Bewerk desbetreffende uitvoerder NFC-url
3. Kies Max inlog tijd
4. Voer de gewenste aantal uren in

Max Klok In/Uit Tijd

Wat doet het?
Bepaalt hoelang een uitvoerder na het scannen toegang houdt om af te tekenen en uit te klokken.

Wat betekent dit voor jou?

• Een korte tijd = strakke controle
• Een langere tijd = meer flexibiliteit voor uitvoerders
• Na het verlopen van de tijd behoudt de uitvoerder gewoon toegang tot het werkprogramma van de locatie om taken in te zien, alleen verdwijnt de aftekenknop bij het werk en uitklok knop. Daarvoor moet de QR-code of NFC-kaart opnieuw gescand worden.

Hoe wijzigen?

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer het uitvoerderaccount
3. Klik op Bewerken
4. Kies Max klok in/uit tijd na scannen (uur)
5. Voer het gewenste aantal minuten in

Wil je een QR-code poster aanmaken en uitprinten met een van bovenstaande NFC flows? Volg dan onderstaande stappen.

Tip: Zet instelling 'GPS-verificatie / Publieke GPS-verificatie' op Ja zodat er altijd een GPS-check plaatsvindt wanneer iemand de QR-code scant. De uitvoerder krijgt pas toegang tot het rooster nadat deze controle correct is.

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC-tags
3. Klik op Actie op selectie → Print QR-codes
4. Bij print QR-designs → Standaard
5. Bij Rekening houden met print duplicaties kies je meestal Nee (Tenzij je meer print's wilt hebben dan kies je voor de optie Ja dit kun je wijzigen bij Rooster → Klik op het rooster dat je wilt bewerken → Klik bovenin op instellingen → bij QR-code print duplicaties kun je het aantal prints aanpassen)
6. Bij QR-design functie kies je Live rooster
7. Bij Print QR methode kies je QR code hetzelfde als NFC code
8. Nu kom je op een scherm van een QR-code poster, je kunt deze uitprinten.
   
   
   
   

Heb je al NFC-kaarten of stickers en wil je hier een rooster-url/ flex-login url op schrijven? Volg dan onderstaande stappen.
We gaan er vanuit dat je zelf al NFC-kaarten of stickers hebt gekocht (ntag-213, ntag-215 of ntag216 zijn allemaal voldoende opslag). Onderstaande wordt uitgelegd hoe je de NFC-urls kan schrijven definitief vast te zetten op je NFC-kaart/stickers, zodat je deze kan klaarmaken voor gebruik.

Let op: Het schrijven op NFC-kaarten kan alleen vanaf een Android-toestel dat NFC ondersteunt vanaf de 'google chrome' app.

Benodigdheden

• Android-telefoon met NFC
• Google Chrome geinstalleerd op de Android-telefoon
• Beheeraccount binnen TranspaClean (ingelogd via de website transpaclean.nl op de google chrome app)
• NFC-kaart(je's) met de volgende n-tags: (N-Tag 213, 215 of 216)

Stappenplan

1. Start het android toestel op
2. Ga in google chrome naar portal.transpaclean.nl
3. Ga naar Instellingen → NFC
4. Klik bij de NFC die je wilt printen het + icoontje (Zie 1 op afbeelding hieronder)
5. Nu krijg je opties zoals Lees, Schrijf web en Lock
6. Om de NFC kaart naar het rooster te koppelen klik je eerst op Lees en houd je de NFC kaart tegen de android telefoon totdat je een succes popup krijgt
7. Tot slot doe je dit nogmaals maar met de optie Lock, hierdoor kan niemand anders meer de NFC kaart overschrijven.
   
8. Het NFC kaartje kun je zelf een sticker geven zodat het herkend of in de huisstijl eruit ziet, echter kunnen wij dit ook voor je maken, zie hieronder als dit van toepassing is.
   
   
   

Wil je QR/ NFC-kaarten laten maken die direct geschikt zijn voor gebruik binnen TranspaClean?
Dan kun je deze ook via TranspaClean laten verzorgen. De kaarten ter grote van een bankpas worden geproduceerd met QR-code erop, met de juiste flex-login/rooster op de kaart geschreven, inclusief bevestigingsmateriaal. Kortom, direct klaar voor gebruik.

De NFC-kaarten worden geleverd:

• Met de juiste NFC-url geschreven
• Geschikt voor NFC- en QR-code gebruik
• In eigen huisstijl (logo, kleuren, opmaak)

Klik hier voor meer informatie

Of neem direct contact op met TranspaClean om de mogelijkheden te bespreken: Klik hier

1. Navigeer links in je dashboard naar 'Instellingen' → 'Factuur'.
2. Rechts onderin je scherm zie je 'Facturatie gegevens' hier kan je de gegevens van je bedrijf invoeren/wijzigen klik vervolgens op 'Gegevens bijwerken'.

Hoe stel ik SEPA-incasso in?

1. Navigeer naar Instellingen → Factuur
2. Klik bij SEPA op de groene knop SEPA Activeren (Als dit de eerste keer is dat je een SEPA activeerd opent er een nieuw tablad)
3. Kies een Land → b.v.d: Nederland
4. Je krijgt een pop-up om een machtiging te geven → klik op Machtiging geven
5. Kies vervolgens een betaalmethode
   
6. Wanneer je hebt betaald wordt de betaalmethode geaccepteerd, en ontvang je een bevestiging in je mail. (Met als titel Mandaatverzoek geaccepteerd)
7. Let op! De mail is afkomstig van Moneybird, als je deze niet ziet staat in je inbox kijk dan eerst in je spam.
   

Wat is SEPA-incasso?

Met SEPA-incasso kun je betalingen automatisch laten afschrijven. Dit bespaart tijd, voorkomt gemiste betalingen en zorgt voor een overzichtelijke administratie. In dit artikel lees je hoe je een SEPA-incasso instelt. Voordat je een incasso kan instellen moet je een machtiging (mandaat) afgeven, voordat je gebruik kan maken van deze dienst.

Hoe werkt het proces?: Wanneer je voor het eerst een SEPA betaling wilt activeren, moet je een eenmalige betaling van 15 cent betalen om een machtiging af te geven, hiermee kunnen wij jouw rekeningnummer verifiëren. Wanneer je een machtiging hebt toegestaan wordt het mandaatverzoek geaccepteerd.

SEPA aanzetten

Wanneer SEPA is ingeschakeld, worden facturen automatisch afgeschreven.
Je ontvangt nog steeds een factuur per e-mail, zodat je precies weet wat er betaald is.

SEPA uitzetten

Wil je liever zelf betalen?
Zet SEPA dan uit.
Je krijgt dan nog steeds de facturen, maar je moet ze handmatig overmaken via je bank.

Wil je het automatische afschrijven helemaal stopzetten?
Neem dan telefonisch contact op met TranspaClean om het mandaatverzoek te beëindigen.

1. Ga naar de locatie en open het rooster.
2. Klik op Taak toevoegen of 'bewerkt' een taak met maandelijkse frequentie
3. Kies de frequentie (bijv. oneven maanden).
4. Onderin bij de Taak toevoegen instellingen vind je 'Maanden vastplakken'.
5. Selecteer hoeveel maanden de taak zichtbaar moet blijven (bijv. 1, 2 of 3 maanden).
6. Sla de taak op.

Bekijk het resultaat in het live rooster.