Op deze plek vind je een overzicht van alle functionaliteiten binnen het TranspaClean Platform. Van praktische uitleg tot slimme tips: alles wat je nodig hebt om het maximale uit het platform te halen. Of je nu gebouwgebruiker, uitvoerder, (schoonmaker, hovenier) of beheer bent — iedereen die betrokken is bij de facilitaire dienstverlening vindt hier de juiste ondersteuning.
In dit artikel leer je hoe je stap voor stap de basisinrichting van jouw TranspaCom-omgeving regelt. We laten zien hoe je een eerste klant en locatie toevoegt, hoe je een rooster (werkprogramma) aanmaakt en hoe je een uitvoerder of ploeg inplant. Hiermee leg je de basis om direct met TranspaCom aan de slag te gaan.
👉 Klik hier voor meer informatie over het gebruik van TranspaClean in de praktijk.
Let op: je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om de basisinrichting uit te voeren.
Bekijk onderstaande korte video voor uitleg over: Toevoegen van een klant, locatie en rooster.
Voeg een klant toe door op het tabje “Klant” te klikken, klik vervolgens op de knop + KLANT TOEVOEGEN, voer hier gegevens in van je opdrachtgever (Bedrijfsnaam + Logo), wanneer je dit hebt gedaan klik je op + TOEVOEGEN
Voeg een klant toe door in het menu op ‘Klant’ te klikken.
Klik daarna op de knop + KLANT TOEVOEGEN en vul de klantgegevens in. Zodra alles is ingevuld, klik je op + TOEVOEGEN om de klant op te slaan.
Hier vul je de gegevens van je klant in.
De referentie is de roepnaam van je opdrachtgever (bijvoorbeeld: TranspaCom Kantoor). In de praktijk zijn de Naam en Referentie vaak hetzelfde. Gebruik de afbeeldingsfunctie om het logo van de klant toe te voegen. Het veld Notities is optioneel en puur informatief deze informatie wordt verder niet gebruikt in andere onderdelen van het systeem.
Het is niet verplicht om klantgebruikers toegang te geven tot je TranspaClean-omgeving, maar het verhoogt de transparantie en samenwerking wel aanzienlijk.
We adviseren om klantaccounts pas toe te voegen nadat de basisinrichting volledig op orde is – denk aan een goed ingevuld rooster, gekoppelde locaties en duidelijke taakverdeling.
Wil je meer weten? Bekijk dan onderstaande artikelen:
Klik hier Klant account toevoegen
Klik hier Klant gebruiker instellingen goed zetten/ uitnodiging sturen
Klik hier uitleg verschillende gebruikersrollen
Hier kan je een locatie toevoegen voor een geselecteerde klant. Zie de stappen voor meer gedetailleerde uitleg.
Een locatie voeg je toe door in het linkermenu op ‘Locatie’ te klikken (zie onderstaande screenshot punt 1). Klik vervolgens bovenaan op de knop + LOCATIE TOEVOEGEN (zie punt 2). Daarna kun je de locatiegegevens invoeren.
De referentie is de roepnaam van de locatie, bijvoorbeeld: TranspaClean Kantoor.
Het veld Notities is optioneel en puur informatief deze informatie wordt niet gebruikt in andere onderdelen van het systeem.
Na het succesvol toevoegen van de locatie kom je automatisch in het bewerkscherm terecht. We raden aan om direct een afbeelding aan de locatie toe te voegen via Streetview (zie screenshot punt 2).
Sleep de streetview-pin naar een geschikte plek op de kaart waar het gebouw goed zichtbaar is. Zodra je de juiste positie hebt gevonden, klik je op ‘Afbeelding kiezen’ (zie screenshot punt 3). Vergeet niet je wijzigingen op te slaan en klaar!
Let op: Zorg dat de pin-point nauwkeurig op het juiste adres staat en dat de afbeelding daadwerkelijk het gebouw toont. Zo voorkom je verwarring bij medewerkers en klanten.
Problemen met de locatie op de kaart?
Het kan voorkomen dat de pin-point niet correct geplaatst wordt. Geen zorgen, er is een eenvoudige oplossing. Bekijk hiervoor stap 3 – Onjuiste locatie.
Heb je net een locatie toegevoegd en zit je in het bewerkscherm? Dan kun je daar direct starten door te klikken op de knop + Eerste rooster aanmaken. De alternatieve manier zie je hieronder.
Heb je net een locatie toegevoegd en zit je in het bewerkscherm? Dan kun je daar direct starten door te klikken op de knop + Eerste rooster aanmaken. De alternatieve manier zie je hieronder.
Een rooster (werkprogramma) kun je pas gebruiken als het gekoppeld is aan een locatie. Daarom is het het handigst om een rooster aan te maken via het bewerk-scherm van de locatie. Klik daar op de knop ‘+ Eerste rooster aanmaken’.
Alternatief: Ga naar de pagina ‘Rooster’ en klik op ‘+ Rooster toevoegen’.
Na het klikken op de knop + ROOSTER TOEVOEGEN kun je een nieuw rooster aanmaken. Dit rooster koppel je aan een bestaande locatie (zie screenshot, punt 2).
Via het veld Referentie geef je het rooster een herkenbare naam, bijvoorbeeld een complexnummer in combinatie met de roepnaam van het gebouw.
Let op: Wil je het rooster nog niet direct actief maken? Zet de status dan op Concept. We raden aan om de status op Gepubliceerd te laten staan, zodat het rooster direct zichtbaar is (zie punt 3).
Zodra je het rooster hebt aangemaakt, kun je taken (werkzaamheden) toevoegen. Geef elke taak een duidelijke naam en beschrijving die aansluiten bij de uit te voeren werkzaamheden.
Bij screenshot punt 2 stel je de herhaling in van de taak – bijvoorbeeld: Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks. Je kunt hier ook een specifieke uitvoeringsdag selecteren wanneer de taak wordt uitgevoerd.
Ben je klaar met invullen? Klik dan op Taak toevoegen + om de taak op te slaan.
Klik hier voor een uitgebreid artikel over regulieren en periodieke werkzaamheden toevoegen aan het rooster.
Tip 1 – Werkpakketjes maken:
Voeg niet te veel losse werkzaamheden toe als aparte taken. Combineer dagelijkse of wekelijkse handelingen liever tot overzichtelijke taakpakketten, bestaande uit onderdelen of bulletpoints. Zo blijft je online rooster overzichtelijk en efficiënt. Meer hierover vind je bij stap 3 van dit artikel.
Tip 2 – Roosters kopiëren:
Werk je met veel soortgelijke roosters of terugkerende taken? Dan kun je deze eenvoudig kopiëren.
Bij het inplannen van werkzaamheden kun je kiezen tussen een vaste uitvoerder of een ploeg. Het verschil zit in de manier waarop taken worden toegewezen en uitgevoerd:
In de volgende stappen leer je hoe je een uitvoerder aanmaakt en inplant in een bestaand of nieuw rooster.
Navigeer in het dashboard naar de pagina ‘Gebruikers’ (zie screenshot punt 1).
Klik vervolgens op de knop + GEBRUIKER TOEVOEGEN om een nieuwe gebruiker aan te maken (zie punt 2).
Klik op + GEBRUIKER TOEVOEGEN (zie screenshot punt 1).
In het volgende scherm kies je bij gebruikersrol de optie ‘Uitvoerder’ (zie punt 2).
Vul vervolgens de gegevens van de uitvoerder in en klik op de groene knop + Gebruiker toevoegen. Je komt nu in het bewerkscherm, hier kun je later een welkomst e-mail sturen of een wachtwoord aanmaken voor de uitvoerder.
Wil je deze uitvoerder meteen inplannen in een rooster? Volg dan het bijbehorende stappenplan onderaan dit artikel.
Klik op + GEBRUIKER TOEVOEGEN (zie screenshot punt 1).
Zet vervolgens de optie ‘Gebruik Account-ID’ aan (zie punt 2). Hierdoor verdwijnt het veld voor het e-mailadres, en wordt de gebruiker aangemaakt met een unieke Account-ID.
Na het aanmaken verschijnt het Account-ID samen met een automatisch gegenereerd wachtwoord. Sla deze gegevens op en stuur ze door naar de uitvoerder zodat hij of zij kan inloggen.
In het bewerkscherm van de gebruiker kun je altijd een nieuw wachtwoord genereren via de knop ‘Maak wachtwoord’. Ook het Account-ID is daar terug te vinden.
Ga naar Rooster pagina en klik op de blauwe knop Periodiek van het rooster waar je een uitvoerder wilt inplannen.
Deze stap is bedoeld voor situaties waarin je nog geen taken hebt aangemaakt in het rooster. Heb je al wel taken toegevoegd? Ga dan naar 3 – Uitvoerder inplannen in een bestaand rooster.
Wanneer je op de knop ‘Periodiek’ hebt geklikt of net een nieuw rooster hebt aangemaakt, verschijnt de optie ‘Taak toevoegen’. Bij het toevoegen van een taak kun je direct een uitvoerder koppelen door te klikken op ‘Voorkeurs uitvoerder’ (zie screenshot punt 1).
Heb je al taken aangemaakt en wil je deze snel koppelen aan een vaste uitvoerder? Dan is daar een handige manier voor.
Ga naar het rooster-overzicht en selecteer de gewenste taken door op de linker boxjes te klikken terwijl je CTRL (Windows) of COMMAND (Mac) ingedrukt houdt. Klik daarna op ‘Actie op selectie’ > ‘Stel vaste uitvoerder in voor … rijen’. Kies vervolgens de juiste uitvoerder voor de geselecteerde taken — en je bent klaar!
Er is ook een video beschikbaar die dit proces stap voor stap laat zien. Deze vind je onderaan dit onderdeel.
Tip: Bekijk na het inplannen ook het volgende stappenplan Gebruikersinstellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder”, zodat elke soort uitvoerder niet per ongeluk onnodige taken ziet in de app.
Navigeer als eerst naar de “Rooster” pagina. Nu kom je in de overzichtspagina van alle roosters klik hier op “Kies kolommen“. en klik hier het vakje “Ploeg” aan. Dit maakt de ploeg kolom zichtbaar.
In de zichtbare ‘Ploeg’-kolom kun je met het plus-icoon (+) uitvoerders toevoegen aan de ploeg. Met het prullenbak-icoon kun je ze weer verwijderen (Zie onderstaande screenshot).
Alle medewerkers in de ploeg zien de taken als ‘Vacant’ met een blauwe aftekenknop – dit geldt voor alle taken waar géén vaste uitvoerder aan gekoppeld is.
Let op: Als er al een vaste uitvoerder op een taak is ingepland, kan de ploeg deze taak niet aftekenen, tenzij je dit anders hebt ingesteld via de gebruikersinstellingen van de uitvoerder.
Wil je snel controleren of er vaste uitvoerders zijn ingepland op het rooster? Zet dan ook de kolom ‘Vaste uitvoerder’ aan via ‘Kies kolommen’ (net als bij stap 1).
Wil je dezelfde ploeg inplannen op meerdere roosters tegelijk? Dat kan eenvoudig vanuit het rooster overzicht.
Ga naar Rooster pagina en selecteer de gewenste taken door op de linker boxjes te klikken terwijl je CTRL (Windows) of COMMAND (Mac) ingedrukt houdt. Klik daarna op ‘Actie op selectie’ > ‘Ploeg gebruiker toevoegen’ en kies een uitvoerder.
Tip: Bekijk na het inplannen ook het stappenplan “Gebruikersinstellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder” om te zorgen dat medewerkers alleen de juiste taken te zien krijgen.
Ga naar de pagina ‘Gebruikers’ en bewerk de betreffende medewerker die deel uitmaakt van een ploeg.
Wijzig de instelling ‘Laat taken zien’ naar:
“Verberg de taken die niet op deze naam staan”.
Met deze instelling ziet de uitvoerder alleen de taken die als vacant staan – oftewel, alle taken zonder vaste uitvoerder. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor een helder overzicht.
Wil je dat de uitvoerder de taken wel ziet, maar niet kan aftekenen? Houd de instelling dan:
“Verberg de aftekenknoppen die niet op deze naam staan”.
Hiermee blijven de taken zichtbaar, maar kunnen ze alleen worden afgetekend door de vaste uitvoerder die op de taak is ingepland.
Ga naar de pagina ‘Gebruikers’ en bewerk de betreffende medewerker die als vaste uitvoerder werkt.
Wijzig de instelling ‘Laat taken zien’ naar:
“Verberg vacant taken en taken die niet op deze naam staan”
Met deze instelling ziet de uitvoerder alleen de taken die specifiek aan hem of haar zijn toegewezen. Taken die openstaan voor ploegen (vacant) of zijn toegewezen aan andere vaste uitvoerders worden automatisch verborgen.
Dit voorkomt afleiding en zorgt voor een heldere, taakgerichte werkomgeving waarin de uitvoerder zich volledig kan richten op het eigen werk.
Notificaties zijn belangrijk om up-to-date te blijven met (belangrijke) ontwikkelingen rondom de dienstverlening. U kunt als beheer uw eigen notificaties instellen én u kunt dit doen voor uw klanten en contactpersonen op de locaties. Ook kunnen de klanten en contactpersonen die u toegang geeft tot uw account hun eigen notificaties instellen.
Let op dit kan alleen als je de rol Beheer of Klant hebt.
Wil je de notificatie instellingen goed zetten voor je klant? bekijk dan Bekijk dan dit artikel.
Met Klant Premium heb je als opdrachtgever extra mogelijkheden om je organisatie overzichtelijk te beheren. Naast de standaardfuncties in TranspaClean krijg je toegang tot de pagina Mijn bedrijf, waar je gebruikers, bedrijven en locaties kunt managen. Zo houd je grip op de inrichting en zorg je dat alle betrokkenen de juiste toegang en meldingen krijgen.
Met Klant Premium krijg je als opdrachtgever extra mogelijkheden om je organisatie(s) overzichtelijk en professioneel in te richten. Naast de standaardfuncties in TranspaClean zie je in één oogopslag hoe jouw bedrijven presteren en kun je zelf gebruikers en (notificatie)instellingen beheren.
Als Klant Premium-gebruiker kun je eenvoudig tussen verschillende bedrijven wisselen.
Wanneer je kiest voor 'Alle bedrijven' krijg je een overzicht van Alle bedrijven in je KPI rapportage's zo kun je gemakkelijk overzicht houden over alle bedrijven.
Natuurlijk is het ook mogelijk om gewoon een bedrijf te selecteren door op de dienstverlener te klikken.
Zie volgende stap over hoe je gebruikers instellingen instelt.
Wanneer maak ik Beheer gebruikers aan? Meestal maak je geen beheer gebruiker aan heel af en toe kan het voorkomen dat je een beheer gebruiker aanmaakt zie hieronder:
Dit doe je alleen als:
Met klant premium heb je altijd toegang tot duidelijke rapporten en KPI-overzichten. Zo kun je zien hoe jouw organisatie presteert en kun je bijsturen waar nodig.
Rapporten bekijken
Alle bedrijven in één overzicht
Dit is handig wanneer je meerdere bedrijven tegelijk beheert en snel inzicht wil krijgen.
Dit gebeurd meestal alleen in overleg met de aannemer, het kan zomaar voorkomen dat sommige locatie gegevens niet kloppen denk aan huis nummer of locatie afbeelding.
Dit gebeurd meestal alleen in overleg met de aannemer, het kan zomaar voorkomen dat sommige rooster gegevens niet kloppen denk aan referenties of taak frequenties of namen.
Dit gebeurd meestal alleen in overleg met de aannemer, het kan zomaar voorkomen dat sommige locatie gegevens niet kloppen denk aan huis nummer of locatie afbeelding.
Rooster toevoegen:
Rooster wijzigen:
Klik hier voor meer informatie over Taken
Een nieuwe vaste uitvoerder kun je eenvoudig inplannen in TranspaClean. In dit artikel lees je hoe dit werkt en waar je op moet letten.
Hier leer je hoe je een vaste uitvoerder staps gewijs moet inplannen als je liever een video wilt gebruiken, kun je de video hierboven gebruiken.
Tip: Vergeet niet om de uitvoerder een welkomst e-mail te sturen als de gebruiker goed staat ingepland.
Na het inloggen kom je direct op het Home-scherm. Hier zie je in één oogopslag wat er speelt en kun je de indeling aanpassen naar jouw voorkeur. Daarnaast is er de pagina Mijn locaties, waar je een overzicht vindt van alle locaties met het bijbehorende werkprogramma en live rooster.
Zie hieronder een korte video wat alles uitlegt over de belangrijke functies van het homescherm en mijn locatie.
In TranspaClean worden alle werkprocessen digitaal vastgelegd. Dit levert waardevolle KPI’s op die je op ieder moment kunt bekijken in de app. Je kunt bestaande rapportages openen of zelf nieuwe samenstellen. In dit artikel lees je hoe dat werkt.
Uitvoerders kunnen extra (eenmalige) werkzaamheden vastleggen in het rooster. Zo blijven ad-hoc taken transparant, voorkom je discussie en stroomlijn je de afhandeling, ook wanneer ze via een ticket of telefoontje binnenkomen.
Inplannen in: Kies voor een dag, week of maand waarin de taak moet worden toegevoegd (Afhankelijk van de flexibiliteit wanneer de opdracht moet worden uitgevoerd). Via het kalender knopje kun je voor- of achteruit in dagen.
Taak doorschuiven bij vergeten: Wanneer de taak niet wordt afgetekend door de uitvoerder dan schuift de taak automatisch mee naar de volgende dag.
Plaats taak tracker: Hiermee ontvang je een e-mail notificatie wanneer de uitvoerder de taak heeft afgetekend.
Wanneer een klant je een koppelverzoek stuurt, kun je dit eenvoudig toevoegen aan je TranspaClean-omgeving. Hiervoor heb je een bestaande klant, een koppelcode en een eenmalige sleutel nodig. In dit artikel lees je hoe je het verzoek verwerkt.
De referentie van het rooster kan geplaatst worden boven het adres, of het adres van een locatie vervangen. Per rooster kun je dit zelf instellen.
Ga naar Rooster pagina. Klik de knop Periodiek van het rooster waar je dit voor wilt instellen en kies vervolgens Instellingen. Je kunt ook direct vanaf het rooster overzicht via de knop ‘acties‘ het tandwieltje klikken van een rooster.
Meldingen geven inzicht in wat klanten en gebouwgebruikers vinden van de dienstverlening. Zowel positieve als kritische meldingen helpen je om de relatie te verbeteren. Ervaringen laten zien dat meldingen na verloop van tijd steeds genuanceerder worden. Genoeg reden om meldingen als iets positiefs te zien!
Als je bent ingelogd in TranspaClean kun je meldingen bekijken op twee manieren namelijk:
Wanneer een uitvoerder tijdelijk niet beschikbaar is, kun je in TranspaClean eenvoudig een vervanger inplannen. Zo blijft het rooster actueel en worden alle taken toch uitgevoerd. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een vervanging instelt.
Uitvoerders hebben taken uitgevoerd met tijdregistraties. De taak ligt nu bij u om deze te verwerken. U kunt de registraties goedkeuren, wijzigen, of afwijzen.
Een overzicht van alle uitgevoerde taken met tijdregistratie kunt u vinden via ‘Dashboard‘ en ‘Tijdregistratie‘, of klik hier. Zie hieronder de punten met uitleg over meest belangrijke onderdelen van dit dashboard. Let op, voor toegang tot dit dashboard heeft u een gebruikersrol 'Beheer' nodig.
Hier vindt u een overzicht van verschillende dashboards, in dit geval klikt u op het ‘Tijdregistratie’ dashboard.
Hier kunt u de instellingen aanpassen van het weergave overzicht. Selecteer hier eventueel de gewenste periode, een specifieke klant, welke tijdregistraties u nog kunt verwerken, of al heeft verwerkt.
In de kolom ‘Op slot’ kunt u drie verschillende soorten knoppen zien:
1) ‘Stoppen‘ Deze knop geeft aan dat de tijdregistratie nog aan het lopen is. De uitvoerder kan nog bezig zijn, of het kan gebeuren dat de uitvoerder is vergeten de tijd te stoppen. Door op deze knop de klikken kunt u de tijdregistratie stopzetten. Via punt 5 kunt u eventueel de foute gegevens wijzigen.
2) ‘Op slot‘ Deze knop geeft aan dat de tijdregistratie afgerond is en de taak dus is afgetekend. Deze tijdregistratie kunt u verwerken (Zie punt 5). Wanneer u de registratie heeft verwerkt kunt u op deze knop klikken om hem op slot te zetten.
3) ‘Open‘ Deze knop geeft aan dat u de tijdregistratie heeft verwerkt en deze op slot staat. U kunt de tijdregistratie niet meer bewerken totdat u op de knop klikt om deze weer te openen. De knop wordt dan weer groen met de tekst ‘Op slot‘. Let op: Wanneer u de tijdregistratie her-opent wordt deze informatie opgeslagen.
In de kolom ‘Tijd totaal’ ziet u hoelang de uitvoerder heeft gedaan over het uitvoeren van de taak. Wanneer u vooraf tijd heeft ingesteld komt dit te staan achter ‘Gepland’. In dit voorbeeld is de type tijdregistratie ‘stopwatch’ gekozen en blijft het dus leeg. Wilt u weten hoe u bij taken wijzigt? Klik hier voor de instructie.
In de kolom ‘Tijden’ vindt u informatie over de verwerking van de tijdregistraties. Bij de bovenste rij staat hier ‘Lopend’ wat inhoudt dat de tijdregistratie nog niet is gestopt. Zie punt 3 ‘Stoppen’ wat dit precies inhoudt. Bij de tweede rij ziet u de volgende opties:
Dit is de default knop en geeft aan dat u de tijdregistratie nog niet heeft verwerkt. Kies een van onderstaande knoppen om de tijdregistratie te verwerken.
Klik op deze knop wanneer u de tijdregistratie wilt afwijzen.
Klik op deze knop wanneer u de tijdregistratie wilt goedkeuren/ akkoord wilt geven.
Via deze knoppen kunt u de tijdregistratie wijzigen of een opmerking plaatsen. Dit is bijvoorbeeld handig voor wanneer een uitvoerder is vergeten de tijd te stoppen.
Via het oogje of het pijltje kunt u per tijdregistratie de taak bekijken in het liverooster.
Bij ‘Uitvoerder’ kiest u de uitvoerder waarvan u het overzicht wilt maken. U kunt hier ook ‘Alle‘ kiezen.
Bij ‘Klant’ kunt u filteren op een specifieke klant, of u kiest ‘alles‘.
Bij ‘Plugin’ kiest u in dit geval ‘Tijdregistratie‘. Wilt u meer informatie over de activiteit van de uitvoerder? Klik dan op ‘Select All’.
Hier selecteert u de type verwerking van tijdregistraties. Hiermee kunt u filteren op tijdregistraties met de verwerking ‘Akkoord’, ‘Afgewezen’ of ‘Nog niet bepaald’.
Uw uitvoerder heeft tijdens werk een bijzonderheid vastgelegd of een taakverhindering en daarbij een foto of opmerking geplaatst. U wilt het betreffende taakrapport doorsturen aan uw opdrachtgever of de huismeester/conciërge/wijkbeheerder zodat zij gepaste actie kunnen ondernemen. Tip: uw opdrachtgever (klant gebruikers) kunnen ook automatisch e-mail ontvangen van een bijzonderheid/verhindering.
Het werkprogramma bestaat uit alle vaste werkzaamheden die uitvoerders op een locatie uitvoeren. Deze taken worden ingevoerd in het online rooster, dat het papieren of Excel-rooster vervangt. Uitvoerders melden taken hierin af, terwijl klanten live kunnen meekijken – volledig transparant. Het rooster is ook te printen, inclusief QR-code die toegang geeft tot de actuele versie.
In dit artikel lees je hoe je reguliere en periodieke taken toevoegt, het takenoverzicht gebruikt en taken wijzigt.
Hier vind je de informatie over hoe je een taak moet toevoegen, dit kunnen dagtaken, weektaken of maandtaken zijn.
Om een dagtaak te selecteren is het belangrijk om de Herhaling op “Dagelijks” te zetten. Voor een bepaalde taak is het bijvoorbeeld ook handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is.
Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘
Om een Weektaak te selecteren is het belangrijk om de Herhaling op “Wekelijks” te zetten. Voor een bepaalde taak is het bijvoorbeeld ook handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is. Bij een weektaak kun je ook kiezen voor een uitvoeringsdag wanneer een bepaalde taak uitgevoerd moet worden.
Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘
Bovenstaande voorbeeld is de optie rechtsboven ‘Meer opties‘ aangeklikt voor meer taak instelling mogelijkheden (Deze is meestal al automatisch uitgeklapt). Voor een glasbewassing taak is het bijvoorbeeld handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is.
Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘.
Hier vind je informatie over hoe je inzicht kunt houden over de taken.
Nu zie je het live-rooster met alle bijbehorende taken.
⋯) → Taak tracker → voeg je e-mail adres toe en kies hoe vaak je e-mails wilt ontvangen dat de taak uitgevoerd is.Hier vind je informatie over hoe je een taak moet bewerken, verwijderen en hoe je een taak tussentijds kan wijzigen en het verleden kan bewaren.
Wil je bij meerdere taken tegelijk een revisie toevoegen?
Je kunt een taak kopiëren naar; Het huidig rooster, Bestaand rooster & een nieuw rooster. Als eerst wil je de taken selecteren die je wilt kopieren, als je de taken hebt geselecteerd klik je op “ACTIE OP SELECTIE” en dan kies je een van de Dupliceer acties, lees hieronder wat je precies kan doen voor elke mogelijkheid.
Hier vind je informatie over hoe je taken kunt bundelen of in onderdelen kan zetten dit is handig, wanneer je uitgebreide roosters hebt met veel taken.
Ga naar ‘Rooster‘ pagina, of klik hier. Hier vind je een overzicht van al je aangemaakte roosters.
Klik vervolgens op de blauwe knop ‘Periodiek‘ van het rooster die je wilt bewerken.
Als eerst wil je een taak aanmaken, bij de Taak omschrijving (Stap 1) raden we het aan om iets algemeens neer te zetten wat de taken pakket omschrijft zoals: Schoonmaak, Glasbewassing, Schoffelen. Daarnaast bij Beschrijving raden we het aan om de herhaling neer te zetten (Stap 2) bvd: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks.
Als je dit allemaal hebt gedaan en de taak hebt toegevoegd heb je twee verschillende mogelijkheden om een taken pakket aan te maken, beide manieren hebben diverse voordelen zie hier beneden:
Nadat je de taak hebt toegevoegd klik je op de taak die je zojuist hebt aangemaakt op het bewerk knopje (Blauwe potloodje). Daarna scroll je helemaal naar beneden bij het taak bewerk scherm totdat je “Extra informatie” tekst veld ziet.
In de Extra informatie tekst veld, is het verstandig om de taken te bundelen. We raden het aan om bullet points voor de taken neer te zetten dit maakt alles vele malen overzichtelijker. Zie het eindresultaat voor de uitvoerder onder de afbeelding extra informatie.
Nadat je de taak hebt toegevoegd, klik je op de taak die je zojuist hebt aangemaakt en druk je op het bewerkknopje (blauwe potloodje). Scroll vervolgens naar beneden in het taakbewerkingsscherm totdat je de knop “Onderdeel toevoegen” ziet.
Met taakonderdelen kun je een taak opdelen in kleinere stappen. Dit zorgt voor meer structuur en biedt de uitvoerder de mogelijkheid om per onderdeel een opmerking of foto toe te voegen. Vul per onderdeel de benodigde informatie in en kies indien gewenst voor automatisch aftekenen.
Vergeet niet op de groene knop “Opslaan” te klikken om de wijzigingen door te voeren. De taakonderdelen zijn daarna direct zichtbaar voor de uitvoerder in het rooster.
Hier vind je informatie over hoe je taken kunt bundelen of in onderdelen kan zetten dit is handig, wanneer je uitgebreide roosters hebt met veel taken.
Krijgt u onderstaande melding? Dit komt omdat de door u geselecteerde taken al eens zijn afgetekend en u heeft aangegeven dat u deze geschiedenis wilt bewaren. Het is niet mogelijk om revisies te maken van een groepsselectie die bestaat uit taken met verschillende herhalingen. U kunt de stap vanaf ‘Actie op selectie‘ opnieuw doorlopen en bij geschiedenis bewaren ‘Nee‘ kiezen. Wanneer u wel de geschiedenis wilt bewaren dient u opnieuw rijen te selecteren van taken met dezelfde herhaling. De verschillende herhalingen zijn ‘dag’ ‘week’ en ‘maand’ en kunt u terugvinden in de kolom ‘Herhaling‘. Meer weten over taakrevisies?
'Een profiel foto geeft schoonmaak een gezicht' Hoeft niet maar werkt heel goed: Plaats een profielfotootje van u als schoonmaker. Soms eist de klant dit vanwege de identificatie controle verplichting. Het maakt schoonmaak persoonlijk en krijgt een gezicht.
Wat is de schoonbeleving van gebruikers? Inzicht en feedback van gebouw gebruikers is essentieel om een goed beeld te krijgen van de schoonbeleving rondom het gebouw. Niet elke gebruiker zal zich hiermee willen bemoeien. Wie dat wel wilt kunt u makkelijk op de hoogte brengen wat wanneer door wie wordt schoon gemaakt. Via TranspaClean kunnen zij zelfstandig roosters doorkijken en opmerkingen plaatsen die direct bij het schoonmaakbedrijf terecht komen.
TranspaClean geeft je de optie om gebouwgebruikers op verschillende manieren te informeren, zo kan je een QR-code genereren of een informatieve e-mail per locatie versturen. Zie hieronder hoe je dit doet.
Ga naar Gebruikers informeren pagina. Deze optie kunt u terug vinden in uw navigatiescherm.
(Voor 'Beheer' gebruikersrol gaat u in uw navigatiescherm naar ‘Locatie‘ en boven de tabel naar ‘Informeer gebouwgebruikers‘, of klik hier)
(Sla deze stap over wanneer u dit balkje niet ziet) Selecteer hier ‘Alle bedrijven’ of één specifieke schoonmaak partner. U ziet dan alleen de complexen die u hebt geselecteerd
Kies hier het rooster waar u de gebouw gebruiker inzage wilt geven
U kunt een extra tekst toevoegen, bijvoorbeeld “Zoals afgesproken betrekken we u bij de pilot TranspaClean. Mocht u vragen hebben stuur een melding of neem contact op met TranspaClean: +31 85 004 10 60”
Voeg hier het e-mail adres in van de bewoner. Door de knop Veld toevoegen kunt u meerdere bewoners tegelijk e-mailen
Klik op Versturen
Je kunt ook een uitdraai maken van alle toegangslinkjes om deze in een eigen e-mail te plakken.
Ga hiervoor naar ‘Overzichten‘ en ‘QR locaties‘. Let op dat je instelling ‘QR-code’ op ‘Auto login url‘ zet.
Verder hoef je aan de instellingen op standaard laten staan, zoals boven is afgebeeld. Kies zelf alleen nog de roosters/locaties of in één keer alle complexen van de aannemer op opdrachtgever. Staan de instellingen goed dan klik je op ‘Overzicht maken’ om een lijst te genereren met alle toegangslinkjes (Zie onderstaande voorbeeld).
Je kunt gebouwgebruikers ook informeren door een QR-code op te hangen in centrale ruimte(s) van een complex, wil je weten hoe je deze QR-codes aanmakt? bekijk dan hieronder QR-code aanmaken
Let op! de qr-code aanmaken functie werkt het beste in Google Chrome.
Ga naar Overzicht QR pagina. Deze optie kan je terug vinden in je navigatiescherm
Hier kun je de informatie informatie invoeren van de gewenste locatie, rooster of klant.
Type of plak hier een tekst die je wilt toevoegen bij het formulier in het Nederlands en/of Engels moet worden opgesteld/gegenereerd.
De letterhoogte wordt automatisch aangepast op basis van de hoeveelheid tekst die je typt bij punt 3, dit kan je uiteraard handmatig groter of kleiner maken.
Nu wordt het tijd om het QR-code formulier te printen klik op 'Overzicht maken' en hier krijg je het formulier te zien, klik met je 'Rechter muisknop' op het overzicht en klik op 'Print'
Selecteer de gewenste print locatie. Dit kan een printer zijn, of in het geval van dit voorbeeld opslaan als een PDF bestand
Hiermee kunt u eventueel een aangepaste selectie maken van pagina’s die u wilt printen of opslaan
Klik op deze knop om het formulier printen of om het formulier als PDF bestand op te slaan. Als u opslaan kiest dan moet u wel nog een locatie op uw computer selecteren waar u het formulier wilt opslaan
Welkom bij TranspaClean! In dit artikel leggen we uit hoe je Gebruikers, en Rollen moet toevoegen.
Een klantgebruiker heeft toegang tot alle locaties van de gekoppelde klant. Dit account is bedoeld voor iemand die voor de klant werkt of in diens belang handelt. De klant moet eerst aangemaakt worden voordat een gebruiker gekoppeld kan worden.
Markeer de boxjes van de locaties en soort notificaties die je wilt instellen. Klik op (i) voor meer info over de notificatie, of klik hier voor uitgebreide uitleg. Zie hieronder een screenshot van de meest gebruikte e-mail notificatie instellingen voor klant gebruikers:
Een contactpersoon is een individu die inzicht heeft in enkele locaties. U kunt een contactpersoon inzicht geven in locaties van verschillende klanten.
Let op, haal de functie van een contactpersoon en klant niet door elkaar. Klik hier voor uitleg wat het verschil is tussen de twee gebruikersrollen.
Een uitvoerder heeft de mogelijkheid om binnen uw bedrijf taken te voltooien.
We raden aan om te kijken naar dit artikel om vervolg stappen te ondernemen hier wordt ook uitgelegd hoe je een uitvoerder zonder e-mail toevoegd, zo kun je snel en gemakkelijk aan de slag.
Een beheerder heeft alle rechten binnen uw bedrijf
Als je een beheer hebt toegevoegd en degene nieuw is op TranspaClean raadde wij aan om deze artiklen door te sturen:
Gebouw gebruikers zijn iedereen die via een digitale sleutel (Toegangscode) inlogt op het portal. Zij worden ook wel de eindgebruikers genoemd.
Nee, je kan niet een account aanmaken in TranspaClean met de rol 'Gebouwgebruiker', wel kunnen gebouwgebruikers inloggen in de TranspaClean portal doormiddel van een digitale sleutel (Toegangscode).
Met de functie Weersverwachting en Weersmelding in TranspaClean krijg je inzicht in het weer op jouw locaties. Dit helpt je om werkzaamheden beter te plannen en uit te voeren.
In de app ziet de uitvoerder boven het rooster een weerswaarschuwing. Dit helpt om rekening te houden met omstandigheden die het schoonmaakwerk kunnen beïnvloeden, zoals vorst of regen.
Soms kan de melding afwijken van het werkelijke weer. Dit heeft drie mogelijke oorzaken:
Wanneer een uitvoerder aftekent, wordt dit vastgelegd in een automatisch taakrapport als bewijs dat hij op locatie is geweest. De locatie is vooraf gekoppeld aan het rooster en moet overeenkomen met de plek van aftekenen. Bij een verkeerde locatie of uitgeschakelde GPS verschijnt een melding. Hieronder lees je hoe je dit kunt oplossen.
Let op: Je hebt 'Beheer' nodig om deze wijzigen toe te passen.
Android
Tip: Als GPS uitstaat, krijg je bij het aftekenen of tijdregistreren een melding dat je niet op locatie bent. Zet je locatievoorzieningen aan en probeer opnieuw.
Het kan zomaar voorkomen dat de locatie van het rooster niet goed staat, en hierdoor aftekenen niet soepel verloopt, zie hieronder oplossingen die je kunnen helpen om de locatie goed te zetten, meestal werkt het handmatig instellen het beste:
U kunt uw eigen bedrijfsgegevens onderhouden en aanpassen. Voor wie bestemd: gebruikers met de rol 'Beheer' en de toegekende autorisaties.
Ga naar ‘Bedrijfs info‘ in het menu links in uw scherm, of klik hier
Klik op de knop ‘Bewerken‘
Klik op de knop ‘Choose file‘ en upload uw logo
Wijzig eventueel andere gegevens en klik vervolgens op de groene knop ‘Opslaan‘
