Academy

Wil je overzicht houden in wat er wordt bijgewerkt, verwijderd of toegevoegd? Dit kun je gemakkelijk instellen per klant, hieronder wordt uitgelegd hoe je dit doet.

Logs aanzetten voor een klant

1. Navigeer naar Klant → (Blauwe potloodje op de klant waarbij je de logs wilt zien)
2. Zet Wijzigingen logboek → Aan

Logs bekijken

1. Navigeer naar Archief → Logs
2. Je krijgt meteen een overzicht van gewijzigde logs.
3. Je kunt dit overzichtelijker maken door de filter-instellingen te gebruiken
   

Instellingen logs

• 1) Bij 1 kun je de periodie van logs weergeven, hier kun je dus zien wanneer iets is gewijzigd in deze periode.
• 2) Je kunt hier kiezen bij welke klant je de logs wilt inzien en met log type kun je preciezer zoeken naar een bepaalde log.
• 3) Hier vindt je alle resultaten/logs.

1. Navigeer naar Rooster → Periodiek (Bij het des betreffende rooster waarbij je de gestopte taken wilt bekijken)
2. Klik bij Actuele rooster weergave → Gestopte taken (Zie 1 op afbeelding hieronder)
   
3. Klik nu onderaan op de rode knop Samengestelde klant modus
4. Hier vind je nu alle gestopte taak(versies) van de gehele klant

Let op! Voor dit overzicht is het wel belangrijk dat taakwijzigingen wel als nieuwe versie zijn opgeslagen, en niet zijn bewerkt door middel van Huidige versie bewerken.
Lees hier meer over tussentijdse taken

Je kunt ook meerdere roosters/rijen tegelijk bewerken met actie op selectie, je kunt dit doen door individueel op een taak te klikken door de checkbox aan te vinken (Zie 1 op afbeelding), of je kunt shortcuts gebruiken, deze worden hieronder uitgelegd.

Let op: Zorg ervoor dat als je meerdere taken tegelijk bewerkt dat deze dezelfde herhaling hebben (b.v.d maandelijks)

Hoe selecteer ik snel rijen?

1. Opeenvolgende rijen: Houd de Shift-toets ingedrukt en klik op de eerste en laatste rij van de reeks die je wilt selecteren.
2. Niet-opeenvolgende rijen: Houd de Ctrl-toets (Windows) of Cmd-toets (Mac) ingedrukt en klik op de individuele rijen die je wilt selecteren. 
3. Bovenin klik je op de Selecteer alles knop (Je selecteert nu alle taken binnen het rooster)

In het periodiekeoverzicht kun je per taak extra informatie tonen via kolommen. Kolommen zijn er vooral om snel te zien hoe taken zijn ingesteld, zonder dus dat je elke taak steeds apart hoeft te openen. Dit is dus ideaal als je snel taken wilt bewerken doormiddel van actie op selectie, of wilt controleren als bepaalde instellingen goed staan.

1. Navigeer naar Rooster → Periodiek (van het rooster dat je wilt bewerken)
2. Klik vervolgens bovenin op de blauwe knop Kolommen
3. Hier zie je een overzicht van opties die je aan/uit kunt zetten (Zie afbeelding hieronder)

Wat doet deze optie?
Kopieert de geselecteerde taakregels naar een ander bestaand rooster. De originele taken blijven ongewijzigd in het huidige rooster staan.

Wanneer gebruik je dit?
Gebruik deze optie wanneer je:

• Taken wilt hergebruiken op een andere locatie
• Een nieuw rooster snel wilt vullen met bestaande werkzaamheden

Hoe stel ik dit in?:

1. Selecteer de taken die je wilt dupliceren. (Gebruik selecteer alles om alle taken over te zetten)
2. Klik op Actie op selectie → Dupliceer X aantal rijen in bestaand rooster.
3. Kies het rooster waarbij je de geselecteerde taken aan wilt toevoegen en klik op Toevoegen
4. Je krijgt nu de optie om naar het rooster te gaan van waarbij je de taken hebt toegevoegd klik hierop om te checken of alles klopt.

Wat doet deze optie?
Past de herhalingsfrequentie van alle geselecteerde taken tegelijk aan.

Wanneer gebruik je dit?
Handig wanneer:

• Taken structureel vaker of minder vaak uitgevoerd moeten worden
• Een contract of werkafspraak is gewijzigd
• Je seizoensgebonden werkzaamheden wilt aanpassen (bijv. zomer/winter)

Hoe stel ik dit in?:

1. Selecteer de taken (Zorg dat deze dezelfde herhaling hebben: 'Dag' 'Week' of 'Maand',)
2. Klik op Actie op selectie → Stel frequenties in voor X rijen
3. Kies de ingangsdatum (Kies voor weektaken de eerste dag van de week dat de wijzigingen in moeten gaan).
4. Selecteer de nieuwe weeknummers → Verder
5. Kies tot slot Instellen

Wat doet deze optie?
Wijzigt de (uitvoer)dag waarop de geselecteerde taken gepland staan binnen het rooster.

Wanneer gebruik je dit?
Gebruik deze optie als:

• Werkzaamheden moeten verschuiven naar een andere dag
• Een vaste werkdag verandert
• Je het rooster logischer of efficiënter wilt indelen

Hoe stel ik dit in?:

1. Selecteer de taken waarbij je de uitvoerdag wilt wijzigen
2. Klik op Actie op selectie → Stel uitvoerdag in voor X rijen
3. Selecteer de nieuwe uitvoerdag waarbij de taken moeten worden uitgevoerd
4. Klik tot slot op instellen

Wat doet deze optie?
Wijst in één keer een andere (vaste) uitvoerder toe aan alle geselecteerde taken.

Wanneer gebruik je dit?
Ideaal bij:

• Personeelswisselingen
• Het herverdelen van taken tussen uitvoerders

Hoe stel ik dit in?:

1. Klik op Actie op selectie → Stel vaste uitvoerder in voor X rijen
2. Zoek de uitvoerder die je aan de taken wilt koppelen
3. Klik verder → tot slot instellen

Taak template inplannen

1. Navigeer naar Rooster
2. Klik op Acties
3. Klik vervolgens op Datum
   
4. Nu kom je in een kalender overzicht je kunt bij taak toevoegen op Algemeen of je eigen aangemaakte map te klikken om de lijst van taak templates te vinden (Zie afbeelding, nummertje 1)
5. Je kunt ook nog een Uitvoerder toewijzen dit doe je vaak als je met een vaste uitvoerder werkt met mutaties, selecteer deze eerst voordat je de taak in het kalender sleept (Zie afbeelding, nummertje 2)
6. Als je de taak op een dag sleept krijg je de optie om extra informatie toe te voegen, dit kan b.v.d een melding zijn of een oplettendheid. (b.v.d: Let op de toiletten zijn erg vies)\
   
   
7. Wil je later pas een medewerker toewijzen aan een taak? plan dan de taak met Geen uitvoerder je kunt dit herkennen doordat de taak dan geel wordt (Dit betekend =Niet toegewezen), wanneer je een uitvoerder wilt koppelen selecteer dan de uitvoerder via onderstaand venster. Deze kun je openen door op rechtermuisknop op de taak te klikken en dan Verander uitvoerder
   

Taak template aanmaken

Je maakt een taak template aan als je deze taak vaker wilt terug laten komen.

Zie hieronder hoe je dat doet:

1. Navigeer onder instellingen naar Taak template
2. Hier vind je het template overzicht en kun je ook een taak template aanmaken door bovenin op +Template toevoegen te klikken
3. Hier kan je de gegevens van de taak invoeren die je als template wilt maken (Moet je een template maken voor mutaties/op afroep schoonmaak? kijk dan stap 3 Taak template met variables aanmaken)
4. Wil je taakonderdelen toevoegen aan de template? Klik dan onderaan op Onderdeel toevoegen+
5. Als je het taak template hebt aangemaakt en hebt opgeslagen kun je deze template altijd terugvinden bij instellingen en dan Taak template je kunt dit indien nodig ook altijd nog bewerken.
   
   

Taak template met variables wordt vaak gebruikt voor mutaties/op afroep taken, zie hieronder hoe je dit het beste kunt inrichten

1. Navigeer naar instellingen met daarin Taak template
2. Klik bovenin op +Template toevoegen
3. Geef deze template een naam (b.v.d: Mutatie uitvoering type A) en klik op de knop Toevoegen
4. Nu kom je in het bewerk scherm hier kun je de template naar eigen invullen, het is belangrijk om te weten hoe de variablen werken voor mutaties/op afroep, zie afbeelding hieronder:
   
   
5. Zie hieronder een voorbeeld van invoer variablen met resultaat.
   
6. Naast variables kan het ook handig zijn om onderdelen toe te voegen aan je template, dit kun je doen doormiddel van de optie Onderdelen toevoegen (Zie afbeelding hieronder van een voorbeeld
   
   
   

Zo voeg je een locatievolger toe

1. Navigeer naar Locaties
2. Zoek de locatie waaraan je een volger wilt toevoegen
3. Klik op het blauwe potloodje (Bewerk)
4. Ga bovenin naar het tabblad Volgers
5. Klik op +Volger toevoegen
6. Voer het e-mailadres van de volger in
7. Klik vervolgens op toevoegen

De volger is nu gekoppeld aan de locatie en ontvangt voortaan meldingen en updates.

Goed om te weten

• Een volger wordt toegevoegd op basis van e-mailadres
• De volger ontvangt alleen meldingen van deze specifieke locatie
• Je kunt een volger op elk moment weer verwijderen

Zo verwijder je een locatievolger

1. Navigeer naar Locaties
2. Zoek de locatie waarbij je een volger wilt verwijderen
3. Klik op het blauwe potlood (Bewerk)
4. Ga bovenin naar het tabblad Volgers
5. Je ziet nu een overzicht van alle gekoppelde volgers
6. Klik bij de juiste volger op het blauwe potlood
7. Kies Volger verwijderen

De volger is nu direct verwijderd en ontvangt geen meldingen meer van deze locatie.

Hoe stel ik dit in?

1. Navigeer naar het live-rooster waarbij je een taak wilt volgen
2. Ga vooruit in de planning naar het eerst volgende moment dat de taak weer aan de beurt is
3. Klik op de 3 bolletjes naast de taak
4. Klik vervolgens opTaak tracker
   
5. Voeg vervolgens je e-mailadres toe en kies je hoe vaak je een mail wilt ontvangen dat de taak is uitgevoerd.
   

Benieuwd naar het live resultaat? Kijk dan de stap hieronder

Wat kan ik hiermee?

• Je kunt nu direct een kijkje nemen of de taak naar tevredenheid is uitgevoerd.
• Je kunt via de link ‘Live status bekijken‘ het live rooster openen en het taakrapport bekijken.
• Je kunt de taak tracker opzeggen via de link “Deze taak tracker opzeggen‘. Via deze link zie je de melding “Taak Tracker verwijderd”. Klik vervolgens op de knop ‘Oke‘.

Hoe stel ik dit in?

1. Ga naar Instellingen
2. Kies factuur
3. Klik op Legitimatie verificatie
4. En zet dit vervolgens aan

Bekijk de volgende stap hoe je dit per uitvoerder regelt

Hoe pas ik dit toe?

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik op Kolommen
3. Zet het ID Check blokje aan (dus niet ID)
4. Kies nu onder ID check bij een uitvoerder op Verifieer
5. Nu kun je de verificatie procedure starten

Bekijk de volgende stap over hoe deze procedure werkt.

Wat heb ik nodig voor het verificatie procedure?

• Geldig identiteits bewijs (ID-kaart, Paspoort)
  • Let op; Rijbewijs is niet toegestaan omdat dit volgens WKA/Arbeidsinspectie niet voldoende is
• Telefoon (Om het identiteits bewijs te scannen)
• Persoon in kwestie (Voor visuele controle om te kijken of het persoon overeenkomt)

Voor dat je aan de slag kan met de verificatie procedure zijn de benodigdheden hieronder van toepassing voordat je verder kunt gaan.

Wat heb ik nodig voor de verificatie procedure?

• Persoon in kwestie (Voor visuele controle om te kijken of het persoon overeenkomt)
• Geldig identiteits bewijs (ID-kaart, Paspoort)
  • Let op; Rijbewijs is niet toegestaan omdat dit volgens WKA/Arbeidsinspectie niet voldoende is
• Telefoon (Om het identiteits bewijs te scannen)

Hoe werkt het verificatie procedure?

1. Start verificatie procedure
2. Ga akkoord met de samenwerking van Stripe
3. Scan de QR-code op je mobiele toestel (Er verschijnt een link open deze)
4. Scan vervolgens de ID van de persoon in kwestie (Zorg dat je toestemming tot de camera hebt gegeven)
5. Scan de voorkant van de ID als eerst en daarna de achterkant
6. Maak vervolgens een foto/selfie van de persoon in kwestie (Zodat dit daadwerkelijk hetzelde persoon is dat zowel op het ID staat)
7. Nu zal de verificatie worden afgerond en kun je terug naar de TranspaClean portal
8. Hier vind je nu een Verificatiebewijs van identiteit

Kies deze werkwijze wanneer je werkt met vaste locaties of roosters en meerdere uitvoerders dezelfde NFC-tag of QR-code gebruiken.

Kenmerken van NFC via rooster:

• De NFC-tag of QR-code is gekoppeld aan een rooster
• Meerdere uitvoerders kunnen dezelfde code gebruiken
• De scan geeft toegang tot:
  • het rooster
  • aanwezigheid
  • in- en uitklokken
• Open of publieke toegang is mogelijk (optioneel)

Wanneer kies je NFC via rooster?

• Je werkt op vaste locaties
• Er hangt een NFC-tag of QR-poster op de werkplek
• Meerdere uitvoerders werken op dezelfde locatie
• De scan is bedoeld voor toegang of registratie op locatie

(NFC via rooster draait om de locatie, niet om de uitvoerder)

Kies deze werkwijze wanneer je werkt met persoonlijke uitvoerders en je wilt dat iemand direct kan inloggen met een eigen NFC-kaart of QR-code.

Kenmerken van Flex-login:

• De NFC-tag of QR-code is gekoppeld aan één uitvoerder (Er kan altijd maar slechts een persoon tegelijk zijn ingelogd op dit specifieke account)
• Bij het scannen wordt de uitvoerder automatisch ingelogd
• Er is geen open of publieke toegang
• De scan is altijd persoonlijk
  

Wanneer kies je Flex-login?

• Je werkt met flexkrachten of wisselende locaties
• Uitvoerders hebben geen vaste werkplek
• Je wilt geen gebruikersnaam/wachtwoord gebruiken
• De scan is bedoeld als persoonlijke sleutel

(Flex login draait om de uitvoerder niet om de locatie)

1. Ga naar pagina Rooster → Selecteer een of meerdere roosters (waarbij je NFC-codes wilt aanmaken) Zie bijlage hieronder
   
2. Wanneer je een rooster hebt geselecteerd kun je op 'Actie op selectie' → 'NFC codes aanmaken'.
   
3. Klik dan op NFC aanmaken, en ga naar 'Instellingen' → 'NFC' → Nu vindt je hier de locatie tussen de NFC-tags.

Wat doet deze flow?
De uitvoerder komt direct in het live rooster terecht, zonder tussenmenu. Hij ziet meteen de taken en kan locatie-gebaseerd aftekenen.

Hoe instellen:

1. Ga naar pagina Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] Live rooster

Wat doet deze flow?
De uitvoerder krijgt na het scannen een tussenscherm met twee opties:

• In-/uitklokken
• Door naar het rooster

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] In/uit klokken normaal

Wat doet deze flow?
De snelste klokflow:

• Eerste scan → automatisch inklokken
• Tweede scan → automatisch uitklokken
  De gebruiker komt direct in het rooster en de tijd begint meteen te lopen.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] In/uit klokken snel

Wat doet deze flow?
Voegt een publieke aanwezigheidstaak toe in het rooster.
Deze is zichtbaar voor:

• klant
• gebouwgebruikers
• uitvoerder zelf

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] Aanwezigheid (Publiek)

Wat doet deze flow?
Voegt een privé aanwezigheidstaak toe.
Deze is alleen zichtbaar voor management en niet voor klant of gebouwgebruikers.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] Aanwezigheid (Privé)

GPS-verificatie / Publieke GPS-verificatie

Wat doet het?
Controleert of de uitvoerder zich fysiek op de juiste locatie bevindt op het moment van scannen.

Wat betekent dit voor jou?

• Aan (standaard):
  • Meer zekerheid dat er écht op locatie wordt gewerkt
  • Voorkomt inklokken vanaf een andere plek
• Uit:
  • Handig bij locaties met slecht GPS-bereik (kelders, parkeergarages, technische ruimtes)
  • Voorkomt blokkades bij uitvoerders door GPS-problemen

Hoe aan/uit zetten (Rooster-login):

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig publieke GPS verificatie
4. Zet GPS-verificatie Aan of Uit

Wijzig open toegang

Wat doet het?
Bepaalt of iemand zonder in te loggen toegang krijgt via de QR-code/NFC-tag.

Wat betekent dit voor jou?

• Actief:
  • Iedereen kan scannen
  • Gebruiker komt binnen als gebouwgebruiker
  • Geen in-/uitklokken of aftekenen mogelijk
  • Geschikt voor informatieve of openbare toegang
• Inactief (aanbevolen voor Rooster-login):
  • Gebruiker moet eerst inloggen als uitvoerder
  • Nodig voor betrouwbare tijdregistratie en aftekenen

Hoe aan/uit zetten (Rooster-login):

1. Ga naar Instellingen
2. Selecteer het rooster
3. Klik op Actie op selectie
4. Kies Wijzig open toegang
5. Zet op Actief of Inactief

Max Klok In/Uit Tijd

Wat doet het?
Bepaalt hoe lang een uitvoerder na het scannen nog:

• mag inklokken of uitklokken
• taken kan aftekenen
• toegang heeft tot het live rooster

Wat betekent dit voor jou?

• Een korte tijd = strakke controle
• Een langere tijd = meer flexibiliteit voor uitvoerders
• Na het verlopen van de tijd moet opnieuw gescand worden

Voorbeeld:
→ 20 minuten ingesteld = 20 minuten toegang na scannen

Hoe wijzigen (Rooster-login):

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Klik op Bewerken (Bij de NFC codes waarbij je een. Max klok-in/uit tijd wilt toevoegen)
3. Onder Max klok in/uit tijd na scannen (uur), kun je de tijden aanpassen
4. Klik op Opslaan als je klaar bent

Status wijzigen

Wat doet het?
Hiermee schakel je de NFC-/QR-code tijdelijk in of uit.

Wat betekent dit voor jou?

• Actief: NFC/QR is direct bruikbaar
• Non-actief:
  • Scannen werkt niet
  • Handig bij defecte posters, wijzigingen of tijdelijk blokkeren

Hoe wijzigen (Rooster-login):

1. Ga naar Instellingen
2. Selecteer het rooster
3. Klik op Actie op selectie
4. Kies Wijzig actief
5. Zet op Actief of Non-actief

1. Navigeer naar 'Gebruikers', selecteer een gebruiker, of maak een gebruiker als eerst aan waarbij je een NFC-kaartje wilt koppelen.
2. Selecteer een uitvoerder account → 'Actie op selectie' → '[Uitvoerders] Mobiele check-in NFC codes aanmaken' → 'Aanmaken'
   

Wat doet deze flow?
De uitvoerder scant de code, wordt automatisch ingelogd en ziet direct de optie om in of uit te klokken.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer [Flex login] In/uit klokken

Wat doet deze flow?
De uitvoerder wordt automatisch ingelogd en komt in het tussenmenu voor in-/uitklokken.
Daarnaast verschijnt een referentieveld om een naam in te vullen.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer “[Flex login] In/uit klokken + inloggen”

Wat doet deze flow?
De uitvoerder wordt automatisch ingelogd en er wordt meteen een publieke aanwezigheidsregistratie toegevoegd.
Deze is zichtbaar voor klant, gebouwgebruikers en uitvoering.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer “[Flex login] Aanwezigheid publiek + inloggen”

Wat doet deze flow?
Logt automatisch in en voegt een privé aanwezigheidstaak toe.
Deze taak is alleen zichtbaar voor management/beheer.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer “[Flex login] Aanwezigheid prive + inloggen”

Wat doet deze flow?
De uitvoerder scant → wordt automatisch ingelogd → komt direct in het live rooster, zonder klok- of aanwezigheidsregistratie.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer “[Flex login] Live rooster + inloggen”

Uitvoerder account instellingen

Het is ook handig om je account-instellingen van het uitvoerder account waarbij je een NFC-code hebt aangemaakt goed te zetten dit is hoe je dit doet:

1. Ga naar Gebruikers → 'Selecteer het uitvoerder account' → klik op het blauwe bewerk knopje.
2. Scroll naar 'Uitvoerder instellingen'.
3. Zet Toegang tot alle roosters op → 'Alleen toegang tijdens check-in'.
4. Zet Mag extra werktijd opnemen op → 'Nee'.
   

Wijzig Actief

Met deze instelling kun je de NFC-/QR-code tijdelijk uitschakelen zonder deze te verwijderen.

Hoe aan/uit zetten?

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer het uitvoerderaccount (Flex Login)
3. Klik op Actie op selectie
4. Kies Wijzig Actief
5. Zet de status op Actief of Inactief

GPS-verificatie / Publieke GPS-verificatie

Wat doet het?
GPS-verificatie controleert of de uitvoerder op de juiste locatie staat wanneer hij scant.
Bij Publieke GPS-verificatie wordt de check toegepast op aanwezigheid die zichtbaar is voor klanten/gebruikers.

Wat betekent dit voor jou?

• Aan (standaard):
  • Meer zekerheid dat registraties écht op locatie plaatsvinden.
  • Minder risico op verkeerd inklokken.
• Uit:
  • Handig bij locaties waar GPS slecht werkt (kelders, meterkasten, parkeergarages).
  • Voorkomt dat uitvoerders “vastlopen” door GPS-fouten.

Hoe aan/uit zetten?

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer het [Flex] uitvoerder account
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig publieke GPS verificatie
4. Zet de status Aan of Uit

Max Klok In/Uit Tijd

Wat doet het?
Bepaalt hoelang een uitvoerder na het scannen toegang houdt om af te tekenen of uit te klokken.

Wat betekent dit voor jou?

• Een hoger aantal minuten = langere toegang nadat er gescand is
• Als de tijd verstreken is:
  • kan de uitvoerder niet meer uitklokken
  • kan hij geen taken meer aftekenen
• Helpt om tijdregistratie eerlijk te houden

Voorbeeld:
→ 1 Uur = 1 uur toegang tot het rooster na scannen.

Hoe wijzigen?

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer het uitvoerderaccount
3. Klik op Bewerken
4. Kies Max klok in/uit tijd na scannen (uur)
5. Voer het gewenste aantal minuten in

Wil je een QR-code poster aanmaken vanuit een rooster? Volg dan onderstaande stappen.

Let op: Bij deze methode wordt altijd een locatie-check uitgevoerd wanneer iemand de QR-code scant. De uitvoerder krijgt pas toegang tot het rooster nadat deze controle correct is.

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC-tags
3. Klik op Actie op selectie → Print QR-codes
4. Bij print QR-designs → Standaard
5. Bij Rekening houden met print duplicaties kies je meestal Nee (Tenzij je meer print's wilt hebben dan kies je voor de optie Ja dit kun je wijzigen bij Rooster → Klik op het rooster dat je wilt bewerken → Klik bovenin op instellingen → bij QR-code print duplicaties kun je het aantal prints aanpassen)
6. Bij QR-design functie kies je Live rooster
7. Bij Print QR methode kies je QR code hetzelfde als NFC code
8. Nu kom je op een scherm van een QR-code poster, je kunt deze uitprinten. (Let wel op bij deze methode wordt altijd een locatie-check gedaan tijdens het scannen van de qr-code voordat je toegang kan krijgen tot het rooster)
   
   
   
   

Wil je zelf NFC-kaarten scannen en instellen binnen TranspaClean? Volg dan onderstaande stappen.
Deze werkwijze wordt gebruikt om NFC-kaarten te koppelen en definitief vast te zetten voor gebruik door uitvoerders.

Let op: Het instellen van NFC-kaarten kan alleen met een Android-toestel dat NFC ondersteunt.

Benodigdheden

• Android-telefoon met NFC
• Google Chrome geinstalleerd op de Android-telefoon
• Beheeraccount binnen TranspaClean
• NFC-kaart(je's) met de volgende n-tags: (N-Tag 213 of 215)

Stappenplan

1. Start het android toestel op
2. Ga in google chrome naar portal.transpaclean.nl
3. Ga naar Instellingen → NFC
4. Klik bij de NFC die je wilt printen het + icoontje (Zie 1 op afbeelding hieronder)
5. Nu krijg je opties zoals Lees, Schrijf web en Lock
6. Om de NFC kaart naar het rooster te koppelen klik je eerst op Lees en houd je de NFC kaart tegen de android telefoon totdat je een succes popup krijgt
7. Tot slot doe je dit nogmaals maar met de optie Lock, hierdoor kan niemand anders meer de NFC kaart overschrijven.
   
8. Het NFC kaartje kun je zelf een sticker geven zodat het herkend of in de huisstijl eruit ziet, echter kunnen wij dit ook voor je maken, zie hieronder als dit van toepassing is.
   
   
   

Wil je NFC-kaarten laten maken die direct geschikt zijn voor gebruik binnen TranspaClean?
Dan kun je deze ook via TranspaClean laten verzorgen.

De NFC-kaarten worden geleverd:

• Met de juiste NFC-tag (bijv. N-Tag 213 of 215)
• Geschikt voor NFC- en QR-code gebruik
• In eigen huisstijl (logo, kleuren, opmaak)

Dit voorkomt foutieve instellingen en zorgt ervoor dat de kaarten direct correct werken binnen het platform.

Neem hiervoor contact op met TranspaClean om de mogelijkheden te bespreken. (Klik hier)

1. Navigeer links in je dashboard naar 'Instellingen' → 'Factuur'.
2. Rechts onderin je scherm zie je 'Facturatie gegevens' hier kan je de gegevens van je bedrijf invoeren/wijzigen klik vervolgens op 'Gegevens bijwerken'.

Hoe stel ik SEPA-incasso in?

1. Navigeer naar Instellingen → Factuur
2. Klik bij SEPA op de groene knop SEPA Activeren (Als dit de eerste keer is dat je een SEPA activeerd opent er een nieuw tablad)
3. Kies een Land → b.v.d: Nederland
4. Je krijgt een pop-up om een machtiging te geven → klik op Machtiging geven
5. Kies vervolgens een betaalmethode
   
6. Wanneer je hebt betaald wordt de betaalmethode geaccepteerd, en ontvang je een bevestiging in je mail. (Met als titel Mandaatverzoek geaccepteerd)
7. Let op! De mail is afkomstig van Moneybird, als je deze niet ziet staat in je inbox kijk dan eerst in je spam.
   

Wat is SEPA-incasso?

Met SEPA-incasso kun je betalingen automatisch laten afschrijven. Dit bespaart tijd, voorkomt gemiste betalingen en zorgt voor een overzichtelijke administratie. In dit artikel lees je hoe je een SEPA-incasso instelt. Voordat je een incasso kan instellen moet je een machtiging (mandaat) afgeven, voordat je gebruik kan maken van deze dienst.

Hoe werkt het proces?: Wanneer je voor het eerst een SEPA betaling wilt activeren, moet je een eenmalige betaling van 15 cent betalen om een machtiging af te geven, hiermee kunnen wij jouw rekeningnummer verifiëren. Wanneer je een machtiging hebt toegestaan wordt het mandaatverzoek geaccepteerd.

SEPA aanzetten

Wanneer SEPA is ingeschakeld, worden facturen automatisch afgeschreven.
Je ontvangt nog steeds een factuur per e-mail, zodat je precies weet wat er betaald is.

SEPA uitzetten

Wil je liever zelf betalen?
Zet SEPA dan uit.
Je krijgt dan nog steeds de facturen, maar je moet ze handmatig overmaken via je bank.

Wil je het automatische afschrijven helemaal stopzetten?
Neem dan telefonisch contact op met TranspaClean om het mandaatverzoek te beëindigen.

1. Ga naar de locatie en open het rooster.
2. Klik op Taak toevoegen of 'bewerkt' een taak met maandelijkse frequentie
3. Kies de frequentie (bijv. oneven maanden).
4. Onderin bij de Taak toevoegen instellingen vind je 'Maanden vastplakken'.
5. Selecteer hoeveel maanden de taak zichtbaar moet blijven (bijv. 1, 2 of 3 maanden).
6. Sla de taak op.

Bekijk het resultaat in het live rooster.

1. Ga naar de locatie en open het rooster.
2. Selecteer één of meerdere taken via de checkboxen.
3. Klik op Actie op selectie.
   
4. Kies Startdatum instellen of Stopdatum instellen voor X rijen (Waarbij X jouw aantal geselecteerde rijen zijn).
   
5. Selecteer de gewenste datum in de kalender.
6. Sla de wijziging op.
7. De taak (of taken) wordt vanaf dat moment automatisch zichtbaar of verborgen.

• ingepland zijn
• taak aftekenen
• nfc check-in/uit
• tijd klok-in/uit
• formulier invullen

• een extra taak inplannen
• een melding maken of reageren
• werkprogramma bekijken
• inloggen
• achteraf foto toevoegen aan een taak

De Fair Use berekening volgt een simpele logica:

• Ga je 3 keer per maand naar dezelfde locatie → telt als 3.
• Ga je 10 keer per maand → telt als 10.

Het systeem telt dus per uitvoerder het totaal aantal keer dat er op de locatie wordt gewerkt en deelt dit vervolgens door het aantal uitvoerders die in samenwerkingsverband de werkzaamheden uitvoeren.

Bij uitvoerders wordt gekeken naar hoe intensief een account wordt gebruikt.
De berekening is gebaseerd op het aantal locaties waarop een uitvoerder in één maand werkzaamheden uitvoert.

• Een uitvoerder kan als fair use grens 85 locaties per maand bezoeken.
  Dat komt overeen met gemiddeld vier locaties per werkdag bij een fulltime dienstverband.
• Elk locatiebezoek heet een event.
• De frequentie van werkzaamheden in het rooster (werkprogramma) bepaalt het aantal events.
  Bij dagelijkse werkzaamheden telt de locatie bijvoorbeeld elke dag als één event.
• Wanneer een uitvoerder in een maand op meer dan 85 locaties actief is, wordt dat gezien als extra gebruik:
  • t/m 85 locaties → telt als 1 uitvoerder
  • 86 t/m 170 locaties → telt als 2 uitvoerders
  • 171 t/m 255 locaties → telt als 3 uitvoerders, enzovoort.

• Als meerdere uitvoerders op dezelfde locatie werken, corrigeert TranspaCom dit automatisch (de locatie telt dan minder zwaar mee). Bijvoorbeeld, bij 2 uitvoerders wordt de locatie half meegerekend.
• Werkt een uitvoerder op locaties van een opdrachtgever met een basislocatie-abonnement, dan worden die locaties niet meegerekend in de Fair Use berekening.

Fair Use houdt ook rekening met vacant-events: locaties met een actief rooster, maar zonder ingeplande uitvoerder.

De werkzaamheden op deze locaties staan open voor iedereen met toegang (= Vacant), bijvoorbeeld een uitvoerder die via een QR-code of NFC-kaart het werkprogramma bekijkt, of een klant die meekijkt en meldingen kan doen.

• Alle locaties zonder ingeplande uitvoerder worden samengenomen als één groep: # Vacant.
• Hierbij geldt een grens van 85 events per maand.
• Ook hier bepaalt de frequentie van werkzaamheden het aantal events per locatie.
  Als een locatie bijvoorbeeld alleen maandelijkse taken heeft, telt die als één event per maand.
• Wanneer # Vacant meer dan 85 locaties bevat, wordt dat gezien als extra gebruik:
  • t/m 85 locaties → telt als 1 vacant
  • 86 t/m 170 → telt als 2 vacant
  • 171 t/m 255 → telt als 3 vacant, enzovoort.

Als meerdere uitvoerders locatie events hebben op dezelfde locatie op dezelfde datum worden de locatie events door de helft gedaan. Zo krijgen uitvoerder A en B beide 0.5 locatie events. Er zijn geen extra kosten zodra er in team/ploegverband wordt gewerkt.

Als een opdrachtgever een betaald abonnement heeft op basislocaties worden er op die locaties geen locatie events aangemaakt door uitvoerders.

1. Ga naar de "factuur" pagina en zoek het kopje "verbruik"
2. Kies "preview" en druk op de "bekijk" knop
3. Vraag de "preview" aan en klik op de "bekijk" knop na de geschatte berekentijd

Let op! Dit is een schatting op basis van ingeplande werkzaamheden. Op het moment dat je per dag bepaald wie waar heen gaat of als je gebruik maakt van een van onze "flex" concepten kan dit sterk afwijken op basis van live gebruik.

1. Ga naar pagina 'Home' en zet 'Bekijken' op de betreffende uitvoerder
2. Controleer of de uitvoerder een locatie heeft met dagelijkse werkzaamheden.
   • Tel dagelijkse werkzaamheden als 1 event per dag (≈ 20 events per maand).
   • Let op: meerdere dagelijkse taken op dezelfde locatie tellen niet apart. Er wordt alleen berekend hoe vaak de uitvoerder de locatie bezoekt.
   • Let op: wanneer er al dagelijkse werkzaamheden zijn, worden eventuele wekelijkse of maandelijkse taken op diezelfde locatie niet nogmaals meegeteld. Zo wordt dubbele telling voorkomen.
3. Controleer of de uitvoerder een locatie heeft met wekelijkse werkzaamheden.
   • Tel wekelijkse werkzaamheden als 1 event per week (≈ 4 events per maand).
   • Let op: ook hier wordt dubbele telling voorkomen zoals hierboven beschreven.
4. Controleer of de uitvoerder een locatie heeft met maandelijkse werkzaamheden.
   • Tel maandelijkse werkzaamheden als 1 event per maand.
5. Werk de uitvoerder samen met anderen op dezelfde locatie?
   • Wanneer meerdere uitvoerders dezelfde planning inzien, deel je het aantal events door het aantal uitvoerders dat samenwerkt.
6. Tel alle events over de maand op.
   • Dit totaal geeft aan hoeveel events de uitvoerder heeft.
   • Let op: het aantal dagen per maand kan verschillen, dus een uitvoerder met dagelijkse werkzaamheden kan bijvoorbeeld 21 of 22 events hebben, afhankelijk van de kalender.
7. Soms is zelf berekenen lastig, bijvoorbeeld als meerdere uitvoerders in één maand op dezelfde locaties hebben gewerkt of hebben ingevallen op locaties.
   • In dat geval kun je de berekeningsspecificaties opvragen via de TranspaCom contactpagina.

1. Ga naar pagina 'Home' en zet 'Bekijken' op 'Vacant niet gepland'
2. Zie je hier locaties verschijnen?
   • Dan worden deze locaties automatisch meegeteld als #0 Vacant.
   • Let op! Hier kunnen roosters tussen staan van basis locaties die onder het abonnement vallen van een opdrachtgever. Deze worden uitgesloten.
3. Controleer de locaties met dagelijkse werkzaamheden.
   • Tel dagelijkse werkzaamheden als 1 event per dag (≈ 20 events per maand).
   • Let op: wanneer er al dagelijkse werkzaamheden zijn, worden eventuele wekelijkse of maandelijkse taken op diezelfde locatie niet nogmaals meegeteld. Zo wordt dubbele telling voorkomen.
4. Controleer de locaties met wekelijkse werkzaamheden.
   • Tel wekelijkse werkzaamheden als 1 event per week (≈ 4 events per maand).
   • Let op: ook hier wordt dubbele telling voorkomen zoals hierboven beschreven.
5. Controleer de locaties met maandelijkse werkzaamheden.
   • Tel maandelijkse werkzaamheden als 1 event per maand.
6. Tel alle events over de maand op.
   • Dit totaal geeft aan hoeveel events de #0 Vacant heeft.
   • Let op: het aantal dagen per maand kan verschillen, dus locatie met dagelijkse werkzaamheden kan bijvoorbeeld 21 of 22 events hebben, afhankelijk van de kalender.

Hoe verlaag ik het aantal events bij #0 Vacant?

Wanneer één of meer locaties tijdelijk niet worden gebruikt, kun je de roosterstatus op ‘Concept’ of ‘Privé’ zetten.

De locatie wordt dan als non-actief beschouwd door het systeem en niet meegenomen in de Fair Use-berekening.

• Zet het rooster op non-actief: Klik hier voor uitleg.
• Let op: wijzig de status vóór de start van de maand, anders telt het rooster alsnog mee.
• Let op: bij non-actieve roosters is de toegang en functionaliteit voor alle gebruikers beperkt.

Hoe verlaag ik het aantal events bij een uitvoerder?

Pas de planning van de uitvoerder aan:

• Wijzig de ploeg (samenwerkingsverband) of de vaste uitvoerderplanning: Klik hier voor uitleg.

• Fair Use wordt per dag berekend en is een momentopname. Events uit het verleden kunnen niet meer gewijzigd worden, maar de toekomst wel.
• Soms is het de bedoeling om over Fair Use heen te gaan. Het is toegestaan om met grote teams op één uitvoerder account in te loggen en iedere dag meerdere locaties af te werken. Die uitvoerder wordt extra berekend vanwege het gebruik.

1. Navigeer naar het rooster overzicht → Klik op de blauwe periodiek knop op het rooster dat je wilt bewerken → Kolommen → Verwijder.
2. Je krijgt een kruisje te zien bij taken waar nog GEEN aftekeningen heeft plaatsgevonden
3. Wanneer je op het rode agenda icoontje klikt stopt de taak de eerstvolgende week na de laatste aftekening.

1. Navigeer naar het rooster overzicht → Klik op de blauwe periodiek knop op het rooster dat je wilt bewerken.
2. Selecteer de taken die je wilt stopzetten en klik op 'Actie op selectie'
3. Kies de actie 'Stel stopdatum in voor rij(en)', kies vervolgens de laatste dag van de week/maand waarop de taak dient te stoppen.
4. De taak verdwijnt nu uit je rooster en is op te vragen via 'Weergeven' → 'Gestopte taken'

Om de NFC te gebruiken, moet deze functie aanstaan op je telefoon. Volg hiervoor deze stappen:

1. Veeg van boven naar beneden om het snelle menu te openen.
2. Zoek het icoontje met een blauwe N (zie foto bovenaan)
3. Tik erop om NFC in te schakelen. Het icoontje kleurt blauw wanneer het actief is.

Lukt dit niet via het snelle menu? Ga dan naar:

Instellingen > Verbindingen > NFC en contactloos betalen > Schakel NFC in

Wanneer je kiest voor werken met NFC, zorgen wij dat alles gebruiksklaar is.
Je ontvangt een pakket met:

• NFC-kaarten in eigen huisstijl, ingesteld met het juiste werkprogramma
• Bevestigingsmateriaal
• Een korte instructiefolder

Wil je liever zelf NFC-kaarten aanschaffen? Dat kan ook. Via TranspaCom kun je deze eenvoudig zelf configureren en koppelen aan de juiste locatie of werkwijze.

Heb je vragen over de levering, wil je extra NFC-kaarten bestellen of weten hoe je dit zelf kunt configureren? Neem dan contact op met ons via: https://transpaclean.nl/contact/

Voordat je de NFC kaart gaat opplakken is het belangrijk dat je van te voren weet dat je deze NFC nooit op metaal moet opplakken, dit verstoord namelijk het NFC signaal.

Stap 1:

Stap 2:

Jammer dat het niet direct lukt! Hieronder een aantal dingen die je kunt proberen:

Controleer je telefoon

• Staat NFC aan? Controleer dit in de instellingen van de telefoon.
  • Lees bovenaan dit artikel [NFC aanzetten uitgebreide uitleg] voor uitgebreide uitleg hoe je dit aanzet.

Krijg je de melding “No supported application for this NFC Tag”?

• Download dan de Chrome-browser of gebruik de TranspaClean / TranspaCom-app.

Controleer de afstand

• Houd de telefoon goed tegen de kaart aan.
  De NFC werkt alleen van dichtbij. (1-3 centimeter)
• Beweeg de telefoon langzaam over de kaart tot je een melding ziet. (Doormiddel van een klok-beweging)

Controleer je telefoonhoesje

• Ook Pasjes zoals: bankpasjes of OV-chipkaarten in het hoesje kunnen de NFC-lezer storen.
• Een dik hoesje kan ook het signaal blokkeren.

Controleer de ondergrond

• Kijk of de NFC-kaart niet op metaal is geplakt.
  Een kaart werkt niet goed op een metalen ondergrond.
• Plak de kaart eventueel op een andere plek, bijvoorbeeld op een muur of deur.

Gelukkig ondersteunen de meeste smartphones NFC. Bij een Iphone staat dit automatisch aan. Bij android toestellen moet je dit soms nog aanzetten.

Controleer je telefoon

• Staat NFC aan? Controleer dit in de instellingen van de telefoon.

Wil je weten of jouw smartphone NFC ondersteund?
Typ dan in Google:
“[naam van je telefoon] + NFC”
Dan zie je meteen of jouw toestel het heeft.

Toch even handig om te weten:

• Alle iPhones vanaf de iPhone 7 (met iOS 13 of nieuwer) hebben NFC.
• De meeste Android-telefoons hebben ook NFC, maar niet allemaal.

Hieronder vind je een lijst met Android-toestellen die NFC ondersteunen.

Werkt de NFC-kaart niet, of heb je geen telefoon met NFC? Dan kan je ook de QR-code scannen die op de NFC-kaart is geprint. Er zijn twee manieren om dit te doen:

QR-code scannen via de TranspaClean-app

1. Download en open de app: TranspaClean/ TranspaCom
2. Tik op QR-icoontje op het inlogscherm en richt je camera op de QR-code
3. (indien nodig) log-in met je Account-ID of e-mail en wachtwoord
4. Al ingelogd? tik op het QR-icoontje bovenaan je pagina en richt je camera op de QR-code
5. Tik op de blauwe knop Open om de locatie direct te openen
6. Let op: Zorg dat je locatie accepteert in de app instellingen van je telefoon. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

QR-code scannen via de camera app op de telefoon

1. Open de camera-app van je telefoon.
2. Richt de camera op de QR-code.
3. Er verschijnt een melding of link op je scherm.
4. Tik op de link nu zal TranspaClean Automatisch openen.
5. Let op: Zorg dat je locatie accepteert. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

Stap 1: Scan als eerst de NFC-tag met je telefoon hou je telefoon ongeveer 1 à 2 centimeter boven het kaartje en draai als een klok beweging totdat een melding verschijnt.

Android-Gebruikers:

• Ontgrendel eerst je telefoon voordat je de NFC kaart scant.

Stap 2: Klik op de melding 'Open NFC', (TranspaClean/ TranspaCom zal nu automatisch openen op internet of via de app als je deze hebt gedownload).

Stap 3: Je ziet nu direct je takenlijst van de locatie. Hier kun je je werkzaamheden bekijken en zien of er nog bijzonderheden zijn voor vandaag: bijvoorbeeld extra opdrachten.

Gebruik je liever een andere taal?

• Tik dan op de knop ‘Taal’ bovenin het scherm.

Wil je meer informatie weten over een taak?

• Tik dan op het [i]-icoontje voor extra informatie.

Heb je de werkzaamheden van vandaag gezien en ben je op de hoogte van de bijzonderheden? Nu kun je aan de slag met je werk!

Stap 4: Ben je klaar met je werk? Scan de NFC kaart dan opnieuw om je uitgevoerde werkzaamheden af te tekenen. Je kan werk aftekenen door op het blauwe/groene knopje met het vinkje te drukken. Daarna kun je bij de afgetekende taak nog een extra opmerking toevoegen via het blauwe potloodje of foto's toevoegen via het witte camera icoontje.

Wil je iets belangrijks doorgeven, maak dan een melding of verhindering.

• Druk dan naast de aftekenknop op de drie bolletjes (•••) en kies 'melding' of 'Verhindering'. Beschrijf het probleem en voeg eventueel foto's toe. Denk bij een verhindering aan een defecte lift waardoor je de lift niet kon schoonmaken, of een melding voor een stuk stopcontact)

Stap 5: Om een eindresultaat te bekijken klik je op refresh (Zie resultaat), nu krijg je een overzicht over de taken die je hebt uitgevoerd en de bijzonderheden die je hebt gemeld.

Om de NFC te gebruiken, moet deze functie aanstaan op je telefoon. Volg hiervoor deze stappen:

1. Veeg van boven naar beneden om het snelle menu te openen.
2. Zoek het icoontje met een blauwe N (zie foto hierboven)
3. Tik erop om NFC in te schakelen. Het icoontje kleurt blauw wanneer het actief is.

Lukt dit niet via het snelle menu? Ga in je telefoon dan naar:

Instellingen > Verbindingen > NFC en contactloos betalen > Schakel NFC in

Wil je weten of jouw smartphone NFC ondersteund?
Typ dan in Google:
“[naam van je telefoon] + NFC”
Dan zie je meteen of jouw toestel het heeft.

Toch even handig om te weten:

• Alle iPhones vanaf de iPhone 7 (met iOS 13 of nieuwer) hebben NFC.
• De meeste Android-telefoons hebben ook NFC, maar niet allemaal.

Hieronder vind je een lijst met Android-toestellen die NFC ondersteunen.

Werkt de NFC kaart nog steeds niet? Probeer dan de volgende dingen:

Controleer je telefoon

• Staat NFC aan? Controleer dit in de instellingen van je telefoon, lees stap 1 'Heeft mijn smartphone NFC?' hierboven.
• Krijg je de melding “No supported application for this NFC Tag”?
  Download dan de Chrome-browser en download de TranspaClean / TranspaCom-app.
  

Controleer de ondergrond

• Kijk of de NFC-kaart niet op metaal is geplakt.
  De NFC-tag werkt niet wanneer deze op een metalen ondergrond is geplakt.
• Plak de NFC-kaart eventueel op een andere plek, bijvoorbeeld op een muur of deur.

Controleer de afstand

• Houd je telefoon goed tegen de kaart aan.
  De NFC werkt alleen van dichtbij. (1-3 centimeter)
• Beweeg de telefoon langzaam over de kaart tot je een melding ziet (doormiddel van een klok-beweging).

Controleer je telefoonhoesje

• Een dik hoesje kan het signaal blokkeren.
• Ook Pasjes zoals: bankpasjes of OV-chipkaarten in het hoesje kunnen de NFC-lezer storen. Haal deze er even uit en probeer opnieuw.

Werkt de NFC-kaart niet, of heb je geen telefoon met NFC? Dan kan je ook de QR-code scannen die op de NFC-kaart is geprint. Er zijn twee manieren om dit te doen:

QR-code scannen via de app TranspaClean / TranspaCom

1. Download en open de app: TranspaClean/ TranspaCom
2. Tik op QR-icoontje op het inlogscherm en richt je camera op de QR-code
3. (indien nodig) log-in met je Account-ID of e-mail en wachtwoord
4. Al ingelogd? tik op het QR-icoontje bovenaan je pagina en richt je camera op de QR-code
5. Tik op de blauwe knop Open om de locatie direct te openen
6. Let op: Zorg dat je locatie accepteert in de app instellingen van je telefoon. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

QR-code scannen via de camera app op de telefoon

1. Open de camera-app van je telefoon.
2. Richt de camera op de QR-code.
3. Er verschijnt een melding of link op je scherm.
4. Tik op de link nu zal TranspaClean Automatisch openen.
5. Let op: Zorg dat je locatie accepteert. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

1. Als eerst navigeer je naar het rooster overzicht, selecteer hier een rooster waarbij je week 53 wilt aan/uit zetten.
2. Selecteer hierbij de roosters waarbij je week 53 wilt toepassen.
3. Wanneer je de roosters hebt geselecteerd klik je op 'Actie op selectie' → 'Week 53' → '(Hier kun je kiezen of je alle taken uit wilt in week 53 of aan, kies hier de optie die voor jou voor de geselecteerde roosters van toepassing is.).'
4. En klaar! om dit uit te zetten kun je de stappen herhalen maar bij het keuze maken van de 53e frequentie kies je voor 'uit (alle taken)'

Voeg een klant toe door in het menu op ‘Klant’ te klikken.
Klik daarna op de knop + KLANT TOEVOEGEN en vul de klantgegevens in. Zodra alles is ingevuld, klik je op + TOEVOEGEN om de klant op te slaan.

Hier vul je de gegevens van je klant in.
De referentie is de roepnaam van je opdrachtgever (bijvoorbeeld: TranspaCom Kantoor). In de praktijk zijn de Naam en Referentie vaak hetzelfde. Gebruik de afbeeldingsfunctie om het logo van de klant toe te voegen. Het veld Notities is optioneel en puur informatief deze informatie wordt verder niet gebruikt in andere onderdelen van het systeem.

Het is niet verplicht om klantgebruikers toegang te geven tot je TranspaClean-omgeving, maar het verhoogt de transparantie en samenwerking wel aanzienlijk.

We adviseren om klantaccounts pas toe te voegen nadat de basisinrichting volledig op orde is – denk aan een goed ingevuld rooster, gekoppelde locaties en duidelijke taakverdeling.

Wil je meer weten? Bekijk dan onderstaande artikelen:

Klik hier Klant account toevoegen

Klik hier Klant gebruiker instellingen goed zetten/ uitnodiging sturen

Klik hier uitleg verschillende gebruikersrollen

Een locatie voeg je toe door in het linkermenu op ‘Locatie’ te klikken (zie onderstaande screenshot punt 1). Klik vervolgens bovenaan op de knop + LOCATIE TOEVOEGEN (zie punt 2). Daarna kun je de locatiegegevens invoeren.

De referentie is de roepnaam van de locatie, bijvoorbeeld: TranspaClean Kantoor.
Het veld Notities is optioneel en puur informatief deze informatie wordt niet gebruikt in andere onderdelen van het systeem.

Na het succesvol toevoegen van de locatie kom je automatisch in het bewerkscherm terecht. We raden aan om direct een afbeelding aan de locatie toe te voegen via Streetview (zie screenshot punt 2).

Sleep de streetview-pin naar een geschikte plek op de kaart waar het gebouw goed zichtbaar is. Zodra je de juiste positie hebt gevonden, klik je op ‘Afbeelding kiezen’ (zie screenshot punt 3). Vergeet niet je wijzigingen op te slaan en klaar!

Let op: Zorg dat de pin-point nauwkeurig op het juiste adres staat en dat de afbeelding daadwerkelijk het gebouw toont. Zo voorkom je verwarring bij medewerkers en klanten.

Problemen met de locatie op de kaart?
Het kan voorkomen dat de pin-point niet correct geplaatst wordt. Geen zorgen, er is een eenvoudige oplossing. Bekijk hiervoor stap 3 – Onjuiste locatie.

Het kan soms voorkomen dat de kaart niet automatisch de juiste locatie herkent, ongeacht hoe je het adres invoert. Gelukkig is daar een eenvoudige oplossing voor.

Open in je browser de website https://www.gps-coordinaten.nl en voer daar het gewenste adres in. Kopieer vervolgens de coördinaten (Lat & Long) die worden getoond. Zie onderstaande screenshot.

Let op: Voer het adres op de GPS-coördinaten-site altijd in als: Straat + huisnummer, gevolgd door de plaatsnaam. Dit zorgt voor een nauwkeuriger resultaat.

Ga daarna in TranspaClean naar de Locatiepagina en bewerk de locatie die je wilt aanpassen. Klik op ‘Meer opties’ om de velden voor Lengtegraad (Lat) en Breedtegraad (Lng) zichtbaar te maken. Plak hier de gekopieerde coördinaten in en sla de wijzigingen op. Zie onderstaande screenshot punt 1 en 2.

Een rooster (werkprogramma) kun je pas gebruiken als het gekoppeld is aan een locatie. Daarom is het het handigst om een rooster aan te maken via het bewerk-scherm van de locatie. Klik daar op de knop ‘+ Eerste rooster aanmaken’.

Alternatief: Ga naar de pagina ‘Rooster’ en klik op ‘+ Rooster toevoegen’.

Na het klikken op de knop + ROOSTER TOEVOEGEN kun je een nieuw rooster aanmaken. Dit rooster koppel je aan een bestaande locatie (zie screenshot, punt 2).

Via het veld Referentie geef je het rooster een herkenbare naam, bijvoorbeeld een complexnummer in combinatie met de roepnaam van het gebouw.

Let op: Wil je het rooster nog niet direct actief maken? Zet de status dan op Concept. Vergeet het rooster dan niet later op 'Gepubliceerd' te zetten om het daadwerkelijk te kunnen gebruiken. Alleen actieve roosters (Die gepubliceerd zijn) worden meegerekend in de fair-use berekening op je factuur.

Zodra je het rooster hebt aangemaakt, kun je taken (werkzaamheden) toevoegen. Geef elke taak een duidelijke naam en beschrijving die aansluiten bij de uit te voeren werkzaamheden.

Bij screenshot punt 2 stel je de herhaling in van de taak – bijvoorbeeld: Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks. Je kunt hier ook een specifieke uitvoeringsdag selecteren wanneer de taak wordt uitgevoerd.

Ben je klaar met invullen? Klik dan op Taak toevoegen + om de taak op te slaan.

Klik hier voor een uitgebreid artikel over regulieren en periodieke werkzaamheden toevoegen aan het rooster.

Tip 1 – Werkpakketjes maken:
Voeg niet te veel losse werkzaamheden toe als aparte taken. Combineer dagelijkse of wekelijkse handelingen liever tot overzichtelijke taakpakketten, bestaande uit onderdelen of bulletpoints. Zo blijft je online rooster overzichtelijk en efficiënt. Meer over taken bundelen vind je bij topic 5 van dit artikel.

Tip 2 – Roosters kopiëren:
Werk je met veel soortgelijke roosters of terugkerende taken? Dan kun je deze eenvoudig kopiëren. Meer over het dupliceren van taken vind je bij topic 4 van dit artikel.

Binnen TranspaClean heb je ook de optie om een Template rooster toe te voegen, dit houdt in dat je al een ingevuld rooster met taken, beschrijving en frequenties in jouw eigen rooster kunt zetten, zodat je een snel opzetje hebt.

1. Navigeer naar Rooster → Periodiek (Waarbij je een Rooster template wilt toevoegen)
2. Klik op +Template toevoegen (Zie 1 op afbeelding hieronder)
   
   
3. Selecteer een template die geschikt is voor je dienstverlening
4. Klik tot slot op Toevoegen
   

Nu heb je een ingevuld rooster, je kunt deze gemakkelijk wijzigen doormiddel van actie op selectie, of door op de bewerk knop te klikken.

Navigeer in het dashboard naar de pagina ‘Gebruikers’ (zie screenshot punt 1).
Klik vervolgens op de knop + GEBRUIKER TOEVOEGEN om een nieuwe gebruiker aan te maken (zie punt 2).

Klik op + GEBRUIKER TOEVOEGEN (zie screenshot punt 1).
In het volgende scherm kies je bij gebruikersrol de optie ‘Uitvoerder’ (zie punt 2).

Vul vervolgens de gegevens van de uitvoerder in en klik op de groene knop + Gebruiker toevoegen. Je komt nu in het bewerkscherm, hier kun je later een welkomst e-mail sturen of een wachtwoord aanmaken voor de uitvoerder.

Wil je deze uitvoerder meteen inplannen in een rooster? Volg dan het bijbehorende stappenplan onderaan dit artikel.

Klik op + GEBRUIKER TOEVOEGEN (zie screenshot punt 1).
Zet vervolgens de optie ‘Gebruik Account-ID’ aan (zie punt 2). Hierdoor verdwijnt het veld voor het e-mailadres, en wordt de gebruiker aangemaakt met een unieke Account-ID.

Na het aanmaken verschijnt het Account-ID samen met een automatisch gegenereerd wachtwoord. Sla deze gegevens op en stuur ze door naar de uitvoerder zodat hij of zij kan inloggen.

In het bewerkscherm van de gebruiker kun je altijd een nieuw wachtwoord genereren via de knop ‘Maak wachtwoord’. Ook het Account-ID is daar terug te vinden.

Ga naar Rooster pagina en klik op de blauwe knop Periodiek van het rooster waar je een uitvoerder wilt inplannen.

Deze stap is bedoeld voor situaties waarin je nog geen taken hebt aangemaakt in het rooster. Heb je al wel taken toegevoegd? Ga dan naar 3 – Uitvoerder inplannen in een bestaand rooster.

Wanneer je op de knop ‘Periodiek’ hebt geklikt of net een nieuw rooster hebt aangemaakt, verschijnt de optie ‘Taak toevoegen’. Bij het toevoegen van een taak kun je direct een uitvoerder koppelen door te klikken op ‘Voorkeurs uitvoerder’ (zie screenshot punt 1).

Heb je al taken aangemaakt en wil je deze snel koppelen aan een vaste uitvoerder? Dan is daar een handige manier voor.

Ga naar het rooster-overzicht en selecteer de gewenste taken door op de linker boxjes te klikken terwijl je CTRL (Windows) of COMMAND (Mac) ingedrukt houdt. Klik daarna op ‘Actie op selectie’ > ‘Stel vaste uitvoerder in voor … rijen’. Kies vervolgens de juiste uitvoerder voor de geselecteerde taken — en je bent klaar!

Er is ook een video beschikbaar die dit proces stap voor stap laat zien. Deze vind je onderaan dit onderdeel.

Tip: Bekijk na het inplannen ook het volgende stappenplan Gebruikersinstellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder”, zodat elke soort uitvoerder niet per ongeluk onnodige taken ziet in de app.

Navigeer als eerst naar de “Rooster” pagina. Nu kom je in de overzichtspagina van alle roosters klik hier op “Kies kolommen“. en klik hier het vakje “Ploeg” aan. Dit maakt de ploeg kolom zichtbaar.

In de zichtbare ‘Ploeg’-kolom kun je met het plus-icoon (+) uitvoerders toevoegen aan de ploeg. Met het prullenbak-icoon kun je ze weer verwijderen (Zie onderstaande screenshot).

Alle medewerkers in de ploeg zien de taken als ‘Vacant’ met een blauwe aftekenknop – dit geldt voor alle taken waar géén vaste uitvoerder aan gekoppeld is.

Let op: Als er al een vaste uitvoerder op een taak is ingepland, kan de ploeg deze taak niet aftekenen, tenzij je dit anders hebt ingesteld via de gebruikersinstellingen van de uitvoerder.

Wil je snel controleren of er vaste uitvoerders zijn ingepland op het rooster? Zet dan ook de kolom ‘Vaste uitvoerder’ aan via ‘Kies kolommen’ (net als bij stap 1).

Wil je dezelfde ploeg inplannen op meerdere roosters tegelijk? Dat kan eenvoudig vanuit het rooster overzicht.

Ga naar Rooster pagina en selecteer de gewenste taken door op de linker boxjes te klikken terwijl je CTRL (Windows) of COMMAND (Mac) ingedrukt houdt. Klik daarna op ‘Actie op selectie’ > ‘Ploeg gebruiker toevoegen’ en kies een uitvoerder.

Tip: Bekijk na het inplannen ook het stappenplan “Gebruikersinstellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder” om te zorgen dat medewerkers alleen de juiste taken te zien krijgen.

Ga naar de pagina ‘Gebruikers’ en bewerk de betreffende medewerker die deel uitmaakt van een ploeg.

Wijzig de instelling ‘Laat taken zien’ naar:
“Verberg de taken die niet op deze naam staan”.

Met deze instelling ziet de uitvoerder alleen de taken die als vacant staan – oftewel, alle taken zonder vaste uitvoerder. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor een helder overzicht.

Wil je dat de uitvoerder de taken wel ziet, maar niet kan aftekenen? Houd de instelling dan:
“Verberg de aftekenknoppen die niet op deze naam staan”.
Hiermee blijven de taken zichtbaar, maar kunnen ze alleen worden afgetekend door de vaste uitvoerder die op de taak is ingepland.

Ga naar de pagina ‘Gebruikers’ en bewerk de betreffende medewerker die als vaste uitvoerder werkt.

Wijzig de instelling ‘Laat taken zien’ naar:
“Verberg vacant taken en taken die niet op deze naam staan”

Met deze instelling ziet de uitvoerder alleen de taken die specifiek aan hem of haar zijn toegewezen. Taken die openstaan voor ploegen (vacant) of zijn toegewezen aan andere vaste uitvoerders worden automatisch verborgen.

Dit voorkomt afleiding en zorgt voor een heldere, taakgerichte werkomgeving waarin de uitvoerder zich volledig kan richten op het eigen werk.

1. Klik links in het menu op 'Notificaties' hier kun je per locatie kiezen welke notificaties je wilt ontvangen, elke notificatie heeft een korte uitleg over wat het doet.
2. Tip: Vink ook favorieten locaties aan via de kolom met het sterretje zodat deze duidelijker worden weergegeven op verschillende pagina's
3. Wanneer je notificaties hebt geselecteerd vergeet dan niet op 'Instellingen opslaan' te klikken deze groene knop vind je bovenaan
   

Wil je de notificatie instellingen goed zetten voor je klant? bekijk dan Bekijk dan dit artikel.

Met Klant Premium krijg je als opdrachtgever extra mogelijkheden om je organisatie(s) overzichtelijk en professioneel in te richten. Naast de standaardfuncties in TranspaClean zie je in één oogopslag hoe jouw bedrijven presteren en kun je zelf gebruikers en (notificatie)instellingen beheren.

• Overzicht: Bekijk alle bedrijven en locaties in één dashboard met KPI-rapportages.
• Mijn bedrijf: Extra pagina om gebruikers en instellingen te beheren.
• Gebruikers: Voeg gebruikers toe, bepaal rechten en stel notificaties in per locatie of bedrijf per gebruiker.
• Locaties beheren: Pas adres, afbeeldingen en roosters aan (in overleg met de aannemer bij periodieke taken).
• Flexibiliteit: Verwijder gebruikers of pas referenties en instellingen aan voor een duidelijker overzicht.

Als Klant Premium-gebruiker kun je eenvoudig tussen verschillende bedrijven wisselen.

1. Klik bovenin de dropdown op het bedrijf tussen het logo en contact (Zie afbeelding referentie hieronder).
2. Selecteer het bedrijf dat je wilt bekijken.
3. Het dashboard en de KPI-rapportages worden direct bijgewerkt naar de gekozen omgeving.

Wanneer je kiest voor 'Alle bedrijven' krijg je een overzicht van Alle bedrijven in je KPI rapportage's zo kun je gemakkelijk overzicht houden over alle bedrijven.

Natuurlijk is het ook mogelijk om gewoon een bedrijf te selecteren door op de dienstverlener te klikken.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers' bovenin klik op 'NIEUWE GEBRUIKER+'.
2. Wanneer je de gegevens hebt ingevoerd klik je op opslaan en ga je terug naar de 'Gebruikers' pagina (Overzicht), hier klik je nu op 'Bedrijven' bij de net toegevoegde gebruiker.
3. In dit overzicht is het belangrijk dat je elk bedrijf aanvinkt die de gebruiker MAG ZIEN, deze stap moet ook echt gedaan worden zodat andere functionaliteiten goed in samenwerking gaan.

Zie volgende stap over hoe je gebruikers instellingen instelt.

1. Voordat je aan de slag kan moet je bedrijven hebben geselecteerd bij elke gebruiker welke hij/zij mag zien dit wordt hierboven beschreven bij 'Gebruikers aanmaken'.
2. Navigeer naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers' Bij de gebruiker waar je de notificatie instellingen wilt bewerken klik je onder het 'Bewerken' kopje op 'Notificaties'.
3. In dit scherm kun je voor elk bedrijf die je hebt gekoppeld aan de gebruiker een notificatie instelling toepassen.

Wanneer maak ik Beheer gebruikers aan? Meestal maak je geen beheer gebruiker aan heel af en toe kan het voorkomen dat je een beheer gebruiker aanmaakt zie hieronder:

Dit doe je alleen als:

• Een persoon wijzigingen moet maken in de TranspaClean inrichting
• Dezelfde wijzigingen en management taken doet als jij (Beheer)
  

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers' klik op 'Bedrijven' bij de gebruiker die je wilt verwijderen.
2. De-activeer nu elk bedrijf die aanstaat wanneer je de laatste bedrijf wilt de-activeren krijg je deze popup (Zie afbeelding hieronder) klik hier op 'Verwijder gebruiker'

Met klant premium heb je altijd toegang tot duidelijke rapporten en KPI-overzichten. Zo kun je zien hoe jouw organisatie presteert en kun je bijsturen waar nodig.

Rapporten bekijken

1. Navigeer links naar 'Dashboard' → 'Rapporten & KPI's' → hier kun je bestaande rapporten bekijken of een nieuw rapport aanmaken door op 'Nieuw rapport +' te klikken.
2. Wanneer je op 'Bekijk' heb geklikt op een bestaand rapport klik je vervolgens of 'Maak interactief rapport' als je deze wilt bekijken je kunt dit rapport ook uitprinten door op 'Afdrukken' te klikken.

Alle bedrijven in één overzicht

Dit is handig wanneer je meerdere bedrijven tegelijk beheert en snel inzicht wil krijgen.

1. Selecteer in het bedrijven dropdown menu 'Alle bedrijven'.
2. Navigeer naar 'Dashboard' → 'Periodiek', nu krijg je een overzicht van alle locaties en kun je overal zien waar taken zijn uitgevoerd, en gemakkelijk kun je zien waar ze niet zijn uitgevoerd of meldingen zijn gemaakt.

Dit gebeurd meestal alleen in overleg met de aannemer, het kan zomaar voorkomen dat sommige locatie gegevens niet kloppen denk aan huis nummer of locatie afbeelding.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie' en kies hier de locatie die bewerkt moet worden en klik op 'Bewerk'.
2. Nu kom je op een overzicht van de locatie bij 1 (Zie 1. Afbeelding hieronder), kun je de algemene informatie aanpassen, bij 2 (Zie 2. Afbeelding hieronder) kun je de locatie afbeelding aanpassen door het poppetje naar op de kaart te slepen naar het juiste adres en in streetview te gaan en op 'afbeelding kiezen' wanneer je voor het juiste complex staat.
3. Vergeet niet op 'Opslaan' te klikken wanneer je klaar bent

Dit gebeurd meestal alleen in overleg met de aannemer, het kan zomaar voorkomen dat sommige rooster gegevens niet kloppen denk aan referenties of taak frequenties of namen.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie' en kies hier de locatie waarbij het rooster referentie gewijzigd moet worden.
2. Klik vervolgens op 'Bewerk'. Kies onder 'Gekoppelde' roosters het rooster waarbij je de referentie wilt wijzigen en klik op 'Bewerk'.
3. Navigeer nu bovenin naar 'Instellingen' hier kan je onder 'Referentie' het rooster referentie aanpassen, ook kun je de 'Gebruik Referentie' hier wijzigen hieronder wat alles doet.

• Ja (Prominent aanwezig): Met deze optie wordt de roosterreferentie extra zichtbaar gemaakt in overzichten en rapportages. Handig wanneer je de referentie (bijvoorbeeld Blok A – Entreehal) belangrijker wilt tonen dan het standaard adres.
• Locatie aanduiding (Vervang huisnummer): Hierbij wordt het huisnummer in de adresweergave vervangen door de roosterreferentie. Dit is nuttig wanneer je werkt met meerdere complexen of gebouwen onder hetzelfde adres en je sneller wilt herkennen welk rooster bij welk deel hoort.
• Vervang adres: Met deze optie wordt het volledige adres vervangen door de roosterreferentie. Dit gebruik je wanneer de referentie (bijvoorbeeld een complexnaam of intern kenmerk) belangrijker is dan de adresgegevens. Zo staat de roosterreferentie altijd centraal in plaats van straatnaam en huisnummer.

Dit gebeurd meestal alleen in overleg met de aannemer, het kan zomaar voorkomen dat sommige locatie gegevens niet kloppen denk aan huis nummer of locatie afbeelding.

Rooster toevoegen:

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie' en kies hier de locatie waarbij het rooster referentie gewijzigd moet worden.
2. Klik vervolgens op 'Bewerk'. Kies onder '+Toevoegen' als je een nieuw rooster wilt toevoegen,

Rooster wijzigen:

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie' en kies hier de locatie waarbij het rooster referentie gewijzigd moet worden.
2. Klik vervolgens op 'Bewerk'. Kies het rooster dat je wilt wijzigen en klik op 'Bewerk'.
3. Hier kun je eventueel taken toevoegen of bewerken.

Klik hier voor meer informatie over Taken

1. Open het gewenste rooster waarbij je een nieuwe vaste uitvoerder wilt inplannen.
2. Selecteer de rijen waarin je de uitvoerder wilt inplannen (Meerdere rijen selecteren kan op twee manieren: Houd Shift ingedrukt om een opvolgende reeks te selecteren of houd CTRL/Windows (of COMMAND) ingedrukt om losse rijen te selecteren)
3. Plan de nieuwe uitvoerder in op de geselecteerde rijen (klik op 'Actie op selectie' → 'Stel vaste uitvoerder in voor X aantal rijen').

Tip: Vergeet niet om de uitvoerder een welkomst e-mail te sturen als de gebruiker goed staat ingepland.