Academy

1. Ga naar de locatie en open het rooster.
2. Klik op Taak toevoegen of 'bewerkt' een taak met maandelijkse frequentie
3. Kies de frequentie (bijv. oneven maanden).
4. Onderin bij de Taak toevoegen instellingen vind je 'Maanden vastplakken'.
5. Selecteer hoeveel maanden de taak zichtbaar moet blijven (bijv. 1, 2 of 3 maanden).
6. Sla de taak op.

Bekijk het resultaat in het live rooster.

1. Ga naar de locatie en open het rooster.
2. Selecteer één of meerdere taken via de checkboxen.
3. Klik op Actie op selectie.
   
4. Kies Startdatum instellen of Stopdatum instellen voor X rijen (Waarbij X jouw aantal geselecteerde rijen zijn).
   
5. Selecteer de gewenste datum in de kalender.
6. Sla de wijziging op.
7. De taak (of taken) wordt vanaf dat moment automatisch zichtbaar of verborgen.

• ingepland zijn
• taak aftekenen
• nfc check-in/uit
• tijd klok-in/uit
• formulier invullen

• een extra taak inplannen
• een melding maken of reageren
• werkprogramma bekijken
• inloggen
• achteraf foto toevoegen aan een taak

De Fair Use berekening volgt een simpele logica:

• Ga je 3 keer per maand naar dezelfde locatie → telt als 3.
• Ga je 10 keer per maand → telt als 10.

Het systeem telt dus per uitvoerder het totaal aantal keer dat er op de locatie wordt gewerkt en deelt dit vervolgens door het aantal uitvoerders die in samenwerkingsverband de werkzaamheden uitvoeren.

Bij uitvoerders wordt gekeken naar hoe intensief een account wordt gebruikt.
De berekening is gebaseerd op het aantal locaties waarop een uitvoerder in één maand werkzaamheden uitvoert.

• Een uitvoerder kan als fair use grens 85 locaties per maand bezoeken.
  Dat komt overeen met gemiddeld vier locaties per werkdag bij een fulltime dienstverband.
• Elk locatiebezoek heet een event.
• De frequentie van werkzaamheden in het rooster (werkprogramma) bepaalt het aantal events.
  Bij dagelijkse werkzaamheden telt de locatie bijvoorbeeld elke dag als één event.
• Wanneer een uitvoerder in een maand op meer dan 85 locaties actief is, wordt dat gezien als extra gebruik:
  • t/m 85 locaties → telt als 1 uitvoerder
  • 86 t/m 170 locaties → telt als 2 uitvoerders
  • 171 t/m 255 locaties → telt als 3 uitvoerders, enzovoort.

• Als meerdere uitvoerders op dezelfde locatie werken, corrigeert TranspaCom dit automatisch (de locatie telt dan minder zwaar mee). Bijvoorbeeld, bij 2 uitvoerders wordt de locatie half meegerekend.
• Werkt een uitvoerder op locaties van een opdrachtgever met een basislocatie-abonnement, dan worden die locaties niet meegerekend in de Fair Use berekening.

Fair Use houdt ook rekening met vacant-events: locaties met een actief rooster, maar zonder ingeplande uitvoerder.

De werkzaamheden op deze locaties staan open voor iedereen met toegang (= Vacant), bijvoorbeeld een uitvoerder die via een QR-code of NFC-kaart het werkprogramma bekijkt, of een klant die meekijkt en meldingen kan doen.

• Alle locaties zonder ingeplande uitvoerder worden samengenomen als één groep: # Vacant.
• Hierbij geldt een grens van 85 events per maand.
• Ook hier bepaalt de frequentie van werkzaamheden het aantal events per locatie.
  Als een locatie bijvoorbeeld alleen maandelijkse taken heeft, telt die als één event per maand.
• Wanneer # Vacant meer dan 85 locaties bevat, wordt dat gezien als extra gebruik:
  • t/m 85 locaties → telt als 1 vacant
  • 86 t/m 170 → telt als 2 vacant
  • 171 t/m 255 → telt als 3 vacant, enzovoort.

Als meerdere uitvoerders locatie events hebben op dezelfde locatie op dezelfde datum worden de locatie events door de helft gedaan. Zo krijgen uitvoerder A en B beide 0.5 locatie events. Er zijn geen extra kosten zodra er in team/ploegverband wordt gewerkt.

Als een opdrachtgever een betaald abonnement heeft op basislocaties worden er op die locaties geen locatie events aangemaakt door uitvoerders.

1. Ga naar pagina 'Home' en zet 'Bekijken' op de betreffende uitvoerder
2. Controleer of de uitvoerder een locatie heeft met dagelijkse werkzaamheden.
   • Tel dagelijkse werkzaamheden als 1 event per dag (≈ 20 events per maand).
   • Let op: meerdere dagelijkse taken op dezelfde locatie tellen niet apart. Er wordt alleen berekend hoe vaak de uitvoerder de locatie bezoekt.
   • Let op: wanneer er al dagelijkse werkzaamheden zijn, worden eventuele wekelijkse of maandelijkse taken op diezelfde locatie niet nogmaals meegeteld. Zo wordt dubbele telling voorkomen.
3. Controleer of de uitvoerder een locatie heeft met wekelijkse werkzaamheden.
   • Tel wekelijkse werkzaamheden als 1 event per week (≈ 4 events per maand).
   • Let op: ook hier wordt dubbele telling voorkomen zoals hierboven beschreven.
4. Controleer of de uitvoerder een locatie heeft met maandelijkse werkzaamheden.
   • Tel maandelijkse werkzaamheden als 1 event per maand.
5. Werk de uitvoerder samen met anderen op dezelfde locatie?
   • Wanneer meerdere uitvoerders dezelfde planning inzien, deel je het aantal events door het aantal uitvoerders dat samenwerkt.
6. Tel alle events over de maand op.
   • Dit totaal geeft aan hoeveel events de uitvoerder heeft.
   • Let op: het aantal dagen per maand kan verschillen, dus een uitvoerder met dagelijkse werkzaamheden kan bijvoorbeeld 21 of 22 events hebben, afhankelijk van de kalender.
7. Soms is zelf berekenen lastig, bijvoorbeeld als meerdere uitvoerders in één maand op dezelfde locaties hebben gewerkt of hebben ingevallen op locaties.
   • In dat geval kun je de berekeningsspecificaties opvragen via de TranspaCom contactpagina.

1. Ga naar pagina 'Home' en zet 'Bekijken' op 'Vacant niet gepland'
2. Zie je hier locaties verschijnen?
   • Dan worden deze locaties automatisch meegeteld als #0 Vacant.
3. Controleer de locaties met dagelijkse werkzaamheden.
   • Tel dagelijkse werkzaamheden als 1 event per dag (≈ 20 events per maand).
   • Let op: wanneer er al dagelijkse werkzaamheden zijn, worden eventuele wekelijkse of maandelijkse taken op diezelfde locatie niet nogmaals meegeteld. Zo wordt dubbele telling voorkomen.
4. Controleer de locaties met wekelijkse werkzaamheden.
   • Tel wekelijkse werkzaamheden als 1 event per week (≈ 4 events per maand).
   • Let op: ook hier wordt dubbele telling voorkomen zoals hierboven beschreven.
5. Controleer de locaties met maandelijkse werkzaamheden.
   • Tel maandelijkse werkzaamheden als 1 event per maand.
6. Tel alle events over de maand op.
   • Dit totaal geeft aan hoeveel events de #0 Vacant heeft.
   • Let op: het aantal dagen per maand kan verschillen, dus locatie met dagelijkse werkzaamheden kan bijvoorbeeld 21 of 22 events hebben, afhankelijk van de kalender.

Hoe verlaag ik het aantal events bij #0 Vacant?

Wanneer één of meer locaties tijdelijk niet worden gebruikt, kun je de roosterstatus op ‘Concept’ of ‘Privé’ zetten.

De locatie wordt dan als non-actief beschouwd door het systeem en niet meegenomen in de Fair Use-berekening.

• Zet het rooster op non-actief: Klik hier voor uitleg.
• Let op: wijzig de status vóór de start van de maand, anders telt het rooster alsnog mee.
• Let op: bij non-actieve roosters is de toegang en functionaliteit voor alle gebruikers beperkt.

Hoe verlaag ik het aantal events bij een uitvoerder?

Pas de planning van de uitvoerder aan:

• Wijzig de ploeg (samenwerkingsverband) of de vaste uitvoerderplanning: Klik hier voor uitleg.

1. Navigeer naar het rooster overzicht → Klik op de blauwe periodiek knop op het rooster dat je wilt bewerken → Kolommen → Verwijder.
2. Je krijgt een kruisje te zien bij taken waar nog GEEN aftekeningen heeft plaatsgevonden
3. Wanneer je op het rode agenda icoontje klikt stopt de taak de eerstvolgende week na de laatste aftekening.

1. Navigeer naar het rooster overzicht → Klik op de blauwe periodiek knop op het rooster dat je wilt bewerken.
2. Selecteer de taken die je wilt stopzetten en klik op 'Actie op selectie'
3. Kies de actie 'Stel stopdatum in voor rij(en)', kies vervolgens de laatste dag van de week/maand waarop de taak dient te stoppen.
4. De taak verdwijnt nu uit je rooster en is op te vragen via 'Weergeven' → 'Gestopte taken'

Om de NFC te gebruiken, moet deze functie aanstaan op je telefoon. Volg hiervoor deze stappen:

1. Veeg van boven naar beneden om het snelle menu te openen.
2. Zoek het icoontje met een blauwe N (zie foto bovenaan)
3. Tik erop om NFC in te schakelen. Het icoontje kleurt blauw wanneer het actief is.

Lukt dit niet via het snelle menu? Ga dan naar:

Instellingen > Verbindingen > NFC en contactloos betalen > Schakel NFC in

Wanneer je kiest voor werken met NFC, zorgen wij dat alles gebruiksklaar is.
Je ontvangt een pakket met:

• NFC-kaarten in eigen huisstijl, ingesteld met het juiste werkprogramma
• Bevestigingsmateriaal
• Een korte instructiefolder

Wil je liever zelf NFC-kaarten aanschaffen? Dat kan ook. Via TranspaCom kun je deze eenvoudig zelf configureren en koppelen aan de juiste locatie of werkwijze.

Heb je vragen over de levering, wil je extra NFC-kaarten bestellen of weten hoe je dit zelf kunt configureren? Neem dan contact op met ons via: https://transpaclean.nl/contact/

Voordat je de NFC kaart gaat opplakken is het belangrijk dat je van te voren weet dat je deze NFC nooit op metaal moet opplakken, dit verstoord namelijk het NFC signaal.

Stap 1:

Stap 2:

Jammer dat het niet direct lukt! Hieronder een aantal dingen die je kunt proberen:

Controleer je telefoon

• Staat NFC aan? Controleer dit in de instellingen van de telefoon.
  • Lees bovenaan dit artikel [NFC aanzetten uitgebreide uitleg] voor uitgebreide uitleg hoe je dit aanzet.

Krijg je de melding “No supported application for this NFC Tag”?

• Download dan de Chrome-browser of gebruik de TranspaClean / TranspaCom-app.

Controleer de afstand

• Houd de telefoon goed tegen de kaart aan.
  De NFC werkt alleen van dichtbij. (1-3 centimeter)
• Beweeg de telefoon langzaam over de kaart tot je een melding ziet. (Doormiddel van een klok-beweging)

Controleer je telefoonhoesje

• Ook Pasjes zoals: bankpasjes of OV-chipkaarten in het hoesje kunnen de NFC-lezer storen.
• Een dik hoesje kan ook het signaal blokkeren.

Controleer de ondergrond

• Kijk of de NFC-kaart niet op metaal is geplakt.
  Een kaart werkt niet goed op een metalen ondergrond.
• Plak de kaart eventueel op een andere plek, bijvoorbeeld op een muur of deur.

Gelukkig ondersteunen de meeste smartphones NFC. Bij een Iphone staat dit automatisch aan. Bij android toestellen moet je dit soms nog aanzetten.

Controleer je telefoon

• Staat NFC aan? Controleer dit in de instellingen van de telefoon.

Wil je weten of jouw smartphone NFC ondersteund?
Typ dan in Google:
“[naam van je telefoon] + NFC”
Dan zie je meteen of jouw toestel het heeft.

Toch even handig om te weten:

• Alle iPhones vanaf de iPhone 7 (met iOS 13 of nieuwer) hebben NFC.
• De meeste Android-telefoons hebben ook NFC, maar niet allemaal.

Hieronder vind je een lijst met Android-toestellen die NFC ondersteunen.

Werkt de NFC-kaart niet, of heb je geen telefoon met NFC? Dan kan je ook de QR-code scannen die op de NFC-kaart is geprint. Er zijn twee manieren om dit te doen:

QR-code scannen via de TranspaClean-app

1. Download en open de app: TranspaClean/ TranspaCom
2. Tik op QR-icoontje op het inlogscherm en richt je camera op de QR-code
3. (indien nodig) log-in met je Account-ID of e-mail en wachtwoord
4. Al ingelogd? tik op het QR-icoontje bovenaan je pagina en richt je camera op de QR-code
5. Tik op de blauwe knop Open om de locatie direct te openen
6. Let op: Zorg dat je locatie accepteert in de app instellingen van je telefoon. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

QR-code scannen via de camera app op de telefoon

1. Open de camera-app van je telefoon.
2. Richt de camera op de QR-code.
3. Er verschijnt een melding of link op je scherm.
4. Tik op de link nu zal TranspaClean Automatisch openen.
5. Let op: Zorg dat je locatie accepteert. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

Stap 1: Scan als eerst de NFC-tag met je telefoon hou je telefoon ongeveer 1 à 2 centimeter boven het kaartje en draai als een klok beweging totdat een melding verschijnt.

Android-Gebruikers:

• Ontgrendel eerst je telefoon voordat je de NFC kaart scant.

Stap 2: Klik op de melding 'Open NFC', (TranspaClean/ TranspaCom zal nu automatisch openen op internet of via de app als je deze hebt gedownload).

Stap 3: Je ziet nu direct je takenlijst van de locatie. Hier kun je je werkzaamheden bekijken en zien of er nog bijzonderheden zijn voor vandaag: bijvoorbeeld extra opdrachten.

Gebruik je liever een andere taal?

• Tik dan op de knop ‘Taal’ bovenin het scherm.

Wil je meer informatie weten over een taak?

• Tik dan op het [i]-icoontje voor extra informatie.

Heb je de werkzaamheden van vandaag gezien en ben je op de hoogte van de bijzonderheden? Nu kun je aan de slag met je werk!

Stap 4: Ben je klaar met je werk? Scan de NFC kaart dan opnieuw om je uitgevoerde werkzaamheden af te tekenen. Je kan werk aftekenen door op het blauwe/groene knopje met het vinkje te drukken. Daarna kun je bij de afgetekende taak nog een extra opmerking toevoegen via het blauwe potloodje of foto's toevoegen via het witte camera icoontje.

Wil je iets belangrijks doorgeven, maak dan een melding of verhindering.

• Druk dan naast de aftekenknop op de drie bolletjes (•••) en kies 'melding' of 'Verhindering'. Beschrijf het probleem en voeg eventueel foto's toe. Denk bij een verhindering aan een defecte lift waardoor je de lift niet kon schoonmaken, of een melding voor een stuk stopcontact)

Stap 5: Om een eindresultaat te bekijken klik je op refresh (Zie resultaat), nu krijg je een overzicht over de taken die je hebt uitgevoerd en de bijzonderheden die je hebt gemeld.

Om de NFC te gebruiken, moet deze functie aanstaan op je telefoon. Volg hiervoor deze stappen:

1. Veeg van boven naar beneden om het snelle menu te openen.
2. Zoek het icoontje met een blauwe N (zie foto hierboven)
3. Tik erop om NFC in te schakelen. Het icoontje kleurt blauw wanneer het actief is.

Lukt dit niet via het snelle menu? Ga in je telefoon dan naar:

Instellingen > Verbindingen > NFC en contactloos betalen > Schakel NFC in

Wil je weten of jouw smartphone NFC ondersteund?
Typ dan in Google:
“[naam van je telefoon] + NFC”
Dan zie je meteen of jouw toestel het heeft.

Toch even handig om te weten:

• Alle iPhones vanaf de iPhone 7 (met iOS 13 of nieuwer) hebben NFC.
• De meeste Android-telefoons hebben ook NFC, maar niet allemaal.

Hieronder vind je een lijst met Android-toestellen die NFC ondersteunen.

Werkt de NFC kaart nog steeds niet? Probeer dan de volgende dingen:

Controleer je telefoon

• Staat NFC aan? Controleer dit in de instellingen van je telefoon, lees stap 1 'Heeft mijn smartphone NFC?' hierboven.
• Krijg je de melding “No supported application for this NFC Tag”?
  Download dan de Chrome-browser en download de TranspaClean / TranspaCom-app.
  

Controleer de ondergrond

• Kijk of de NFC-kaart niet op metaal is geplakt.
  De NFC-tag werkt niet wanneer deze op een metalen ondergrond is geplakt.
• Plak de NFC-kaart eventueel op een andere plek, bijvoorbeeld op een muur of deur.

Controleer de afstand

• Houd je telefoon goed tegen de kaart aan.
  De NFC werkt alleen van dichtbij. (1-3 centimeter)
• Beweeg de telefoon langzaam over de kaart tot je een melding ziet (doormiddel van een klok-beweging).

Controleer je telefoonhoesje

• Een dik hoesje kan het signaal blokkeren.
• Ook Pasjes zoals: bankpasjes of OV-chipkaarten in het hoesje kunnen de NFC-lezer storen. Haal deze er even uit en probeer opnieuw.

Werkt de NFC-kaart niet, of heb je geen telefoon met NFC? Dan kan je ook de QR-code scannen die op de NFC-kaart is geprint. Er zijn twee manieren om dit te doen:

QR-code scannen via de app TranspaClean / TranspaCom

1. Download en open de app: TranspaClean/ TranspaCom
2. Tik op QR-icoontje op het inlogscherm en richt je camera op de QR-code
3. (indien nodig) log-in met je Account-ID of e-mail en wachtwoord
4. Al ingelogd? tik op het QR-icoontje bovenaan je pagina en richt je camera op de QR-code
5. Tik op de blauwe knop Open om de locatie direct te openen
6. Let op: Zorg dat je locatie accepteert in de app instellingen van je telefoon. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

QR-code scannen via de camera app op de telefoon

1. Open de camera-app van je telefoon.
2. Richt de camera op de QR-code.
3. Er verschijnt een melding of link op je scherm.
4. Tik op de link nu zal TranspaClean Automatisch openen.
5. Let op: Zorg dat je locatie accepteert. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

1. Als eerst navigeer je naar het rooster overzicht, selecteer hier een rooster waarbij je week 53 wilt aan/uit zetten.
2. Selecteer hierbij de roosters waarbij je week 53 wilt toepassen.
3. Wanneer je de roosters hebt geselecteerd klik je op 'Actie op selectie' → 'Week 53' → '(Hier kun je kiezen of je alle taken uit wilt in week 53 of aan, kies hier de optie die voor jou voor de geselecteerde roosters van toepassing is.).'
4. En klaar! om dit uit te zetten kun je de stappen herhalen maar bij het keuze maken van de 53e frequentie kies je voor 'uit (alle taken)'

Voeg een klant toe door in het menu op ‘Klant’ te klikken.
Klik daarna op de knop + KLANT TOEVOEGEN en vul de klantgegevens in. Zodra alles is ingevuld, klik je op + TOEVOEGEN om de klant op te slaan.

Hier vul je de gegevens van je klant in.
De referentie is de roepnaam van je opdrachtgever (bijvoorbeeld: TranspaCom Kantoor). In de praktijk zijn de Naam en Referentie vaak hetzelfde. Gebruik de afbeeldingsfunctie om het logo van de klant toe te voegen. Het veld Notities is optioneel en puur informatief deze informatie wordt verder niet gebruikt in andere onderdelen van het systeem.

Het is niet verplicht om klantgebruikers toegang te geven tot je TranspaClean-omgeving, maar het verhoogt de transparantie en samenwerking wel aanzienlijk.

We adviseren om klantaccounts pas toe te voegen nadat de basisinrichting volledig op orde is – denk aan een goed ingevuld rooster, gekoppelde locaties en duidelijke taakverdeling.

Wil je meer weten? Bekijk dan onderstaande artikelen:

Klik hier Klant account toevoegen

Klik hier Klant gebruiker instellingen goed zetten/ uitnodiging sturen

Klik hier uitleg verschillende gebruikersrollen

Een locatie voeg je toe door in het linkermenu op ‘Locatie’ te klikken (zie onderstaande screenshot punt 1). Klik vervolgens bovenaan op de knop + LOCATIE TOEVOEGEN (zie punt 2). Daarna kun je de locatiegegevens invoeren.

De referentie is de roepnaam van de locatie, bijvoorbeeld: TranspaClean Kantoor.
Het veld Notities is optioneel en puur informatief deze informatie wordt niet gebruikt in andere onderdelen van het systeem.

Na het succesvol toevoegen van de locatie kom je automatisch in het bewerkscherm terecht. We raden aan om direct een afbeelding aan de locatie toe te voegen via Streetview (zie screenshot punt 2).

Sleep de streetview-pin naar een geschikte plek op de kaart waar het gebouw goed zichtbaar is. Zodra je de juiste positie hebt gevonden, klik je op ‘Afbeelding kiezen’ (zie screenshot punt 3). Vergeet niet je wijzigingen op te slaan en klaar!

Let op: Zorg dat de pin-point nauwkeurig op het juiste adres staat en dat de afbeelding daadwerkelijk het gebouw toont. Zo voorkom je verwarring bij medewerkers en klanten.

Problemen met de locatie op de kaart?
Het kan voorkomen dat de pin-point niet correct geplaatst wordt. Geen zorgen, er is een eenvoudige oplossing. Bekijk hiervoor stap 3 – Onjuiste locatie.

Het kan soms voorkomen dat de kaart niet automatisch de juiste locatie herkent, ongeacht hoe je het adres invoert. Gelukkig is daar een eenvoudige oplossing voor.

Open in je browser de website https://www.gps-coordinaten.nl en voer daar het gewenste adres in. Kopieer vervolgens de coördinaten (Lat & Long) die worden getoond. Zie onderstaande screenshot.

Let op: Voer het adres op de GPS-coördinaten-site altijd in als: Straat + huisnummer, gevolgd door de plaatsnaam. Dit zorgt voor een nauwkeuriger resultaat.

Ga daarna in TranspaClean naar de Locatiepagina en bewerk de locatie die je wilt aanpassen. Klik op ‘Meer opties’ om de velden voor Lengtegraad (Lat) en Breedtegraad (Lng) zichtbaar te maken. Plak hier de gekopieerde coördinaten in en sla de wijzigingen op. Zie onderstaande screenshot punt 1 en 2.

Een rooster (werkprogramma) kun je pas gebruiken als het gekoppeld is aan een locatie. Daarom is het het handigst om een rooster aan te maken via het bewerk-scherm van de locatie. Klik daar op de knop ‘+ Eerste rooster aanmaken’.

Alternatief: Ga naar de pagina ‘Rooster’ en klik op ‘+ Rooster toevoegen’.

Na het klikken op de knop + ROOSTER TOEVOEGEN kun je een nieuw rooster aanmaken. Dit rooster koppel je aan een bestaande locatie (zie screenshot, punt 2).

Via het veld Referentie geef je het rooster een herkenbare naam, bijvoorbeeld een complexnummer in combinatie met de roepnaam van het gebouw.

Let op: Wil je het rooster nog niet direct actief maken? Zet de status dan op Concept. Vergeet het rooster dan niet later op 'Gepubliceerd' te zetten om het daadwerkelijk te kunnen gebruiken. Alleen actieve roosters (Die gepubliceerd zijn) worden meegerekend in de fair-use berekening op je factuur.

Zodra je het rooster hebt aangemaakt, kun je taken (werkzaamheden) toevoegen. Geef elke taak een duidelijke naam en beschrijving die aansluiten bij de uit te voeren werkzaamheden.

Bij screenshot punt 2 stel je de herhaling in van de taak – bijvoorbeeld: Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks. Je kunt hier ook een specifieke uitvoeringsdag selecteren wanneer de taak wordt uitgevoerd.

Ben je klaar met invullen? Klik dan op Taak toevoegen + om de taak op te slaan.

Klik hier voor een uitgebreid artikel over regulieren en periodieke werkzaamheden toevoegen aan het rooster.

Tip 1 – Werkpakketjes maken:
Voeg niet te veel losse werkzaamheden toe als aparte taken. Combineer dagelijkse of wekelijkse handelingen liever tot overzichtelijke taakpakketten, bestaande uit onderdelen of bulletpoints. Zo blijft je online rooster overzichtelijk en efficiënt. Meer hierover vind je bij stap 3 van dit artikel.

Tip 2 – Roosters kopiëren:
Werk je met veel soortgelijke roosters of terugkerende taken? Dan kun je deze eenvoudig kopiëren.

Navigeer in het dashboard naar de pagina ‘Gebruikers’ (zie screenshot punt 1).
Klik vervolgens op de knop + GEBRUIKER TOEVOEGEN om een nieuwe gebruiker aan te maken (zie punt 2).

Klik op + GEBRUIKER TOEVOEGEN (zie screenshot punt 1).
In het volgende scherm kies je bij gebruikersrol de optie ‘Uitvoerder’ (zie punt 2).

Vul vervolgens de gegevens van de uitvoerder in en klik op de groene knop + Gebruiker toevoegen. Je komt nu in het bewerkscherm, hier kun je later een welkomst e-mail sturen of een wachtwoord aanmaken voor de uitvoerder.

Wil je deze uitvoerder meteen inplannen in een rooster? Volg dan het bijbehorende stappenplan onderaan dit artikel.

Klik op + GEBRUIKER TOEVOEGEN (zie screenshot punt 1).
Zet vervolgens de optie ‘Gebruik Account-ID’ aan (zie punt 2). Hierdoor verdwijnt het veld voor het e-mailadres, en wordt de gebruiker aangemaakt met een unieke Account-ID.

Na het aanmaken verschijnt het Account-ID samen met een automatisch gegenereerd wachtwoord. Sla deze gegevens op en stuur ze door naar de uitvoerder zodat hij of zij kan inloggen.

In het bewerkscherm van de gebruiker kun je altijd een nieuw wachtwoord genereren via de knop ‘Maak wachtwoord’. Ook het Account-ID is daar terug te vinden.

Ga naar Rooster pagina en klik op de blauwe knop Periodiek van het rooster waar je een uitvoerder wilt inplannen.

Deze stap is bedoeld voor situaties waarin je nog geen taken hebt aangemaakt in het rooster. Heb je al wel taken toegevoegd? Ga dan naar 3 – Uitvoerder inplannen in een bestaand rooster.

Wanneer je op de knop ‘Periodiek’ hebt geklikt of net een nieuw rooster hebt aangemaakt, verschijnt de optie ‘Taak toevoegen’. Bij het toevoegen van een taak kun je direct een uitvoerder koppelen door te klikken op ‘Voorkeurs uitvoerder’ (zie screenshot punt 1).

Heb je al taken aangemaakt en wil je deze snel koppelen aan een vaste uitvoerder? Dan is daar een handige manier voor.

Ga naar het rooster-overzicht en selecteer de gewenste taken door op de linker boxjes te klikken terwijl je CTRL (Windows) of COMMAND (Mac) ingedrukt houdt. Klik daarna op ‘Actie op selectie’ > ‘Stel vaste uitvoerder in voor … rijen’. Kies vervolgens de juiste uitvoerder voor de geselecteerde taken — en je bent klaar!

Er is ook een video beschikbaar die dit proces stap voor stap laat zien. Deze vind je onderaan dit onderdeel.

Tip: Bekijk na het inplannen ook het volgende stappenplan Gebruikersinstellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder”, zodat elke soort uitvoerder niet per ongeluk onnodige taken ziet in de app.

Navigeer als eerst naar de “Rooster” pagina. Nu kom je in de overzichtspagina van alle roosters klik hier op “Kies kolommen“. en klik hier het vakje “Ploeg” aan. Dit maakt de ploeg kolom zichtbaar.

In de zichtbare ‘Ploeg’-kolom kun je met het plus-icoon (+) uitvoerders toevoegen aan de ploeg. Met het prullenbak-icoon kun je ze weer verwijderen (Zie onderstaande screenshot).

Alle medewerkers in de ploeg zien de taken als ‘Vacant’ met een blauwe aftekenknop – dit geldt voor alle taken waar géén vaste uitvoerder aan gekoppeld is.

Let op: Als er al een vaste uitvoerder op een taak is ingepland, kan de ploeg deze taak niet aftekenen, tenzij je dit anders hebt ingesteld via de gebruikersinstellingen van de uitvoerder.

Wil je snel controleren of er vaste uitvoerders zijn ingepland op het rooster? Zet dan ook de kolom ‘Vaste uitvoerder’ aan via ‘Kies kolommen’ (net als bij stap 1).

Wil je dezelfde ploeg inplannen op meerdere roosters tegelijk? Dat kan eenvoudig vanuit het rooster overzicht.

Ga naar Rooster pagina en selecteer de gewenste taken door op de linker boxjes te klikken terwijl je CTRL (Windows) of COMMAND (Mac) ingedrukt houdt. Klik daarna op ‘Actie op selectie’ > ‘Ploeg gebruiker toevoegen’ en kies een uitvoerder.

Tip: Bekijk na het inplannen ook het stappenplan “Gebruikersinstellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder” om te zorgen dat medewerkers alleen de juiste taken te zien krijgen.

Ga naar de pagina ‘Gebruikers’ en bewerk de betreffende medewerker die deel uitmaakt van een ploeg.

Wijzig de instelling ‘Laat taken zien’ naar:
“Verberg de taken die niet op deze naam staan”.

Met deze instelling ziet de uitvoerder alleen de taken die als vacant staan – oftewel, alle taken zonder vaste uitvoerder. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor een helder overzicht.

Wil je dat de uitvoerder de taken wel ziet, maar niet kan aftekenen? Houd de instelling dan:
“Verberg de aftekenknoppen die niet op deze naam staan”.
Hiermee blijven de taken zichtbaar, maar kunnen ze alleen worden afgetekend door de vaste uitvoerder die op de taak is ingepland.

Ga naar de pagina ‘Gebruikers’ en bewerk de betreffende medewerker die als vaste uitvoerder werkt.

Wijzig de instelling ‘Laat taken zien’ naar:
“Verberg vacant taken en taken die niet op deze naam staan”

Met deze instelling ziet de uitvoerder alleen de taken die specifiek aan hem of haar zijn toegewezen. Taken die openstaan voor ploegen (vacant) of zijn toegewezen aan andere vaste uitvoerders worden automatisch verborgen.

Dit voorkomt afleiding en zorgt voor een heldere, taakgerichte werkomgeving waarin de uitvoerder zich volledig kan richten op het eigen werk.

1. Klik links in het menu op 'Notificaties' hier kun je per locatie kiezen welke notificaties je wilt ontvangen, elke notificatie heeft een korte uitleg over wat het doet.
2. Tip: Vink ook favorieten locaties aan via de kolom met het sterretje zodat deze duidelijker worden weergegeven op verschillende pagina's
3. Wanneer je notificaties hebt geselecteerd vergeet dan niet op 'Instellingen opslaan' te klikken deze groene knop vind je bovenaan

Wil je de notificatie instellingen goed zetten voor je klant? bekijk dan Bekijk dan dit artikel.

Met Klant Premium krijg je als opdrachtgever extra mogelijkheden om je organisatie(s) overzichtelijk en professioneel in te richten. Naast de standaardfuncties in TranspaClean zie je in één oogopslag hoe jouw bedrijven presteren en kun je zelf gebruikers en (notificatie)instellingen beheren.

• Overzicht: Bekijk alle bedrijven en locaties in één dashboard met KPI-rapportages.
• Mijn bedrijf: Extra pagina om gebruikers en instellingen te beheren.
• Gebruikers: Voeg gebruikers toe, bepaal rechten en stel notificaties in per locatie of bedrijf per gebruiker.
• Locaties beheren: Pas adres, afbeeldingen en roosters aan (in overleg met de aannemer bij periodieke taken).
• Flexibiliteit: Verwijder gebruikers of pas referenties en instellingen aan voor een duidelijker overzicht.

Als Klant Premium-gebruiker kun je eenvoudig tussen verschillende bedrijven wisselen.

1. Klik bovenin de dropdown op het bedrijf tussen het logo en contact (Zie afbeelding referentie hieronder).
2. Selecteer het bedrijf dat je wilt bekijken.
3. Het dashboard en de KPI-rapportages worden direct bijgewerkt naar de gekozen omgeving.

Wanneer je kiest voor 'Alle bedrijven' krijg je een overzicht van Alle bedrijven in je KPI rapportage's zo kun je gemakkelijk overzicht houden over alle bedrijven.

Natuurlijk is het ook mogelijk om gewoon een bedrijf te selecteren door op de dienstverlener te klikken.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers' bovenin klik op 'NIEUWE GEBRUIKER+'.
2. Wanneer je de gegevens hebt ingevoerd klik je op opslaan en ga je terug naar de 'Gebruikers' pagina (Overzicht), hier klik je nu op 'Bedrijven' bij de net toegevoegde gebruiker.
3. In dit overzicht is het belangrijk dat je elk bedrijf aanvinkt die de gebruiker MAG ZIEN, deze stap moet ook echt gedaan worden zodat andere functionaliteiten goed in samenwerking gaan.

Zie volgende stap over hoe je gebruikers instellingen instelt.

1. Voordat je aan de slag kan moet je bedrijven hebben geselecteerd bij elke gebruiker welke hij/zij mag zien dit wordt hierboven beschreven bij 'Gebruikers aanmaken'.
2. Navigeer naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers' Bij de gebruiker waar je de notificatie instellingen wilt bewerken klik je onder het 'Bewerken' kopje op 'Notificaties'.
3. In dit scherm kun je voor elk bedrijf die je hebt gekoppeld aan de gebruiker een notificatie instelling toepassen.

Wanneer maak ik Beheer gebruikers aan? Meestal maak je geen beheer gebruiker aan heel af en toe kan het voorkomen dat je een beheer gebruiker aanmaakt zie hieronder:

Dit doe je alleen als:

• Een persoon wijzigingen moet maken in de TranspaClean inrichting
• Dezelfde wijzigingen en management taken doet als jij (Beheer)
  

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers' klik op 'Bedrijven' bij de gebruiker die je wilt verwijderen.
2. De-activeer nu elk bedrijf die aanstaat wanneer je de laatste bedrijf wilt de-activeren krijg je deze popup (Zie afbeelding hieronder) klik hier op 'Verwijder gebruiker'

Met klant premium heb je altijd toegang tot duidelijke rapporten en KPI-overzichten. Zo kun je zien hoe jouw organisatie presteert en kun je bijsturen waar nodig.

Rapporten bekijken

1. Navigeer links naar 'Dashboard' → 'Rapporten & KPI's' → hier kun je bestaande rapporten bekijken of een nieuw rapport aanmaken door op 'Nieuw rapport +' te klikken.
2. Wanneer je op 'Bekijk' heb geklikt op een bestaand rapport klik je vervolgens of 'Maak interactief rapport' als je deze wilt bekijken je kunt dit rapport ook uitprinten door op 'Afdrukken' te klikken.

Alle bedrijven in één overzicht

Dit is handig wanneer je meerdere bedrijven tegelijk beheert en snel inzicht wil krijgen.

1. Selecteer in het bedrijven dropdown menu 'Alle bedrijven'.
2. Navigeer naar 'Dashboard' → 'Periodiek', nu krijg je een overzicht van alle locaties en kun je overal zien waar taken zijn uitgevoerd, en gemakkelijk kun je zien waar ze niet zijn uitgevoerd of meldingen zijn gemaakt.

Dit gebeurd meestal alleen in overleg met de aannemer, het kan zomaar voorkomen dat sommige locatie gegevens niet kloppen denk aan huis nummer of locatie afbeelding.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie' en kies hier de locatie die bewerkt moet worden en klik op 'Bewerk'.
2. Nu kom je op een overzicht van de locatie bij 1 (Zie 1. Afbeelding hieronder), kun je de algemene informatie aanpassen, bij 2 (Zie 2. Afbeelding hieronder) kun je de locatie afbeelding aanpassen door het poppetje naar op de kaart te slepen naar het juiste adres en in streetview te gaan en op 'afbeelding kiezen' wanneer je voor het juiste complex staat.
3. Vergeet niet op 'Opslaan' te klikken wanneer je klaar bent

Dit gebeurd meestal alleen in overleg met de aannemer, het kan zomaar voorkomen dat sommige rooster gegevens niet kloppen denk aan referenties of taak frequenties of namen.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie' en kies hier de locatie waarbij het rooster referentie gewijzigd moet worden.
2. Klik vervolgens op 'Bewerk'. Kies onder 'Gekoppelde' roosters het rooster waarbij je de referentie wilt wijzigen en klik op 'Bewerk'.
3. Navigeer nu bovenin naar 'Instellingen' hier kan je onder 'Referentie' het rooster referentie aanpassen, ook kun je de 'Gebruik Referentie' hier wijzigen hieronder wat alles doet.

• Ja (Prominent aanwezig): Met deze optie wordt de roosterreferentie extra zichtbaar gemaakt in overzichten en rapportages. Handig wanneer je de referentie (bijvoorbeeld Blok A – Entreehal) belangrijker wilt tonen dan het standaard adres.
• Locatie aanduiding (Vervang huisnummer): Hierbij wordt het huisnummer in de adresweergave vervangen door de roosterreferentie. Dit is nuttig wanneer je werkt met meerdere complexen of gebouwen onder hetzelfde adres en je sneller wilt herkennen welk rooster bij welk deel hoort.
• Vervang adres: Met deze optie wordt het volledige adres vervangen door de roosterreferentie. Dit gebruik je wanneer de referentie (bijvoorbeeld een complexnaam of intern kenmerk) belangrijker is dan de adresgegevens. Zo staat de roosterreferentie altijd centraal in plaats van straatnaam en huisnummer.

Dit gebeurd meestal alleen in overleg met de aannemer, het kan zomaar voorkomen dat sommige locatie gegevens niet kloppen denk aan huis nummer of locatie afbeelding.

Rooster toevoegen:

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie' en kies hier de locatie waarbij het rooster referentie gewijzigd moet worden.
2. Klik vervolgens op 'Bewerk'. Kies onder '+Toevoegen' als je een nieuw rooster wilt toevoegen,

Rooster wijzigen:

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie' en kies hier de locatie waarbij het rooster referentie gewijzigd moet worden.
2. Klik vervolgens op 'Bewerk'. Kies het rooster dat je wilt wijzigen en klik op 'Bewerk'.
3. Hier kun je eventueel taken toevoegen of bewerken.

Klik hier voor meer informatie over Taken

1. Open het gewenste rooster waarbij je een nieuwe vaste uitvoerder wilt inplannen.
2. Selecteer de rijen waarin je de uitvoerder wilt inplannen (Meerdere rijen selecteren kan op twee manieren: Houd Shift ingedrukt om een opvolgende reeks te selecteren of houd CTRL/Windows (of COMMAND) ingedrukt om losse rijen te selecteren)
3. Plan de nieuwe uitvoerder in op de geselecteerde rijen (klik op 'Actie op selectie' → 'Stel vaste uitvoerder in voor X aantal rijen').

Tip: Vergeet niet om de uitvoerder een welkomst e-mail te sturen als de gebruiker goed staat ingepland.

1. Navigeer links in je dashboard naar 'Rapporten & KPI's' → 'Bekijken' (Om een bestaand rapport te openen) 'Nieuw Rapport' (om een nieuw rapport aan te maken) (Of klik hier).
2. Als je een nieuw rapport aanmaakt is het verstandig om het een passende naam te geven, je krijgt ook de optie om onderdelen toe te voegen aan het rapport, per onderdeel zijn er automatisch standaard instellingen die je nog kunt wijzigen. Klik op 'Opslaan' als je tevreden bent
3. Als je een aangemaakt rapport wilt bekijken klik je op de knop 'Bekijken', vervolgens selecteer je een periode waarvan je de data wilt inzien en klik je op de blauwe knop 'Maak interactief rapport' om het automatisch gegenereerde rapport te openen.

1. Navigeer links in je dashboard naar 'Rapporten & KPI's'. → 'Bekijken'.
2. Klik op 'Instellingen' om het rapport te bewerken, je kunt hier de selectie van onderdelen wijzigen die terugkomen in je rapport, of de volgorde van onderdelen of de instellingen van data dat word gepresenteerd.

1. Navigeer links in je dashboard naar 'Rapporten & KPI's'. → 'Bekijken'.
2. Klik op 'Instellingen' om het rapport te bewerken
3. Hier kun je de rapportage automatisch laten versturen naar 'Beheer' en 'Klant' gebruikers. Een week na het einde van interval 'Maand', 'Kwartaal' of 'Jaar' zal de rapportage worden verstuurd, naar de gebruikers.

1. Navigeer naar het 'Live rooster'.
2. Klik bovenaan op '+Toevoegen' in het live rooster.
3. Er opent nu een taakformulier die je kunt invullen. (Voor beheer gebruikers zie je dit hieronder voor uitvoerders is dit scherm vereenvoudigd met minder opties)

Inplannen in: Kies voor een dag, week of maand waarin de taak moet worden toegevoegd (Afhankelijk van de flexibiliteit wanneer de opdracht moet worden uitgevoerd). Via het kalender knopje kun je voor- of achteruit in dagen.

Taak doorschuiven bij vergeten: Wanneer de taak niet wordt afgetekend door de uitvoerder dan schuift de taak automatisch mee naar de volgende dag.

Plaats taak tracker: Hiermee ontvang je een e-mail notificatie wanneer de uitvoerder de taak heeft afgetekend.

1. Open het ticket waarin een voorstel voor extra werk staat.
2. Klik op blauwe knop 'Taak maken' om de taak rechtstreeks aan de standaard takenlijst van de locatie toe te voegen.
3. Het taakformulier opent deze kun je nu invullen om een opdracht toe te voegen.

1. Navigeer naar je klant overzicht.
2. Klik op de 'bewerk knop' van de klant die je wilt koppelen.
3. Klik op 'Meer opties' (Zodat het koppelscherm zichtbaar is)
4. Voer de gegevens in zoals de koppelcode en eenmalige sleutel.
5. Vergeet ten slot niet op 'Klant koppelen te klikken'.

Als je bent ingelogd in TranspaClean kun je meldingen bekijken op twee manieren namelijk:

1. Rechtsbovenin op het klokje klikken hier vind je actuele meldingen.
2. Navigeer naar 'Tickets' hier vind je alle nieuwe meldingen (Dit zie je voornamelijk als er een melding staat in een blauw hokje naast 'Tickets' tekst)

1. Navigeer naar 'Gebruikers' → 'Tijdelijk overnemen' nu kom je in een overzicht waarbij je van alles kunt klikken.
2. Selecteer bij 'Selecteer Uitvoerder' de uitvoerder waarvoor je een vervanger wilt inplannen.
3. Wanneer je de uitvoerder hebt geselecteerd waarvoor je vervanging nodig hebt klik je op 'Tijdelijke overnemer' kies hier de uitvoerder die de taak tijdelijk overneemt.
4. Nu zie je dat de roosters tevoorschijn komen van de geselecteerde uitvoerder die invallers nodig heeft, je kun deze overal inplannen (waar nodig) wanneer je deze hebt geselecteerd.

Hier vindt je een overzicht van verschillende dashboards, in dit geval klik je op het ‘Tijdregistratie’ dashboard.

Hier kan je de instellingen aanpassen van het weergave overzicht. Selecteer hier eventueel de gewenste periode, een specifieke klant, welke tijdregistraties je nog kunt verwerken, of al heeft verwerkt.

In de kolom ‘Op slot’ kan je drie verschillende soorten knoppen zien:

1) ‘Stoppen‘ Deze knop geeft aan dat de tijdregistratie nog aan het lopen is. De uitvoerder kan nog bezig zijn, of het kan gebeuren dat de uitvoerder is vergeten de tijd te stoppen. Door op deze knop de klikken kan je de tijdregistratie stopzetten. Via punt 5 kunt u eventueel de foute gegevens wijzigen.

2) ‘Op slot‘ Deze knop geeft aan dat de tijdregistratie afgerond is en de taak dus is afgetekend. Deze tijdregistratie kan je verwerken (Zie punt 5). Wanneer je de registratie heeft verwerkt kan je op deze knop klikken om hem op slot te zetten.

3) ‘Open‘ Deze knop geeft aan dat u de tijdregistratie heeft verwerkt en deze op slot staat. Je kan de tijdregistratie niet meer bewerken totdat je op de knop klikt om deze weer te openen. De knop wordt dan weer groen met de tekst ‘Op slot‘. Let op: Wanneer je de tijdregistratie her-opent wordt deze informatie opgeslagen.

In de kolom ‘Tijd totaal’ zie je hoelang de uitvoerder heeft gedaan over het uitvoeren van de taak. Wanneer u vooraf tijd heeft ingesteld komt dit te staan achter ‘Gepland’. In dit voorbeeld is de type tijdregistratie ‘stopwatch’ gekozen en blijft het dus leeg. Wil je. weten hoe je het bij taken wijzigt? Klik hier voor de instructie.

In de kolom ‘Tijden’ vindt je informatie over de verwerking van de tijdregistraties. Bij de bovenste rij staat hier ‘Lopend’ wat inhoudt dat de tijdregistratie nog niet is gestopt. Zie punt 3 ‘Stoppen’ wat dit precies inhoudt. Bij de tweede rij ziet u de volgende opties:

Dit is de default knop en geeft aan dat je de tijdregistratie nog niet hebt verwerkt. Kies een van onderstaande knoppen om de tijdregistratie te verwerken.

Klik op deze knop wanneer je de tijdregistratie wilt afwijzen.

Klik op deze knop wanneer je de tijdregistratie wilt goedkeuren/ akkoord wilt geven.

Via deze knoppen kan je de tijdregistratie wijzigen of een opmerking plaatsen. Dit is bijvoorbeeld handig voor wanneer een uitvoerder is vergeten de tijd te stoppen.

Via het oogje of het pijltje kan je per tijdregistratie de taak bekijken in het liverooster.

1. Navigeer links in het menu naar 'Samenvatting' → 'Uitvoerders', of klik hier. zet de instellingen goed om het overzicht te maken (Zie hieronder een voorbeeld)

Bij ‘Uitvoerder’ kiest u de uitvoerder waarvan u het overzicht wilt maken. U kunt hier ook ‘Alle‘ kiezen.

Bij ‘Klant’ kunt u filteren op een specifieke klant, of u kiest ‘alles‘.

Bij ‘Plugin’ kiest u in dit geval ‘Tijdregistratie‘. Wilt u meer informatie over de activiteit van de uitvoerder? Klik dan op ‘Select All’.

Hier selecteert u de type verwerking van tijdregistraties. Hiermee kunt u filteren op tijdregistraties met de verwerking ‘Akkoord’, ‘Afgewezen’ of ‘Nog niet bepaald’.