Academy

Een formulier is meer dan een los invulblaadje dat in het archief verdwijnt. Door de instelling 'Document toevoegen' te activeren, wordt een formulier een document dat je kunt teruglezen, dat meetbaar is voor rapportages en dat automatisch op de juiste plek terechtkomt: in het logboek van de locatie. In dit artikel leggen we uit hoe je dit instelt.

Je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om de instellingen van een formulier aan te passen.

Document toevoegen aanzetten

Met de instelling 'Document toevoegen' sla je een ingevuld formulier op als document. Dit document verschijnt automatisch in het logboek van de locatie, zodat iedereen met toegang het later kan terugvinden en opvragen.

1. Document toevoegen instellen

Zo zet je 'Document toevoegen' aan bij een formulier:

1. Ga in het linkermenu naar 'Instellingen'.
2. Klik op 'Formulieren'.
3. Klik op het potlood-icoon achter het formulier om het te bewerken.
4. Zet de instelling 'Document toevoegen' aan.
5. Klik op 'Opslaan'.

Vanaf nu wordt elke inzending van dit formulier opgeslagen als document en getoond in het logboek van de betreffende locatie.

2. Het document terugvinden in het logboek

Zodra een formulier is ingediend, verschijnt het document automatisch in het logboek van de locatie. Iedereen met toegang tot het logboek kan het document daar terugvinden en openen, zonder dat ze hiervoor in het formulierenarchief hoeven te zoeken.

Document meting toevoegen

Een document is pas écht bruikbaar voor rapportages als de inhoud vertaald wordt naar cijfers. Dat doe je met de instelling 'Document meting toevoegen'. Hiermee koppel je een berekening aan een invulveld, zodat een antwoord zoals 'Goed' automatisch wordt omgezet naar een score (bijvoorbeeld een 8 of 80%).

Let op: deze instelling is alleen zichtbaar als 'Document toevoegen' aan staat. Staat de meting uit, dan blijft het formulier voor je rapportages een leeg blaadje, ook al wordt het wel als document opgeslagen.

Documenten weergeven: recent, vastprikken of verbergen

Met de instelling 'Document toevoegen aan live rooster' bepaal je hoe een document wordt weergegeven in het roosterlogboek. Je kunt kiezen uit drie weergaves:

• Recente documenten: alleen de laatste drie inzendingen zijn direct zichtbaar in het logboek.
• Vastprikken: het document blijft altijd bovenaan staan, ook als er nieuwere documenten bijkomen.
• Verbergen: het document wordt wel opgeslagen (inclusief meting voor de KPI's), maar is niet zichtbaar in het logboek op locatie.

Let op: deze instelling is alleen zichtbaar als 'Document toevoegen' aan staat.

Zichtbaarheid van het document koppelen aan het formulier

Met de instelling 'Document zichtbaar volgens bekijken' zorg je dat het document in het logboek dezelfde zichtbaarheidsregels volgt als ingesteld bij 'Zichtbaarheid – bekijken' van het formulier zelf. Alleen gebruikers die het formulier mogen bekijken, zien dan ook het bijbehorende document terug in het logboek.

Let op: deze instelling is alleen zichtbaar als 'Document toevoegen' aan staat.

Het werkprogramma bevat alle vaste (reguliere en periodieke) werkzaamheden die uitvoerders op een locatie uitvoeren. Deze taken worden ingevoerd in het online rooster. Met het online rooster zijn roosters op papier of in Excel verleden tijd. Medewerkers melden taken af in het live rooster; klanten kunnen live meekijken. Zo creëer je samen volledige transparantie over de dienstverlening. Het rooster is ook te printen; er wordt dan automatisch ook een QR-code toegevoegd op de print. Hiermee hebben mensen die de QR-code scannen direct toegang tot de meest actuele online versie.

In dit artikel lees je hoe je reguliere en periodieke taken toevoegt, hoe je het takenoverzicht gebruikt, hoe je taken wijzigt en hoe je taken kunt kopiëren/dupliceren.

Wil je een eenmalige taak inplannen? Klik hier.

Taak toevoegen

1. Taak toevoegen

1. Ga naar Roosters, zoek het rooster waaraan je de taak wil toevoegen en open deze.

2. Na het openen van het rooster kun je gelijk bovenaan de pagina een taak toevoegen. (Zie bovenstaande afbeelding)

Alle functies op een rijtje:

• Taak - Benoem de uit te voeren handeling
• Beschrijving - Plaats hier een gedetailleerde omschrijving van de handeling.
• Voorkeursuitvoerder - Geef aan wie deze specifieke taak uitvoert. (Hiervoor moeten er al wel uitvoerdersaccounts aangemaakt zijn. Account aanmaken, klik hier.) Werkt u met een ploeg? Klik op de knop Ploeg (vacant).
• Ruimtes - Geef hier eventueel aan bij welke ruimte(s) de taak wordt uitgevoerd.
• Herhaling - Kies hier hoe vaak de taak moet worden uitgevoerd. Dagelijks: kies dagen van een week, wekelijks: hier kan je weken van het jaar kiezen, maandelijks: kies maanden van het jaar. Op de juiste dag, week, of maand blijft deze taak open staan voor de uitvoerder. Zij kunnen deze taak dan uitvoeren en aftekenen.

2. Dagtaak

Bij het aanmaken van een dagtaak zijn er een aantal puntjes om rekening mee te houden. 1. Zet de herhaling op Dagelijks en 2. kies de vaste uitvoerdag. Je kan hier ook nog aangeven dat betrokkenen een notificatie krijgen wanneer de taak weer bijna aan de beurt is. Dit kan je doen door 3. Stuur e-mail notificatie op ja te zetten.

3. Weektaak

Voor het aanmaken van een weektaak begin je met 1. de herhaling in te stellen op wekelijks. Daarna
2. selecteer je de weken waarin de uitvoering plaats moet vinden. Ook kun je aangeven of de taak 3. een vaste uitvoerdag moet krijgen. Tot slot kan je ook hier weer instellen dat alle betrokkenen een melding krijgen wanneer de taak bijna uitgevoerd gaat worden.

4. Maandtaak

Om een maandtaak aan te maken begin je met 1. de herhaling in te stellen op maandelijks. Daarna selecteer je 2. de maanden waarin je de taak uitgevoerd moet worden. Tot slot kan je ook 3. hier weer een uitvoerdag instellen. (In deze situatie staat de taak de hele maand open in het rooster. De glazenwasser kan dan zelf bepalen wanneer die langs komt. Is die geweest, dan tekens hij de taak af en staat de taak niet meer open in het rooster.)

Tip! Voor een taak zoals glasbewassing kan het handig zijn om e-mail notificaties aan te zetten. Ze weten gebouwgebruikers op tijd dat de glazenwasser langs komt en kunnen ze hier rekening mee houden.

Taken overzicht

Hier vind je informatie over hoe je inzicht kunt houden over de taken.

1. Takenoverzicht

1. Klik op Rooster in het linkermenu. Zoek de locatie waarvan je het rooster wilt aanpassen. Klik op Periodiek (het blauwe knopje met het kalender icoontje).

2. Je hebt nu het takenoverzicht van deze locatie geopend. Scroll een klein stukje naar beneden. Nu zie je alle aangemaakte taken van deze locatie.

2. Live Rooster

1. Klik op Rooster in het linkermenu, of klik op de TranspaClean homepagina op een locatierooster. Als je via de homepagina een rooster hebt geopend kom je direct in het Live rooster van die locatie.

2. Heb je op rooster geklikt? Zoek de locatie waarvan je het rooster wil bekijken, gevonden? Klik nu op periodiek (het blauwe knopje met icoontje van een kalender). Daarna opent het rooster. Klik nu bovenin op Bekijk. Nu opent het live rooster.

3. Jaarrooster

1. Klik op Rooster in het linkermenu.

2. Zoek de locatie waarvan je het jaarrooster uit wil printen. Klik op Periodiek (het blauwe knopje met het kalender icoontje) en klik dan op jaarrooster. (Zie onderstaande afbeelding voor impressie jaarrooster.)

4. Taak volgen/tracken

1. Ga naar het Live Rooster van de locatie waarbij je een taak wil tracken.

2. Ga vooruit in de planning naar het eerstvolgende moment dat de taak die je wil volgen weer aan de beurt is.

3. Klik op de 3 bolletjes (···) naast de taak en klik daarna op taak tracker.

4. Voeg nu je e-mail adres toe en kies hoe vaak je e-mails wilt ontvangen.

Een taaktracker stoppen?

1. Ga in het linkermenu naar Archief.
2. Ga naar Taak Trackers
3. Zoek de Taak Tracker die je hebt aangemaakt en klik rechts op de rode verwijderen knop.

Taak wijzigen

Hier vind je informatie over hoe je een taak moet bewerken, verwijderen, taak actie op selectie en hoe je een taak tussentijds kan wijzigen en het verleden kan bewaren.

1. Taak bewerken

1. Klik op Rooster in het linkermenu.

2. Zoek de locatie waarbij je een taak wil aanpassen en klik op Periodiek (het blauwe knopje met het kalender icoontje).

3. Zoek de taak die je wil aanpassen en klik op het blauwe knopje met het potloodje. Je kunt de taak nu aanpassen.

4. Taak aangepast? Vergeet de aangepaste taak niet op te slaan.

Extra: Wil je een taak aanpassen, maar zie je onderstaand scherm? Kies voor Nieuwe versie aanmaken als je het verleden van de taak wil bewaren. Moet je alleen een spelfout aanpassen? Klik dan op Deze versie bewerken.

2. Taak verwijderen

1. Klik op Rooster in het linkermenu.

2. Zoek de locatie waarbij je een taak wil verwijderen en klik op Periodiek (het blauwe knopje met het kalender icoontje).

3. Zoek de taak die je wil aanpassen en klik op Bewerken (het blauwe knopje met het potloodje). Je kunt de taak nu aanpassen.

4. Scrol naar beneden en klik op de knop Verwijder/Stop taak.

3. Taak actie op selectie

1. Klik op Rooster in het linkermenu.

2. Zoek het rooster dat je wil bewerken en klik op Periodiek (het blauwe knopje met het kalender icoontje).

3. In de bovenstaande afbeelding zie je een overzicht van al je taken. Klik op de eerste rij om taken aan te vinken.

4. Als je taken hebt geselecteerd klik je vervolgens op Actie op selectie, je kunt hier allerlei verschillende instellingen toepassen op de geselecteerde taak. (Notificatie instellen, taken dupliceren, uitvoerder toewijzen, taak frequentie aanpassen, uitvoerdag aanpassen, etc.)

5. Wil je een revisie maken voor meerdere taken, kies dan bij Een nieuwe versie van de taak maken? voor Ja, om het verleden van de taak te borgen.

6. Kies tot slot een ingangsdatum voor de nieuwe taak. Doorloop eventuele vervolgstappen en klik tot slot op Instellen.

Extra: Wil je meerdere taken selecteren houd dan Shift ingedrukt. Om een selectie van meerdere taken te maken van rijen die niet opeenvolgend zijn houd je ctrl (op Windows) of ⌘command (op macOS) ingedrukt.

4. Taak dupliceren

Je kunt een taak kopiëren naar; het huidige rooster, een bestaand rooster en een nieuw rooster.

1. Begin met het selecteren van de taken die je wil kopiëren/dupliceren.

2. Klik op Actie op selectie en kies dan een van de beschikbare dupliceer acties. Hieronder staan alle verschillende opties uitgelegd.

• Wil je een taak dupliceren in het huidige rooster, klik dan op Dupliceer rij in dit rooster. Je krijgt dan de vraag of je de frequenties wil kopiëren. Wil je de taak met een andere frequentie toewijzen? Kies dan voor Houd de frequenties leeg. Anders kies je voor Kopieer frequenties.
• Wil je een taak kopiëren naar een ander bestaand rooster, klik dan op Dupliceer rij in bestaand rooster. Dan krijg je de vraag naar welk rooster je deze taak wil kopiëren, selecteer hier een rooster waarin je de frequenties wilt kopiëren.
• Wil je een taak kopiëren naar een nieuw rooster, klik dan op Dupliceer rij in nieuw rooster. Voer daarna een roosternaam in voor het nieuw aangemaakte rooster. Geeft tot slot nog aan of je de frequenties van de taak over wil nemen.

TranspaClean biedt een spaarprogramma aan, aan al haar klanten. Als aannemer kan je het programma gebruiken om je uitvoerders te motiveren en te belonen. Je bepaalt zelf hoe het programma eruit ziet voor jouw team; welke prijzen er beschikbaar zijn in de puntenshop en welke prijzen in het draairad komen te staan. Daarnaast biedt TranspaClean zelf ook een aantal prijzen aan.

Je uitvoerders verdienen punten door acties uit te voeren in TranspaClean, zoals het aftekenen van een taak, het toevoegen van een foto of het plaatsen van een opmerking. Punten vervallen niet, dus uitvoerders sparen op hun eigen tempo.

Wat stel jij in als aannemer?

Als aannemer kan je verschillende dingen doen met het spaarprogramma. Jouw uitvoerders hebben toegang tot een puntenshop en een draairad. In het rad kun je de standaard goede doelen prijzen die TranspaClean aanbiedt zetten. (Deze kun je dus ook uit zetten.)

Hoe kom ik op de spaarpuntenpagina? Log in op TranspaClean: Ga in het linkermenu naar instellingen en klik daarna op spaarprogramma.

Standaardprijzen van TranspaClean

Bovenaan de spaarpuntenpagina zie je altijd deze vier beloningen staan. Deze beloningen zijn toegevoegd door TranspaClean zelf en zijn goede doelen. Wanneer een uitvoerder deze wint in het draairad maakt TranspaClean aan het eind van de maand een bedrag over naar een goed doel.

Standaard staan deze beloningen aan in het draairad (dit raden wij ook aan), maar je kan ze ook uitzetten als je het draairad helemaal zelf wil inrichten. (Zet je de standaardprijzen uit, dan is de kans er dat er niet meer gedraaid kan worden aan het rad als alle prijzen gewonnen zijn.)

Prijzen toevoegen aan het draairad

Zelf prijzen toevoegen aan het draairad is eenvoudig. Voeg cadeaus toe waar je uitvoerders echt blij van worden en maak het zo nog motiverender om aftekeningen, meldingen en verhinderingen goed te borgen.

Zelf een prijs toevoegen:

1. TranspaClean → Instellingen → Spaarprogramma → Beloningen
2. Klik op +Beloning toevoegen
3. Vul een naam voor de beloning in en selecteer een doelgroep. Voeg evt. ook een afbeelding toe. (Je hoeft hier geen aantal credits toe te wijzen.)
4. Voeg een uitgebreide omschrijving van de prijs toe.
5. Stel de instellingen in:
   • Actief: Aan
   • Draairad: Aan (Zodat het een prijs voor het draairad wordt.)
   • Auto resolve: Uit (Zodat de winmelding terecht komt in het claims scherm.)
   • E-mail notificatie: Optioneel
   • Shop: Uit (Zodat de prijs niet in de creditshop terecht komt.)
   • Winkans: Kies een winkans die bij de prijs past.
   • Max per X dagen: Hoevaak de prijs mag vallen in een bepaald aantal dagen. Bijvoorbeeld 1x per 60 dagen.

Prijzen toevoegen aan de puntenshop

Beloningen toevoegen aan de puntenshop is zo gedaan, de stappen zijn bijna volledig hetzelfde als bij het aanmaken van een prijs voor het draairad.

Zelf een prijs toevoegen:

1. TranspaClean → Instellingen → Spaarprogramma → Beloningen
2. Klik op +Beloning toevoegen
3. Vul een naam voor de beloning in, wijs een aantal credits toe en selecteer een doelgroep. Voeg evt. ook een afbeelding toe. (Het aantal credits dat je toewijst is het "bedrag" dat de uitvoerder moet betalen voor de beloning in de puntenshop.)
4. Voeg een uitgebreide omschrijving van de prijs toe.
5. Stel de instellingen in:
   • Actief: Aan
   • Draairad: Uit (Zodat de beloning niet in het draairad komt.)
   • Auto resolve: Uit (Zodat de inwisselmelding terecht komt in het claims scherm en actie vereist.)
   • E-mail notificatie: Optioneel
   • Shop: Aan (Zodat de prijs in de creditshop terecht komt.)
   • Max per X dagen: Niet invullen.

Een claim afhandelen of afkeuren

Wanneer een uitvoerder iets heeft gekocht in de puntenshop, of een prijs heeft gewonnen in het draairad komt hier een melding van in het Claims scherm. Overhandig de prijs aan de uitvoerder en markeer de claim als afgehandeld. Is er iets fout gegaan bij de claim, dan kan de claim ook afgekeurd worden, de uitvoerder krijgt zijn credits dan teruggestort.

Hoe handel je een claim af:

1. Ga naar Instellingen → Spaarprogramma → Claims
2. Hier vind je een overzicht van alle openstaande en afgehandelde claims.
3. Klik bij een openstaande claim op Afhandelen. De claim is nu afgehandeld in TranspaClean. Het product moet nu zelf nog overhandigd worden aan de uitvoerder.

Het kan zijn dat er een claim is binnen gekomen voor iets dat niet meer voorradig is, deze claim kan je dan afkeuren.

Zo keur je een claim af:

1. Ga naar Instellingen → Spaarprogramma → Claims
2. Hier vind je een overzicht van alle openstaande en afgehandelde claims.
3. Klik bij een openstaande claim op Afkeuren. De claim is nu afgekeurd. De uitvoerder heeft zijn credits terug gekregen. We raden aan om bij de uitvoerder te verklaren waarom de claim is afgekeurd.

Hoe wisselt een uitvoerder credits (een claim) in?

Soms wijken de werkzaamheden op een locatie tijdelijk af van het normale programma. Denk aan een periode met extra reiniging, of een aangepast schema rond een virus uitbraak. Voor dit soort situaties gebruik je een wisselrooster: een tweede, tijdelijk rooster dat voor een vooraf ingestelde periode actief is. Na die periode springt de planning automatisch terug naar het normale rooster, zonder dat je hier iets voor hoeft te doen.

Je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om een wisselrooster aan te maken en in te stellen.

Wat is een wisselrooster?

Een wisselrooster wordt altijd als tweede, los rooster aan een locatie toegevoegd, naast het normale rooster. Geef het wisselrooster een duidelijke naam in de rooster referentie, bijvoorbeeld 'Wisselrooster' of 'Feestdag' of 'virus-uitbraak', zodat je altijd ziet welk rooster het normale is en welk het tijdelijke. Je stelt vooraf in hoelang het wisselrooster actief moet zijn. Gedurende die periode worden de taken uit het wisselrooster zichtbaar in het live rooster, en daarna keert alles automatisch terug naar het normale schema.

Twee soorten wisselgedrag: Toon en Verberg

Het belangrijkste om te begrijpen bij een wisselrooster is het verschil tussen twee soorten gedrag. Dit bepaalt of het wisselrooster iets toevoegt aan het normale programma, of het juist tijdelijk vervangt.

2. Verberg: taken worden vervangen

Bij het gedrag 'Verberg' vervangt het wisselrooster tijdelijk de normale taken. De normale taken worden dan verborgen zolang het wisselrooster actief is, en de wisseltaken komen ervoor in de plaats.

Voorbeeld: bij dezelfde NORO-uitbraak kies je ervoor om het normale schoonmaakschema tijdelijk helemaal te vervangen door een strikt desinfectieprotocol. Met een wisselrooster op 'Verberg' worden de normale taken voor die periode verborgen en zien de betrokkenen alleen de wisseltaken van het protocol.

Belangrijk om te weten hoe dit er voor iedereen uitziet: als beheerder zie je zowel de normale taken (doorgestreept weergegeven) als de wisseltaken (in geel), zodat je overzicht houdt over wat er gewisseld is. De uitvoerder en de klant zien alleen de wisseltaken, niet de doorgestreepte normale taken.

Een wisselrooster aanmaken

Je maakt een wisselrooster aan via 'Actie op selectie' vanuit een rooster. Je koppelt het wisselrooster altijd aan een periode met een begin- en einddatum.

1. Een nieuw wisselrooster instellen

Zo maak je een nieuw wisselrooster aan:

1. Navigeer naar Rooster en klik op de bewerken knop van het rooster dat je wilt aanpassen
2. Selecteer de taken die je in het wisselrooster wilt opnemen.
3. Klik op 'Actie op selectie' en kies een van de wisselrooster-opties.
4. Kies vervolgens een wisselrooster of klik '+ Rooster toevoegen' om een nieuw wisselrooster te maken.
5. Vul een naam in (bijvoorbeeld 'noro-virus'), en stel de datum vanaf en datum tot en met in.
6. Klik op 'Toevoegen'.

Waar je op moet letten

Gebruik een wisselrooster bij voorkeur alleen binnen dezelfde locatie. Zolang een rooster als wisselrooster gekoppeld is, kun je het live rooster daarvan niet apart bekijken en kun je het niet nog een keer als wisselrooster aan een ander rooster koppelen. Ontkoppel je een wisselrooster later, of verwijder je een gekoppelde locatie of rooster, dan kunnen sommige functies zoals de planning niet meer goed werken. Wees hier dus voorzichtig mee.

Wat gebeurt er na de einddatum?

Na de ingestelde einddatum springt de planning automatisch terug naar het normale rooster. Je hoeft het wisselrooster niet handmatig te sluiten of uit te zetten. De wisseltaken zijn dus alleen zichtbaar gedurende de periode die je hebt ingesteld, en daarna neemt het normale rooster het weer over. Het oude wisselrooster zal automatisch worden weggehaald.

Op afroep of mutatie taken kunnen via TranspaClean eenvoudig worden ingepland en gecommuniceerd naar alle betrokkenen. Optioneel kan de opdrachtgever mutaties indienen via een ticketsysteem, waarna je deze vanuit het ticket direct inplant. Zo blijft het mutatieproces centraal en inzichtelijk voor beide partijen. Kom je de mutaties op een andere manier binnen? Volg dan de stappen hieronder om ze snel in te plannen en te communiceren aan je medewerkers en opdrachtgever.

Dit artikel gaat ervan uit dat je al roosters hebt aangemaakt. Nog niet gedaan? Bekijk dan eerst dit artikel over de basisinrichting.

Taak templates inplannen op het rooster

Hieronder vind je instructievideo's die uitleggen hoe je zelf aangemaakte taak templates inplant op het rooster van een locatie, hoe je het template aanmaakt en hoe het resultaat eruitziet voor de medewerker.

Voor medewerkers verschijnen ingeplande op-afroep taken tussen hun vaste werkzaamheden. Eenmalige opdrachten worden aangeduid met een paars bolletje op de kalender en een vlaggetje in het live rooster, zodat de medewerker vanuit de app direct ziet wanneer ze gepland staan.

Taak template aanmaken

2. Variabelen en taakonderdelen invullen

In het bewerkscherm vul je het template naar wens in. Voor op-afroep en mutatietaken zijn twee onderdelen belangrijk:

• Variabelen bij taak en beschrijving: hiermee maak je het template flexibel invulbaar op het moment van inplannen, zodat je per opdracht specifieke informatie kunt meegeven (zoals datum, ruimte of bijzonderheden). Probeer dit zelf uit en bekijk het effect tijdens het inplannen.
• Taakonderdelen: zet de optie 'Onderdelen toevoegen?' op 'Ja' om een checklist aan de taak toe te voegen. Handig als de medewerker stap voor stap werkzaamheden moet aftekenen.

Taak template inplannen op het rooster

1. Template inplannen via de kalender

Zo plan je een taak template in op het rooster van een locatie:

1. Ga naar de pagina 'Rooster' en klik op 'Acties' en daarna op 'Datum' bij het rooster waar je het template wilt inplannen.
2. Open in het kalenderoverzicht de map 'Algemeen' of een eigen aangemaakte map om je templates te zien.
3. Klik op een template en sleep deze naar de juiste datum om de taak in te plannen.

Staan de filters in het kalenderoverzicht niet goed? Klik met de rechtermuisknop op een taak en kies 'Bewerk dit rooster'. Hiermee worden de filters (klant, locatie, rooster) direct goed gezet.

2. Uitvoerder toewijzen (of later toewijzen)

Je hebt twee opties bij het toewijzen van een uitvoerder:

• Werken met een ploeg: je hoeft geen uitvoerder toe te wijzen. Zorg wel dat ploegmedewerkers aan het rooster zijn gekoppeld. Alle ploegleden zien de taak automatisch op de juiste dag in de app verschijnen. Klik hier voor uitleg over het inplannen van een ploeg.
• Werken met een vaste uitvoerder: selecteer eerst de uitvoerder in het venster voor je de taak naar de kalender sleept. De taak wordt dan direct aan die specifieke medewerker gekoppeld.

Wil je later pas een medewerker toewijzen? Plan de taak dan in met 'Geen uitvoerder'. De taak krijgt dan een gele kleur (= niet toegewezen). Wanneer je de uitvoerder later wilt koppelen, selecteer je eerst de medewerker en klik je met de rechtermuisknop op de taak. Kies dan 'Verander uitvoerder'.

Eenmalige taak toevoegen (zonder template)

Je kunt ook een eenmalige taak toevoegen direct vanuit het live rooster via de knop 'Eenmalige taak'. Dit kan zowel door Beheer als door uitvoerders zelf. Meer uitleg vind je in onderstaand artikel:

Lees hier hoe je een eenmalige taak toevoegt.

Planning communiceren naar medewerkers en opdrachtgever

1. Communicatie naar medewerkers

Op-afroep taken worden automatisch weergegeven in de app van de medewerkers. Elke dag zien zij een overzicht van welke locaties zij die dag moeten bezoeken en welke werkzaamheden er staan gepland. Extra opdrachten worden bovendien aangeduid in de kalender van de medewerker, zodat ze vooruit kunnen kijken.

Met een Klant Beheer account heb je als opdrachtgever extra mogelijkheden om je organisatie overzichtelijk te beheren. Naast de standaardfuncties in TranspaClean krijg je toegang tot de pagina Mijn bedrijf, waar je gebruikers, bedrijven en locaties kunt beheren. Zo houd je grip op de inrichting en zorg je dat alle betrokkenen de juiste toegang en meldingen krijgen. De meeste gebruikers binnen een Klant Premium omgeving zijn Klant Medewerkers (bijv. wijkbeheerders): zij kunnen TranspaClean gebruiken, maar kunnen geen instellingen wijzigen.

Ben je een Klant Medewerker (bijv. een wijkbeheerder) zonder beheer rechten en wil je weten hoe je meekijkt en op de hoogte blijft? Bekijk dan het artikel: Opdrachtgever Premium - Meekijken en op de hoogte blijven.

Wat kan ik met een Klant Premium beheer account?

Met een Klant Beheer account krijg je als opdrachtgever extra mogelijkheden om je organisatie(s) overzichtelijk en professioneel in te richten. Naast de standaardfuncties in TranspaClean zie je in één oogopslag hoe jouw bedrijven presteren en kun je zelf gebruikers en (notificatie)instellingen beheren.

Wat krijg je als Klant Premium Beheerder:

• Overzicht: Op het overzicht kun je alle bedrijven en locaties vanuit één dashboard bekijken. Ook kan je hier gemakkelijk je aannemers benchmarken via de ingebouwde KPI-rapportages.
• Mijn bedrijf: Een nieuwe knop in het linkermenu om locaties, gebruikers en instellingen te beheren.
• Gebruikers: Voeg gebruikers toe, bepaal hun rechten en stel favoriete locaties en notificaties in voor iedere gebruiker per locatie. (Gebruikers kunnen bijvoorbeeld wijkbeheerders zijn.)
• Locaties beheren: Pas adres, afbeeldingen en roosters aan (in overleg met de aannemer bij periodieke taken).
• Flexibiliteit: verwijder gebruikers of pas referenties en instellingen aan voor een duidelijker overzicht.

Hoe wissel ik van bedrijf?

Als Klant Premium gebruiker kun je eenvoudig tussen verschillende bedrijven wisselen.

1. Wisselen tussen bedrijven

Zo wissel je van bedrijf:

1. Klik bovenaan de pagina op het keuzemenu naast het bedrijfslogo.
2. Zoek de dienstverlener die je wil bekijken en klik erop. Je kan hier ook aangeven dat je alleen je favoriete bedrijven wil bekijken, of alle bedrijven. (Een bedrijf kan je instellen als favoriet als je deze bijvoorbeeld extra wil monitoren en snel bij de omgeving van dit bedrijf wil kunnen.)
3. Het dashboard en de KPI-rapportages worden direct bijgewerkt naar de gekozen omgeving.

Kies je voor 'Alle bedrijven', dan krijg je een overzicht van alle bedrijven in je KPI-rapportages. Zo houd je gemakkelijk overzicht over al je bedrijven tegelijk.

Managen gebruikers

Wil je Microsoft Single Sign-On instellen? Neem hiervoor contact op met een van onze succesmanagers via de contactpagina.

4. Hoe verwijder ik gebruikers?

Een gebruiker verwijder je door eerst alle gekoppelde bedrijven te de-activeren:

1. Navigeer in het linkermenu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers'.
2. Klik op 'Bedrijven' bij de gebruiker die je wilt verwijderen.
3. De-activeer elk bedrijf dat aanstaat.
4. Bij het de-activeren van het laatste bedrijf krijg je een pop-up.
5. Klik op 'Verwijder gebruiker' om de gebruiker te verwijderen.

Inzicht houden in het operationeel verloop

Locatie gegevens wijzigen

Dit gebeurt meestal alleen in overleg met de aannemer. Het kan namelijk voorkomen dat sommige locatiegegevens niet kloppen, bijvoorbeeld een huisnummer of een locatieafbeelding.

1. Locatiegegevens en afbeelding aanpassen

Zo wijzig je de gegevens van een locatie:

1. Navigeer in het linkermenu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'.
2. Kies de locatie die bewerkt moet worden en klik op 'Bewerk'.
3. Pas hier de adresgegevens aan.
4. Wil je de locatieafbeelding aanpassen? Sleep het gele poppetje naar het juiste adres op de kaart en klik op 'Afbeelding kiezen' wanneer je voor het juiste gebouw staat in Google Streetview. Via 'Meer opties' kun je ook een eigen gemaakte afbeelding toevoegen.
5. Klik op 'Opslaan' wanneer je klaar bent.

Rooster referentie wijzigen

Meestal begin je de rooster referentie met het complexnummer of clusternummer, met daarachter de roepnaam van het gebouw of het adres. Je kunt dit als volgt aanpassen.

Rooster wijzigen of toevoegen

Dit gebeurt meestal alleen in overleg met de aannemer. Het geeft je de mogelijkheid om taken toe te voegen of het rooster anders in te richten.

Welkom op het TranspaClean platform. Als opdrachtgever kun je via dit platform alle actuele informatie terugvinden over een of meerdere van jouw locaties. Je kunt actief meekijken en boven op het proces zitten, of je juist op de hoogte laten houden via notificaties en rapportages. In dit artikel laten we zien hoe je als gebruiker snel je weg vindt; hoe je tussen bedrijven wisselt, je favoriete locaties instelt, en hoe je bepaalt waarover je berichten krijgt.

Dit artikel is bedoeld voor gebruikers die willen meekijken en op de hoogte blijven. Beheer je zelf de gebruikers, bedrijven en instellingen van je organisatie? Bekijk dan het artikel Klant Premium - Basisoverzicht.

Wisselen tussen bedrijven en alles in één keer bekijken

Werk je als opdrachtgever met meerdere aannemers of dienstverleners? Dan kun je eenvoudig tussen deze bedrijven wisselen, of ze allemaal tegelijk bekijken.

1. Wisselen tussen dienstverleners

Zo wissel je tussen je aangesloten bedrijven:

1. Klik bovenaan de pagina op het keuzemenu naast het bedrijfslogo.
2. Zoek het bedrijf dat je wilt bekijken en klik erop.
3. Alle pagina's, zoals je homepagina en het dashboard, worden direct bijgewerkt naar de gekozen omgeving.

Je favoriete locaties instellen

Door locaties als favoriet te markeren, kun je in het hele platform snel filteren op alleen de locaties die voor jou relevant zijn. Zo hoef je niet steeds door alle locaties te zoeken.

1. Locaties als favoriet markeren

Zorg ervoor dat je in de vorige stap 'Alle bedrijven' hebt geselecteerd. Daarna stel je je favorieten als volgt in:

1. Ga in het linkermenu naar 'Mijn locatie'.
2. Klik op het sterretje van de locaties die je aan je favorieten wilt toevoegen. Een geel sterretje betekent dat de locatie als favoriet is geselecteerd.
3. Wil je een locatie later weer verwijderen uit je favorieten? Klik dan opnieuw op het sterretje, het is dan niet meer geel.

Tip: gebruik de zoekfunctie (het vergrootglas rechts in je scherm) om snel de juiste locaties te vinden.

Pagina's bekijken vanuit je favorieten

Zodra je favorieten zijn ingesteld, kun je het hele platform automatisch laten filteren op alleen die locaties. Zet hiervoor het keuzemenu bovenin je scherm op 'Favorieten'.

Notificaties instellen

Naast actief meekijken kun je jezelf ook automatisch op de hoogte laten houden via e-mailnotificaties. Zo krijg je bijvoorbeeld bericht wanneer er een ticket wordt aangemaakt, en kun je direct actie ondernemen.

Op de hoogte blijven via de Nieuws-pagina

Naast notificaties en het live meekijken is er ook een Nieuws-pagina. Hier vind je berichten en updates die voor jou als opdrachtgever relevant zijn.

1. De Nieuws-pagina bekijken

Ga in het linkermenu naar 'Nieuws' om de laatste berichten te bekijken. Op deze pagina worden updates gedeeld die van belang kunnen zijn, zodat je op de hoogte blijft van wat er speelt binnen het platform en je organisatie.

In dit artikel lees je hoe je een taak correct aftekent met een foto en/of een opmerking. Ook lees je hoe je een eenmalige taak toevoegt. Dit kan handig zijn als je extra werkzaamheden hebt uitgevoerd, als er afwijkingen geborgd moeten worden of als bewijs (voor/na).

Hoe teken ik een taak af?

Alle taken die je moet uitvoeren zijn snel en overzichtelijk te vinden in het live rooster van de locatie. Taken afgerond? Tijd om af te tekenen. Om een taak af te tekenen druk je op de groene aftekenknop. Er komen nu twee nieuwe knoppen in beeld. Met deze knoppen kun je een eerder gemaakte foto toevoegen. Of de aftekening veranderen naar een melding of een verhindering. Bekijk de onderstaande afbeelding voor verdere verduidelijking.

Stap voor stap, een taak aftekenen:

1. Navigeer naar de taak die je af wil tekenen.
2. Druk op de groene aftekenknop. (Op deze knop staat een ✓.)

Een foto toevoegen aan de aftekening:

Wil je een foto toevoegen aan een aftekening om bijvoorbeeld de before en after vast te leggen, dat doe je zo:

1. Navigeer naar de taak die je wilt aftekenen.
2. Klik op de groene aftekenknop.
3. Klik nu op het grijze knopje met daarop het camera-icoon.
4. Voeg nu de foto toe die je wilt borgen.

Een melding maken:

1. Teken de taak af, druk daarna op het blauwe knopje met het potlood-icoontje erop.
2. Selecteer melding. Er komt nu een invoerveld in beeld.
3. Vul eventueel extra informatie in.
4. Voeg, indien nodig, een foto toe.
5. Klik op opslaan.

Een verhindering doorgeven:

1. Teken de taak af, druk daarna op het blauwe knopje met het potlood-icoontje erop.
2. Selecteer verhindering. Er komt nu een invoerveld in beeld.
3. Vul eventueel extra informatie in.
4. Voeg, indien nodig, een foto toe van de verhinderingsoorzaak.
5. Klik op opslaan.

Eenmalige taak toevoegen (Aftekeningen)

Onverwachte vervuiling of een kleine nacontrole registreren, dit kan je gemakkelijk doen door een eenmalige taak aan te maken. Na het aanmaken van deze taak kan je direct aftekenen met een foto en/of opmerking.

1. Eenmalige taak toevoegen & Resultaat

• Open het live rooster van de locatie. Dit kan via de app, een QR-code of NFC.
• Klik bovenin het rooster op de knop +toevoegen (1).
• Klik op eenmalige taak (2).
• Vul de velden in.

Je kan de taak een naam en beschrijving geven (3+4) , kan aangeven wanneer die uitgevoerd wordt (5), kunt een afbeelding toevoegen (6) en aangeven of te taak na het toevoegen al gelijk afgetekend (7) moet worden.

• Klik op +Toevoegen onderin het scherm.
• De eenmalige taak is nu geregistreerd in het Live Rooster (9).

Onder je profielfoto staat het aantal credits dat je hebt gespaard, maar wat zijn- en wat kan je met die credits. In dit artikel leggen we je dat uit.

Je werkgever kan spaarpunten toewijzen aan verschillende acties binnen TranspaClean. Teken je een taak af, krijg je een bedankje, voeg je een foto toe aan een aftekening of voeg je een opmerking toe aan een aftekening, voor al die acties kan je punten krijgen. Je punten vervallen niet, dus je kan op je eigen tempo sparen.

Wanneer je genoeg punten hebt gespaard kan je deze inruilen bij het draairad, of in de puntenshop. In het rad zitten vaak een aantal prijzen vanuit TranspaClean. Dit zijn alleen prijzen waarmee je een goed doel steunt. Ook kan jouw werkgever er een aantal prijzen in stoppen. Per prijs is er een bepaalde winkans. Zo blijft het voor iedereen spannend en eerlijk.

Bij het winnen van een prijs voor een goed doel wordt deze automatisch geïnd en heb je je steentje bijgedragen aan een betere wereld. Heb je een prijs gewonnen die jouw werkgever heeft toegevoegd, dan kan je deze online innen. Je leidinggevende krijgt daar een melding van.

Het spaarpuntenscherm

Log in, in jouw TranspaClean omgeving. Ga in het linkermenu naar spaarpunten (1). Je komt nu terecht op de spaarpunten pagina.

Bovenin het scherm zie je een balk met de verschillende menu's die horen bij de spaarpunten (2). Dit zijn de verschillende menu's op een rijtje:

• Spaarpunten: Op dit scherm kan je, je huidige creditsaldo zien, kan je zien hoeveel credits je in totaal hebt verdient en kan je de geschiedenis van je credits zien.
• Puntenshop: Wanneer je werkgever producten heeft toegevoegd aan de puntenshop vind je deze hier. Je kan dan met je spaarpunten producten uit deze winkel kopen. Je werkgever kan hier bijvoorbeeld een cadeaubon in zetten.
• Draairad: Heb je genoeg credits, en hoef je niet per se iets uit de creditshop, dan kan je ook een draai aan het rad geven. Je kan hier een aantal prijzen voor een goed doel winnen, of je kan hier prijzen winnen die je werkgever heeft toegevoegd aan het rad. Let op: er is ook een kans dat je niets wint bij het rad.
• Mijn beloningen: In dit overzicht zie je alle prijzen die je uit het rad hebt gewonnen en zie je ook alle aankopen die je hebt gedaan in de puntenshop.

Welkom op het TranspaClean platform. TranspaClean neemt de dagelijkse communicatieve, analytische en adviserende taken uit handen. Daarmee wordt je als klant ontzorgd zonder inzicht te verliezen.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat het platform is, voor wie het bedoeld is en hoe je als opdrachtgever direct aan de slag kunt gaan.

Voor wie is het platform?

TranspaClean kent vier gebruikersrollen, elk met een eigen toegang en verantwoordelijkheid. Wie bedoelen wij met de gebruikersrol 'Klant'? Klik hier voor verdiepende uitleg van de verschillende gebruikersrollen.

Wat doet het platform voor u als klant?

Hieronder de vier kernfuncties die je als opdrachtgever dagelijks gebruikt.

1. Live werkprogramma & controles

Je ziet in real-time welke taken zijn uitgevoerd op je locaties. Uitvoerders tekenen taken af inclusief tijdstip, foto's en opmerkingen. Zo heb je altijd een actueel beeld zonder te hoeven bellen of mailen.

2. Dashboard & overzicht op al uw locaties

Via de homepagina houd je overzicht op al je locaties tegelijk. Je ziet in één oogopslag waar werkzaamheden lopen, afgetekend zijn of aandacht nodig hebben. Handig als je meerdere panden of vestigingen beheert

3. Meldingen, klachten & extra werk doorgeven

Heb je een klacht, Of wil je extra werk aanvragen of iets doorgeven? Via het ticketsysteem stuur je direct een bericht naar je dienstverlener. Je volgt de status en afhandeling op één plek, geen losse appjes of e-mails meer

4. Online rapportage & KPI's

Via de rapportagemodule zie je historische data over uitgevoerde werkzaamheden, kwaliteitsscores en voortgang per locatie. Alles beschikbaar op elk moment, op elk apparaat.

5. Overzicht in het operationeel verloop

Via de nieuws-pagina zie je historische data over uitgevoerde werkzaamheden, en kan je inspringen waar nodig.

Rondleiding door het platform

In onderstaande video geven wij je een rondleiding door het platform vanuit klantperspectief.

Wil je meer weten over het concept achter TranspaClean?

Klaar om te starten?

De dienstverlener heeft je omgeving ingericht of is dat op dit moment aan het doen. Kies hieronder je situatie en ga direct naar de juiste plek.

TranspaClean biedt meerdere manieren om gewerkte tijd bij te houden. Welke manier het beste past, hangt af van hoe je organisatie werkt. In dit artikel nemen we je stap voor stap mee door de verschillende mogelijkheden, zodat je precies weet wat je kiest en hoe je het instelt.

Je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om tijdregistratie in te stellen voor uitvoerders.

Twee keuzes vooraf: methode en niveau

Voordat je iets instelt, zijn er twee keuzes die je maakt:

Optie 1: hoe registreert de uitvoerder zijn tijd?

• In-/uitklokken: de uitvoerder start een live klok bij aanvang en stopt deze als hij klaar is. De tijd wordt automatisch berekend.
• Tijd schrijven: de uitvoerder vult achteraf in hoeveel uur hij heeft gewerkt, eventueel met een notitie over de werkzaamheden.

Optie 2: op welk niveau wordt de tijd geregistreerd?

• Per werkdag: de uitvoerder klokt in en uit voor zijn hele werkdag in één keer.
• Per locatie: de uitvoerder klokt in en uit per locatie die hij bezoekt.
• Per taak: de uitvoerder registreert tijd per individuele taak die hij uitvoert.

Belangrijk: een uitvoerder kan altijd maar 1 van de 3 niveaus gebruiken op hetzelfde moment. Nooit meerdere tegelijk, om te voorkomen dat dezelfde tijd dubbel wordt geregistreerd.

Registratie per werkdag

Bij registratie per werkdag klokt de uitvoerder één keer in aan het begin van de dag en één keer uit aan het einde, via de knop op het homescherm van de app. Dit staat los van welke locatie hij bezoekt: het systeem meet alleen de totale werktijd van de dag, of hij nu één of meerdere locaties aandoet. Je krijgt dus één tijdblok voor de hele dag. Dit niveau past het best bij medewerkers die vanuit een vaste werkplek werken, zoals een kantoor of depot.

Belangrijk: Om gebruik te maken van in-/uitklokken per werkdag (Klok in knop) moet het kantoor tijdregistratie rooster op gepubliceerd staan.

1. In-/uitklokken per werkdag (Klok in knop)

Zodra het Kantoor tijdregistratie rooster is gepubliceerd, verschijnt er een groene 'Klok in' knop op het homescherm van de uitvoerder. Zo werkt het:

1. De uitvoerder opent de app en klikt op de groene knop 'Klok in' aan het begin van de werkdag.
2. Aan het einde van de werkdag klikt de uitvoerder op 'Klok uit' om de registratie af te sluiten.

2. Tijd schrijven per werkdag (achteraf)

Wil je niet in-/uitklokken, maar liever achteraf invullen hoeveel uur er is gewerkt? Dat kan via de locatiepagina:

1. Ga naar 'Mijn locatie' en open de betreffende locatie.
2. Klik op de rode knop 'Nieuwe tijd'.
3. Vul het aantal gewerkte uren in en voeg eventueel een notitie toe over de uitgevoerde werkzaamheden.
4. Klik op 'Tijd toevoegen'.

Belangrijk: Zorg dat de desbetreffende uitvoerder profielen bij de optie 'Mag extra werktijd opnemen' Ja (tijd opgeven) aan hebben staan

Registratie per locatie

Bij registratie per locatie klokt de uitvoerder in op het moment dat hij aankomt bij een locatie, en uit op het moment dat hij vertrekt. Dit gebeurt niet op het homescherm, maar binnen het live rooster van de locatie zelf. Zo krijg je per bezochte locatie een aparte tijdregistratie, wat inzicht geeft in hoeveel tijd er per locatie wordt besteed. Dit niveau past het best bij schoonmaakbedrijven waarbij medewerkers meerdere locaties per dag bezoeken.

1. In-/uitklokken per locatie (via de app)

De uitvoerder klokt in via de knop 'Tijd opnemen' bovenaan de takenlijst in het live rooster, zodra hij aankomt op een locatie. Bij vertrek klokt hij uit via de rode knop onder de aftekenknop. Het systeem controleert de locatie via GPS.

Tip: in de praktijk werkt het prettiger om hiervoor een NFC-kaart of QR-code te gebruiken. De uitvoerder klokt dan automatisch in door te scannen bij aankomst, in plaats van zelf op een knop te drukken. Dit wordt minder vaak vergeten. Zie verderop in dit artikel hoe je NFC/QR instelt.

2. Tijd schrijven per locatie (achteraf)

Net als bij werkdag-registratie kun je ook per locatie achteraf tijd schrijven via de rode knop 'Nieuwe tijd' op de locatiepagina. Dit geeft via de Samenvatting-pagina inzicht in de totale gewerkte tijd per locatie over een bepaalde periode.

Registratie per taak

Bij registratie per taak wordt bijgehouden hoeveel tijd er aan een specifieke taak wordt besteed. Dit geeft het meeste detailniveau, maar vraagt ook de meeste instelling en discipline van de uitvoerder. Dit niveau past bij niche-situaties waarbij je echt per taak wilt weten hoeveel tijd er in gaat zitten.

1. Tijdregistratie instellen op een taak

Zo zet je tijdregistratie aan op een specifieke taak:

1. Ga naar 'Rooster' en open het rooster dat de taak bevat.
2. Ga naar het tabblad 'Periodiek' en klik op het potlood-icoon achter de taak die je wilt bewerken.
3. Zoek het veld 'Tijdregistratie' en kies de gewenste instelling via het dropdown-menu.

2. De drie varianten uitgelegd

In het dropdown-menu bij 'Tijdregistratie' zijn drie opties beschikbaar:

• Uit: geen tijdregistratie op deze taak.
• Aan (stopwatch): de uitvoerder start een live klok op het moment dat hij begint met de taak en stopt deze als hij klaar is. De tijd wordt automatisch berekend.

• Aan (tijd opgeven): de uitvoerder vult zelf in hoeveel tijd hij aan de taak heeft besteed. Als beheer via de velden 'Vanaf tijd' en 'Tot tijd' een normtijd heeft ingesteld, ziet de uitvoerder hoeveel tijd er voor de taak staat. Achteraf kun je als beheer vergelijken hoeveel tijd er werkelijk nodig was versus wat er voor stond.

Er is ook een variant waarbij je 'Tijd opgeven' combineert met de instelling 'Tijd zichtbaar: Nee'. In dat geval registreert de uitvoerder bij elke aftekening hoeveel tijd hij heeft besteed, zonder dat hij de normtijd te zien krijgt. Elke aftekening telt op bij het totaal gewerkte uren. Dit is handig wanneer je een realistisch uuroverzicht wilt opbouwen zonder dat de uitvoerder gestuurd wordt door een vooraf ingestelde normtijd.

Resultaten terugzien

Alle geregistreerde tijd, via welk niveau dan ook, is terug te zien via de Samenvatting-pagina. Hier zie je per uitvoerder een overzicht van de gewerkte tijd over een gekozen periode, inclusief een vergelijking per locatie.

Lees hier hoe je tijdregistraties beheert en terugvindt via de Samenvatting-pagina.

Tijd registreren via NFC of QR-code

Naast de knop in de app kunnen uitvoerders ook in- en uitklokken via een NFC-kaart of QR-code op locatie. Dit werkt prettiger in de praktijk omdat het scannen automatisch gaat, zonder dat de uitvoerder zelf aan een knop hoeft te denken.

Let op het verschil tussen tijdregistratie (bijhouden hoeveel tijd er gewerkt wordt) en aanwezigheidsregistratie (registreren dat iemand aanwezig was op een locatie). Beide zijn mogelijk via NFC/QR, maar ze dienen een ander doel. Kijk in het onderstaande artikel specifiek naar de flows die gaan over tijdregistratie.

Bekijk hier het artikel over NFC en QR-code voor tijdregistratie en aanwezigheid.

Wanneer je (voor het eerst) inlogt bij TranspaClean, zie je standaard al een aantal roosters klaarstaan: Kantoor testrooster, Kantoor meldingen en Kantoor tijdregistratie. Het is normaal dat je deze niet meteen herkent of weet waarvoor ze dienen. In dit artikel leggen we per rooster uit wat het doet, en waarom je Kantoor meldingen en Kantoor tijdregistratie niet kunt verwijderen.

Kantoor testrooster

Het Kantoor testrooster wordt automatisch aangemaakt als eerste gepubliceerde rooster van je organisatie. Dit rooster wordt gekoppeld aan je eigen kantooradres als locatie, en je eigen bedrijfsnaam als klantnaam.

In het Kantoor testrooster staan een paar voorbeeldtaken klaar, zodat je in één oogopslag ziet hoe taken eruitzien binnen TranspaClean. Je kunt dit rooster gebruiken om zelf te experimenteren: nieuwe taken aanmaken, instellingen uitproberen of gewoon wennen aan de werking van een rooster, zonder dat dit invloed heeft op een echte locatie of klant.

Wanneer je voldoende vertrouwd bent met TranspaClean, mag je kantoor testrooster verwijderen. Kantoor meldingen en kantoor tijdregistratie kun je niet verwijderen.

Kantoor meldingen

Kantoor meldingen is een centraal verzamelpunt voor interne tickets. Dit rooster kun je niet verwijderen, omdat hier gegevens in worden vastgelegd die horen bij de functie 'Interne melding'.

Op verschillende plekken in het platform, bijvoorbeeld bij het invullen van een formulier, kan Beheer of een Uitvoerder een ticket aanmaken om iets verder af te stemmen. Normaal gesproken hangt zo'n ticket aan de locatie van een klant. Bij sommige formulieren is dat niet wenselijk, bijvoorbeeld bij een verlofaanvraag, dit is niet relevant voor de klant en het zou de ticket gegevens van die klant onnodig vervuilen.

Voor dit soort situaties zet je bij een formulier de optie 'Interne melding' aan. Tickets die hieruit ontstaan, worden dan niet aan een klant gekoppeld, maar automatisch verzameld in het Kantoor meldingen rooster.

Kantoor tijdregistratie

Kantoor tijdregistratie kun je niet verwijderen, dit rooster stuurt namelijk een functie aan die direct invloed heeft op wat een uitvoerder op zijn homescherm ziet. Van de drie roosters is dit dan ook het belangrijkste om goed te begrijpen.

1. Wat verandert er als je dit rooster publiceert

Zodra je het rooster Kantoor tijdregistratie publiceert, verandert het homescherm van al je uitvoerders: er verschijnt een werkdag in-/uitklok knop. Hiermee kan een uitvoerder, bijvoorbeeld op kantoor, zijn hele werkdag in- en uitklokken, los van een specifieke locatie of taak. Je kunt zelf instellen of uitvoerders hun gewerkte uren moeten invullen, of dat de uren worden bijgehouden met een stopwatch.

Controles zijn een waardevol hulpmiddel om de kwaliteit van uitgevoerd werk te bewaken en medewerkers gerichte feedback te geven. Door regelmatig te controleren en te reageren op afgetekende taken, stuur je proactief bij en stimuleer je verbetering. De inhoud van feedback is alleen zichtbaar voor beheer en de betrokken uitvoerder, niet voor de opdrachtgever. Wel kan de opdrachtgever inzicht krijgen in het aantal uitgevoerde controles, zodat hierover afspraken gemaakt kunnen worden.

Je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om controles te registreren en feedback te geven. Niet zeker welke rol bij jou hoort? Lees hier de uitleg van de verschillende gebruikersrollen.

Controle uitkomst registreren

Via de portal zie je direct wanneer een locatie het laatst is bediend en wat de medewerker precies heeft uitgevoerd. Plan je controle daarom zo kort mogelijk na het uitvoermoment. Je kunt een controle pas registreren op een taak die al is afgetekend door de uitvoerder.

Bij elke afgetekende taak verschijnt een rij met snelle acties, zoals hieronder bij 'DagTaak A' te zien is. Met deze iconen leg je in een paar klikken je controle vast.

Tip: Wil je een specifieke taak gericht in de gaten houden, bijvoorbeeld als onderdeel van je maandelijkse kwaliteitscontrole? Gebruik dan de Taak Tracker op die taak, zodat je een e-mailmelding krijgt zodra deze is afgetekend. Gebruik dit gericht op een paar taken, waarover bijvoorbeeld melding zijn.

2. De controle-iconen begrijpen

Naast elk aftekenbewijs zie je een aantal iconen waarmee je een bepaalde controle kunt vastleggen. Klik op het kleine driehoekje om alle opties te tonen.

• Oogje: Registreer dat je de taakuitvoering hebt gezien. De medewerker ontvangt hiervan geen terugkoppeling, maar het kan worden gedeeld met de opdrachtgever als bewijs van een eventuele uitgevoerde controle (bijvoorbeeld een check).
• Duimpje: Geef een compliment over de uitgevoerde taak. De medewerker ontvangt hiervan wel een terugkoppeling en ziet in de app hoeveel complimenten hij of zij die maand heeft ontvangen. Ook opdrachtgevers en gebouwgebruikers met toegang tot het rooster kunnen een duimpje geven, wat extra motiverend werkt.
• Uitroepteken (rode knop): Voeg een belangrijke opmerking toe aan de afgetekende taak. Na het plaatsen van de opmerking krijg je aanvullende opties zoals een foto toevoegen. Bekijk punt 3 'Hoe werkt de feedback naar de volgende uitvoering' hieronder, wat dit precies inhoud.
• Tekstwolkje (blauwe knop): Voeg een reguliere opmerking toe aan de afgetekende taak. Na het plaatsen van de opmerking krijg je aanvullende opties zoals een foto toevoegen. Zie stap 3 voor meer uitleg.

3. Hoe werkt de feedback naar de volgende uitvoering?

Een opmerking via het uitroepteken of het tekstwolkje verschijnt automatisch bij de eerstvolgende uitvoering van diezelfde taak.

Dit is met name handig bij laagfrequente taken, zoals werkzaamheden die maar een paar keer per jaar worden uitgevoerd. De feedback schuift automatisch mee naar het volgende uitvoermoment als de taak niet wordt afgetekend. De opmerking verdwijnt pas nadat de uitvoerder de taak heeft afgetekend. Zo wordt de feedback nooit over het hoofd gezien.

Extra opties bij een opmerking

Nadat je een opmerking hebt geplaatst via het uitroepteken of het tekstwolkje, verschijnen er extra opties om de feedback verder aan te vullen of te beheren.

1. Overzicht van de extra opties

Na het plaatsen van een opmerking verschijnen de volgende knoppen:

• Prullenbakje (Verwijder): Verwijder de opmerking.
• Foto: Voeg een of meerdere foto's toe aan de opmerking. De uitvoerder ziet deze foto's bij het eerstvolgende uitvoermoment van die taak.
• Text: Pas de tekst van de opmerking aan. De uitvoerder ziet de gewijzigde tekst bij het eerstvolgende uitvoermoment.
• Persoonlijk: Wil je dat de feedback alleen bij de uitvoerder die de taak heeft afgetekend terecht komt, klik dan op persoonlijk. Andere uitvoerders zullen de feedback niet te zien krijgen bij de eerstvolgende uitvoering.
• Bekijk: Spring naar de eerstvolgende datum waarop deze taak weer staat ingepland. De feedback is dan ook terug te zien bij de taak.

Op de onderstaande afbeelding zijn de bovengenoemde knoppen te zien. En is te zien hoe de feedback in het live rooster komt te taan.

Wat ziet de medewerker?

De opmerking die je plaatst komt automatisch in beeld wanneer de taak weer aan de beurt is. De feedback schuift mee naar elk volgend uitvoermoment totdat de medewerker de taak heeft afgetekend. Zo wordt de opmerking nooit gemist.

1. Feedback weergave voor de uitvoerder

De uitvoerder ziet de opmerking op een vergelijkbare manier als hieronder weergegeven. Opmerkingen en complimenten (duimpjes) zijn beide zichtbaar. Duimpjes komen ook terug op het homescherm van de medewerker, wat bijdraagt aan motivatie.

Taak opnieuw laten uitvoeren

Soms is het nodig dat een taak opnieuw wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld na een verhindering of als onderdeel van een controle. Je plant dan een vervolgtaak in vanuit het live rooster. Onder water maak je hiermee gewoon een eenmalige taak aan. Daarom heet het nog steeds een vervolgtaak, ook al zie je hem in het rooster terug als eenmalige taak.

1. Vervolgtaak inplannen

Zo plan je een vervolgtaak in vanuit het live rooster:

1. Ga naar het live rooster van de betreffende locatie.
2. Klik op '+ Toevoegen' bij de dag waarop de taak opnieuw uitgevoerd moet worden.
3. Selecteer het tabblad 'Eenmalige taak'.
4. Vul bij 'Taak' een duidelijke titel in en verwijs bij 'Beschrijving' naar de oorspronkelijke taak, zodat de uitvoerder weet waar de vervolgtaak op slaat.
5. Kies de juiste uitvoerder bij 'Uitvoerder' en de datum bij 'Inplannen in'.
6. Zet 'Stuur e-mail naar klant en volgers' en 'Taak doorschuiven bij vergeten' naar wens aan of uit.
7. Klik op de blauwe knop '+ Toevoegen' om de vervolgtaak op te slaan.

De medewerker die je hebt ingepland ziet de vervolgtaak op de juiste dag verschijnen in de app.

Wil je meer weten over eenmalige taken in het algemeen, los van een vervolg op een andere taak? Lees hier hoe je een eenmalige taak toevoegt.

Melding maken

1. Log in op https://portal.transpaclean.nl/mijn-gebouw en voer de TranspaClean toegangscode in.

2. Als je bent ingelogd zie je bovenstaand scherm. Je bent nu op de Planning pagina.

3. Om een melding te maken klik je naast de knop Planning op Melding, daarna klik je op Melding maken.

4. Kies een categorie die past bij jouw melding.

5. Voeg een onderwerp, omschrijving en eventueel een afbeelding toe aan de melding.

6. Het is ook mogelijk om de melding te koppelen aan een taak in de planning. (Deze functie kan je bijvoorbeeld gebruiken wanneer een taak niet goed uitgevoerd is.)

7. Aan het eind van het formulier vul je, je naam, achternaam en e-mail in. Zo kan er (indien nodig) contact opgenomen worden. Ook kan je hier aangeven of de melding voor iedereen in het gebouw zichtbaar mag zijn.

8. Als laatste stap klikt u op Melding maken+.

Melding bekijken

Om te kijken of je eigen melding al opvolging heeft gehad, of om te kijken of iemand anders in het complex een melding heeft gemaakt, doorloop je de volgende stappen:

1. Log in op https://portal.transpaclean.nl/mijn-gebouw en voer de TranspaClean toegangscode in.

2. Klik naast de knop Planning op Melding en klik daarna op Openbare meldingen of Mijn meldingen.

3. Bovenstaand is het overzicht scherm te zien van Openbare meldingen. Op dit overzicht zijn alle openstaande meldingen te zien die door andere gebouwgebruikers gemaakt zijn.

4. Het is ook mogelijk om eigen meldingen in te zien. Ga naar het Mijn meldingen scherm, vul je e-mail adres eenmalig in. Je krijgt per mail een bevestigingscode. Deze vul je in en daarna heb je inzicht in al jouw openstaande en afgehandelde meldingen.

Melding ongedaan maken?

Het is helaas niet mogelijk om een melding ongedaan te maken, wel kun je een berichtje sturen in de aangemaakte melding dat deze melding niet meer van toepassing is.

Bij elke klant, locatie en rooster in TranspaClean kun je een referentie (meestal de roepnaam) en een notitie (eventueel extra informatie) toevoegen. Twee handige velden die helpen om projecten terug te vinden, koppelingen te leggen met je administratie, en interne informatie vast te leggen die niet bedoeld is voor klanten of eindgebruikers.

In dit artikel leggen we uit:

• Wat het verschil is tussen een referentie en een notitie.
• Voor wie ze zichtbaar zijn.
• Hoe je een referentie toevoegt aan een klant, locatie of rooster.
• Welke informatie waar het beste past.

Let op: referenties en notities zijn niet zichtbaar voor eindgebruikers, klanten of gebouwgebruikers. Het zijn interne velden.

Klant - Referentie en notities

Locatie - Referentie en notities

Rooster - Referentie en notities

Hoe kan ik het rooster referentie wijzigen? of een notitie toevoegen?

Wanneer gebruik je een rooster-referentie en -notitie, en hoe vul je ze het beste in?

1. Ga in het linkermenu naar 'Rooster'.
2. Zoek het rooster op waarbij je dit wilt bewerken en klik op 'Periodiek'
3. Navigeer bovenin naar het tabblad Instellingen.
4. Wijzig eventueel Referentie en/of Notitie.
5. Klik op Opslaan.

Wil je meer weten over hoe je een Rooster aanmaakt? Bekijk dan dit artikel

Rooster referentie - weergave instellingen

Met Gebruik Referentie bepaal je hoe nadrukkelijk de referentie verschijnt in het live-rooster, overzichten en rapportages. Je kunt dit als volgt aanpassen:

1. Navigeer naar Rooster;
2. Zoek vervolgens een rooster op die je wilt bewerken;
3. Klik daarna op 'Periodiek';
4. Klik bovenin op 'Instellingen';
5. Selecteer de optie 'Gebruik referentie'.

In dit voorbeeld hieronder is de referentie: Brugzicht het rooster die aan deze locatie is aangemaakt is Den Haag Willem Dreespark 107.

• Ja (Prominent aanwezig): De referentie wordt extra zichtbaar gemaakt [afbeelding 1 hieronder].
• Locatie aanduiding (Vervang huisnummer): Het huisnummer wordt vervangen door de referentie [afbeelding 2 hieronder].
  • Dit is nuttig wanneer je werkt met meerdere complexen of gebouwen onder hetzelfde adres en je sneller wilt herkennen welk rooster bij welk deel hoort.
• Vervang adres: De referentie vervangt het volledige adres [afbeelding 3 hieronder].

Binnen TranspaClean kun je per formulier instellen waar het zichtbaar is en voor wie. Of het nu gaat om een verlofformulier, een meldingsformulier of een inspectieformulier door de juiste weergave-opties te kiezen zorg je dat het formulier op de juiste plek terechtkomt bij de juiste gebruikers.

In dit artikel leggen we uit hoe je de zichtbaarheid van een formulier instelt aan de hand van de volgende opties:

• Een overzicht van alle zichtbaarheidsinstellingen (klanten, roosters, groepen, overzichtspagina)
• Vastzetten op homescherm
• Toevoegen aan live-rooster
• Direct bovenaan live-rooster

Let op: je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om instellingen van een formulier aan te passen.

Formulier zichtbaarheid instellingen

Voordat je de afzonderlijke opties instelt, is het goed om te weten wat precies elke instelling precies doet. Klik een instelling open voor de uitleg.

Voordat je de afzonderlijke opties instelt, is het goed om te weten wat elke instelling precies doet. Klik een instelling open voor de uitleg.

Gearchiveerde formulieren inzien? Ga naar de formulieren-inzendingen pagina, klik rechtsboven op de knop Status en kies Gesloten. De gesloten (gearchiveerde) formulieren komen dan in beeld.

Formulier resultaat (Praktijkvoorbeelden)

1. Zo zet je een formulier vast op het homescherm

Met deze optie verschijnt het formulier prominent op het homescherm, zodat gebruikers het snel kunnen openen.

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen.
2. Klik op Formulieren.
3. Klik op het potlood-icoon achter het formulier om het te Bewerken. (Of klik op +Formulier toevoegen als je nog geen formulier hebt aangemaakt)
4. Zet onder het kopje 'Zichtbaarheid - invullen' → Toon op homescherm aan.
5. Klik vervolgens op Opslaan.

2. Zo maak je een formulier zichtbaar op het live-rooster

Met deze optie kunnen gebruikers het formulier invullen vanuit het live-rooster via de knop + Toevoegen.

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen.
2. Klik op Formulieren.
3. Klik op het potlood-icoon achter het formulier om het te Bewerken.
4. Zet Toon op live-rooster aan.
5. Klik op Opslaan.

Hiermee kun je via de +Toevoegen knop op het live-rooster formulieren invullen.

3. Zo zorg je dat het formulier direct bovenaan het live-rooster verschijnt

Met deze optie verschijnt het formulier automatisch bovenaan het live-rooster, zonder dat de gebruiker extra dingen hoeft te klikken. Handig voor formulieren die dagelijks of bij elke dienst ingevuld moeten worden, zoals een dagstart of veiligheidscheck.

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen.
2. Klik op Formulieren.
3. Klik op het potlood-icoon achter het formulier om het te Bewerken.
4. Zet Toon direct live-rooster aan.
5. Klik op Opslaan.

Hiermee kun je meteen het formulier bovenaan het live-rooster zien.

Met een verlofformulier in TranspaClean kunnen uitvoerders eenvoudig verlof aanvragen en krijg jij als beheerder deze aanvragen overzichtelijk op één plek binnen. Door een verlofaanvraag via een formulier te laten verlopen, voorkom je losse appjes, mailtjes of briefjes.

Een verlofformulier wordt vaak gebruikt wanneer je:

• Verlofaanvragen van uitvoerders centraal wilt registreren;
• Wilt zien wanneer en hoe lang iemand afwezig is;
• Een akkoord of afwijsmoment wilt vastleggen;
• Aanvragen achteraf wilt kunnen terugvinden in het archief;
• Automatisch een ticket wilt laten aanmaken zodat de juiste persoon (bijvoorbeeld: de planner of leidinggevende) direct een melding krijgt.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een verlofformulier aanmaakt, welke velden je toevoegt en hoe je het formulier beschikbaar maakt voor uitvoerders zodat zij hem zelf kunnen indienen.

Let op: je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om een formulier aan te maken en de instellingen te beheren en ingezonden formulieren in te zien.

Verlofformulier aanmaken

1. Formulier aanmaken

Hier vind je een korte instructie over hoe je een verlof formulier kunt aanmaken:

1. Ga in het linkermenu naar 'Instellingen'.
2. Klik vervolgens op 'Formulieren'.
3. Klik op '+Formulier toevoegen'.
4. Kies bij template 'Vakantie formulier'.
5. Geef het formulier een passende naam en klik op 'Toevoegen'.

2. Verlofformulier op homescherm

Verlofformulier op homescherm weergeven

Wil je een formulier op het homescherm laten weergeven dat doe je als volgt:

1. Bewerk het verlof formulier template.
2. Zet vervolgens 'Toon op homescherm' aan.
3. Kies bij 'Zichtbaar voor groepen' de groep die het formulier mag zien.
4. Optioneel: kun je onderin nog een tekst veld toevoegen met een reden van verlof, of een ander formulier element.
5. Vergeet niet tot slot op 'Opslaan' te klikken.

3. Waar vind ik de ingezonden formulieren?

Ingezonden formulieren bekijken en beheren

Ingevulde formulieren bekijken doe je zo:

1. Ga in het linkermenu naar 'Archief';
2. Klik vervolgens op 'Formulieren';
3. Hier vind je een overzicht van alle inzendingen.
4. Klik op 'Bekijken' achter een formulier om de inhoud te openen.
5. Pas eventueel de 'Status' aan om de afhandeling bij te houden.

In deze cheatsheet vind je een overzicht van alle formulier template instellingen binnen TranspaClean.
Per instelling zie je wat deze doet en wat het effect is.

Gebruik de cheatsheet om snel instellingen op te zoeken en te begrijpen, zonder het hele artikel door hoeven te zoeken.

Actief ▾

Open direct bij taak aftekening ▾

Sta verwijderen formulier onderdelen toe ▾

Kan nabewerken ▾

Kopieer formulier resultaat na opslaan ▾

Document toevoegen ▾

Document meting toevoegen ▾

Document zichtbaar volgens "Zichtbaarheid - Bekijken" ▾

Document toevoegen aan live rooster ▾

Koppel aan intern rooster ▾

Ticket aanmaken ▾

Ticket onderwerp formule ▾

Ticket stuurt eerste e-mail bericht ▾

Standaard ticket status ▾

Formulier labels ▾

Formulier dynamische labels ▾

Formulier status na aanmaken ▾

Toon op homescherm ▾

Toon op formulieren overzichtpagina ▾

Toon op live rooster ▾

Toon op live rooster direct zichtbaar ▾

Zichtbaar bij klanten ▾

Zichtbaar bij roosters ▾

Zichtbaar voor groepen ▾

Filter voor mijn locatie ▾

E-mail lijst ▾

E-mail toevoegen ▾

Via een mededeling kun je (tijdelijk) belangrijke informatie plaatsen bovenaan het werkprogramma. Deze informatie is zichtbaar voor uitvoerders en/of andere gebruikersrollen. Het is ook mogelijk om de mededeling als pop-up te laten verschijnen wanneer een gebruiker het werkprogramma opent.

Let op: je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om mededelingen aan te maken.

Er zijn drie manieren om een mededeling toe te voegen:

• Per rooster – snel via het bekijk-rooster (handig via je smartphone)
• Per rooster – via het PC-menu, per rooster
• Voor meerdere roosters tegelijk – via het mededelingen-overzicht

Mededeling aanmaken

Tip: Je kan een mededeling aan meerdere roosters koppelen, dit doe je eenvoudig in het 'Koppelen' kopje in het mededeling overzichtsscherm. Lees hier meer over bij stap 3 Mededeling aanmaken voor meerdere roosters tegelijk

Bestaande mededeling wijzigen of verwijderen

Wil je een mededeling verwijderen? dat kan vrij eenvoudig!