Uitvoerders

Referentie
Korte, eenduidige herkenningscode/naam om iets snel terug te vinden (bv. BLDG-A-101, Wing B – 2e etage). Verschijnt op meerdere plekken in de app/rapportages.

Notitie
Context of afspraken voor die klant/locatie/rooster (bv. “Sleutel ophalen bij receptie”, “Gebruik groene pad op PVC”).

Kort: referentie = snel vinden/herkennen. notitie = uitleg/afspraak.

• Klant → Details → Referentie / Notitie
• Locatie → Basisgegevens → Referentie / Notitie
• Rooster → Instellingen → Referentie / Notitie

Tip: houd referentie kort (max. ~25 tekens), notitie duidelijk en actueel.

• Beheer / Schoonmaakbedrijf: zien & bewerken bij klant/locatie/rooster.
• Uitvoerder / Schoonmaker: zien notities (en vaak referenties) bij de taak en locatiekaart in de app.
• Opdrachtgever/Klant: kan referenties zien in rapportages/overzichten (afhankelijk van rechten).

1. Navigeer naar de taak waarbij je een foto wilt toevoegen.
2. Als je de taak aftekent verschijnt er een camera icoontje klik hierop om een foto toe te voegen.
3. Als je een melding (Doormiddel van op de 3 bolletjes te klikken) wilt maken kun je een afbeelding selecteren en een opmerking toevoegen.

• Open een locatie vanuit de app/qr-code of NFC
• Klik vervolges bovenin op de knop 'Toevoegen'

• Nu kun je de taak een naam en beschrijving geven zie hieronder een voorbeeld.

Hieronder zie je een voorbeeld van het resultaat van de toegevoegde en direct afgetekende eenmalige taak:

1. Open Google Chrome en navigeer naar portal.transpaclean.nl
2. Log in met je e-mailadres en wachtwoord. Kies de optie om je inlog gegevens op te slaan.
3. Open het optie menu (⋮) en kies 'Toevoegen aan startscherm'.
4. Geef de snelkoppeling een naam en voeg toe. Je kunt het portal nu vanaf je startscherm openen.

• Eerste keer dat je TranspaClean of een Locatie opent klik op: 'Sta locatie toe'.

• Indien je per ongeluk op weigeren heb geklikt volg de stappen hieronder.

1. Navigeer naar 'Instellingen' → 'Apps' > 'Chrome' → 'Permissions' → 'Location' → 'Allow'.
2. Heeft dit niet gewerkt? In google chrome klik op: 'Menu ⋮' → 'Settings' → 'Site settings' → 'Location' → 'portal.transpaclean.nl' → 'Clear & Reset'. Sluit chrome en start het opnieuw op, nu zal de locatiemelding weer verschijnen.

1. Open Safari, ga naar portal.transpaclean.nl, log in met je e-mail en wachtwoord.
2. Tik op de 3 puntjes → Deel → Meer → Zet op beginscherm.
3. Geef de snelkoppeling een naam en voeg toe.
4. Open de snelkoppeling 1x en log nog een keer in zodat je inlog wordt opgeslagen.

1. Ga naar instellingen → Privacy → Locatievoorzieningen en zet Locatievoorzieningen aan.
2. In hetzelfde scherm kies Safari-sites → kies bij locatie voorzieningen 'Bij gebruik van app'
3. Open vervolgens de portal. De eerste keer moet zowel Safari als de website locatie mogen gebruiken. Soms verschijnt de vraag pas wanneer je op een locatie klikt.
4. Heb je toch per ongeluk op weigeren geklikt? Ga dan naar Instellingen → Apps → Safari → Wis geschiedenis en website data. Probeer het hierna nog een keer

Om TranspaClean/TranspaCom te kunnen gebruiken heb je de app nodig. App in kwestie: (TranspaClean / TranspaCom) nodig op je telefoon als je de app al hebt kun je gerust naar stap 2 gaan. Heb je de app nog niet? Kijk hieronder voor meer informatie

• Apple telefoon? (Klik hier)
• Android telefoon? (Klik hier)

Wil je extra hulp met het downloaden van de app? Zie dit artikel

Stap 1: Klik op het oog icoontje 'Toon'. Zie hieronder een voorbeeld.

Stap 2: De takenlijst van vandaag opent en kun je per taak de aftekenknop indrukken. Zie voorbeeld hieronder.

Tip: Via de 3 bolletjes naast de aftekenknop kun je iets bijzonders melden over de taak met opmerking en foto’s.

• Ga naar de taak waarbij je een melding wilt maken en klik op de 3 bolletjes (naast de groene aftekenknop).
• Kies vervolgens het oranje icoontje 'Melding', om een opmerking en/of foto toe te voegen aan je melding.

Meer weten hierover? (Klik hier)

Hoe je dit doet:

1. Navigeer naar de Google Play store of klik hier
2. Zoek op 'TranspaClean / TranspaCom' en kies de eerste optie.
3. Klik vervolgens op Installeren of open
   

Hoe je dit doet:

1. Navigeer naar de Apple store of klik hier
2. Zoek op 'TranspaClean / TranspaCom' en kies de eerste optie.
3. Klik vervolgens op Installeren of open
   

Open de TranspaClean App, op het overzicht scherm selecteer de locatie waar je werkzaamheden gaat verichten, dit doe je doormiddel van op het blauwe pijltje te klikken.

• Tik in het live-rooster op de rode knop 'Tijd opnemen'.
• Bij de taak verschijnt nu een tijdvak, en je tijdregistratie begint te lopen.

• De lopende tijdregistratie zie je bij de taak lopen, je kunt op de rode knop klikken om deze te pauzeren als je wilt uitklokken klik je vervolgens op 'Uitklokken'.

Wanneer je bent vergeten uit te klokken zie je op je homescherm een groene knop met 'Naar tijdregistratie' als je nog een tijd heeft lopen op een locatie. Ben je al weg van deze locatie? Dan kan je de tijdregistratie zelf niet meer stopzetten, en is het verstandig om contact op te nemen met het schoonmaakbedrijf.

Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker met je e-mailadres heb je de rol Beheer nodig.

1. Vraag een beheerder om een nieuwe gebruiker aan te maken met exact dezelfde e-mailadres als je huidige profiel.
2. Wanneer TranspaClean herkent dat het mailadres al bestaat kies je voor 'Toegang verlenen' om het als extra profiel aan je account te koppelen.
3. Krijg je een melding dat het e-mailadres eerst geactiveerd moet worden? De gebruiker kan dan zelf via het profiel overzicht zijn/haar e-mailadres activeren via de knop 'E-mail activeren'.
4. Ook kun je de gebruiker een nieuwe uitnodiging sturen doormiddel van een Welkomst e-mail, dit doe je door naar het gebruikers overzicht te navigeren en klik op bewerken van de gebruiker die een nieuwe mail moet krijgen, klik hier dan op 'Stuur welkomst e-mail'.

Je kunt vrij eenvoudig van profiel verwisselen in TranspaClean.

1. Klik op je profiel (Zie onderstaande afbeeldingen)
2. Selecteer het profiel waar je naartoe wilt verwisselen.

Op de profiel pagina kun je instellingen wijzigen per profiel, je kunt een profiel selecteren om alleen bij dit profiel informatie te wijzigen.

Wanneer je inlogt in TranspaClean zie je gelijk het homescherm met jouw planning:

• Een overzicht van locaties waar jij (of je team) werkzaamheden hebt toegewezen.
• Taken zijn gepland per dag, week of maand.
• Je kunt vooruit of achteruit kijken met de datum knop.
• Via 'Mijn Locatie' kun je ook locaties terug vinden waarbij je toegang hebt. (Eventueel ook nog op dat momenteel geen geplande taken.)
  
  

Open een locatie en je ziet de takenlijst, hier kun je taken aftekenen (Door op het check knopje te klikken) of bijzonderheden of meldingen toevoegen (Door op de drie bolletjes te klikken), bij het aftekenen van een taak word vaak je GPS gecheckt of je in de buurt ben van de locatie. Als je een taak hebt afgetekend is dat het bewijs dat je op die locatie aanwezig bent geweest en kunnen zo klachten ontkracht worden.

Soorten taken:

• Dagtaken - vandaag uitvoeren
• Weektaken - ergens deze week (Er kan een specifieke uitvoerdag gekozen zijn)
• Maandtaken - ergens deze maand

Aftekenopties:

• Normaal - Taak is volgens verwachtingen uitgevoerd
• Melding - Je hebt iets bijzonders te melden
• Verhinderd - Je kon (een deel van) de taak niet uitvoeren

Vervolgtaak plannen

• Nadat je een taak hebt afgetekend kun je via het blauwe knop met het potloodje een vervolg taak toevoegen, gekoppeld aan wat je net deed (bijv. controle, herhaling of nazorg)

Vooruit/Achteraf aftekenen

• Taken kunnen ook vroeg of te laat afgetekend worden. Dit wordt geregistreerd, dus maak hier alleen gebruik van als het echt nodig is, of afgesproken is.

Aftekening herstellen (binnen 15 min)

• Fout gemaakt? Via Opties (Blauwe knop met pennetje) > Herstel kun je de aftekening ongedaan maken. Te laat? Vraag dan een beheerder.

Eenmalige taak toevoegen

• Op een geselecteerde locatie klik je op de knop +toevoegen, dit word meestal gebruikt om extra werkzaamheden toe te voegen, of extra uitgevoerde werk vast te leggen.

Werktijd opnemen

• Via de knop 'Tijd opnemen' bovenaan naast +toevoegen kun je per locatie bijhouden hoelang je hebt gewerkt.

Benieuwd hoe dit er live uitziet? Wanneer je de taken hebt afgetekend en de pagina refreshed zal dit het uiteindelijke resultaat zijn zo zie je dat er een taak is afgetekend en een taak een melding had:

1. Klik op 'Tickets' en klik op de blauwe knop bij de ticket waarbij je een deelnemer wilt toevoegen.
2. Nu heb je de ticket geopend en zie je onderin bij informatie '+deelnemer toevoegen', klik hierop en voer de gegevens van de persoon in die je wilt toevoegen. laat des noods nog wat extra informatie in het bericht veld achter en klik vervolgens op 'toevoegen', de persoon in kwestie krijgt een mail om deel te nemen aan de ticket.
3. Heb je een verkeerd persoon toegevoegd, of wil je iemand verwijderen? Geen enkel probleem klik op de 'verwijder' knop bij extra deelnemers achter de deelnemer die je wilt verwijderen

Een deelnemer ziet alleen de basisinformatie van de ticket en de conversatie:

• Kan alleen berichten lezen en reageren
• Ontvangt automatisch notificaties bij updates
• Kan GEEN taken koppelen of zichtbaarheid wijzigen
  

1. Open de TranspaClean app op je telefoon, of ga naar de portal via de browser.
2. Navigeer naar Tickets
3. Hier kun je de ticket aanmaken zie bovenin TICKET AANMAKEN+
4. Als eerst kun je kiezen voor wie je de ticket aanmaakt namens jezelf of een gebouwgebruiker.
5. Bij de Ticket informatie is het belangrijk om de juiste locatie aan de ticket te koppelen. (Ook kun je hier al bestaande meldingen zien die bij de gekoppelde locatie staan.)
6. Bij de Ticket inhoud kun je ook nog een taak koppelen indien dit van toepassing is, als bijvoorbeeld de lift niet is goed schoon gemaakt is het handig om op '+selecteer taak' te klikken en deze taak te kiezen met '+KIES TAAK'.

Controleer altijd nog voor de zekerheid als alle details in het ticket goed zijn ingevuld dit voorkomt eventuele verwarring.

Je kan gemakkelijk je ticket status terug vinden in het dashboard bij 'Tickets', zo kun je hier gemakkelijk het status overzicht zien en de laatste berichten.

• Je krijgt automatisch feedback vanuit TranspaClean zodra je ticket in behandeling wordt genomen. Of als er een feedback op is afgehandeld.

1. Log in op https://portal.transpaclean.nl/mijn-gebouw/ en voer je toegangscode in.
2. Je bevind je nu op 'Planning' klik op 'Melding' > 'Melding maken'.
3. Nu krijg je een formulier die je kunt invoeren kies hierbij een categorie en beschrijf het probleem zo concreet mogelijk, en selecteer ten slot de taak in kwestie zodat uw melding zo spoedig mogelijk opgepakt kan worden.

1. Log in op https://portal.transpaclean.nl/mijn-gebouw/ en voer je toegangscode in.
2. Je bevind je nu op 'Planning' klik op 'Melding' > 'Mijn meldingen' of als je alle meldingen wilt zien klik dan op 'Openbare meldingen'.
3. Bij 'Mijn meldingen' moet je eenmalig je e-mail koppelen zodat je inzicht kan krijgen bij je aangemaakte meldingen.

Helaas is het niet mogelijk om een melding ongedaan te maken, wel kun je een berichtje sturen in de aangemaakte melding dat deze melding niet meer van toepassing is.

Wil je de taalinstelling aanpassen als je TranspaClean gebruikt via je browser op laptop of desktop?

Volg dan deze stappen:

1. Klik rechtsboven op het taal icoontje (Zie 1).
2. Selecteer de gewenste taal.
3. Refresh de pagina indien nodig.

De interface verandert direct naar de geselecteerde taal. Bij je volgende sessie blijft deze taal behouden.

Gebruik je TranspaClean via de mobiele app? Ook daar kun je eenvoudig de taal aanpassen:

1. Open de app en klik op het blauwe icoontje rechts boven (Zie 1)
2. Selecteer hier je gewenste taal.
3. Bevestig of herstart de app indien nodig.

De applicatie toont nu alle systeemonderdelen in de geselecteerde taal. Dit heeft geen invloed op ingevoerde teksten of opmerkingen.

1. Ga naar de taak waarbij je een melding wilt maken en klik op de 3 bolletjes (naast de groene aftekenknop).
2. Kies vervolgens het oranje icoontje 'Melding', om een opmerking en/of foto toe te voegen aan je melding. (Druk niet op de zwarte cirkel.)

Let op, als uitvoerder moet je eerst toegang hebben gekregen tot tickets. Een 'beheer' account kan dit voor je wijzigen in jouw gebruiker instellingen.

1. Klik op de knop '+toevoegen' bovenaan je takenlijst.
2. Klik vervolgens op 'Melding' en beschrijf hier waarover je de melding wilt maken.
3. Nu wordt de melding automatisch naar de juiste personen gestuurd!

Je aangemaakte melding is terug te vinden via de 'Tickets' pagina.