Reguliere en periodieke werkzaamheden (Taken) invoeren in het rooster

• Taak: Benoem hier de handeling.
• Beschrijving: Beschrijf hier wat u met de handeling precies doet.
• Voorkeurs uitvoerder: Geef aan wie deze specifieke taak uitvoert. Hiervoor moet u wel eerst een uitvoerders account aanmaken (Klik hier voor uitleg). Werkt u met een ploeg? Laat het dan staan op Geen uitvoerder. De ploeg kunt u later koppelen aan het gehele rooster (Klik hier voor uitleg).
• Ruimtes: Voeg hier eventueel aan bij welke ruimte(s) de taak wordt uitgevoerd.
• Herhaling: Kies hier hoe vaak de taak moet worden uitgevoerd. Bij dagtaak kunt u kiezen uit dagen van een week, Bij weektaak kunt u kiezen uit weken van het jaar, Bij maandtaak kunt u kiezen uit maanden van het jaar. Op de juiste dag, week, of maand blijft deze taak open staan voor de schoonmaak medewerker (uitvoerder) om deze uit te voeren en af te melden. Zie hieronder taakomschrijving voorbeelden van een dagtaak, weektaak, en maandtaak.

Om een dagtaak te selecteren is het belangrijk om de Herhaling op “Dagelijks” te zetten. Voor een bepaalde taak is het bijvoorbeeld ook handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘

Om een Weektaak te selecteren is het belangrijk om de Herhaling op “Wekelijks” te zetten. Voor een bepaalde taak is het bijvoorbeeld ook handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is. Bij een weektaak kun je ook kiezen voor een uitvoeringsdag wanneer een bepaalde taak uitgevoerd moet worden.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘

Bovenstaande voorbeeld is de optie rechtsboven ‘Meer opties‘ aangeklikt voor meer taak instelling mogelijkheden (Deze is meestal al automatisch uitgeklapt). Voor een glasbewassing taak is het bijvoorbeeld handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘.

1. Navigeer naar 'Rooster' of de klik op de home-pagina op het live rooster.
2. Wanneer je op 'Rooster' hebt geklikt klik op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bekijken, en klik dan bovenin op 'Bekijk'.

Nu zie je het live-rooster met alle bijbehorende taken.

1. Navigeer naar 'Rooster'.
2. Wanneer je op 'Rooster' hebt geklikt klik op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bekijken, en klik dan bovenin op 'Jaarrooster'.
3. Je kunt hierin relevante kolommen aanvinken die je wilt zien, klik op 'Print' om het jaarrooster als PDF op te slaan of uit te printen.

1. Navigeer naar het live rooster
2. Ga vooruit in de planning naar het eerst volgende moment dat de taak die je wilt volgen weer aan de beurt is.
3. Klik op de 3 bolletjes (⋯) → Taak tracker → voeg je e-mail adres toe en kies hoe vaak je e-mails wilt ontvangen dat de taak uitgevoerd is.
4. Je kunt de taak tracker opzeggen via de link 'Deze taak tracker opzeggen'.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Daarna klik je op de blauwe knop met het potlood icoontje van de taak die je wilt bewerken.
3. Nu kun je de taak aanpassen, vergeet niet op opslaan te klikken wanneer je klaar bent

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Klik op de blauwe knop 'Kolommen' en selecteer de optie 'Versies'. (Er verschijnt nu een extra kolom met een herhalingsteken klik op de 'versie' (Herhalingsteken) knop van de taak die je wilt wijzigen).
3. Selecteer het week nummer (Datum 1e dag van de week) en klik op 'Revisie toevoegen'. (De gewijzigde taak staat nu achter 'verleden' en de te reviseren taak staat nu achter 'Huidig').
4. Klik op de blauwe knop in de kolom 'Bewerk revisie', breng vervolgens de wijzigingen aan in de taak en klik op 'opslaan'. (Je kunt de wijzigingen in 'bekijk' zien door naar de week van de wijzigingen te gaan)

Wil je bij meerdere taken tegelijk een revisie toevoegen?

1. Ga naar het 'takenoverzicht' en selecteer de taken met dezelfde herhaling (LET OP! om meerdere taken tegelijk een revisie toe te voegen moeten deze allemaal dezelfde herhaling hebben).
2. Wanneer je meerdere taken hebt geselecteerd waarbij je een revisie wilt toevoegen, klik je op 'Actie op selectie' → 'Een nieuwe versie van de taak maken' → 'Ja' om het verleden te behouden.
3. Kies vervolgens de ingangsdatum wanneer de nieuwe revisie ingaat. Doorloop de stappen en klik als laatste stap op 'Instellen' om de revisie compleet te maken.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Klik op 'Kolommen' → 'Verwijder', nu komt een rood kruisje tevoorschijn aan de rechterkant als je hierop klikt verwijder je de taak meteen.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Klik op de eerste rij om taken aan te vinken, als je er meerdere wilt selecteren houd je shift ingedrukt, of om een selectie te maken van rijen die niet opeenvolgend van elkaar zijn klik je 'Windows' of 'ctrl' (voor windows) of 'Command' knop ingedrukt te houden (voor mac)
3. Als je taken hebt geselecteerd klik je vervolgens op 'Actie op selectie', je kunt hier de taken dupliceren, notificatie instellingen, uitvoerder, frequentie en uitvoerdag gemakkelijk aanpassen.
4. Wil je een taak revisie aanmaken voor meerdere taken? kies dan 'Een nieuwe versie van de taak maken' → 'Ja' om het verleden te behouden.
5. Vervolgens kies je de ingangsdatum en wanneer nieuwe revisie ingaat, doorloop de volgende stappen en klik als laatste stap op 'instellen'.

Je kunt een taak kopiëren naar; Het huidig rooster, Bestaand rooster & een nieuw rooster. Als eerst wil je de taken selecteren die je wilt kopieren, als je de taken hebt geselecteerd klik je op “ACTIE OP SELECTIE” en dan kies je een van de Dupliceer acties, lees  hieronder wat je precies kan doen voor elke mogelijkheid.

• Huidig rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in dit rooster“, dan krijg je de vraag als je de frequenties wilt kopiëren als je een andere herhaling (Frequentie) wilt, kies je voor de optie “Houd de frequenties leeg” als je WEL de frequenties wilt behouden klik je op “Kopieer frequenties“.
• Bestaand rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in bestaand rooster” dan krijg je de vraag naar welk rooster je deze taak wilt kopiëren selecteer hier een rooster waarin je de frequenties wilt kopiëren.
• Nieuw rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in nieuw rooster” voer daarna een roosternaam in voor de nieuwe aangemaakte rooster, kies daarna als je de frequenties wilt kopiëren of niet.

Ga naar ‘Rooster‘ pagina, of klik hier. Hier vind je een overzicht van al je aangemaakte roosters.

Klik vervolgens op de blauwe knop ‘Periodiek‘ van het rooster die je wilt bewerken.

Als eerst wil je een taak aanmaken, bij de Taak omschrijving (Stap 1) raden we het aan om iets algemeens neer te zetten wat de taken pakket omschrijft zoals: Schoonmaak, Glasbewassing, Schoffelen. Daarnaast bij Beschrijving raden we het aan om de herhaling neer te zetten (Stap 2) bvd: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks.

Als je dit allemaal hebt gedaan en de taak hebt toegevoegd heb je twee verschillende mogelijkheden om een taken pakket aan te maken, beide manieren hebben diverse voordelen zie hier beneden:

• Taken bundelen in het extra informatie veld – Je kunt meerdere taken samenvoegen door ze in het veld Extra informatie te beschrijven. Dit houdt het rooster overzichtelijk, maar taken kunnen niet afzonderlijk worden afgevinkt. Handig voor eenvoudige werkpakketten waarbij één aftekening volstaat.
• Taakonderdelen toevoegen – Hiermee kun je binnen een taak meerdere specifieke onderdelen aanmaken. Zo kan een uitvoerder een hoofdtaak in één keer aftekenen, terwijl er per onderdeel nog steeds opmerkingen of foto’s kunnen worden toegevoegd. Dit biedt meer detail en controle over de uitvoering van het werk.

Nadat je de taak hebt toegevoegd klik je op de taak die je zojuist hebt aangemaakt op het bewerk knopje (Blauwe potloodje). Daarna scroll je helemaal naar beneden bij het taak bewerk scherm totdat je “Extra informatie” tekst veld ziet.

In de Extra informatie tekst veld, is het verstandig om de taken te bundelen. We raden het aan om bullet points voor de taken neer te zetten dit maakt alles vele malen overzichtelijker. Zie het eindresultaat voor de uitvoerder onder de afbeelding extra informatie.

Nadat je de taak hebt toegevoegd, klik je op de taak die je zojuist hebt aangemaakt en druk je op het bewerkknopje (blauwe potloodje). Scroll vervolgens naar beneden in het taakbewerkingsscherm totdat je de knop “Onderdeel toevoegen” ziet.

Met taakonderdelen kun je een taak opdelen in kleinere stappen. Dit zorgt voor meer structuur en biedt de uitvoerder de mogelijkheid om per onderdeel een opmerking of foto toe te voegen. Vul per onderdeel de benodigde informatie in en kies indien gewenst voor automatisch aftekenen.

Vergeet niet op de groene knop “Opslaan” te klikken om de wijzigingen door te voeren. De taakonderdelen zijn daarna direct zichtbaar voor de uitvoerder in het rooster.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Daarna klik je op de blauwe knop met het potlood icoontje van de taak die je wilt bewerken.
3. Klik op 'Tijdmeting' en kies een van de volgende opties: Aan (Stopwatch) of Aan (Tijd opgeven) kies opgeven als er tijdafspraken zijn gemaakt over de taak.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Selecteer alle taken waarbij je een tijdregistratie wilt toepassen. (Door op je toetsenbord shift ingedrukt te houden en de taken aan te vinken in de eerste kolom kun je taken selecteren.)
3. Wanneer je de taken hebt geselecteerd klik je op 'Actie op selectie' → 'Stel tijdsmeting in voor X rijen' (waarbij x je aantal gekozen rijen is), om in een keer tijdregistratie in te stellen voor de door u geselecteerde taken.
4. Doorloop de stappen die je krijgt om de instellingen correct op te zetten. NB: kies 'Tijd opgeven' als er concrete tijdafspraken zijn gemaakt over de taak, kies 'stopwatch' wanneer dit niet het geval is.

Krijgt u onderstaande melding? Dit komt omdat de door u geselecteerde taken al eens zijn afgetekend en u heeft aangegeven dat u deze geschiedenis wilt bewaren. Het is niet mogelijk om revisies te maken van een groepsselectie die bestaat uit taken met verschillende herhalingen. U kunt de stap vanaf ‘Actie op selectie‘ opnieuw doorlopen en bij geschiedenis bewaren ‘Nee‘ kiezen. Wanneer u wel de geschiedenis wilt bewaren dient u opnieuw rijen te selecteren van taken met dezelfde herhaling. De verschillende herhalingen zijn ‘dag’ ‘week’ en ‘maand’ en kunt u terugvinden in de kolom ‘Herhaling‘. Meer weten over taakrevisies?