Een formulier is meer dan een los invulblaadje dat in het archief verdwijnt. Door de instelling 'Document toevoegen' te activeren, wordt een formulier een document dat je kunt teruglezen, dat meetbaar is voor rapportages en dat automatisch op de juiste plek terechtkomt: in het logboek van de locatie. In dit artikel leggen we uit hoe je dit instelt.
Je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om de instellingen van een formulier aan te passen.
Met de instelling 'Document toevoegen' sla je een ingevuld formulier op als document. Dit document verschijnt automatisch in het logboek van de locatie, zodat iedereen met toegang het later kan terugvinden en opvragen.
Zo zet je 'Document toevoegen' aan bij een formulier:
Vanaf nu wordt elke inzending van dit formulier opgeslagen als document en getoond in het logboek van de betreffende locatie.
Zodra een formulier is ingediend, verschijnt het document automatisch in het logboek van de locatie. Iedereen met toegang tot het logboek kan het document daar terugvinden en openen, zonder dat ze hiervoor in het formulierenarchief hoeven te zoeken.
Een document is pas écht bruikbaar voor rapportages als de inhoud vertaald wordt naar cijfers. Dat doe je met de instelling 'Document meting toevoegen'. Hiermee koppel je een berekening aan een invulveld, zodat een antwoord zoals 'Goed' automatisch wordt omgezet naar een score (bijvoorbeeld een 8 of 80%).
Let op: deze instelling is alleen zichtbaar als 'Document toevoegen' aan staat. Staat de meting uit, dan blijft het formulier voor je rapportages een leeg blaadje, ook al wordt het wel als document opgeslagen.
Zonder een gekoppelde meting blijft een formulierantwoord puur tekstueel. Voor managementrapportages en KPI's heb je cijfers nodig om trends te kunnen zien, bijvoorbeeld om te bepalen hoe een locatie scoort op schoonmaakinspecties over een langere periode. Door de meting te koppelen, maakt het systeem deze vertaalslag automatisch voor je, zonder dat je zelf cijfers hoeft te interpreteren uit losse tekstvelden.
Met de instelling 'Document toevoegen aan live rooster' bepaal je hoe een document wordt weergegeven in het roosterlogboek. Je kunt kiezen uit drie weergaves:
Let op: deze instelling is alleen zichtbaar als 'Document toevoegen' aan staat.
Bij een schoonmaakinspectie wil je altijd de meest recente meting zien, niet die van vier maanden geleden die ergens onderaan de lijst staat. Kies in dat geval voor 'Vastprikken', zodat de laatste inspectie altijd bovenaan het logboek blijft staan totdat er een nieuwe wordt toegevoegd.
Gebruik 'Verbergen' wanneer het gaat om puur interne kwaliteitsmetingen die niet bedoeld zijn voor de klant of gebouwgebruiker om te zien, maar die je wel wilt meenemen in je eigen rapportages.
Met de instelling 'Document zichtbaar volgens bekijken' zorg je dat het document in het logboek dezelfde zichtbaarheidsregels volgt als ingesteld bij 'Zichtbaarheid – bekijken' van het formulier zelf. Alleen gebruikers die het formulier mogen bekijken, zien dan ook het bijbehorende document terug in het logboek.
Let op: deze instelling is alleen zichtbaar als 'Document toevoegen' aan staat.
Het werkprogramma bevat alle vaste (reguliere en periodieke) werkzaamheden die uitvoerders op een locatie uitvoeren. Deze taken worden ingevoerd in het online rooster. Met het online rooster zijn roosters op papier of in Excel verleden tijd. Medewerkers melden taken af in het live rooster; klanten kunnen live meekijken. Zo creëer je samen volledige transparantie over de dienstverlening. Het rooster is ook te printen; er wordt dan automatisch ook een QR-code toegevoegd op de print. Hiermee hebben mensen die de QR-code scannen direct toegang tot de meest actuele online versie.
In dit artikel lees je hoe je reguliere en periodieke taken toevoegt, hoe je het takenoverzicht gebruikt, hoe je taken wijzigt en hoe je taken kunt kopiëren/dupliceren.
Wil je een eenmalige taak inplannen? Klik hier.
1. Ga naar Roosters, zoek het rooster waaraan je de taak wil toevoegen en open deze.
2. Na het openen van het rooster kun je gelijk bovenaan de pagina een taak toevoegen. (Zie bovenstaande afbeelding)
Alle functies op een rijtje:
Bij het aanmaken van een dagtaak zijn er een aantal puntjes om rekening mee te houden. 1. Zet de herhaling op Dagelijks en 2. kies de vaste uitvoerdag. Je kan hier ook nog aangeven dat betrokkenen een notificatie krijgen wanneer de taak weer bijna aan de beurt is. Dit kan je doen door 3. Stuur e-mail notificatie op ja te zetten.
Voor het aanmaken van een weektaak begin je met 1. de herhaling in te stellen op wekelijks. Daarna
2. selecteer je de weken waarin de uitvoering plaats moet vinden. Ook kun je aangeven of de taak 3. een vaste uitvoerdag moet krijgen. Tot slot kan je ook hier weer instellen dat alle betrokkenen een melding krijgen wanneer de taak bijna uitgevoerd gaat worden.
Om een maandtaak aan te maken begin je met 1. de herhaling in te stellen op maandelijks. Daarna selecteer je 2. de maanden waarin je de taak uitgevoerd moet worden. Tot slot kan je ook 3. hier weer een uitvoerdag instellen. (In deze situatie staat de taak de hele maand open in het rooster. De glazenwasser kan dan zelf bepalen wanneer die langs komt. Is die geweest, dan tekens hij de taak af en staat de taak niet meer open in het rooster.)
Tip! Voor een taak zoals glasbewassing kan het handig zijn om e-mail notificaties aan te zetten. Ze weten gebouwgebruikers op tijd dat de glazenwasser langs komt en kunnen ze hier rekening mee houden.
Hier vind je informatie over hoe je inzicht kunt houden over de taken.
1. Klik op Rooster in het linkermenu. Zoek de locatie waarvan je het rooster wilt aanpassen. Klik op Periodiek (het blauwe knopje met het kalender icoontje).
2. Je hebt nu het takenoverzicht van deze locatie geopend. Scroll een klein stukje naar beneden. Nu zie je alle aangemaakte taken van deze locatie.
1. Klik op Rooster in het linkermenu, of klik op de TranspaClean homepagina op een locatierooster. Als je via de homepagina een rooster hebt geopend kom je direct in het Live rooster van die locatie.
2. Heb je op rooster geklikt? Zoek de locatie waarvan je het rooster wil bekijken, gevonden? Klik nu op periodiek (het blauwe knopje met icoontje van een kalender). Daarna opent het rooster. Klik nu bovenin op Bekijk. Nu opent het live rooster.
1. Klik op Rooster in het linkermenu.
2. Zoek de locatie waarvan je het jaarrooster uit wil printen. Klik op Periodiek (het blauwe knopje met het kalender icoontje) en klik dan op jaarrooster. (Zie onderstaande afbeelding voor impressie jaarrooster.)
1. Ga naar het Live Rooster van de locatie waarbij je een taak wil tracken.
2. Ga vooruit in de planning naar het eerstvolgende moment dat de taak die je wil volgen weer aan de beurt is.
3. Klik op de 3 bolletjes (···) naast de taak en klik daarna op taak tracker.
4. Voeg nu je e-mail adres toe en kies hoe vaak je e-mails wilt ontvangen.
Een taaktracker stoppen?
Hier vind je informatie over hoe je een taak moet bewerken, verwijderen, taak actie op selectie en hoe je een taak tussentijds kan wijzigen en het verleden kan bewaren.
1. Klik op Rooster in het linkermenu.
2. Zoek de locatie waarbij je een taak wil aanpassen en klik op Periodiek (het blauwe knopje met het kalender icoontje).
3. Zoek de taak die je wil aanpassen en klik op het blauwe knopje met het potloodje. Je kunt de taak nu aanpassen.
4. Taak aangepast? Vergeet de aangepaste taak niet op te slaan.
Extra: Wil je een taak aanpassen, maar zie je onderstaand scherm? Kies voor Nieuwe versie aanmaken als je het verleden van de taak wil bewaren. Moet je alleen een spelfout aanpassen? Klik dan op Deze versie bewerken.
1. Klik op Rooster in het linkermenu.
2. Zoek de locatie waarbij je een taak wil verwijderen en klik op Periodiek (het blauwe knopje met het kalender icoontje).
3. Zoek de taak die je wil aanpassen en klik op Bewerken (het blauwe knopje met het potloodje). Je kunt de taak nu aanpassen.
4. Scrol naar beneden en klik op de knop Verwijder/Stop taak.
1. Klik op Rooster in het linkermenu.
2. Zoek het rooster dat je wil bewerken en klik op Periodiek (het blauwe knopje met het kalender icoontje).
3. In de bovenstaande afbeelding zie je een overzicht van al je taken. Klik op de eerste rij om taken aan te vinken.
4. Als je taken hebt geselecteerd klik je vervolgens op Actie op selectie, je kunt hier allerlei verschillende instellingen toepassen op de geselecteerde taak. (Notificatie instellen, taken dupliceren, uitvoerder toewijzen, taak frequentie aanpassen, uitvoerdag aanpassen, etc.)
5. Wil je een revisie maken voor meerdere taken, kies dan bij Een nieuwe versie van de taak maken? voor Ja, om het verleden van de taak te borgen.
6. Kies tot slot een ingangsdatum voor de nieuwe taak. Doorloop eventuele vervolgstappen en klik tot slot op Instellen.
Extra: Wil je meerdere taken selecteren houd dan Shift ingedrukt. Om een selectie van meerdere taken te maken van rijen die niet opeenvolgend zijn houd je ctrl (op Windows) of ⌘command (op macOS) ingedrukt.
Je kunt een taak kopiëren naar; het huidige rooster, een bestaand rooster en een nieuw rooster.
1. Begin met het selecteren van de taken die je wil kopiëren/dupliceren.
2. Klik op Actie op selectie en kies dan een van de beschikbare dupliceer acties. Hieronder staan alle verschillende opties uitgelegd.
TranspaClean biedt een spaarprogramma aan, aan al haar klanten. Als aannemer kan je het programma gebruiken om je uitvoerders te motiveren en te belonen. Je bepaalt zelf hoe het programma eruit ziet voor jouw team; welke prijzen er beschikbaar zijn in de puntenshop en welke prijzen in het draairad komen te staan. Daarnaast biedt TranspaClean zelf ook een aantal prijzen aan.
Je uitvoerders verdienen punten door acties uit te voeren in TranspaClean, zoals het aftekenen van een taak, het toevoegen van een foto of het plaatsen van een opmerking. Punten vervallen niet, dus uitvoerders sparen op hun eigen tempo.
Als aannemer kan je verschillende dingen doen met het spaarprogramma. Jouw uitvoerders hebben toegang tot een puntenshop en een draairad. In het rad kun je de standaard goede doelen prijzen die TranspaClean aanbiedt zetten. (Deze kun je dus ook uit zetten.)
Hoe kom ik op de spaarpuntenpagina? Log in op TranspaClean: Ga in het linkermenu naar instellingen en klik daarna op spaarprogramma.
Bovenaan de spaarpuntenpagina zie je altijd deze vier beloningen staan. Deze beloningen zijn toegevoegd door TranspaClean zelf en zijn goede doelen. Wanneer een uitvoerder deze wint in het draairad maakt TranspaClean aan het eind van de maand een bedrag over naar een goed doel.
Standaard staan deze beloningen aan in het draairad (dit raden wij ook aan), maar je kan ze ook uitzetten als je het draairad helemaal zelf wil inrichten. (Zet je de standaardprijzen uit, dan is de kans er dat er niet meer gedraaid kan worden aan het rad als alle prijzen gewonnen zijn.)
Zelf prijzen toevoegen aan het draairad is eenvoudig. Voeg cadeaus toe waar je uitvoerders echt blij van worden en maak het zo nog motiverender om aftekeningen, meldingen en verhinderingen goed te borgen.
Zelf een prijs toevoegen:
Beloningen toevoegen aan de puntenshop is zo gedaan, de stappen zijn bijna volledig hetzelfde als bij het aanmaken van een prijs voor het draairad.
Zelf een prijs toevoegen:
Wanneer een uitvoerder iets heeft gekocht in de puntenshop, of een prijs heeft gewonnen in het draairad komt hier een melding van in het Claims scherm. Overhandig de prijs aan de uitvoerder en markeer de claim als afgehandeld. Is er iets fout gegaan bij de claim, dan kan de claim ook afgekeurd worden, de uitvoerder krijgt zijn credits dan teruggestort.
Hoe handel je een claim af:
Het kan zijn dat er een claim is binnen gekomen voor iets dat niet meer voorradig is, deze claim kan je dan afkeuren.
Zo keur je een claim af:
Soms wijken de werkzaamheden op een locatie tijdelijk af van het normale programma. Denk aan een periode met extra reiniging, of een aangepast schema rond een virus uitbraak. Voor dit soort situaties gebruik je een wisselrooster: een tweede, tijdelijk rooster dat voor een vooraf ingestelde periode actief is. Na die periode springt de planning automatisch terug naar het normale rooster, zonder dat je hier iets voor hoeft te doen.
Je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om een wisselrooster aan te maken en in te stellen.
Een wisselrooster wordt altijd als tweede, los rooster aan een locatie toegevoegd, naast het normale rooster. Geef het wisselrooster een duidelijke naam in de rooster referentie, bijvoorbeeld 'Wisselrooster' of 'Feestdag' of 'virus-uitbraak', zodat je altijd ziet welk rooster het normale is en welk het tijdelijke. Je stelt vooraf in hoelang het wisselrooster actief moet zijn. Gedurende die periode worden de taken uit het wisselrooster zichtbaar in het live rooster, en daarna keert alles automatisch terug naar het normale schema.
Het belangrijkste om te begrijpen bij een wisselrooster is het verschil tussen twee soorten gedrag. Dit bepaalt of het wisselrooster iets toevoegt aan het normale programma, of het juist tijdelijk vervangt.
Bij het gedrag 'Toon' voegt het wisselrooster tijdelijk extra taken toe naast het bestaande programma. Het normale werk blijft dus gewoon doorgaan, en er komt werk bij voor de duur van het wisselrooster.
Voorbeeld: bij een zorginstelling breekt het NORO-virus uit. Je kiest ervoor om een extra reinigingsprotocol bovenop het normale schoonmaakwerk te laten uitvoeren. Met een wisselrooster op 'Toon' voeg je dat protocol voor de betreffende periode toe, terwijl het normale werk gewoon doorgaat.
Bij het gedrag 'Verberg' vervangt het wisselrooster tijdelijk de normale taken. De normale taken worden dan verborgen zolang het wisselrooster actief is, en de wisseltaken komen ervoor in de plaats.
Voorbeeld: bij dezelfde NORO-uitbraak kies je ervoor om het normale schoonmaakschema tijdelijk helemaal te vervangen door een strikt desinfectieprotocol. Met een wisselrooster op 'Verberg' worden de normale taken voor die periode verborgen en zien de betrokkenen alleen de wisseltaken van het protocol.
Belangrijk om te weten hoe dit er voor iedereen uitziet: als beheerder zie je zowel de normale taken (doorgestreept weergegeven) als de wisseltaken (in geel), zodat je overzicht houdt over wat er gewisseld is. De uitvoerder en de klant zien alleen de wisseltaken, niet de doorgestreepte normale taken.
Je maakt een wisselrooster aan via 'Actie op selectie' vanuit een rooster. Je koppelt het wisselrooster altijd aan een periode met een begin- en einddatum.
Zo maak je een nieuw wisselrooster aan:
Wil je dat de normale taken worden verborgen zodra het wisselrooster actief is (de Verberg-variant)? Dan stel je dit in op het normale rooster:
Wil je juist dat de taken erbij komen in plaats van vervangen worden (de Toon-variant)? Dan laat je het normale rooster gewoon zichtbaar staan en hoef je geen taken op 'Verberg' te zetten.
Gebruik een wisselrooster bij voorkeur alleen binnen dezelfde locatie. Zolang een rooster als wisselrooster gekoppeld is, kun je het live rooster daarvan niet apart bekijken en kun je het niet nog een keer als wisselrooster aan een ander rooster koppelen. Ontkoppel je een wisselrooster later, of verwijder je een gekoppelde locatie of rooster, dan kunnen sommige functies zoals de planning niet meer goed werken. Wees hier dus voorzichtig mee.
Na de ingestelde einddatum springt de planning automatisch terug naar het normale rooster. Je hoeft het wisselrooster niet handmatig te sluiten of uit te zetten. De wisseltaken zijn dus alleen zichtbaar gedurende de periode die je hebt ingesteld, en daarna neemt het normale rooster het weer over. Het oude wisselrooster zal automatisch worden weggehaald.
Welkom op het TranspaClean platform. TranspaClean neemt de dagelijkse communicatieve, analytische en adviserende taken uit handen. Daarmee wordt je als klant ontzorgd zonder inzicht te verliezen.
In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat het platform is, voor wie het bedoeld is en hoe je als opdrachtgever direct aan de slag kunt gaan.
TranspaClean kent vier gebruikersrollen, elk met een eigen toegang en verantwoordelijkheid. Wie bedoelen wij met de gebruikersrol 'Klant'? Klik hier voor verdiepende uitleg van de verschillende gebruikersrollen.
De klant (ook wel opdrachtgever genoemd) die facilitaire diensten inkoopt denk aan een woningcorporatie, vastgoedbeheerder of kantoororganisatie. Als klant zie je het live werkprogramma, rapportages en KPI's, en kan je meldingen indienen bij je dienstverlener.
Het schoonmaakbedrijf, groenonderhoudsbedrijf of andere facilitaire aanbieder die de omgeving beheert. Beheer richt klanten, locaties, roosters en uitvoerders in en is het aanspreekpunt voor de dienstverlening.
De medewerker op locatie schoonmaker, hovenier of technisch medewerker. De uitvoerder ziet zijn eigen taken in de app, tekent af na uitvoering en registreert zijn aanwezigheid via NFC of QR-code.
Een huurder, medewerker of bezoeker van een locatie. De gebouwgebruiker kan het live rooster bekijken en een melding indienen zonder eigen account, enkel via een toegangscode op portal.transpaclean.nl/mijn-gebouw.
Hieronder de vier kernfuncties die je als opdrachtgever dagelijks gebruikt.
Je ziet in real-time welke taken zijn uitgevoerd op je locaties. Uitvoerders tekenen taken af inclusief tijdstip, foto's en opmerkingen. Zo heb je altijd een actueel beeld zonder te hoeven bellen of mailen.
Via de homepagina houd je overzicht op al je locaties tegelijk. Je ziet in één oogopslag waar werkzaamheden lopen, afgetekend zijn of aandacht nodig hebben. Handig als je meerdere panden of vestigingen beheert
Heb je een klacht, Of wil je extra werk aanvragen of iets doorgeven? Via het ticketsysteem stuur je direct een bericht naar je dienstverlener. Je volgt de status en afhandeling op één plek, geen losse appjes of e-mails meer
Via de rapportagemodule zie je historische data over uitgevoerde werkzaamheden, kwaliteitsscores en voortgang per locatie. Alles beschikbaar op elk moment, op elk apparaat.
Via de nieuws-pagina zie je historische data over uitgevoerde werkzaamheden, en kan je inspringen waar nodig.
In onderstaande video geven wij je een rondleiding door het platform vanuit klantperspectief.
Wil je meer weten over het concept achter TranspaClean?
De dienstverlener heeft je omgeving ingericht of is dat op dit moment aan het doen. Kies hieronder je situatie en ga direct naar de juiste plek.
Log in via de onderstaande link en gebruik de inloggegevens die de dienstverlener heeft aangemaakt.
Heb je geen eigen account maar wel een toegangscode ontvangen van je dienstverlener? Dan log je in via Mijn Gebouw geen wachtwoord nodig.
Bekijk alle beschikbare bronnen speciaal voor opdrachtgevers van meldingen indienen tot rapportages bekijken.
Wil je zelf zien hoe TranspaClean werkt voor je organisatie? Maak een vrijblijvende afspraak met één van onze consultants.
TranspaClean biedt meerdere manieren om gewerkte tijd bij te houden. Welke manier het beste past, hangt af van hoe je organisatie werkt. In dit artikel nemen we je stap voor stap mee door de verschillende mogelijkheden, zodat je precies weet wat je kiest en hoe je het instelt.
Je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om tijdregistratie in te stellen voor uitvoerders.
Voordat je iets instelt, zijn er twee keuzes die je maakt:
Optie 1: hoe registreert de uitvoerder zijn tijd?
Optie 2: op welk niveau wordt de tijd geregistreerd?
Belangrijk: een uitvoerder kan altijd maar 1 van de 3 niveaus gebruiken op hetzelfde moment. Nooit meerdere tegelijk, om te voorkomen dat dezelfde tijd dubbel wordt geregistreerd.
Bij registratie per werkdag klokt de uitvoerder één keer in aan het begin van de dag en één keer uit aan het einde, via de knop op het homescherm van de app. Dit staat los van welke locatie hij bezoekt: het systeem meet alleen de totale werktijd van de dag, of hij nu één of meerdere locaties aandoet. Je krijgt dus één tijdblok voor de hele dag. Dit niveau past het best bij medewerkers die vanuit een vaste werkplek werken, zoals een kantoor of depot.
Belangrijk: Om gebruik te maken van in-/uitklokken per werkdag (Klok in knop) moet het kantoor tijdregistratie rooster op gepubliceerd staan.
Zodra het Kantoor tijdregistratie rooster is gepubliceerd, verschijnt er een groene 'Klok in' knop op het homescherm van de uitvoerder. Zo werkt het:
Wil je niet in-/uitklokken, maar liever achteraf invullen hoeveel uur er is gewerkt? Dat kan via de locatiepagina:
Belangrijk: Zorg dat de desbetreffende uitvoerder profielen bij de optie 'Mag extra werktijd opnemen' Ja (tijd opgeven) aan hebben staan
Bij registratie per locatie klokt de uitvoerder in op het moment dat hij aankomt bij een locatie, en uit op het moment dat hij vertrekt. Dit gebeurt niet op het homescherm, maar binnen het live rooster van de locatie zelf. Zo krijg je per bezochte locatie een aparte tijdregistratie, wat inzicht geeft in hoeveel tijd er per locatie wordt besteed. Dit niveau past het best bij schoonmaakbedrijven waarbij medewerkers meerdere locaties per dag bezoeken.
De uitvoerder klokt in via de knop 'Tijd opnemen' bovenaan de takenlijst in het live rooster, zodra hij aankomt op een locatie. Bij vertrek klokt hij uit via de rode knop onder de aftekenknop. Het systeem controleert de locatie via GPS.
Tip: in de praktijk werkt het prettiger om hiervoor een NFC-kaart of QR-code te gebruiken. De uitvoerder klokt dan automatisch in door te scannen bij aankomst, in plaats van zelf op een knop te drukken. Dit wordt minder vaak vergeten. Zie verderop in dit artikel hoe je NFC/QR instelt.
Net als bij werkdag-registratie kun je ook per locatie achteraf tijd schrijven via de rode knop 'Nieuwe tijd' op de locatiepagina. Dit geeft via de Samenvatting-pagina inzicht in de totale gewerkte tijd per locatie over een bepaalde periode.
Bij registratie per taak wordt bijgehouden hoeveel tijd er aan een specifieke taak wordt besteed. Dit geeft het meeste detailniveau, maar vraagt ook de meeste instelling en discipline van de uitvoerder. Dit niveau past bij niche-situaties waarbij je echt per taak wilt weten hoeveel tijd er in gaat zitten.
Zo zet je tijdregistratie aan op een specifieke taak:
In het dropdown-menu bij 'Tijdregistratie' zijn drie opties beschikbaar:
Er is ook een variant waarbij je 'Tijd opgeven' combineert met de instelling 'Tijd zichtbaar: Nee'. In dat geval registreert de uitvoerder bij elke aftekening hoeveel tijd hij heeft besteed, zonder dat hij de normtijd te zien krijgt. Elke aftekening telt op bij het totaal gewerkte uren. Dit is handig wanneer je een realistisch uuroverzicht wilt opbouwen zonder dat de uitvoerder gestuurd wordt door een vooraf ingestelde normtijd.
Alle geregistreerde tijd, via welk niveau dan ook, is terug te zien via de Samenvatting-pagina. Hier zie je per uitvoerder een overzicht van de gewerkte tijd over een gekozen periode, inclusief een vergelijking per locatie.
Lees hier hoe je tijdregistraties beheert en terugvindt via de Samenvatting-pagina.
Naast de knop in de app kunnen uitvoerders ook in- en uitklokken via een NFC-kaart of QR-code op locatie. Dit werkt prettiger in de praktijk omdat het scannen automatisch gaat, zonder dat de uitvoerder zelf aan een knop hoeft te denken.
Let op het verschil tussen tijdregistratie (bijhouden hoeveel tijd er gewerkt wordt) en aanwezigheidsregistratie (registreren dat iemand aanwezig was op een locatie). Beide zijn mogelijk via NFC/QR, maar ze dienen een ander doel. Kijk in het onderstaande artikel specifiek naar de flows die gaan over tijdregistratie.
Bekijk hier het artikel over NFC en QR-code voor tijdregistratie en aanwezigheid.
Wanneer je (voor het eerst) inlogt bij TranspaClean, zie je standaard al een aantal roosters klaarstaan: Kantoor testrooster, Kantoor meldingen en Kantoor tijdregistratie. Het is normaal dat je deze niet meteen herkent of weet waarvoor ze dienen. In dit artikel leggen we per rooster uit wat het doet, en waarom je Kantoor meldingen en Kantoor tijdregistratie niet kunt verwijderen.
Het Kantoor testrooster wordt automatisch aangemaakt als eerste gepubliceerde rooster van je organisatie. Dit rooster wordt gekoppeld aan je eigen kantooradres als locatie, en je eigen bedrijfsnaam als klantnaam.
In het Kantoor testrooster staan een paar voorbeeldtaken klaar, zodat je in één oogopslag ziet hoe taken eruitzien binnen TranspaClean. Je kunt dit rooster gebruiken om zelf te experimenteren: nieuwe taken aanmaken, instellingen uitproberen of gewoon wennen aan de werking van een rooster, zonder dat dit invloed heeft op een echte locatie of klant.
Wanneer je voldoende vertrouwd bent met TranspaClean, mag je kantoor testrooster verwijderen. Kantoor meldingen en kantoor tijdregistratie kun je niet verwijderen.
Kantoor meldingen is een centraal verzamelpunt voor interne tickets. Dit rooster kun je niet verwijderen, omdat hier gegevens in worden vastgelegd die horen bij de functie 'Interne melding'.
Op verschillende plekken in het platform, bijvoorbeeld bij het invullen van een formulier, kan Beheer of een Uitvoerder een ticket aanmaken om iets verder af te stemmen. Normaal gesproken hangt zo'n ticket aan de locatie van een klant. Bij sommige formulieren is dat niet wenselijk, bijvoorbeeld bij een verlofaanvraag, dit is niet relevant voor de klant en het zou de ticket gegevens van die klant onnodig vervuilen.
Voor dit soort situaties zet je bij een formulier de optie 'Interne melding' aan. Tickets die hieruit ontstaan, worden dan niet aan een klant gekoppeld, maar automatisch verzameld in het Kantoor meldingen rooster.
Kantoor tijdregistratie kun je niet verwijderen, dit rooster stuurt namelijk een functie aan die direct invloed heeft op wat een uitvoerder op zijn homescherm ziet. Van de drie roosters is dit dan ook het belangrijkste om goed te begrijpen.
Zodra je het rooster Kantoor tijdregistratie publiceert, verandert het homescherm van al je uitvoerders: er verschijnt een werkdag in-/uitklok knop. Hiermee kan een uitvoerder, bijvoorbeeld op kantoor, zijn hele werkdag in- en uitklokken, los van een specifieke locatie of taak. Je kunt zelf instellen of uitvoerders hun gewerkte uren moeten invullen, of dat de uren worden bijgehouden met een stopwatch.
Naast deze werkdag registratie via Kantoor tijdregistratie, kent TranspaClean nog twee andere niveaus om tijd te registreren:
Een uitvoerder kan altijd maar 1 van deze 3 methodes tegelijk gebruiken: werkdag, locatie of taak. Dit is bewust zo, anders zou dezelfde gewerkte tijd dubbel geregistreerd kunnen worden.
Controles zijn een waardevol hulpmiddel om de kwaliteit van uitgevoerd werk te bewaken en medewerkers gerichte feedback te geven. Door regelmatig te controleren en te reageren op afgetekende taken, stuur je proactief bij en stimuleer je verbetering. De inhoud van feedback is alleen zichtbaar voor beheer en de betrokken uitvoerder, niet voor de opdrachtgever. Wel kan de opdrachtgever inzicht krijgen in het aantal uitgevoerde controles, zodat hierover afspraken gemaakt kunnen worden.
Je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om controles te registreren en feedback te geven. Niet zeker welke rol bij jou hoort? Lees hier de uitleg van de verschillende gebruikersrollen.
Via de portal zie je direct wanneer een locatie het laatst is bediend en wat de medewerker precies heeft uitgevoerd. Plan je controle daarom zo kort mogelijk na het uitvoermoment. Je kunt een controle pas registreren op een taak die al is afgetekend door de uitvoerder.
Bij elke afgetekende taak verschijnt een rij met snelle acties, zoals hieronder bij 'DagTaak A' te zien is. Met deze iconen leg je in een paar klikken je controle vast.
Tip: Wil je een specifieke taak gericht in de gaten houden, bijvoorbeeld als onderdeel van je maandelijkse kwaliteitscontrole? Gebruik dan de Taak Tracker op die taak, zodat je een e-mailmelding krijgt zodra deze is afgetekend. Gebruik dit gericht op een paar taken, waarover bijvoorbeeld melding zijn.
Ga naar het live rooster van de locatie die je wilt controleren.
Naast elk aftekenbewijs zie je een aantal iconen waarmee je een bepaalde controle kunt vastleggen. Klik op het kleine driehoekje om alle opties te tonen.
Een opmerking via het uitroepteken of het tekstwolkje verschijnt automatisch bij de eerstvolgende uitvoering van diezelfde taak.
Dit is met name handig bij laagfrequente taken, zoals werkzaamheden die maar een paar keer per jaar worden uitgevoerd. De feedback schuift automatisch mee naar het volgende uitvoermoment als de taak niet wordt afgetekend. De opmerking verdwijnt pas nadat de uitvoerder de taak heeft afgetekend. Zo wordt de feedback nooit over het hoofd gezien.
Nadat je een opmerking hebt geplaatst via het uitroepteken of het tekstwolkje, verschijnen er extra opties om de feedback verder aan te vullen of te beheren.
Na het plaatsen van een opmerking verschijnen de volgende knoppen:
Op de onderstaande afbeelding zijn de bovengenoemde knoppen te zien. En is te zien hoe de feedback in het live rooster komt te taan.
De opmerking die je plaatst komt automatisch in beeld wanneer de taak weer aan de beurt is. De feedback schuift mee naar elk volgend uitvoermoment totdat de medewerker de taak heeft afgetekend. Zo wordt de opmerking nooit gemist.
De uitvoerder ziet de opmerking op een vergelijkbare manier als hieronder weergegeven. Opmerkingen en complimenten (duimpjes) zijn beide zichtbaar. Duimpjes komen ook terug op het homescherm van de medewerker, wat bijdraagt aan motivatie.
Soms is het nodig dat een taak opnieuw wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld na een verhindering of als onderdeel van een controle. Je plant dan een vervolgtaak in vanuit het live rooster. Onder water maak je hiermee gewoon een eenmalige taak aan. Daarom heet het nog steeds een vervolgtaak, ook al zie je hem in het rooster terug als eenmalige taak.
Zo plan je een vervolgtaak in vanuit het live rooster:
De medewerker die je hebt ingepland ziet de vervolgtaak op de juiste dag verschijnen in de app.
Wil je meer weten over eenmalige taken in het algemeen, los van een vervolg op een andere taak? Lees hier hoe je een eenmalige taak toevoegt.
Bij elke klant, locatie en rooster in TranspaClean kun je een referentie (meestal de roepnaam) en een notitie (eventueel extra informatie) toevoegen. Twee handige velden die helpen om projecten terug te vinden, koppelingen te leggen met je administratie, en interne informatie vast te leggen die niet bedoeld is voor klanten of eindgebruikers.
In dit artikel leggen we uit:
Let op: referenties en notities zijn niet zichtbaar voor eindgebruikers, klanten of gebouwgebruikers. Het zijn interne velden.
Op klantniveau leg je informatie vast die voor de hele relatie van toepassing is, denk aan facturatieafspraken of hoofdcontactpersonen. De referentie wordt op dit niveau vaak leeggelaten, omdat een klant zelden één kort kenmerk heeft dat alles dekt. In de notitie zet je doorgaans algemene afspraken.
Zo wijzig je de referentie of notitie van een klant:
Bij locaties leg je informatie vast die geldt voor de hele locatie of het hele complex, ongeacht welke roosters eronder vallen. De referentie kun je gebruiken voor een herkenbare aanduiding van de locatie (meestal is dit de roepnaam); de notitie voor bijzonderheden zoals toegang, sleutelbeheer of contactpersonen ter plaatse.
Voorbeeld: een complex met meerdere portieken krijgt als locatie de naam Complex Brugzicht, met in de notitie "Sleutels op te halen bij de huismeester, ingang Willem Dreespark 107."
Zo wijzig je de referentie of notitie van een locatie:
Wanneer gebruik je een rooster-referentie en -notitie, en hoe vul je ze het beste in?
De referentie is een korte aanduiding van het deel van een complex of locatie waar dit werkprogramma over gaat (meestal de roepnaam). Heb je meerdere roosters op één locatie, dan zie je in een overzicht direct welk rooster bij welk deel hoort.
De notitie is een vrij tekstveld voor uitvoeringsafspraken of bijzonderheden die alleen voor dit rooster gelden. Dit veld is puur informatief en heeft geen invloed op andere delen.
Tip: begin de referentie met het complex- of clusternummer, gevolgd door de roepnaam of het adres. Bijvoorbeeld: C-014 Madame Curiestraat of Madame Curiestraat 2-12.
Wanneer gebruik je een rooster-referentie en -notitie, en hoe vul je ze het beste in?
Wil je meer weten over hoe je een Rooster aanmaakt? Bekijk dan dit artikel
Met Gebruik Referentie bepaal je hoe nadrukkelijk de referentie verschijnt in het live-rooster, overzichten en rapportages. Je kunt dit als volgt aanpassen:
In dit voorbeeld hieronder is de referentie: Brugzicht het rooster die aan deze locatie is aangemaakt is Den Haag Willem Dreespark 107.
Binnen TranspaClean kun je per formulier instellen waar het zichtbaar is en voor wie. Of het nu gaat om een verlofformulier, een meldingsformulier of een inspectieformulier door de juiste weergave-opties te kiezen zorg je dat het formulier op de juiste plek terechtkomt bij de juiste gebruikers.
In dit artikel leggen we uit hoe je de zichtbaarheid van een formulier instelt aan de hand van de volgende opties:
Let op: je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om instellingen van een formulier aan te passen.
Voordat je de afzonderlijke opties instelt, is het goed om te weten wat precies elke instelling precies doet. Klik een instelling open voor de uitleg.
Voordat je de afzonderlijke opties instelt, is het goed om te weten wat elke instelling precies doet. Klik een instelling open voor de uitleg.
Zorgt dat het formulier verschijnt op de formulieren-inzendingen pagina: de centrale pagina waar gebruikers een overzicht vinden van alle ingezonden formulieren. Je bereikt deze pagina via het linkermenu onder Archief → Formulieren.
Het formulier wordt daarnaast ook opgenomen in het archief.
Hiermee bepaal je voor welke klanten het formulier beschikbaar is.
Let op het samenspel met de instelling Toon op live-rooster: op het live-rooster van een klantlocatie verschijnt het formulier alleen als die optie óók aanstaat. Staat die uit, dan blijft het formulier voor die klanten alleen bereikbaar via de formulieren-overzichtspagina of het homescherm, afhankelijk van welke andere opties je hebt aangezet.
Hiermee bepaal je bij welke roosters het formulier zichtbaar is.
Hiermee bepaal je welke gebruikersgroepen het formulier zien, bijvoorbeeld Beheer, Planner, Uitvoerder of Gebouwgebruiker.
Gearchiveerde formulieren inzien? Ga naar de formulieren-inzendingen pagina, klik rechtsboven op de knop Status en kies Gesloten. De gesloten (gearchiveerde) formulieren komen dan in beeld.
Met deze optie verschijnt het formulier prominent op het homescherm, zodat gebruikers het snel kunnen openen.
Met deze optie kunnen gebruikers het formulier invullen vanuit het live-rooster via de knop + Toevoegen.
Hiermee kun je via de +Toevoegen knop op het live-rooster formulieren invullen.
Met deze optie verschijnt het formulier automatisch bovenaan het live-rooster, zonder dat de gebruiker extra dingen hoeft te klikken. Handig voor formulieren die dagelijks of bij elke dienst ingevuld moeten worden, zoals een dagstart of veiligheidscheck.
Hiermee kun je meteen het formulier bovenaan het live-rooster zien.
Met een verlofformulier in TranspaClean kunnen uitvoerders eenvoudig verlof aanvragen en krijg jij als beheerder deze aanvragen overzichtelijk op één plek binnen. Door een verlofaanvraag via een formulier te laten verlopen, voorkom je losse appjes, mailtjes of briefjes.
Een verlofformulier wordt vaak gebruikt wanneer je:
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een verlofformulier aanmaakt, welke velden je toevoegt en hoe je het formulier beschikbaar maakt voor uitvoerders zodat zij hem zelf kunnen indienen.
Let op: je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om een formulier aan te maken en de instellingen te beheren en ingezonden formulieren in te zien.
Hier vind je een korte instructie over hoe je een verlof formulier kunt aanmaken:
Verlofformulier op homescherm weergeven
Wil je een formulier op het homescherm laten weergeven dat doe je als volgt:
Ingezonden formulieren bekijken en beheren
Ingevulde formulieren bekijken doe je zo:
In deze cheatsheet vind je een overzicht van alle formulier template instellingen binnen TranspaClean.
Per instelling zie je wat deze doet en wat het effect is.
Gebruik de cheatsheet om snel instellingen op te zoeken en te begrijpen, zonder het hele artikel door hoeven te zoeken.
Via een mededeling kun je (tijdelijk) belangrijke informatie plaatsen bovenaan het werkprogramma. Deze informatie is zichtbaar voor uitvoerders en/of andere gebruikersrollen. Het is ook mogelijk om de mededeling als pop-up te laten verschijnen wanneer een gebruiker het werkprogramma opent.
Let op: je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om mededelingen aan te maken.
Er zijn drie manieren om een mededeling toe te voegen:
Dit is de snelste manier om een mededeling te plaatsen, ideaal als je onderweg bent of via je smartphone werkt.
Gebruik deze manier als je meer opties wilt instellen, zoals de zichtbaarheid, duur of pop-up-instelling van de mededeling.
Wil je dezelfde mededeling in een keer aan meerdere roosters koppelen? Gebruik dan het mededeling-overzicht.
Tip: Je kan een mededeling aan meerdere roosters koppelen, dit doe je eenvoudig in het 'Koppelen' kopje in het mededeling overzichtsscherm. Lees hier meer over bij stap 3 Mededeling aanmaken voor meerdere roosters tegelijk
Wil je een mededeling verwijderen? dat kan vrij eenvoudig!
Binnen TranspaClean kunnen rooster wijzigingen worden vastgelegd. Met roosterwijzigingen logs krijg je inzicht in wat er allemaal is veranderd, wanneer dit is gebeurd en wie dit heeft gewijzigd. Je kunt dit allemaal gemakkelijk instellen per klant.
Wil je overzicht houden in wat er wordt bijgewerkt, verwijderd of toegevoegd? Dit kun je gemakkelijk instellen per klant, hieronder wordt uitgelegd hoe je dit doet.
Logs aanzetten voor een klant
Logs bekijken
Instellingen logs
Let op! Voor dit overzicht is het wel belangrijk dat taakwijzigingen wel als nieuwe versie zijn opgeslagen, en niet zijn bewerkt door middel van Huidige versie bewerken.
Lees hier meer over tussentijdse taken
Binnen het rooster bewerkscherm (werkprogramma) kun je meerdere taken in één keer aanpassen via de optie Actie op selectie. Deze functie is bedoeld om efficiënt wijzigingen door te voeren binnen een rooster of werkprogramma, zonder elke taak afzonderlijk te hoeven openen. Hier beneden vind je een snelle tool om alle functies op te zoeken en te kijken wat het doet, je kunt ook extra informatie onder de cheatsheet vinden.
In het roosteroverzicht kun je zelf bepalen welke instellingen en informatie zichtbaar zijn door gebruik te maken van kolommen.
Met kolommen krijg je in één oogopslag inzicht in de instellingen die je per rij hebt toegepast, zoals toegewezen uitvoerders, zichtbaarheid, herhalingen of speciale instellingen. Dit helpt je om sneller te controleren, vergelijken en bijsturen zonder elke rij afzonderlijk te openen.
Je kunt ook meerdere roosters/rijen tegelijk bewerken met actie op selectie, je kunt dit doen door individueel op een taak te klikken door de checkbox aan te vinken (Zie 1 op afbeelding), of je kunt shortcuts gebruiken, deze worden hieronder uitgelegd.
Let op: Zorg ervoor dat als je meerdere taken tegelijk bewerkt dat deze dezelfde herhaling hebben (b.v.d maandelijks)
Hoe selecteer ik snel rijen?
Shift-toets ingedrukt en klik op de eerste en laatste rij van de reeks die je wilt selecteren.Ctrl-toets (Windows) of Cmd-toets (Mac) ingedrukt en klik op de individuele rijen die je wilt selecteren. In het periodiekeoverzicht kun je per taak extra informatie tonen via kolommen. Kolommen zijn er vooral om snel te zien hoe taken zijn ingesteld, zonder dus dat je elke taak steeds apart hoeft te openen. Dit is dus ideaal als je snel taken wilt bewerken doormiddel van actie op selectie, of wilt controleren als bepaalde instellingen goed staan.
Binnen Actie op selectie zijn veel verschillende opties beschikbaar. Deze acties helpen je om snel wijzigingen door te voeren, taken te beheren of instellingen in één keer toe te passen op meerdere rijen.
Hieronder vind je een overzicht van de meest gebruikte en populairste acties, met per optie een korte uitleg van wat deze doet en in welke situaties je deze het beste kunt gebruiken.
Let op: Als taken al eens zijn afgetekend krijg je vaak de optie om een nieuwe versie van een taak te maken, klik hier op "Ja"
Wat doet deze optie?
Kopieert de geselecteerde taakregels naar een ander bestaand rooster. De originele taken blijven ongewijzigd in het huidige rooster staan.
Wanneer gebruik je dit?
Gebruik deze optie wanneer je:
Hoe stel ik dit in?:
Wat doet deze optie?
Past de herhalingsfrequentie van alle geselecteerde taken tegelijk aan.
Wanneer gebruik je dit?
Handig wanneer:
Hoe stel ik dit in?:
Wat doet deze optie?
Wijzigt de (uitvoer)dag waarop de geselecteerde taken gepland staan binnen het rooster.
Wanneer gebruik je dit?
Gebruik deze optie als:
Hoe stel ik dit in?:
Wat doet deze optie?
Wijst in één keer een andere (vaste) uitvoerder toe aan alle geselecteerde taken.
Wanneer gebruik je dit?
Ideaal bij:
Hoe stel ik dit in?:
Een formulier gebruik je wanneer je extra informatie wilt vastleggen tijdens of na het uitvoeren van een taak.
Dit is vooral handig als je meer nodig hebt dan alleen “taak afgerond”.
Een formulier wordt vaak gebruikt bij taken waarbij:
Bovenin het formulierenoverzicht kun je een nieuw formulier toevoegen.
Nadat je een formulier (template) hebt aangemaakt, kun je dit formulier koppelen aan een taak.
Zo zorg je ervoor dat uitvoerders tijdens het aftekenen van een taak automatisch het juiste formulier te zien krijgen.
Zie hieronder het live-resultaat (Template boomkeuring)
Tip: Wil je weten wat een instelling doet binnen het formulier? Bekijk dan dit artikel
Een locatievolger ontvangt meldingen en updates over een specifieke locatie. Als iemand deze meldingen wilt of niet meer wilt, ben je op het juiste artikel.
De volger is nu gekoppeld aan de locatie en ontvangt voortaan meldingen en updates.
De volger is nu direct verwijderd en ontvangt geen meldingen meer van deze locatie.
Een Taak tracker is een handige tool, die op kritische taken of laagfrequente taken (maandelijkse taken) vaak word gebruikt. Zodra de taak is uitgevoerd krijg je direct een bericht en kun je een kijkje nemen.
Hoe stel ik dit in?
Benieuwd naar het live resultaat? Kijk dan de stap hieronder
Wat kan ik hiermee?
Met ID-verificatie kun je eenvoudig controleren of de identiteit van een uitvoerder geldig is. TranspaClean maakt hiervoor gebruik van een beveiligde controle via Stripe. De verificatie kan éénmalig of opnieuw worden uitgevoerd wanneer dat nodig is.
ID-verificatie wordt ingezet om:
De functionaliteit is beschikbaar zodra de ID-verificatie-module is geactiveerd binnen jouw organisatie, je kunt dit aan of uitzetten bij factuur gegevens.
Hoe stel ik dit in?
Bekijk de volgende stap hoe je dit per uitvoerder regelt
Hoe pas ik dit toe?
Bekijk de volgende stap over hoe deze procedure werkt.
Wat heb ik nodig voor het verificatie procedure?
Voor dat je aan de slag kan met de verificatie procedure zijn de benodigdheden hieronder van toepassing voordat je verder kunt gaan.
Wat heb ik nodig voor de verificatie procedure?
Hoe werkt het verificatie procedure?
Met NFC-kaarten en QR-code posters kun je uitvoerders in en uit laten klokken, het werkprogramma automatisch openen en tijdregistraties volledig automatisch laten verlopen. In dit artikel leggen we alle flows uit van het aanmaken van een NFC/QR-code tot het instellen van gebruikersrechten en het openen van werkprogramma’s.
Dit kun je als volgt met een NFC-tag of QR-code:
✔ Uitvoerders laten check-in op een locatie
✔ Het werkprogramma automatisch openen
✔ Taken laten aftekenen
✔ Bij vertrek opnieuw scannen voor check-out
✔ Tijd registreren zonder dat de uitvoerder handmatig knoppen hoeft te gebruiken
✔ Toegang tot roosters beperken tot alleen na check-in
Binnen TranspaClean zijn er twee verschillende manieren om NFC of QR-codes te gebruiken.
De juiste keuze hangt af van hoe je werkt en wat je wilt registreren.
Voordat je NFC instelt, is het belangrijk om eerst te bepalen welke werkwijze bij jouw situatie past.
Kies deze werkwijze wanneer je werkt met vast personeel of meerdere uitvoerders op de locatie die dezelfde NFC-tag of QR-code willen gebruiken.
Kenmerken van NFC via rooster:
Wanneer kies je NFC via rooster?
Kies deze werkwijze wanneer je werkt met flexibele uitvoerders en je wilt dat iemand direct kan inloggen via de QR-code/ NFC-kaart zonder persoonlijke uitvoerder account.
Kenmerken van Flex-login:
Wanneer kies je Flex-login?
Rooster flow werkt alleen als de NFC-tag gekoppeld is aan een rooster, niet aan een uitvoerder.
Wat doet deze flow?
De uitvoerder komt direct in het live rooster terecht, zonder tussenmenu. Hij ziet meteen de taken en kan locatie-geverifieerd aftekenen.
Hoe instellen:
Wat doet deze flow?
De uitvoerder krijgt na het scannen een tussenscherm met twee opties:
Hoe instellen:
Wat doet deze flow?
De snelste klokflow:
Hoe instellen:
Wat doet deze flow?
Voegt een publieke aanwezigheidstaak toe in het rooster.
Deze is zichtbaar voor:
Hoe instellen:
Wat doet deze flow?
Voegt een privé aanwezigheidstaak toe.
Deze is alleen zichtbaar voor beheer (management) en niet voor klant of gebouwgebruikers. Je kan de 'privé' aftekening herkennen aan het rode uitroeptekentje aan de rechterkant.
Hoe instellen:
Het is belangrijk om de account-instellingen goed in te stellen van het uitvoerder account die de QR-code/ NFC-kaart gaat scannen:
GPS-verificatie / Publieke GPS-verificatie
Wat doet het?
Controleert d.m.v. een GPS-check of de uitvoerder zich fysiek op de juiste locatie bevindt op het moment van scannen van de QR-code. De locatie wordt bepaald o.b.v. het adres van de locatie. Dit voorkomt dat iemand een foto maakt van de QR-code en deze vervolgens vanaf een andere plek scant. Standaard staat GPS-verificatie aan voor de QR-code. Deze stap wordt overgeslagen wanneer de uitvoerder de NFC-tag scant (Door z'n smartphone fysiek tegen de kaart aan te houden).
Hoe aan/uit zetten (Rooster-login):
Wat doet het?
Bepaalt of iemand zonder in te loggen toegang krijgt via de QR-code/NFC-tag als 'gebouwgebruiker'.
Wat betekent dit voor jou?
Hoe aan/uit zetten (Rooster-login):
Wat doet het?
Bepaalt hoe lang een uitvoerder na het scannen nog:
Wat betekent dit voor jou?
Hoe wijzigen (Rooster-login):
Wat doet het?
Hiermee schakel je de NFC-/QR-code tijdelijk in of uit.
Wat betekent dit voor jou?
Hoe wijzigen (Rooster-login):
Flex Login werkt alleen wanneer de NFC-/QR-code is aangemaakt via een uitvoerder account, niet via een rooster.
Wat doet deze flow?
Deze flow is minder standaard in gebruik, maar kan in de praktijk erg handig zijn. Met deze QR-code of NFC-kaart kan een medewerker zonder eigen smartphone toch in- en uitklokken. De code of kaart wordt dan gescand met een andere smartphone die al is ingelogd op een persoonlijk uitvoerderaccount, bijvoorbeeld van een voorman.
Zo kun je met één device meerdere medewerkers registreren. Dit is vooral handig in situaties waarin niet iedereen beschikt over een eigen telefoon. Het is daarbij wel belangrijk dat duidelijk is welke QR-code of NFC-kaart bij welke medewerker hoort. Dit kan bijvoorbeeld op naam of via een personeels-ID worden vastgelegd.
Hoe instellen:
Wat doet deze flow?
Iedereen die de QR-code of NFC-kaart scant wordt direct automatisch ingelogd en komt in het tussenmenu voor in-/uitklokken. Na de eerste keer scannen is degene gelijk ingeklokt.
Daarnaast verschijnt een referentieveld om een naam in te vullen wie op dat moment is ingeklokt via de kaart. Dit kan dus altijd maar 1 persoon tegelijk zijn.
Hoe instellen:
Wat doet deze flow?
Iedereen die de QR-code of NFC-kaart scant wordt direct automatisch ingelogd en er wordt meteen een publieke aanwezigheidsregistratie toegevoegd in het logboek van de locatie.
Deze is zichtbaar voor klant, gebouwgebruikers en beheer.
Hoe instellen:
Wat doet deze flow?
Iedereen die de QR-code of NFC-kaart scant wordt direct automatisch ingelogd en voegt een privé aanwezigheidstaak toe.
Deze taak is alleen zichtbaar voor management/beheer. De 'privé' taak is te herkennen door het rode uitroepteken aan de rechterkant.
Hoe instellen:
Wat doet deze flow?
Iedereen die de QR-code of NFC-kaart scant wordt direct automatisch ingelogd en komt direct in het live rooster, zonder klok- of aanwezigheidsregistratie, en kan hier taken inzien en aftekenen.
Hoe instellen:
Het is belangrijk om de account-instellingen van het uitvoerder account waarvan je een QR/ NFC hebt aangemaakt goed te zetten dit is hoe je dit doet:
Met deze instelling kun je de NFC-/QR-code tijdelijk uitschakelen zonder deze te verwijderen.
Hoe aan/uit zetten?
GPS-verificatie / Publieke GPS-verificatie
Wat doet het?
Controleert d.m.v. een GPS-check of de uitvoerder zich fysiek op de juiste locatie bevindt op het moment van scannen van de QR-code. De locatie wordt bepaald o.b.v. het adres van de locatie. Dit voorkomt dat iemand een foto maakt van de QR-code en deze vervolgens vanaf een andere plek scant. Standaard staat GPS-verificatie aan voor de QR-code. Deze stap wordt overgeslagen wanneer de uitvoerder de NFC-tag scant (Door z'n smartphone fysiek tegen de kaart aan te houden).
Hoe aan/uit zetten?
Wat doet het?
Bepaalt hoelang de persoon die de Flex-login QR/NFC-kaart scant blijft ingelogd in het uitvoerder account om taken in te zien. Na de verstreken tijd wordt de persoon automatisch uitgelogd en teruggezet naar het inlogscherm met een melding dat diegene de kaart opnieuw moet scannen om weer in te loggen.
Hoe lang iemand taken mag aftekenen/ uitklokken na scannen wordt bepaald met onderstaande instelling (Wijzig max klok in/uit tijd)
Hoe wijzigen?
Wat doet het?
Bepaalt hoelang een uitvoerder na het scannen toegang houdt om af te tekenen en uit te klokken.
Wat betekent dit voor jou?
Hoe wijzigen?
Wil je een QR-code poster aanmaken en uitprinten met een van bovenstaande NFC flows? Volg dan onderstaande stappen.
Tip: Zet instelling 'GPS-verificatie / Publieke GPS-verificatie' op Ja zodat er altijd een GPS-check plaatsvindt wanneer iemand de QR-code scant. De uitvoerder krijgt pas toegang tot het rooster nadat deze controle correct is.
Heb je al NFC-kaarten of stickers en wil je hier een rooster-url/ flex-login url op schrijven? Volg dan onderstaande stappen.
We gaan er vanuit dat je zelf al NFC-kaarten of stickers hebt gekocht (ntag-213, ntag-215 of ntag216 zijn allemaal voldoende opslag). Onderstaande wordt uitgelegd hoe je de NFC-urls kan schrijven definitief vast te zetten op je NFC-kaart/stickers, zodat je deze kan klaarmaken voor gebruik.
Let op: Het schrijven op NFC-kaarten kan alleen vanaf een Android-toestel dat NFC ondersteunt vanaf de 'google chrome' app.
Wil je QR/ NFC-kaarten laten maken die direct geschikt zijn voor gebruik binnen TranspaClean?
Dan kun je deze ook via TranspaClean laten verzorgen. De kaarten ter grote van een bankpas worden geproduceerd met QR-code erop, met de juiste flex-login/rooster op de kaart geschreven, inclusief bevestigingsmateriaal. Kortom, direct klaar voor gebruik.
De NFC-kaarten worden geleverd:
Klik hier voor meer informatie
Of neem direct contact op met TranspaClean om de mogelijkheden te bespreken: Klik hier
