NFC/QR-code tijdregistratie/ aanwezigheid / toegang proces instructie

Kies deze werkwijze wanneer je werkt met vast personeel of meerdere uitvoerders op de locatie die dezelfde NFC-tag of QR-code willen gebruiken.

Kenmerken van NFC via rooster:

• De NFC-tag of QR-code is gekoppeld aan een rooster
• Meerdere uitvoerders kunnen dezelfde tag/code gebruiken
• De scan geeft toegang tot:
  • het rooster/ werkprogramma
  • aanwezigheid
  • in- en uitklokken
• Open of publieke toegang is mogelijk (optioneel)

Wanneer kies je NFC via rooster?

• Je wilt weten wie op de locatie is geweest
• Je hebt geen werkkast o.i.d. op de locatie (Dan is flex-login niet handig)
• Meerdere uitvoerders werken op dezelfde locatie en je wilt maar 1 QR/NFC-kaart ophangen
• Dankzij de NFC-kaart hoef je de uitvoerders niet persé in te plannen voor toegang tot het logboek

Kies deze werkwijze wanneer je werkt met flexibele uitvoerders en je wilt dat iemand direct kan inloggen via de QR-code/ NFC-kaart zonder persoonlijke uitvoerder account.

Kenmerken van Flex-login:

• De NFC-tag of QR-code is gekoppeld aan één uitvoerder (Er kan altijd maar slechts een persoon tegelijk zijn ingelogd via de QR/NFC).
• Bij het scannen wordt de uitvoerder automatisch ingelogd. Je hebt dus geen inloggegevens nodig.
• Er is geen open of publieke toegang
• Iedereen kan deze QR-code/ NFC-kaart scannen om taken in te zien/ af te tekenen. Let dus op waar je deze plaatst (Gebruikelijk = in werkkast o.i.d.).
  

Wanneer kies je Flex-login?

• Je werkt met flexkrachten, veel wisselend personeel
• Je gebruikt al een plansysteem naast TranspaClean en wilt niet in 2 systemen plannen of personeel toevoegen (uitvoerders hoeven met deze werkwijze niet eens een eigen account in TranspaClean)
• Je wilt geen gebruikersnaam/wachtwoord gebruiken
• Dit is de simpelste manier om medewerkers het locatie logboek te laten inzien en aftekenen.

1. Ga naar pagina Rooster → Selecteer een of meerdere roosters (waarbij je NFC-codes wilt aanmaken) Zie bijlage hieronder
   
2. Wanneer je een rooster hebt geselecteerd kun je op 'Actie op selectie' → 'NFC codes aanmaken'.
   
3. Klik dan op NFC aanmaken, en ga naar 'Instellingen' → 'NFC' → Nu vindt je hier de locatie tussen de NFC-tags.

Wat doet deze flow?
De uitvoerder komt direct in het live rooster terecht, zonder tussenmenu. Hij ziet meteen de taken en kan locatie-geverifieerd aftekenen.

Hoe instellen:

1. Ga naar pagina Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] Live rooster

Wat doet deze flow?
De uitvoerder krijgt na het scannen een tussenscherm met twee opties:

• In-/uitklokken
• Door naar het rooster

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] In/uit klokken normaal

Wat doet deze flow?
De snelste klokflow:

• Eerste scan → automatisch inklokken
• Tweede scan → automatisch uitklokken
  De gebruiker komt direct in het rooster en de tijd begint meteen te lopen.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] In/uit klokken snel

Wat doet deze flow?
Voegt een publieke aanwezigheidstaak toe in het rooster.
Deze is zichtbaar voor:

• klant
• gebouwgebruikers
• Beheer

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] Aanwezigheid (Publiek)

Wat doet deze flow?
Voegt een privé aanwezigheidstaak toe.
Deze is alleen zichtbaar voor beheer (management) en niet voor klant of gebouwgebruikers. Je kan de 'privé' aftekening herkennen aan het rode uitroeptekentje aan de rechterkant.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Kies de flow [Rooster] Aanwezigheid (Privé)

Uitvoerder account instellingen

Het is belangrijk om de account-instellingen goed in te stellen van het uitvoerder account die de QR-code/ NFC-kaart gaat scannen:

1. Ga naar Gebruikers → 'Selecteer het uitvoerder account' → klik op het blauwe bewerk knopje.
2. Zet Toegang tot alle roosters op → 'Alleen toegang tijdens check-in': Dit is de meest stricte instelling. Je kan ook kiezen voor bijvoorbeeld: 'Alleen toegang via check-in of waar ingepland', of 'Toegang via URL, QR, NFC of waar ingepland.
3. Zet Gebruik locatie beveiliging meestal op 'nooit'. Anders wordt naast NFC-verificatie óók nog een GPS check gedaan. Dat is meestal dubbelop.
4. Uitvoerder alleen via QR-code/ NFC-kaart laten aftekenen: De beste combinatie hiervoor is toegang tot alle roosters op 'alleen toegang tijdens check-in' en gebruik locatie beveiliging op 'nooit'.
5. Zet Mag extra werktijd opnemen op → 'Nee'. (Deze knop in het live rooster is overbodig, als je tijd wilt registreren gebruik je de NFC-flow hiervoor).
   

GPS-verificatie / Publieke GPS-verificatie

Wat doet het?
Controleert d.m.v. een GPS-check of de uitvoerder zich fysiek op de juiste locatie bevindt op het moment van scannen van de QR-code. De locatie wordt bepaald o.b.v. het adres van de locatie. Dit voorkomt dat iemand een foto maakt van de QR-code en deze vervolgens vanaf een andere plek scant. Standaard staat GPS-verificatie aan voor de QR-code. Deze stap wordt overgeslagen wanneer de uitvoerder de NFC-tag scant (Door z'n smartphone fysiek tegen de kaart aan te houden).

Hoe aan/uit zetten (Rooster-login):

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig publieke GPS verificatie
4. Zet GPS-verificatie Aan of Uit

Wijzig open toegang

Wat doet het?
Bepaalt of iemand zonder in te loggen toegang krijgt via de QR-code/NFC-tag als 'gebouwgebruiker'.

Wat betekent dit voor jou?

• Actief:
  • Iedereen kan scannen
  • Gebruiker komt binnen als gebouwgebruiker en kan meekijken in het logboek en bijvoorbeeld een melding maken.
  • Geen in-/uitklokken of aftekenen mogelijk
  • Geschikt voor informatieve of openbare toegang
• Inactief (aanbevolen voor alleen professioneel gebruik):
  • Scannen zonder ingelogd account kom je uit op de inlogpagina
  • Ingelogde gebruikers hebben toegang tot logboek: Uitvoerder, beheer en klant accounts.
  • Dit adviseren wij omdat in de praktijk uitvoerders soms per ongeluk op deze manier inloggen als gebouwgebruiker en dus niet kunnen aftekenen. Gebouwgebruikers kan je beter op een andere manier toegang geven (Klik hier voor meer informatie).

Hoe aan/uit zetten (Rooster-login):

1. Ga naar Instellingen
2. Selecteer het rooster
3. Klik op Actie op selectie
4. Kies Wijzig open toegang
5. Zet op Actief of Inactief

Max Klok In/Uit Tijd

Wat doet het?
Bepaalt hoe lang een uitvoerder na het scannen nog:

• mag uitklokken
• taken kan aftekenen

Wat betekent dit voor jou?

• Een korte tijd = strakke controle
• Een langere tijd = meer flexibiliteit voor uitvoerders
• Na het verlopen van de tijd behoudt de uitvoerder gewoon toegang tot het werkprogramma van de locatie om taken in te zien, alleen verdwijnt de aftekenknop bij het werk en uitklok knop. Daarvoor moet de QR-code of NFC-kaart opnieuw gescand worden.

Hoe wijzigen (Rooster-login):

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Klik op Bewerken (Bij de NFC codes waarbij je een. Max klok-in/uit tijd wilt aanpassen)
3. Onder Max klok in/uit tijd na scannen (uur), kun je de tijden aanpassen
4. Klik op Opslaan als je klaar bent

Status wijzigen

Wat doet het?
Hiermee schakel je de NFC-/QR-code tijdelijk in of uit.

Wat betekent dit voor jou?

• Actief: NFC/QR is direct bruikbaar
• Non-actief:
  • Scannen werkt niet en wordt (tijdelijk) geblokkeerd

Hoe wijzigen (Rooster-login):

1. Ga naar Instellingen
2. Selecteer het rooster
3. Klik op Actie op selectie
4. Kies Wijzig actief
5. Zet op Actief of Non-actief

1. Navigeer naar 'Gebruikers', selecteer een gebruiker, of maak een gebruiker als eerst aan waarbij je een NFC-kaartje wilt koppelen.
2. Selecteer een uitvoerder account → 'Actie op selectie' → '[Uitvoerders] Mobiele check-in NFC codes aanmaken' → 'Aanmaken'
   

Wat doet deze flow?
Deze flow is minder standaard in gebruik, maar kan in de praktijk erg handig zijn. Met deze QR-code of NFC-kaart kan een medewerker zonder eigen smartphone toch in- en uitklokken. De code of kaart wordt dan gescand met een andere smartphone die al is ingelogd op een persoonlijk uitvoerderaccount, bijvoorbeeld van een voorman.

Zo kun je met één device meerdere medewerkers registreren. Dit is vooral handig in situaties waarin niet iedereen beschikt over een eigen telefoon. Het is daarbij wel belangrijk dat duidelijk is welke QR-code of NFC-kaart bij welke medewerker hoort. Dit kan bijvoorbeeld op naam of via een personeels-ID worden vastgelegd.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer [Flex login] In/uit klokken

Wat doet deze flow?
Iedereen die de QR-code of NFC-kaart scant wordt direct automatisch ingelogd en komt in het tussenmenu voor in-/uitklokken. Na de eerste keer scannen is degene gelijk ingeklokt.
Daarnaast verschijnt een referentieveld om een naam in te vullen wie op dat moment is ingeklokt via de kaart. Dit kan dus altijd maar 1 persoon tegelijk zijn.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer “[Flex login] In/uit klokken + inloggen”

Wat doet deze flow?
Iedereen die de QR-code of NFC-kaart scant wordt direct automatisch ingelogd en er wordt meteen een publieke aanwezigheidsregistratie toegevoegd in het logboek van de locatie.
Deze is zichtbaar voor klant, gebouwgebruikers en beheer.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer “[Flex login] Aanwezigheid publiek + inloggen”

Wat doet deze flow?
Iedereen die de QR-code of NFC-kaart scant wordt direct automatisch ingelogd en voegt een privé aanwezigheidstaak toe.
Deze taak is alleen zichtbaar voor management/beheer. De 'privé' taak is te herkennen door het rode uitroepteken aan de rechterkant.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer “[Flex login] Aanwezigheid prive + inloggen”

Wat doet deze flow?
Iedereen die de QR-code of NFC-kaart scant wordt direct automatisch ingelogd en komt direct in het live rooster, zonder klok- of aanwezigheidsregistratie, en kan hier taken inzien en aftekenen.

Hoe instellen:

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC tags (Waarbij de type relatie gebruiker is)
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig flow
4. Selecteer “[Flex login] Live rooster + inloggen”

Uitvoerder account instellingen

Het is belangrijk om de account-instellingen van het uitvoerder account waarvan je een QR/ NFC hebt aangemaakt goed te zetten dit is hoe je dit doet:

1. Ga naar Gebruikers → 'Selecteer het uitvoerder account' → klik op het blauwe bewerk knopje.
2. Zet Toegang tot alle roosters op → 'Alleen toegang tijdens check-in'.
3. Zet Gebruik locatie beveiliging op 'Nooit'.
4. Zet Mag extra werktijd opnemen op → 'Nee'.
   

Wijzig Actief

Met deze instelling kun je de NFC-/QR-code tijdelijk uitschakelen zonder deze te verwijderen.

Hoe aan/uit zetten?

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer het uitvoerderaccount (Flex Login)
3. Klik op Actie op selectie
4. Kies Wijzig Actief
5. Zet de status op Actief of Inactief

GPS-verificatie / Publieke GPS-verificatie

Wat doet het?
Controleert d.m.v. een GPS-check of de uitvoerder zich fysiek op de juiste locatie bevindt op het moment van scannen van de QR-code. De locatie wordt bepaald o.b.v. het adres van de locatie. Dit voorkomt dat iemand een foto maakt van de QR-code en deze vervolgens vanaf een andere plek scant. Standaard staat GPS-verificatie aan voor de QR-code. Deze stap wordt overgeslagen wanneer de uitvoerder de NFC-tag scant (Door z'n smartphone fysiek tegen de kaart aan te houden).

Hoe aan/uit zetten?

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer het [Flex] uitvoerder account
3. Klik op Actie op selectie → Wijzig publieke GPS verificatie
4. Zet de status Aan of Uit

Wat doet het?
Bepaalt hoelang de persoon die de Flex-login QR/NFC-kaart scant blijft ingelogd in het uitvoerder account om taken in te zien. Na de verstreken tijd wordt de persoon automatisch uitgelogd en teruggezet naar het inlogscherm met een melding dat diegene de kaart opnieuw moet scannen om weer in te loggen.

Hoe lang iemand taken mag aftekenen/ uitklokken na scannen wordt bepaald met onderstaande instelling (Wijzig max klok in/uit tijd)

Hoe wijzigen?

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Bewerk desbetreffende uitvoerder NFC-url
3. Kies Max inlog tijd
4. Voer de gewenste aantal uren in

Max Klok In/Uit Tijd

Wat doet het?
Bepaalt hoelang een uitvoerder na het scannen toegang houdt om af te tekenen en uit te klokken.

Wat betekent dit voor jou?

• Een korte tijd = strakke controle
• Een langere tijd = meer flexibiliteit voor uitvoerders
• Na het verlopen van de tijd behoudt de uitvoerder gewoon toegang tot het werkprogramma van de locatie om taken in te zien, alleen verdwijnt de aftekenknop bij het werk en uitklok knop. Daarvoor moet de QR-code of NFC-kaart opnieuw gescand worden.

Hoe wijzigen?

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer het uitvoerderaccount
3. Klik op Bewerken
4. Kies Max klok in/uit tijd na scannen (uur)
5. Voer het gewenste aantal minuten in

Wil je een QR-code poster aanmaken en uitprinten met een van bovenstaande NFC flows? Volg dan onderstaande stappen.

Tip: Zet instelling 'GPS-verificatie / Publieke GPS-verificatie' op Ja zodat er altijd een GPS-check plaatsvindt wanneer iemand de QR-code scant. De uitvoerder krijgt pas toegang tot het rooster nadat deze controle correct is.

1. Ga naar Instellingen → NFC
2. Selecteer 1 of meerdere NFC-tags
3. Klik op Actie op selectie → Print QR-codes
4. Bij print QR-designs → Standaard
5. Bij Rekening houden met print duplicaties kies je meestal Nee (Tenzij je meer print's wilt hebben dan kies je voor de optie Ja dit kun je wijzigen bij Rooster → Klik op het rooster dat je wilt bewerken → Klik bovenin op instellingen → bij QR-code print duplicaties kun je het aantal prints aanpassen)
6. Bij QR-design functie kies je Live rooster
7. Bij Print QR methode kies je QR code hetzelfde als NFC code
8. Nu kom je op een scherm van een QR-code poster, je kunt deze uitprinten.
   
   
   
   

Heb je al NFC-kaarten of stickers en wil je hier een rooster-url/ flex-login url op schrijven? Volg dan onderstaande stappen.
We gaan er vanuit dat je zelf al NFC-kaarten of stickers hebt gekocht (ntag-213, ntag-215 of ntag216 zijn allemaal voldoende opslag). Onderstaande wordt uitgelegd hoe je de NFC-urls kan schrijven definitief vast te zetten op je NFC-kaart/stickers, zodat je deze kan klaarmaken voor gebruik.

Let op: Het schrijven op NFC-kaarten kan alleen vanaf een Android-toestel dat NFC ondersteunt vanaf de 'google chrome' app.

Benodigdheden

• Android-telefoon met NFC
• Google Chrome geinstalleerd op de Android-telefoon
• Beheeraccount binnen TranspaClean (ingelogd via de website transpaclean.nl op de google chrome app)
• NFC-kaart(je's) met de volgende n-tags: (N-Tag 213, 215 of 216)

Stappenplan

1. Start het android toestel op
2. Ga in google chrome naar portal.transpaclean.nl
3. Ga naar Instellingen → NFC
4. Klik bij de NFC die je wilt printen het + icoontje (Zie 1 op afbeelding hieronder)
5. Nu krijg je opties zoals Lees, Schrijf web en Lock
6. Om de NFC kaart naar het rooster te koppelen klik je eerst op Lees en houd je de NFC kaart tegen de android telefoon totdat je een succes popup krijgt
7. Tot slot doe je dit nogmaals maar met de optie Lock, hierdoor kan niemand anders meer de NFC kaart overschrijven.
   
8. Het NFC kaartje kun je zelf een sticker geven zodat het herkend of in de huisstijl eruit ziet, echter kunnen wij dit ook voor je maken, zie hieronder als dit van toepassing is.
   
   
   

Wil je QR/ NFC-kaarten laten maken die direct geschikt zijn voor gebruik binnen TranspaClean?
Dan kun je deze ook via TranspaClean laten verzorgen. De kaarten ter grote van een bankpas worden geproduceerd met QR-code erop, met de juiste flex-login/rooster op de kaart geschreven, inclusief bevestigingsmateriaal. Kortom, direct klaar voor gebruik.

De NFC-kaarten worden geleverd:

• Met de juiste NFC-url geschreven
• Geschikt voor NFC- en QR-code gebruik
• In eigen huisstijl (logo, kleuren, opmaak)

Klik hier voor meer informatie

Of neem direct contact op met TranspaClean om de mogelijkheden te bespreken: Klik hier