Opdrachtgevers

Zo maak je het kwaliteitscontrole-formulier aan:

1. Ga in het linkermenu naar 'Instellingen'.
2. Klik op 'Formulieren'.
3. Klik op '+Formulier toevoegen'.
4. Geef het formulier een herkenbare naam, bijvoorbeeld 'Kwaliteitscontrole schoonmaak'. (Optioneel: Je kan er ook voor kiezen om een template te gebruiken, dit geeft het formulier al wat inhoud, gerelateerd tot de template).
5. Klik op 'Toevoegen' om in het bewerkscherm te komen.

In het bewerkscherm bouw je het formulier op met losse vragen. Voor een kwaliteitscontrole houd je dit simpel:

• Een kort tekstveld voor eventuele opmerkingen over de uitvoering.
• Een keuzeveld voor de eindscore, bijvoorbeeld een cijfer van 1 tot 10.

Dit scoreveld is de basis waarmee je straks de koppeling maakt naar de rapportage.

Zo maak je de score van het kwaliteitscontrole-formulier zichtbaar in je rapportage:

1. Ga in het bewerkscherm van het formulier naar de instelling 'Document toevoegen' en zet deze aan.
2. Zet ook 'Document meting toevoegen' aan. (Zie je de optie niet?: Let op zet dan eerst de instelling 'Document toevoegen' aan, hierna zal je de instelling 'Document meting toevoegen' wel zien)
3. Koppel de meting aan het scoreveld dat je net hebt aangemaakt, zodat het ingevulde cijfer wordt herkend als score.
4. Klik op 'Opslaan'.

Zonder deze meting blijft een ingevulde score puur tekst en komt deze niet terug in je managementrapportages. Lees hier de uitgebreide uitleg over Document toevoegen en meting koppelen.

Zo vul je het formulier in op locatie:

1. Open het live rooster van de locatie die je gaat controleren.
2. Klik op de knop '+Toevoegen' en kies het formulier 'Kwaliteitscontrole schoonmaak'. (Indien je de optie "Direct zichtbaar op live-rooster" hebt gekozen zul je deze meteen bovenaan het live-rooster terugvinden).
3. Vul de score in en voeg eventueel een opmerking toe.
4. Klik op 'Opslaan' om de controle vast te leggen.

Wil je dat het formulier prominenter op het live rooster verschijnt, of dat alleen specifieke gebruikers het mogen invullen? Bekijk dan dit artikel over de weergave opties van een formulier.

De ingevulde controle verschijnt direct als document in het logboek van de locatie. Zo kun je, en eventueel ook de klant, altijd teruglezen wat de laatste score was.

Zo open je de rapportage van je kwaliteitsformulier:

1. Ga in het linkermenu naar 'Dashboard' en klik op 'Rapporten & KPI's'.
2. Zoek in de lijst je kwaliteitsformulier op en klik op 'Bekijk'.
3. Kies de periode die je wilt zien en klik op 'Maak interactief rapport'.

In dit voorbeeld toont het rapport bovenaan het doel en de omvang van de controle: het gestelde doel (bijvoorbeeld minimaal 70%) en hoeveel documenten er over hoeveel locaties zijn ingevuld. Daaronder zie je de gemiddelde score uitgesplitst per ruimte, zoals sanitair, kantoren, entree, trappenhuizen en pantry. Zo zie je in één oogopslag welke ruimtes goed scoren en waar extra aandacht nodig is.

Let op: dit is één voorbeeld. Rapporten kunnen er sterk verschillen, want je kunt zelf instellen hoe een rapport eruitziet. Waar dit voorbeeld werkt met grafieken en gemiddelde scores, kiest een andere gebruiker misschien voor een tekstueel gespreksverslag met cijferlijsten per ruimte en een handtekening van de klant. Bekijk daarom vooral hoe jouw eigen rapport is opgebouwd.

Er zijn twee manieren om een taak te verplaatsen:

• Slepen: ga met de muis over de regel, versleep deze naar de gewenste plek en bevestig de waarschuwing.

• Actie op selectie: vink de taak aan, kies 'Stel volgorde in voor één rij' en voer het nummer in. Dit is handiger als een taak ver moet verspringen.

Deze twee punten voorkomen de meest voorkomende fouten:

• Zorg dat de tabel oplopend gesorteerd staat, met nummer 1 bovenaan. Staat de laatste taak bovenaan en versleep je een regel, dan draait de hele volgorde om.
• Klik na het wijzigen bovenaan op 'Volgorde opslaan'. Alles wordt dan opnieuw genummerd. Twee taken tijdelijk op hetzelfde nummer zetten mag: het systeem bepaalt dan zelf de onderlinge volgorde.

In het live rooster kun je kiezen uit de volgende sorteringen:

• Volgorde (standaard)
• Volgorde (zonder tijd)
• Frequentie hoog naar laag en Frequentie laag naar hoog
• Ruimtes (aantal)
• Niet afgetekend eerst en Afgetekend eerst
• Onder het kopje Ad Hoc: Oudste/Nieuwste ingepland eerst en Oudste/Nieuwste afgetekend eerst

• Er staan altijd drie aparte lijstjes onder elkaar: bovenaan de dagtaken, daaronder de weektaken, daaronder de maandtaken.
• Eenmalige taken komen standaard bovenaan.
• Taken met een tijd worden gesorteerd van vroeg naar laat.
• Weektaken met een uitvoerdag staan op volgorde van maandag tot en met vrijdag. Zonder uitvoerdag komen ze bovenaan.
• Maandtaken met een uitvoerdag staan op volgorde van de 1e tot en met de 31e. Zonder uitvoerdag komen ze bovenaan.

• Dagtaken worden alleen getoond op de dagen waarop ze zijn ingepland.
• Weektaken worden alleen getoond in de geselecteerde weken.
• Maandtaken worden alleen getoond in de geselecteerde maanden.

Doordat er op verschillende dagen andere taken zichtbaar zijn, komen taken op een andere manier onder elkaar te staan. De volgorde-regels zijn niet veranderd, alleen welke taken meedoen op dat moment.

Bij een ad-hoc taak kun je, net als bij een normale taak, dagen, weken of maanden selecteren waarin die zichtbaar is. Het verschil: een normale taak verschijnt in de takenlijst, je tekent hem af, en na verloop van tijd komt hij vanzelf terug om opnieuw te worden uitgevoerd. Een ad-hoc taak mág worden uitgevoerd; degene die aftekent bepaalt hoe vaak.

In het live rooster bepaalt de instelling 'ad-hoc taken in live rooster' hoe deze taken worden getoond:

• Uitgevinkt (standaard): onderaan de pagina staat een apart lijstje met de ad-hoc taken die je kunt toevoegen aan de takenlijst en aftekenen.
• Aangevinkt: de ad-hoc taken worden direct tussen de normale taken getoond. Vast en flexibel werk vormt dan meer een geheel en je ziet nog steeds het verschil tussen wat op frequentie is gepland en wat ad hoc is.

De instelling 'Frequentie weergave' vind je in het bewerkscherm van een weektaak. Open een taak via het potlood-icoon, en zoek het veld 'Frequentie weergave' (dit staat naast 'Tijdregistratie' en 'Ad hoc'). Je kunt hier kiezen tussen twee opties:

• Hele frequentie (standaard): de taak wordt getoond volgens zijn normale frequentie, als weektaak in het lijstje met weektaken.
• Specifiek op dag: de taak wordt getoond op een specifieke dag tussen de dagtaken in het bovenste lijstje, in plaats van in de lijst met weektaken. Zo kun je een weektaak die bijvoorbeeld elke 1e week van de maand op maandag valt, precies op die dag laten verschijnen.

Dit is nuttig omdat je bij een dagtaak alleen dagen kunt kiezen, waarna die altijd wekelijks herhaalt. Locaties met een uitgebreide periodieke planning kunnen zo een taak van 1x per maand op maandag heel precies per dag over het jaar verdelen.

Een label bepaalt later welke documenten in welk rapport terechtkomen. Maak het aan vóórdat je het formulier in gebruik neemt.

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen.
2. Klik op Labels.
3. Maak een nieuw label aan met een herkenbare naam, bijvoorbeeld managementrapportage of DKS_controle.

Let op: je maakt een label alleen hier aan. In het formulier zelf kies je een bestaand label, maar kun je er geen nieuw aanmaken. Spaties in de naam worden automatisch underscores.

Tip: gebruik een apart label per soort controle. Doe je een dagelijkse controle én een kwartaalrapportage, geef die dan elk een eigen label. Anders lopen ze later in hetzelfde rapport door elkaar.

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen en dan naar Formulieren.
2. Maak een nieuw formuliertemplate aan en geef het een duidelijke naam.
3. Kies bij welke klanten en roosters het formulier beschikbaar moet zijn.

Uitgebreide uitleg over het opbouwen van een formulier lees je in het artikel over een formulier aanmaken.

Niet elk antwoord is meetbaar. Wil je straks scores in je rapportage, kies dan bewust het juiste type onderdeel. Er zijn twee varianten.

1. Een keuzelijst met scorewaarden. Sleep een select in je formulier en geef elke antwoordoptie een waarde mee:

• Zeer goed — 100
• Goed — 80
• Voldoende — 60
• Matig — 40
• Onvoldoende — 20

De invuller kiest een omschrijving en het systeem rekent dat om naar een percentage. Je hebt dus geen apart cijferveld nodig. Dit werkt prettig bij opdrachtgevers die liever niet met cijfers werken.

2. Een cijfer. Sleep een number in je formulier en stel een minimum en maximum in, bijvoorbeeld 1 tot 10. De invuller geeft een cijfer, dat je later maal tien doet om op een percentage uit te komen.

Let op: gebruik geen tekens of toevoegingen achter een antwoordoptie, zoals een procentteken of 'of hoger'. Daar loopt het versturen van het formulier op vast.

Maak een apart onderdeel per ruimte of thema dat je los wilt kunnen volgen, bijvoorbeeld sanitair, verkeersruimtes, lokalen en kantoorruimtes. In de rapportage zie je dan zowel het gemiddelde als de uitsplitsing.

1. Open je formuliertemplate en ga naar de instellingen aan de linkerkant.
2. Zet Document toevoegen aan. Elk ingevuld formulier wordt nu als document aan het logboek van de locatie gehangen.
3. Kies waar het document verschijnt. Bij Recente staat het laatste document bovenaan en zakken oudere netjes weg in de historie. Dat werkt voor de meeste situaties het prettigst.
4. Stel de zichtbaarheid in. Bij Zichtbaar voor groepen bepaal je wie het formulier mag invullen, bij Zichtbaarheid bekijken wie het resultaat mag zien. Vul je de rapportage zelf in, zet beide dan op alleen Aannemer.
5. Zet Toon op homescherm uit als het formulier niet bij iedereen op het startscherm hoeft te staan.

Zonder een gekoppelde meting blijft een formulierantwoord puur tekstueel. Met een meting koppel je er een score aan die meetelt in je rapportage.

1. Zet Document meting toevoegen aan. Onder de opslaanknop verschijnt nu het blok Document berekenen.
2. Rechts in dat blok zie je een tabel met type, onderdeel en kenmerk. Dat zijn de onderdelen uit je formulier van stap 3.
3. Kopieer het kenmerk van het onderdeel dat je wilt scoren.
4. Plak het kenmerk links in de scoreberekening en geef de bron een herkenbare naam, bijvoorbeeld Score toilet.
5. Herhaal dit voor elk onderdeel dat je apart wilt volgen.

Let op: staat 'Document meting toevoegen' uit, dan is het blok Document berekenen niet zichtbaar. Zie je het niet staan, controleer dan eerst deze instelling en sla het formulier op.

Werk je met een cijfer in plaats van een keuzelijst, dan vermenigvuldig je het kenmerk met 10 om op een percentage uit te komen. Combineer je meerdere cijfers in één score, gebruik dan haakjes: (cijfer 1 + cijfer 2) gedeeld door 2, maal 10.

1. Ga in de instellingen van je formuliertemplate naar Formulier label.
2. Kies het label dat je in stap 1 hebt aangemaakt.
3. Sla het formulier op. Vanaf nu krijgt elk ingevuld formulier dit label automatisch mee.

Let op: zodra je met metingen werkt, zijn het formulier en het document twee losse objecten. Een document dat onder het verkeerde label is opgeslagen pas je daarom niet zomaar aan. Daarom staat deze stap vóór het eerste gebruik.

1. Ga naar een locatie en vul het formulier één keer in.
2. Open het logboek van die locatie en controleer of het document onder Recente staat.
3. Open het document en controleer of de score is berekend en of de naam van de bron klopt.

Klopt er iets niet, pas het dan nu aan. Eén testdocument corrigeren is eenvoudiger dan een hele serie.

1. Ga naar Dashboard en dan naar Rapporten en KPI's.
2. Open het rapport dat je wilt gebruiken en klik op Bewerken.
3. Voeg bij de onderdelen Documentmetingen toe.
4. Klik op de blauwe bewerkknop bij Documentmetingen.
5. Vul linksonder bij Documentlabel het label in dat je in stap 1 hebt aangemaakt.
6. Sla op, kies een periode en klik op Maak interactief rapport.
7. Scroll door naar de documentmetingen. Klik op een grafiek om per locatie in te zoomen.

Let op: laat je het documentlabel leeg, dan neemt het rapport álle documentmetingen mee. Verschillende soorten controles komen dan in dezelfde grafiek terecht.

Zo wissel je van bedrijf:

1. Klik bovenaan de pagina op het keuzemenu naast het bedrijfslogo.
2. Zoek de dienstverlener die je wil bekijken en klik erop. Je kan hier ook aangeven dat je alleen je favoriete bedrijven wil bekijken, of alle bedrijven. (Een bedrijf kan je instellen als favoriet als je deze bijvoorbeeld extra wil monitoren en snel bij de omgeving van dit bedrijf wil kunnen.)
3. Het dashboard en de KPI-rapportages worden direct bijgewerkt naar de gekozen omgeving.

Kies je voor 'Alle bedrijven', dan krijg je een overzicht van alle bedrijven in je KPI-rapportages. Zo houd je gemakkelijk overzicht over al je bedrijven tegelijk.

Zo maak je een nieuwe gebruiker aan:

1. Navigeer in het linkermenu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers'.
2. Klik bovenaan op 'Nieuwe gebruiker+'.
3. Vul de gegevens in en klik op 'Opslaan'. Let op: zet je de optie 'Is beheerder' op 'Aan', dan krijgt deze persoon dezelfde mogelijkheden als jij en kan hij via 'Mijn bedrijf' allerlei instellingen aanpassen. Bij de meeste gebruikers houd je dit dus op 'Uit'.
4. Je komt nu in het scherm 'Gegevens' van de nieuwe gebruiker. Klik op de blauwe knop 'Stuur welkomst e-mail' om de gebruiker toegang te geven tot zijn of haar account.
5. Klik op 'Bedrijven' in de rij van de net toegevoegde gebruiker.
6. Vink alleen de bedrijven aan die deze gebruiker mag zien. Deze stap is belangrijk, zodat andere functionaliteiten hier goed op aansluiten.

Voordat je de notificaties kunt instellen, moet je eerst bij elke gebruiker de bedrijven selecteren die hij of zij mag zien. Dit staat beschreven bij 'Gebruikers aanmaken' hierboven. Daarna stel je de notificaties als volgt in:

1. Navigeer naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers'.
2. Klik bij de gebruiker waarvan je de notificaties wilt bewerken, onder het kopje 'Bewerken', op 'Notificaties'.
3. In dit scherm kun je voor elk bedrijf dat je aan de gebruiker hebt gekoppeld een notificatie-instelling toepassen.

Meestal maak je geen beheer-gebruiker aan. Dit doe je alleen als een gebruiker dezelfde taken heeft als het management en in staat moet zijn om wijzigingen te maken in de TranspaClean inrichting.

Niet zeker welke rol bij een gebruiker past? Lees hier de uitleg van de verschillende gebruikersrollen.

Een gebruiker verwijder je door eerst alle gekoppelde bedrijven te de-activeren:

1. Navigeer in het linkermenu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers'.
2. Klik op 'Bedrijven' bij de gebruiker die je wilt verwijderen.
3. De-activeer elk bedrijf dat aanstaat.
4. Bij het de-activeren van het laatste bedrijf krijg je een pop-up.
5. Klik op 'Verwijder gebruiker' om de gebruiker te verwijderen.

Met Klant Premium heb je altijd toegang tot duidelijke rapporten en KPI-overzichten. Zo kun je benchmarken hoe je aangesloten aannemers presteren en bijsturen waar nodig. Zo bekijk je een rapport:

1. Navigeer in het linkermenu naar 'Dashboard' → 'Rapporten & KPI's'.
2. Bekijk een bestaand rapport, of maak een nieuw rapport aan via 'Nieuw rapport +' bovenaan.
3. Klik op 'Bekijk' van een bestaand rapport.
4. Klik op 'Maak interactief rapport' als je het interactief wilt bekijken.
5. Wil je het rapport uitprinten? Klik dan op 'Afdrukken'.

Meer weten over KPI-rapportages? Lees hier meer over KPI-rapportages.

Dit is handig wanneer je veel locaties over meerdere bedrijven tegelijk beheert en snel inzicht wilt in de uitvoering van dagelijkse, wekelijkse en periodieke werkzaamheden.

1. Klik bovenaan de pagina naast het bedrijfslogo op het keuzemenu en kies 'Alle bedrijven'.
2. Navigeer in het linkermenu naar 'Dashboard' → 'Periodiek'.
3. Je krijgt nu een overzicht van alle locaties en ziet gemakkelijk waar taken wel en niet zijn uitgevoerd, en of er bijzonderheden zijn geregistreerd.

Zo wijzig je de gegevens van een locatie:

1. Navigeer in het linkermenu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'.
2. Kies de locatie die bewerkt moet worden en klik op 'Bewerk'.
3. Pas hier de adresgegevens aan.
4. Wil je de locatieafbeelding aanpassen? Sleep het gele poppetje naar het juiste adres op de kaart en klik op 'Afbeelding kiezen' wanneer je voor het juiste gebouw staat in Google Streetview. Via 'Meer opties' kun je ook een eigen gemaakte afbeelding toevoegen.
5. Klik op 'Opslaan' wanneer je klaar bent.

Zo wijzig je de referentie van een rooster:

1. Navigeer in het linkermenu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'.
2. Klik op 'Bewerk' naast de locatie waarvan de rooster referentie gewijzigd moet worden.
3. Kies onder 'Gekoppelde roosters' het rooster waarvan je de referentie wilt wijzigen en klik op 'Bewerk'.
4. Navigeer bovenin naar 'Instellingen'.
5. Pas onder het veld 'Referentie' de rooster referentie aan.

Via de instelling 'Gebruik referentie' kun je de referentie op verschillende plekken duidelijker laten weergeven. Dit is handig wanneer de gebouw- of roosternaam belangrijker is dan het adres. Er zijn drie opties:

• Ja (prominent aanwezig): de referentie wordt extra zichtbaar gemaakt. Handig wanneer je de referentie (bijvoorbeeld de naam van een flatgebouw zoals 'Brugzicht') prominenter wilt tonen dan het standaard adres in het live rooster, overzichten en rapportages.
  

• Locatie aanduiding (vervang huisnummer): het huisnummer wordt vervangen door de referentie. Nuttig wanneer je werkt met meerdere complexen of gebouwen onder hetzelfde adres en je sneller wilt herkennen welk rooster bij welk deel hoort.
• Vervang adres: de referentie vervangt het volledige adres. Gebruik je wanneer de referentie (bijvoorbeeld een complexnaam of intern kenmerk) belangrijker is dan de adresgegevens en centraal moet staan in plaats van straatnaam en huisnummer.
  

Zo voeg je een rooster toe aan een locatie:

1. Navigeer in het linkermenu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'.
2. Klik op de knop 'Bewerk' van de locatie waar je een rooster aan wilt toevoegen.
3. Klik bovenaan op '+Toevoegen', controleer de gegevens en klik op 'Toevoegen'.
4. Op het scherm dat volgt kun je taken toevoegen aan het rooster. De aangesloten aannemer plant zelf zijn uitvoerders in.

Zo wijzig je een bestaand rooster:

1. Navigeer in het linkermenu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'.
2. Klik op de knop 'Bewerk' van de locatie waarvan je een rooster wilt wijzigen.
3. Klik onder 'Gekoppelde roosters' op de knop 'Bewerk' van het rooster dat je wilt wijzigen.
4. Op het scherm dat volgt zie je alle taken. Klik op de blauwe knop met het potloodje om een taak te bewerken.

Wil je meerdere taken in één keer wijzigen? Dat kan via de knop 'Actie op selectie'. Lees hier meer over Actie op selectie.

Zo wissel je tussen je aangesloten bedrijven:

1. Klik bovenaan de pagina op het keuzemenu naast het bedrijfslogo.
2. Zoek het bedrijf dat je wilt bekijken en klik erop.
3. Alle pagina's, zoals je homepagina en het dashboard, worden direct bijgewerkt naar de gekozen omgeving.

Kies je in datzelfde keuzemenu voor 'Alle bedrijven', dan zie je alle aangesloten bedrijven samen in één overzicht. Dit is handig wanneer je locaties over meerdere bedrijven beheert en in één oogopslag inzicht wilt in de uitvoering. In de volgende stap gebruik je dit overzicht om je favoriete locaties in te stellen.

Zorg ervoor dat je in de vorige stap 'Alle bedrijven' hebt geselecteerd. Daarna stel je je favorieten als volgt in:

1. Ga in het linkermenu naar 'Mijn locatie'.
2. Klik op het sterretje van de locaties die je aan je favorieten wilt toevoegen. Een geel sterretje betekent dat de locatie als favoriet is geselecteerd.
3. Wil je een locatie later weer verwijderen uit je favorieten? Klik dan opnieuw op het sterretje, het is dan niet meer geel.

Tip: gebruik de zoekfunctie (het vergrootglas rechts in je scherm) om snel de juiste locaties te vinden.

Zet op de homepagina de weergave 'Bekijken' op 'Favorieten' of 'Favorieten op datum'. Zo zie je meteen een overzicht van de door jou geselecteerde roosters. Klik op het blauwe pijltje om het live rooster van een locatie te openen.

Via het dashboard 'Periodiek' krijg je inzicht in de status van alle dag-, week- en maandtaken. Een groene balk betekent dat een taak is uitgevoerd, een grijze balk dat deze nog niet is uitgevoerd. Zo zie je snel waar taken wel en niet zijn gedaan.

Op de ticketpagina vind je een overzicht van alle aangemaakte tickets. Staat het keuzemenu bovenin op 'Favorieten', dan zie je alleen de tickets van je favoriete locaties. Open een ticket voor meer informatie en updates over de afhandeling door je dienstverlener.

Zo stel je in waarover je bericht wilt ontvangen:

1. Ga in het linkermenu naar de 'Notificatie' pagina.
2. Lees bovenin de pagina de beschrijving per type notificatie, zodat je weet waar je precies bericht over krijgt.
3. Zet per locatie de gewenste notificaties aan of uit.

Tip: zet je de ticketnotificatie aan? Dan ontvang je een e-mail zodra er een ticket wordt aangemaakt, blijf je op de hoogte van de afhandeling, en kun je eventueel zelf een bericht aan het ticket toevoegen.

Ga in het linkermenu naar 'Nieuws' om de laatste berichten te bekijken. Op deze pagina worden updates gedeeld die van belang kunnen zijn, zodat je op de hoogte blijft van wat er speelt binnen het platform en je organisatie.

Om de NFC te gebruiken, moet deze functie aanstaan op je telefoon. Volg hiervoor deze stappen:

1. Veeg van boven naar beneden om het snelle menu te openen.
2. Zoek het icoontje met een blauwe N (zie foto bovenaan)
3. Tik erop om NFC in te schakelen. Het icoontje kleurt blauw wanneer het actief is.

Lukt dit niet via het snelle menu? Ga dan naar:

Instellingen > Verbindingen > NFC en contactloos betalen > Schakel NFC in

Wanneer je kiest voor werken met NFC, zorgen wij dat alles gebruiksklaar is.
Je ontvangt een pakket met:

• NFC-kaarten in eigen huisstijl, ingesteld met het juiste werkprogramma
• Bevestigingsmateriaal
• Een korte instructiefolder

Wil je liever zelf NFC-kaarten aanschaffen? Dat kan ook. Via TranspaCom kun je deze eenvoudig zelf configureren en koppelen aan de juiste locatie of werkwijze.

Heb je vragen over de levering, wil je extra NFC-kaarten bestellen of weten hoe je dit zelf kunt configureren? Neem dan contact op met ons via: https://transpaclean.nl/contact/

Voordat je de NFC kaart gaat opplakken is het belangrijk dat je van te voren weet dat je deze NFC nooit op metaal moet opplakken, dit verstoord namelijk het NFC signaal.

Stap 1:

Stap 2:

Jammer dat het niet direct lukt! Hieronder een aantal dingen die je kunt proberen:

Controleer je telefoon

• Staat NFC aan? Controleer dit in de instellingen van de telefoon.
  • Lees bovenaan dit artikel [NFC aanzetten uitgebreide uitleg] voor uitgebreide uitleg hoe je dit aanzet.

Krijg je de melding “No supported application for this NFC Tag”?

• Download dan de Chrome-browser of gebruik de TranspaClean / TranspaCom-app.

Controleer de afstand

• Houd de telefoon goed tegen de kaart aan.
  De NFC werkt alleen van dichtbij. (1-3 centimeter)
• Beweeg de telefoon langzaam over de kaart tot je een melding ziet. (Doormiddel van een klok-beweging)

Controleer je telefoonhoesje

• Ook Pasjes zoals: bankpasjes of OV-chipkaarten in het hoesje kunnen de NFC-lezer storen.
• Een dik hoesje kan ook het signaal blokkeren.

Controleer de ondergrond

• Kijk of de NFC-kaart niet op metaal is geplakt.
  Een kaart werkt niet goed op een metalen ondergrond.
• Plak de kaart eventueel op een andere plek, bijvoorbeeld op een muur of deur.

Gelukkig ondersteunen de meeste smartphones NFC. Bij een Iphone staat dit automatisch aan. Bij android toestellen moet je dit soms nog aanzetten.

Controleer je telefoon

• Staat NFC aan? Controleer dit in de instellingen van de telefoon.

Wil je weten of jouw smartphone NFC ondersteund?
Typ dan in Google:
“[naam van je telefoon] + NFC”
Dan zie je meteen of jouw toestel het heeft.

Toch even handig om te weten:

• Alle iPhones vanaf de iPhone 7 (met iOS 13 of nieuwer) hebben NFC.
• De meeste Android-telefoons hebben ook NFC, maar niet allemaal.

Hieronder vind je een lijst met Android-toestellen die NFC ondersteunen.

Werkt de NFC-kaart niet, of heb je geen telefoon met NFC? Dan kan je ook de QR-code scannen die op de NFC-kaart is geprint. Er zijn twee manieren om dit te doen:

QR-code scannen via de TranspaClean-app

1. Download en open de app: TranspaClean/ TranspaCom
2. Tik op QR-icoontje op het inlogscherm en richt je camera op de QR-code
3. (indien nodig) log-in met je Account-ID of e-mail en wachtwoord
4. Al ingelogd? tik op het QR-icoontje bovenaan je pagina en richt je camera op de QR-code
5. Tik op de blauwe knop Open om de locatie direct te openen
6. Let op: Zorg dat je locatie accepteert in de app instellingen van je telefoon. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

QR-code scannen via de camera app op de telefoon

1. Open de camera-app van je telefoon.
2. Richt de camera op de QR-code.
3. Er verschijnt een melding of link op je scherm.
4. Tik op de link nu zal TranspaClean Automatisch openen.
5. Let op: Zorg dat je locatie accepteert. Dit is nodig voor een check of de QR-code in de buurt van de locatie is gescand.

Met Klant Beheer account krijg je als opdrachtgever extra mogelijkheden om je organisatie(s) overzichtelijk en professioneel in te richten. Naast de standaardfuncties in TranspaClean zie je in één oogopslag hoe jouw bedrijven presteren en kun je zelf gebruikers en (notificatie)instellingen beheren.

• Overzicht: Bekijk alle bedrijven en locaties vanuit één dashboard en benchmark aannemers d.m.v. KPI-rapportages.
• Mijn bedrijf: Een nieuwe knop in het linker menu om locaties, gebruikers en instellingen te beheren.
• Gebruikers: Voeg gebruikers toe, bepaal hun rechten en stel favoriete locaties en notificaties in voor iedere gebruiker per locatie.
• Locaties beheren: Pas adres, afbeeldingen en roosters aan (in overleg met de aannemer bij periodieke taken).
• Flexibiliteit: Verwijder gebruikers of pas referenties en instellingen aan voor een duidelijker overzicht.

Als Klant Premium-gebruiker kun je eenvoudig tussen verschillende bedrijven wisselen.

1. Klik bovenaan de pagina op het keuzemenu naast het bedrijfslogo (Zie afbeelding referentie hieronder).
2. Zoek het bedrijf dat je wilt bekijken en klik erop.
3. Het dashboard en de KPI-rapportages worden direct bijgewerkt naar de gekozen omgeving.

Wanneer je kiest voor 'Alle bedrijven' krijg je een overzicht van alle bedrijven in je KPI rapportages. Hierdoor kun je gemakkelijk overzicht houden over alle bedrijven.

Natuurlijk is het ook mogelijk om een bedrijf te selecteren door op de dienstverlener te klikken.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers'
2. Klik bovenaan op 'NIEUWE GEBRUIKER+'.
3. Wanneer je de gegevens hebt ingevoerd, klik je op 'Opslaan'. Let op is beheerder 'Aan' krijg iemand de mogelijkheden om net zoals jij via 'Mijn bedrijf' allerlei instellingen regelen. Bij de meeste gebruikers houd je dit dus 'Uit'.
4. Je komt nu in 'Gegevens' van de zojuist toegevoegde gebruiker. Klik op de blauwe knop 'Stuur welkomst e-mail' om de gebruiker toegang te geven tot zijn/haar account.
5. Klik op 'Bedrijven' in de rij van de net toegevoegde gebruiker.
6. Vink alleen de bedrijven aan die deze gebruiker MAG ZIEN. Het is belangrijk om deze stap te doen, zodat andere functionaliteiten hier goed op aansluiten.

In de volgende stap wordt uitgelegd hoe je de gebruikers instellingen regelt.

1. Voordat je aan de slag kan moet je bedrijven hebben geselecteerd bij elke gebruiker welke hij/zij mag zien dit wordt hierboven beschreven bij 'Gebruikers aanmaken'.
2. Navigeer naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers' Bij de gebruiker waar je de notificatie instellingen wilt bewerken klik je onder het 'Bewerken' kopje op 'Notificaties'.
3. In dit scherm kun je voor elk bedrijf die je hebt gekoppeld aan de gebruiker een notificatie instelling toepassen.

Meestal maak je geen beheer gebruiker aan. Dit doe je alleen als een gebruiker dezelfde taken heeft als management en in staat moet zijn om wijzigingen te maken in de TranspaClean inrichting.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers'
2. Klik op 'Bedrijven' bij de gebruiker die je wilt verwijderen.
3. De-activeer elk bedrijf die aanstaat.
4. Wanneer je de laatste bedrijf wilt de-activeren, krijg je een pop-up (Zie afbeelding hieronder).
5. Klik op 'Verwijder gebruiker' om de gebruiker te verwijderen.

Met klant premium heb je altijd toegang tot duidelijke rapporten en KPI-overzichten. Zo kun je benchmarken hoe je aangesloten aannemers/dienstverleners presteren en kun je bijsturen waar nodig.

Rapporten bekijken

1. Navigeer links in het menu naar 'Dashboard' → 'Rapporten & KPI's'
2. Hier kun je bestaande rapporten bekijken of een nieuw rapport aanmaken door bovenaan op 'Nieuw rapport +' te klikken.
3. Klik op 'Bekijk' van een bestaand rapport
4. Klik op 'Maak interactief rapport' indien je dit wilt bekijken
5. Als je het rapport wilt uitprinten, klik dan op 'Afdrukken'.

Meer informatie over KPI-rapportages, klik hier.

Alle bedrijven in één overzicht

Dit is handig wanneer je veel locaties over meerdere bedrijven tegelijk beheert en snel inzicht wil krijgen in uitvoering van dagelijkse, wekelijkse en periodieke werkzaamheden.

1. Klik bovenaan de pagina naast het bedrijfslogo op de keuzemenu en kies 'Alle bedrijven'.
2. Navigeer in het linker menu naar 'Dashboard' → 'Periodiek'
3. Nu krijg je een overzicht van alle locaties en kun je gemakkelijk zien waar taken wel (en niet) zijn uitgevoerd, en als er bijzonderheden zijn geregistreerd.

Dit gebeurt meestal alleen in overleg met de aannemer. Het kan namelijk voorkomen dat sommige locatie gegevens niet kloppen (bijv. een huis nummer of locatie afbeelding).

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'.
2. Kies hier de locatie die bewerkt moet worden en klik op 'Bewerk'.
3. Nu kom je op een overzicht van de locatie. Je kan hier de adresgegevens aanpassen (punt 1 hieronder)
4. Je kan hier ook de locatie afbeelding aanpassen (punt 2 hieronder)
   • Sleep het gele poppetje naar het juiste adres op de kaart
   • Klik op 'Afbeelding kiezen' wanneer je voor het juiste gebouw staat in Google Streetview.
   • Alternatief: via 'meer opties' kan je ook een eigen gemaakte afbeelding toevoegen.
5. Vergeet niet op 'Opslaan' te klikken wanneer je klaar bent

Meestal begin je de rooster referentie met het complexnummer/ clusternummer met daarachter de roepnaam van het gebouw of het adres. Je kunt dit aanpassen als volgt:

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'.
2. Klik op 'Bewerk' naast de locatie waarvan de rooster referentie gewijzigd moet worden.
3. Kies onder 'Gekoppelde roosters' het rooster waarvan je de referentie wilt wijzigen en klik op 'Bewerk'.
4. Navigeer nu bovenin naar 'Instellingen'.
5. Hier kan je onder het veld 'Referentie' de rooster referentie aanpassen.

Rooster referentie beter zichtbaar maken op verschillende plekken

Het is mogelijk om de instelling 'Gebruik Referentie' te wijzigen. Hierdoor wordt de referentie op verschillende plekken duidelijker weergegeven. Dit kan handig zijn wanneer de gebouw/roosternaam belangrijker is dan het adres.

• Ja (Prominent aanwezig): De referentie wordt extra zichtbaar gemaakt [punt 1 hieronder].
  • Handig wanneer je de referentie (bijv. naam van het flatgebouw Brugzicht) prominenter wilt tonen dan het standaard adres in het live rooster, overzichten en rapportages.
• Locatie aanduiding (Vervang huisnummer): Het huisnummer wordt vervangen door de referentie [punt 2 hieronder].
  • Dit is nuttig wanneer je werkt met meerdere complexen of gebouwen onder hetzelfde adres en je sneller wilt herkennen welk rooster bij welk deel hoort.
• Vervang adres: De referentie vervangt het volledige adres [punt 3 hieronder].
  • Dit gebruik je wanneer de referentie (bijvoorbeeld een complexnaam of intern kenmerk) belangrijker is dan de adresgegevens en centraal moet zijn i.p.v. straatnaam en huisnummer.

Dit gebeurt meestal alleen in overleg met de aannemer. Dit geeft je de mogelijkheid om taken toe te voegen of anders in te richten.

Rooster toevoegen:

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'
2. Klik op de 'Bewerk' knop van de locatie waar je een rooster aan wilt toevoegen
3. Klik bovenaan op '+Toevoegen', controleer de gegevens en klik op de 'Toevoegen' knop.
4. Op het scherm dat volgt, kan je taken toevoegen aan het rooster. De aangesloten aannemer/ dienstverlener plant zelf z'n uitvoerders in.

Rooster wijzigen:

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie'.
2. Klik op de 'Bewerk' knop van de locatie waarvan je een rooster wilt wijzigen.
3. Klik onder 'Gekoppelde rooster' op de 'Bewerk' knop van het rooster die je wilt wijzigen.
4. Op het scherm dat volgt zie je alle taken. Klik op de blauwe knop met het potloodje om een taak te bewerken. Wil je meerdere taken in 1x wijzigen? Dit kan via de knop 'actie op selectie' (klik hier voor meer uitleg)

1. Open Google Chrome en navigeer naar portal.transpaclean.nl
2. Log in met je e-mailadres en wachtwoord. Kies de optie om je inlog gegevens op te slaan.
3. Open het optie menu (⋮) en kies 'Toevoegen aan startscherm'.
4. Geef de snelkoppeling een naam en voeg toe. Je kunt het portal nu vanaf je startscherm openen.

• Eerste keer dat je TranspaClean of een Locatie opent klik op: 'Sta locatie toe'.

• Indien je per ongeluk op weigeren heb geklikt volg de stappen hieronder.

1. Navigeer naar 'Instellingen' → 'Apps' > 'Chrome' → 'Permissions' → 'Location' → 'Allow'.
2. Heeft dit niet gewerkt? In google chrome klik op: 'Menu ⋮' → 'Settings' → 'Site settings' → 'Location' → 'portal.transpaclean.nl' → 'Clear & Reset'. Sluit chrome en start het opnieuw op, nu zal de locatiemelding weer verschijnen.

1. Open Safari, ga naar portal.transpaclean.nl, log in met je e-mail en wachtwoord.
2. Tik op de 3 puntjes → Deel → Meer → Zet op beginscherm.
3. Geef de snelkoppeling een naam en voeg toe.
4. Open de snelkoppeling 1x en log nog een keer in zodat je inlog wordt opgeslagen.

1. Ga naar instellingen → Privacy → Locatievoorzieningen en zet Locatievoorzieningen aan.
2. In hetzelfde scherm kies Safari-sites → kies bij locatie voorzieningen 'Bij gebruik van app'
3. Open vervolgens de portal. De eerste keer moet zowel Safari als de website locatie mogen gebruiken. Soms verschijnt de vraag pas wanneer je op een locatie klikt.
4. Heb je toch per ongeluk op weigeren geklikt? Ga dan naar Instellingen → Apps → Safari → Wis geschiedenis en website data. Probeer het hierna nog een keer

Om aan de slag te gaan Download de template die we hebben aangeleverd.

1. Download de template
2. Vul de template met mutaties (Je kan dit ook invullen door uit andere Excel's data te kopieren)
3. Maak een ticket aan en onder het kopje 'Ticket informatie' selecteer de status 'Mutatie'
4. Upload het Excel bestand via de upload functie in het aangemaakte ticket
5. TranspaClean zet nu de mutatievoorstellen een voor een klaar. Controleer altijd de gegevens per mutatie
6. Vul waar nodig ontbrekende gegevens aan en klik op de groene Toevoegen knop als alles klopt.
7. Onderaan zie je een overzicht van alle ingediende mutaties. De rol Beheer kan deze vervolgens omzetten naar taken in het live rooster.

Belangrijke weetjes:

• Er wordt een waarschuwing gegeven zodra een huisnummer al ingevoerd is
• Per ticket kunnen er 100 voorstellen worden ingepland
• Het is mogelijk opmerkingen bij voorstellen te plaatsen

Belangrijke tips:

• Gebruik de conversatie in het ticket voor alle randzaken
• Laat collega's weten dat mutaties via het ticket verlopen
• Gebruik de Excel functie
• Neem bij directe urgentie altijd direct persoonlijk contact op met het schoonmaakbedrijf
• Maak in de Excel gebruik van een dropdown lijst (Hoe doe ik dit?)

Hoe je dit doet:

1. Navigeer naar de Google Play store of klik hier
2. Zoek op 'TranspaClean / TranspaCom' en kies de eerste optie.
3. Klik vervolgens op Installeren of open
   

Hoe je dit doet:

1. Navigeer naar de Apple store of klik hier
2. Zoek op 'TranspaClean / TranspaCom' en kies de eerste optie.
3. Klik vervolgens op Installeren of open
   

Voordat je een globale beoordeling kan geven moet je deze locatie(s) als 'favoriet' hebben ingesteld.

1. Log in op TranspaClean met een klant of contactpersoon account.
2. Ga in het linker navigatie menu naar 'Mijn Locatie', zorg dat je in de juiste omgeving zit van de dienstverlener waarop je een beoordeling wilt geven.
3. Klik vervolgens op de groene knop 'Globale beoordeling' bovenin het scherm.
4. Nu verschijnt er een pop-up hier kun je alles slepen naar de ervaring die u hebt ervaart, en e.v.t nog een toelichting toevoegen, wanneer je klaar bent kun je gerust op 'Plaatsen' klikken.

Voordat je een globale beoordeling kan geven moet je deze locatie(s) als 'favoriet' hebben ingesteld. Heb je 'favorieten' op meerdere locaties verspreid over meerdere dienstveleners? Zet dan je dienstverlener overzicht op 'Alle bedrijven' of 'Favorieten'.

1. Ga links in het navigatie menu naar 'Mijn Locatie'. (Meestal krijg je automatisch een pop-up)
2. Als je geen pop-up. heb gekregen kun je gerust op de knop 'Globale beoordeling maand' bovenin de pagina (Mijn Locatie) klikken.
   

Je kunt elk moment van de maand een nieuwe globale beoordeling geven over de dienstverleners. Je vorige beoordeling wordt hiermee wel overschreven door de nieuwe. Kortom, elke maand heeft uiteindelijk 1 globale beoordeling resultaat per dienstverlener.

Let op: Om een individuele rating te kunnen geven moet je eerst een globale beoordeling hebben gegeven voordat dit mogelijk is.

1. Navigeer links in het navigatie menu naar 'Mijn Locatie'.
2. Klik vervolgens op de blauwe knop 'Kolommen' en selecteer 'Rating'.
3. Nu verschijnt er een nieuwe rij met rating functies, zo kun je hier rating updaten/wijzigen. Je kunt individueel een rating geven. Of oude ratings bekijken.

Zo voeg je een deelnemer toe:

1. Ga naar 'Tickets' en klik op de blauwe knop bij het ticket waaraan je een deelnemer wilt toevoegen.
2. Het ticket is nu geopend. Onderin, bij 'Informatie', vind je de knop '+Deelnemer toevoegen'. Klik hierop.
3. Voer de gegevens in van de persoon die je wilt toevoegen. Laat desnoods wat extra informatie achter in het berichtveld.
4. Klik op 'Toevoegen'. De persoon ontvangt nu een e-mail met de uitnodiging om deel te nemen aan het ticket.

Heb je de verkeerde persoon toegevoegd, of wil je iemand verwijderen? Klik dan bij 'Extra deelnemers' op de knop 'Verwijder' achter de deelnemer die je wilt verwijderen.

Ga vanaf de pagina ‘Home’ of ‘Mijn locatie’ naar de locatie waarvoor je een melding wilt maken. Klik vervolgens op ‘+toevoegen’ om het meldingsscherm te openen. Kies daarna de categorie ‘Voorstel extra taak’ om een extra opdracht door te geven. Op de onderstaande afbeelding zie je hoe deze knop eruitziet.

Zie hieronder hoe het melding scherm via '+toevoegen' er uit ziet:

Ga vanaf de pagina ‘Home’ of ‘Mijn locatie’ naar de locatie waarvoor je een melding wilt maken. Bij het geplande en/of afgetekend werk zie je drie bolletjes. Klik hierop en kies ‘Ticket aanmaken’. Vervolgens opent het meldingsscherm. Kies hier de categorie ‘Niet uitgevoerd’ of ‘Niet goed uitgevoerd’. Op de onderstaande screenshots zie je hoe dit eruitziet.

Zie hieronder hoe het scherm ‘Ticket aanmaken’ eruitziet:

1. Open de TranspaClean app op je telefoon, of ga naar de portal via de browser.
2. Navigeer naar Tickets pagina (of druk op de blauwe knop 'melding' vanuit een locatie)
3. Hier kun je de ticket aanmaken zie bovenin TICKET AANMAKEN+
4. Als eerst kun je kiezen voor wie je de ticket aanmaakt namens jezelf of een gebouwgebruiker.
5. Bij de Ticket informatie is het belangrijk om de juiste locatie aan de ticket te koppelen. (Ook kun je hier al bestaande meldingen zien die bij de gekoppelde locatie staan.)
6. Bij de Ticket inhoud kun je ook nog een taak koppelen indien dit van toepassing is, als bijvoorbeeld de lift niet is goed schoon gemaakt is het handig om op '+selecteer taak' te klikken en deze taak te kiezen met '+KIES TAAK'.

Controleer altijd nog voor de zekerheid als alle details in het ticket goed zijn ingevuld dit voorkomt eventuele verwarring.

Je kan gemakkelijk je ticket status terug vinden op de pagina 'Tickets', zo kun je hier gemakkelijk het status overzicht zien en de laatste berichten.

• Je krijgt automatisch feedback vanuit TranspaClean zodra je ticket in behandeling wordt genomen. Of als er een feedback op is afgehandeld.

1. Ga naar Locatie > Locatieoverzicht.
2. Zoek de locatie waarvan je de foto wilt aanpassen en klik op de blauwe knop Bewerk.
3. Je komt nu in het scherm Bewerk locatie.
4. Sleep het gele poppetje (Streetview) naar de juiste plek op de kaart.
5. Kies een nieuwe afbeelding door te klikken op de blauwe knop Afbeelding kiezen.
6. De nieuwe foto wordt getoond. Klik op Opslaan om de wijziging te bewaren.

1. Je bent nog steeds in het scherm Bewerk locatie.
2. Klik op Meer opties. Het scherm klapt open.
3. Klik op Bestand kiezen.
4. Zoek op je computer of laptop de gewenste foto en selecteer deze.
5. Klik op Opslaan. Je nieuwe foto vervangt nu de oude afbeelding.

Gebruik een gratis tool zoals:
https://www.gps-coordinaten.nl

• Noteer of kopieer de gegevens bij het veld Lat, Long.
• Vul bij Adres het volledige adres van de locatie in.
• Klik op de knop "Verkrijg GPS coördinaten".
• Er verschijnt bij de Lat,Long coordinaten (Zie 1), voer deze in bij de lat,long coordinaten in TranspaClean zie de volgende stap voor meer informatie

1. Ga naar het TranspaClean Dashboard.
2. Navigeer naar Locatie en selecteer de juiste locatie.
3. Klik op Bewerken > Meer opties.
4. Plak het eerste getal (Lat) in het veld Breedtegraad (Lat).
5. Plak het tweede getal (Lng) in het veld Lengtegraad (Lng).

Vergeet niet op Opslaan te klikken om de wijziging te bewaren.

Tip: Voeg bij de locatie ook een locatie-afbeelding toe, dit zorgt voor meer overzicht voor de uitvoerders en beheerders, zo kun je gemakkelijk visueel herkennen.

Wil je de taalinstelling aanpassen als je TranspaClean gebruikt via je browser op laptop of desktop?

Volg dan deze stappen:

1. Klik rechtsboven op het taal icoontje (Zie 1).
2. Selecteer de gewenste taal.
3. Refresh de pagina indien nodig.

De interface verandert direct naar de geselecteerde taal. Bij je volgende sessie blijft deze taal behouden.

Gebruik je TranspaClean via de mobiele app? Ook daar kun je eenvoudig de taal aanpassen:

1. Open de app en klik op het blauwe icoontje rechts boven (Zie 1)
2. Selecteer hier je gewenste taal.
3. Bevestig of herstart de app indien nodig.

De applicatie toont nu alle systeemonderdelen in de geselecteerde taal. Dit heeft geen invloed op ingevoerde teksten of opmerkingen.