Opdrachtgevers

Met Klant Premium krijg je als opdrachtgever extra mogelijkheden om je organisatie(s) overzichtelijk en professioneel in te richten. Naast de standaardfuncties in TranspaClean zie je in één oogopslag hoe jouw bedrijven presteren en kun je zelf gebruikers en (notificatie)instellingen beheren.

• Overzicht: Bekijk alle bedrijven en locaties in één dashboard met KPI-rapportages.
• Mijn bedrijf: Extra pagina om gebruikers en instellingen te beheren.
• Gebruikers: Voeg gebruikers toe, bepaal rechten en stel notificaties in per locatie of bedrijf per gebruiker.
• Locaties beheren: Pas adres, afbeeldingen en roosters aan (in overleg met de aannemer bij periodieke taken).
• Flexibiliteit: Verwijder gebruikers of pas referenties en instellingen aan voor een duidelijker overzicht.

Als Klant Premium-gebruiker kun je eenvoudig tussen verschillende bedrijven wisselen.

1. Klik bovenin de dropdown op het bedrijf tussen het logo en contact (Zie afbeelding referentie hieronder).
2. Selecteer het bedrijf dat je wilt bekijken.
3. Het dashboard en de KPI-rapportages worden direct bijgewerkt naar de gekozen omgeving.

Wanneer je kiest voor 'Alle bedrijven' krijg je een overzicht van Alle bedrijven in je KPI rapportage's zo kun je gemakkelijk overzicht houden over alle bedrijven.

Natuurlijk is het ook mogelijk om gewoon een bedrijf te selecteren door op de dienstverlener te klikken.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers' bovenin klik op 'NIEUWE GEBRUIKER+'.
2. Wanneer je de gegevens hebt ingevoerd klik je op opslaan en ga je terug naar de 'Gebruikers' pagina (Overzicht), hier klik je nu op 'Bedrijven' bij de net toegevoegde gebruiker.
3. In dit overzicht is het belangrijk dat je elk bedrijf aanvinkt die de gebruiker MAG ZIEN, deze stap moet ook echt gedaan worden zodat andere functionaliteiten goed in samenwerking gaan.

Zie volgende stap over hoe je gebruikers instellingen instelt.

1. Voordat je aan de slag kan moet je bedrijven hebben geselecteerd bij elke gebruiker welke hij/zij mag zien dit wordt hierboven beschreven bij 'Gebruikers aanmaken'.
2. Navigeer naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers' Bij de gebruiker waar je de notificatie instellingen wilt bewerken klik je onder het 'Bewerken' kopje op 'Notificaties'.
3. In dit scherm kun je voor elk bedrijf die je hebt gekoppeld aan de gebruiker een notificatie instelling toepassen.

Wanneer maak ik Beheer gebruikers aan? Meestal maak je geen beheer gebruiker aan heel af en toe kan het voorkomen dat je een beheer gebruiker aanmaakt zie hieronder:

Dit doe je alleen als:

• Een persoon wijzigingen moet maken in de TranspaClean inrichting
• Dezelfde wijzigingen en management taken doet als jij (Beheer)
  

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Gebruikers' klik op 'Bedrijven' bij de gebruiker die je wilt verwijderen.
2. De-activeer nu elk bedrijf die aanstaat wanneer je de laatste bedrijf wilt de-activeren krijg je deze popup (Zie afbeelding hieronder) klik hier op 'Verwijder gebruiker'

Met klant premium heb je altijd toegang tot duidelijke rapporten en KPI-overzichten. Zo kun je zien hoe jouw organisatie presteert en kun je bijsturen waar nodig.

Rapporten bekijken

1. Navigeer links naar 'Dashboard' → 'Rapporten & KPI's' → hier kun je bestaande rapporten bekijken of een nieuw rapport aanmaken door op 'Nieuw rapport +' te klikken.
2. Wanneer je op 'Bekijk' heb geklikt op een bestaand rapport klik je vervolgens of 'Maak interactief rapport' als je deze wilt bekijken je kunt dit rapport ook uitprinten door op 'Afdrukken' te klikken.

Alle bedrijven in één overzicht

Dit is handig wanneer je meerdere bedrijven tegelijk beheert en snel inzicht wil krijgen.

1. Selecteer in het bedrijven dropdown menu 'Alle bedrijven'.
2. Navigeer naar 'Dashboard' → 'Periodiek', nu krijg je een overzicht van alle locaties en kun je overal zien waar taken zijn uitgevoerd, en gemakkelijk kun je zien waar ze niet zijn uitgevoerd of meldingen zijn gemaakt.

Dit gebeurd meestal alleen in overleg met de aannemer, het kan zomaar voorkomen dat sommige locatie gegevens niet kloppen denk aan huis nummer of locatie afbeelding.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie' en kies hier de locatie die bewerkt moet worden en klik op 'Bewerk'.
2. Nu kom je op een overzicht van de locatie bij 1 (Zie 1. Afbeelding hieronder), kun je de algemene informatie aanpassen, bij 2 (Zie 2. Afbeelding hieronder) kun je de locatie afbeelding aanpassen door het poppetje naar op de kaart te slepen naar het juiste adres en in streetview te gaan en op 'afbeelding kiezen' wanneer je voor het juiste complex staat.
3. Vergeet niet op 'Opslaan' te klikken wanneer je klaar bent

Dit gebeurd meestal alleen in overleg met de aannemer, het kan zomaar voorkomen dat sommige rooster gegevens niet kloppen denk aan referenties of taak frequenties of namen.

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie' en kies hier de locatie waarbij het rooster referentie gewijzigd moet worden.
2. Klik vervolgens op 'Bewerk'. Kies onder 'Gekoppelde' roosters het rooster waarbij je de referentie wilt wijzigen en klik op 'Bewerk'.
3. Navigeer nu bovenin naar 'Instellingen' hier kan je onder 'Referentie' het rooster referentie aanpassen, ook kun je de 'Gebruik Referentie' hier wijzigen hieronder wat alles doet.

• Ja (Prominent aanwezig): Met deze optie wordt de roosterreferentie extra zichtbaar gemaakt in overzichten en rapportages. Handig wanneer je de referentie (bijvoorbeeld Blok A – Entreehal) belangrijker wilt tonen dan het standaard adres.
• Locatie aanduiding (Vervang huisnummer): Hierbij wordt het huisnummer in de adresweergave vervangen door de roosterreferentie. Dit is nuttig wanneer je werkt met meerdere complexen of gebouwen onder hetzelfde adres en je sneller wilt herkennen welk rooster bij welk deel hoort.
• Vervang adres: Met deze optie wordt het volledige adres vervangen door de roosterreferentie. Dit gebruik je wanneer de referentie (bijvoorbeeld een complexnaam of intern kenmerk) belangrijker is dan de adresgegevens. Zo staat de roosterreferentie altijd centraal in plaats van straatnaam en huisnummer.

Dit gebeurd meestal alleen in overleg met de aannemer, het kan zomaar voorkomen dat sommige locatie gegevens niet kloppen denk aan huis nummer of locatie afbeelding.

Rooster toevoegen:

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie' en kies hier de locatie waarbij het rooster referentie gewijzigd moet worden.
2. Klik vervolgens op 'Bewerk'. Kies onder '+Toevoegen' als je een nieuw rooster wilt toevoegen,

Rooster wijzigen:

1. Navigeer links in het menu naar 'Mijn bedrijf' → 'Locatie' en kies hier de locatie waarbij het rooster referentie gewijzigd moet worden.
2. Klik vervolgens op 'Bewerk'. Kies het rooster dat je wilt wijzigen en klik op 'Bewerk'.
3. Hier kun je eventueel taken toevoegen of bewerken.

Klik hier voor meer informatie over Taken

1. Open Google Chrome en navigeer naar portal.transpaclean.nl
2. Log in met je e-mailadres en wachtwoord. Kies de optie om je inlog gegevens op te slaan.
3. Open het optie menu (⋮) en kies 'Toevoegen aan startscherm'.
4. Geef de snelkoppeling een naam en voeg toe. Je kunt het portal nu vanaf je startscherm openen.

• Eerste keer dat je TranspaClean of een Locatie opent klik op: 'Sta locatie toe'.

• Indien je per ongeluk op weigeren heb geklikt volg de stappen hieronder.

1. Navigeer naar 'Instellingen' → 'Apps' > 'Chrome' → 'Permissions' → 'Location' → 'Allow'.
2. Heeft dit niet gewerkt? In google chrome klik op: 'Menu ⋮' → 'Settings' → 'Site settings' → 'Location' → 'portal.transpaclean.nl' → 'Clear & Reset'. Sluit chrome en start het opnieuw op, nu zal de locatiemelding weer verschijnen.

1. Open Safari, ga naar portal.transpaclean.nl, log in met je e-mail en wachtwoord.
2. Tik op de 3 puntjes → Deel → Meer → Zet op beginscherm.
3. Geef de snelkoppeling een naam en voeg toe.
4. Open de snelkoppeling 1x en log nog een keer in zodat je inlog wordt opgeslagen.

1. Ga naar instellingen → Privacy → Locatievoorzieningen en zet Locatievoorzieningen aan.
2. In hetzelfde scherm kies Safari-sites → kies bij locatie voorzieningen 'Bij gebruik van app'
3. Open vervolgens de portal. De eerste keer moet zowel Safari als de website locatie mogen gebruiken. Soms verschijnt de vraag pas wanneer je op een locatie klikt.
4. Heb je toch per ongeluk op weigeren geklikt? Ga dan naar Instellingen → Apps → Safari → Wis geschiedenis en website data. Probeer het hierna nog een keer

Om aan de slag te gaan Download de template die we hebben aangeleverd.

1. Download de template
2. Vul de template met mutaties (Je kan dit ook invullen door uit andere Excel's data te kopieren)
3. Maak een ticket aan en onder het kopje 'Ticket informatie' selecteer de status 'Mutatie'
4. Upload het Excel bestand via de upload functie in het aangemaakte ticket
5. TranspaClean zet nu de mutatievoorstellen een voor een klaar. Controleer altijd de gegevens per mutatie
6. Vul waar nodig ontbrekende gegevens aan en klik op de groene Toevoegen knop als alles klopt.
7. Onderaan zie je een overzicht van alle ingediende mutaties. De rol Beheer kan deze vervolgens omzetten naar taken in het live rooster.

Belangrijke weetjes:

• Er wordt een waarschuwing gegeven zodra een huisnummer al ingevoerd is
• Per ticket kunnen er 100 voorstellen worden ingepland
• Het is mogelijk opmerkingen bij voorstellen te plaatsen

Belangrijke tips:

• Gebruik de conversatie in het ticket voor alle randzaken
• Laat collega's weten dat mutaties via het ticket verlopen
• Gebruik de Excel functie
• Neem bij directe urgentie altijd direct persoonlijk contact op met het schoonmaakbedrijf
• Maak in de Excel gebruik van een dropdown lijst (Hoe doe ik dit?)

Hoe je dit doet:

1. Navigeer naar de Google Play store of klik hier
2. Zoek op 'TranspaClean / TranspaCom' en kies de eerste optie.
3. Klik vervolgens op Installeren of open
   

Hoe je dit doet:

1. Navigeer naar de Apple store of klik hier
2. Zoek op 'TranspaClean / TranspaCom' en kies de eerste optie.
3. Klik vervolgens op Installeren of open
   

Voordat je een globale beoordeling kan geven moet je deze locatie(s) als 'favoriet' hebben ingesteld.

1. Log in op TranspaClean met een klant of contactpersoon account.
2. Ga in het linker navigatie menu naar 'Mijn Locatie', zorg dat je in de juiste omgeving zit van de dienstverlener waarop je een beoordeling wilt geven.
3. Klik vervolgens op de groene knop 'Globale beoordeling' bovenin het scherm.
4. Nu verschijnt er een pop-up hier kun je alles slepen naar de ervaring die u hebt ervaart, en e.v.t nog een toelichting toevoegen, wanneer je klaar bent kun je gerust op 'Plaatsen' klikken.

Voordat je een globale beoordeling kan geven moet je deze locatie(s) als 'favoriet' hebben ingesteld. Heb je 'favorieten' op meerdere locaties verspreid over meerdere dienstveleners? Zet dan je dienstverlener overzicht op 'Alle bedrijven' of 'Favorieten'.

1. Ga links in het navigatie menu naar 'Mijn Locatie'. (Meestal krijg je automatisch een pop-up)
2. Als je geen pop-up. heb gekregen kun je gerust op de knop 'Globale beoordeling maand' bovenin de pagina (Mijn Locatie) klikken.
   

Je kunt elk moment van de maand een nieuwe globale beoordeling geven over de dienstverleners. Je vorige beoordeling wordt hiermee wel overschreven door de nieuwe. Kortom, elke maand heeft uiteindelijk 1 globale beoordeling resultaat per dienstverlener.

Let op: Om een individuele rating te kunnen geven moet je eerst een globale beoordeling hebben gegeven voordat dit mogelijk is.

1. Navigeer links in het navigatie menu naar 'Mijn Locatie'.
2. Klik vervolgens op de blauwe knop 'Kolommen' en selecteer 'Rating'.
3. Nu verschijnt er een nieuwe rij met rating functies, zo kun je hier rating updaten/wijzigen. Je kunt individueel een rating geven. Of oude ratings bekijken.

Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker met je e-mailadres heb je de rol Beheer nodig.

1. Vraag een beheerder om een nieuwe gebruiker aan te maken met exact dezelfde e-mailadres als je huidige profiel.
2. Wanneer TranspaClean herkent dat het mailadres al bestaat kies je voor 'Toegang verlenen' om het als extra profiel aan je account te koppelen.
3. Krijg je een melding dat het e-mailadres eerst geactiveerd moet worden? De gebruiker kan dan zelf via het profiel overzicht zijn/haar e-mailadres activeren via de knop 'E-mail activeren'.
4. Ook kun je de gebruiker een nieuwe uitnodiging sturen doormiddel van een Welkomst e-mail, dit doe je door naar het gebruikers overzicht te navigeren en klik op bewerken van de gebruiker die een nieuwe mail moet krijgen, klik hier dan op 'Stuur welkomst e-mail'.

Je kunt vrij eenvoudig van profiel verwisselen in TranspaClean.

1. Klik op je profiel (Zie onderstaande afbeeldingen)
2. Selecteer het profiel waar je naartoe wilt verwisselen.

Op de profiel pagina kun je instellingen wijzigen per profiel, je kunt een profiel selecteren om alleen bij dit profiel informatie te wijzigen.

1. Klik op 'Tickets' en klik op de blauwe knop bij de ticket waarbij je een deelnemer wilt toevoegen.
2. Nu heb je de ticket geopend en zie je onderin bij informatie '+deelnemer toevoegen', klik hierop en voer de gegevens van de persoon in die je wilt toevoegen. laat des noods nog wat extra informatie in het bericht veld achter en klik vervolgens op 'toevoegen', de persoon in kwestie krijgt een mail om deel te nemen aan de ticket.
3. Heb je een verkeerd persoon toegevoegd, of wil je iemand verwijderen? Geen enkel probleem klik op de 'verwijder' knop bij extra deelnemers achter de deelnemer die je wilt verwijderen

Een deelnemer ziet alleen de basisinformatie van de ticket en de conversatie:

• Kan alleen berichten lezen en reageren
• Ontvangt automatisch notificaties bij updates
• Kan GEEN taken koppelen of zichtbaarheid wijzigen
  

1. Open de TranspaClean app op je telefoon, of ga naar de portal via de browser.
2. Navigeer naar Tickets
3. Hier kun je de ticket aanmaken zie bovenin TICKET AANMAKEN+
4. Als eerst kun je kiezen voor wie je de ticket aanmaakt namens jezelf of een gebouwgebruiker.
5. Bij de Ticket informatie is het belangrijk om de juiste locatie aan de ticket te koppelen. (Ook kun je hier al bestaande meldingen zien die bij de gekoppelde locatie staan.)
6. Bij de Ticket inhoud kun je ook nog een taak koppelen indien dit van toepassing is, als bijvoorbeeld de lift niet is goed schoon gemaakt is het handig om op '+selecteer taak' te klikken en deze taak te kiezen met '+KIES TAAK'.

Controleer altijd nog voor de zekerheid als alle details in het ticket goed zijn ingevuld dit voorkomt eventuele verwarring.

Je kan gemakkelijk je ticket status terug vinden in het dashboard bij 'Tickets', zo kun je hier gemakkelijk het status overzicht zien en de laatste berichten.

• Je krijgt automatisch feedback vanuit TranspaClean zodra je ticket in behandeling wordt genomen. Of als er een feedback op is afgehandeld.

1. Log in op https://portal.transpaclean.nl/mijn-gebouw/ en voer je toegangscode in.
2. Je bevind je nu op 'Planning' klik op 'Melding' > 'Melding maken'.
3. Nu krijg je een formulier die je kunt invoeren kies hierbij een categorie en beschrijf het probleem zo concreet mogelijk, en selecteer ten slot de taak in kwestie zodat uw melding zo spoedig mogelijk opgepakt kan worden.

1. Log in op https://portal.transpaclean.nl/mijn-gebouw/ en voer je toegangscode in.
2. Je bevind je nu op 'Planning' klik op 'Melding' > 'Mijn meldingen' of als je alle meldingen wilt zien klik dan op 'Openbare meldingen'.
3. Bij 'Mijn meldingen' moet je eenmalig je e-mail koppelen zodat je inzicht kan krijgen bij je aangemaakte meldingen.

Helaas is het niet mogelijk om een melding ongedaan te maken, wel kun je een berichtje sturen in de aangemaakte melding dat deze melding niet meer van toepassing is.

1. Ga naar Locatie > Locatieoverzicht.
2. Zoek de locatie waarvan je de foto wilt aanpassen en klik op de blauwe knop Bewerk.
3. Je komt nu in het scherm Bewerk locatie.
4. Sleep het gele poppetje (Streetview) naar de juiste plek op de kaart.
5. Kies een nieuwe afbeelding door te klikken op de blauwe knop Afbeelding kiezen.
6. De nieuwe foto wordt getoond. Klik op Opslaan om de wijziging te bewaren.

1. Je bent nog steeds in het scherm Bewerk locatie.
2. Klik op Meer opties. Het scherm klapt open.
3. Klik op Bestand kiezen.
4. Zoek op je computer of laptop de gewenste foto en selecteer deze.
5. Klik op Opslaan. Je nieuwe foto vervangt nu de oude afbeelding.

Gebruik een gratis tool zoals:
https://www.gps-coordinaten.nl

• Noteer of kopieer de gegevens bij het veld Lat, Long.
• Vul bij Adres het volledige adres van de locatie in.
• Klik op de knop "Verkrijg GPS coördinaten".
• Er verschijnt bij de Lat,Long coordinaten (Zie 1), voer deze in bij de lat,long coordinaten in TranspaClean zie de volgende stap voor meer informatie

1. Ga naar het TranspaClean Dashboard.
2. Navigeer naar Locatie en selecteer de juiste locatie.
3. Klik op Bewerken > Meer opties.
4. Plak het eerste getal (Lat) in het veld Breedtegraad (Lat).
5. Plak het tweede getal (Lng) in het veld Lengtegraad (Lng).

Vergeet niet op Opslaan te klikken om de wijziging te bewaren.

Tip: Voeg bij de locatie ook een locatie-afbeelding toe, dit zorgt voor meer overzicht voor de uitvoerders en beheerders, zo kun je gemakkelijk visueel herkennen.

Wil je de taalinstelling aanpassen als je TranspaClean gebruikt via je browser op laptop of desktop?

Volg dan deze stappen:

1. Klik rechtsboven op het taal icoontje (Zie 1).
2. Selecteer de gewenste taal.
3. Refresh de pagina indien nodig.

De interface verandert direct naar de geselecteerde taal. Bij je volgende sessie blijft deze taal behouden.

Gebruik je TranspaClean via de mobiele app? Ook daar kun je eenvoudig de taal aanpassen:

1. Open de app en klik op het blauwe icoontje rechts boven (Zie 1)
2. Selecteer hier je gewenste taal.
3. Bevestig of herstart de app indien nodig.

De applicatie toont nu alle systeemonderdelen in de geselecteerde taal. Dit heeft geen invloed op ingevoerde teksten of opmerkingen.

Wil je een klant volledig verwijderen inclusief gekoppelde locaties en roosters? Volg dan deze stappen:

1. Ga naar de pagina Klant.
2. Klik op de blauwe bewerkknop (het potloodje) bij de betreffende klant.
3. Klik in het bewerkscherm op Meer opties.
4. Klik op de rode knop ‘Verwijder deze klant’.

Je krijgt nu drie opties:

... Locaties met gekoppelde roosters verwijderen. Kies hiervoor als je de gehele klant met alle inhoud wilt verwijderen.

... Locaties verwijderen en roosters loskoppelen. Hiermee verwijder je alle locaties en worden alle roosters losgekoppeld.

... Locaties verplaatsen naar andere klant(en). Hiermee kun je de klant inhoud verplaatsen naar een andere klant, bekijk hier (Stap 2) voor meer informatie.

Soms wil je de inhoud en historie van een klant behouden, maar onderbrengen bij een ander account. Bijvoorbeeld bij herstructurering of overname.

Kies dan voor de optie:
‘Verplaats locaties en roosters naar een andere klant’.

Wat gebeurt er dan?

• Alle gekoppelde locaties en roosters worden overgezet naar het nieuwe klantaccount.
• De geschiedenis en planning blijven behouden.
• Het oude klantaccount wordt verwijderd zodra de verplaatsing is afgerond.

Bij het verwijderen of verplaatsen van een klant krijg je ook de keuze wat je wilt doen met de gekoppelde klantgebruikers:

• Gebruikers verwijderen Alle gekoppelde klantgebruikers worden volledig verwijderd uit het systeem.
• Gebruikers overzetten naar andere klant Je kunt gebruikers meenemen naar het nieuw klantaccount.

Deze keuze verschijnt automatisch in het verwijder of verplaatsproces. Je behoudt dus controle over wie toegang blijft houden tot welke gegevens.

• Ga naar de pagina Rooster.
• Klik op Acties > Instellingen bij het rooster dat je wilt aanpassen.
• Scroll naar beneden naar het onderdeel Status.
• Kies hier de gewenste status. (Weet je niet wat elke status inhoud? bekijk dan stap 2 voor meer informatie)

Tip: Je kunt de status op elk gewenst moment weer terugzetten naar ‘Gepubliceerd’.

TranspaClean gebruikt drie verschillende statussen voor roosters:

• Gepubliceerd Rooster is actief en zichtbaar voor uitvoerende gebruikers.
• Concept Rooster is non-actief, maar nog wel zichtbaar voor klantgebruikers en gebouwgebruikers.
• Privé Rooster is non-actief en alleen zichtbaar voor interne beheerders.

Gebruik ‘Concept’ als je tijdelijk wilt pauzeren maar anderen nog toegang wilt geven. Gebruik ‘Privé’ als het rooster enkel intern inzichtelijk moet zijn.

Heb je mega veel roosters? En wil je in een keer de status van meerdere roosters aanpassen? Dat kan:

Kies de gewenste nieuwe status en bevestig.

• Ga naar de pagina Rooster.
• Onderaan het overzicht, verhoog het aantal zichtbare rijen (bijv. naar 50).
• Gebruik de vinkjes in de eerste kolom om roosters te selecteren.

Shift = reeks selecteren

Ctrl (Windows) of Command (Mac) = losse selectie

Selecteer alles = alle zichtbare rijen selecteren

Klik op Actie op selectie > Status wijzigen > selecteer hier het gewenste status.