Op deze plek vind je een overzicht van alle functionaliteiten binnen het TranspaClean Platform. Van praktische uitleg tot slimme tips: alles wat je nodig hebt om het maximale uit het platform te halen. Of je nu gebouwgebruiker, uitvoerder, (schoonmaker, hovenier) of beheer bent — iedereen die betrokken is bij de facilitaire dienstverlening vindt hier de juiste ondersteuning.
Met de functie Weersverwachting en Weersmelding in TranspaClean krijg je inzicht in het weer op jouw locaties. Dit helpt je om werkzaamheden beter te plannen en uit te voeren.
In de app ziet de uitvoerder boven het rooster een weerswaarschuwing. Dit helpt om rekening te houden met omstandigheden die het schoonmaakwerk kunnen beïnvloeden, zoals vorst of regen.
Soms kan de melding afwijken van het werkelijke weer. Dit heeft drie mogelijke oorzaken:
Wanneer een uitvoerder aftekent, wordt dit vastgelegd in een automatisch taakrapport als bewijs dat hij op locatie is geweest. De locatie is vooraf gekoppeld aan het rooster en moet overeenkomen met de plek van aftekenen. Bij een verkeerde locatie of uitgeschakelde GPS verschijnt een melding. Hieronder lees je hoe je dit kunt oplossen.
Let op: Je hebt 'Beheer' nodig om deze wijzigen toe te passen.
Android
Tip: Als GPS uitstaat, krijg je bij het aftekenen of tijdregistreren een melding dat je niet op locatie bent. Zet je locatievoorzieningen aan en probeer opnieuw.
Het kan zomaar voorkomen dat de locatie van het rooster niet goed staat, en hierdoor aftekenen niet soepel verloopt, zie hieronder oplossingen die je kunnen helpen om de locatie goed te zetten, meestal werkt het handmatig instellen het beste:
U kunt uw eigen bedrijfsgegevens onderhouden en aanpassen. Voor wie bestemd: gebruikers met de rol 'Beheer' en de toegekende autorisaties.
Ga naar ‘Bedrijfs info‘ in het menu links in uw scherm, of klik hier
Klik op de knop ‘Bewerken‘
Klik op de knop ‘Choose file‘ en upload uw logo
Wijzig eventueel andere gegevens en klik vervolgens op de groene knop ‘Opslaan‘
In een rooster in ‘Instellingen’ d.m.v. het veldje ‘Status notificatiepaneel’ heeft u ingesteld wanneer het ‘Handmatige vooraankondigingen’ paneel wel of niet is opengeklapt. U laat dit in principe op default instellingen staan: ‘Open als iemand vraagt om vooraankondiging en er zijn 'Notificatietaken' Dit kan worden gewijzigd per rooster, zie hieronder hoe u dit kunt doen.
Via het 'Status notificatie paneel' kan je de volgende keuzes maken:
- Open als iemand vraagt om vooraankondiging en er zijn notificatietaken (Default keuze).
Met deze instelling houdt u rekening met klant en/of contactpersonen die zich hebben aangemeld voor notificatietaken, én ook gebouwgebruikers (Bijvoorbeeld bewoners) die zich hebben aangemeld als locatievolger (Zie stap 3).
In beide situaties houdt het systeem bij dat er klanten en/of contactpersonen zijn die geïnformeerd willen of moeten worden over een uitvoerdatum van een notificatietaak. Er wordt géén rekening gehouden met gebouwgebruikers.
Bij het aanmaken van gebruikers kunnen er verschillende levels gegeven worden aan de gebruiker. Dankzij de levels krijgt elk type gebruiker alleen functionaliteiten te zien die voor hem/haar relevant zijn. De verschillende levels zijn: Klant, Contactpersoon, Uitvoerder en Beheer.
Wil je meer weten over het toevoegen van gebruikers? Klik hier
Een beheer account heeft alle rechten binnen het bedrijf, praktijkvoorbeelden van beheerders zijn:
Een uitvoerder heeft de mogelijkheid om binnen het schoonmaakbedrijf taken af te tekenen en uit te voeren. Praktijkvoorbeelden van uitvoerders zijn:
Een persoon met de rol klant heeft toegang tot alle locaties van de gekoppelde klant. Een klant account wordt door een schoonmaakbedrijf aangemaakt voor een persoon die werkzaam is voor de klant, of handelt in het belang van de klant. Praktijkvoorbeelden van klanten zijn:
Gebouw gebruikers zijn iedereen die via een digitale sleutel (Toegangscode) inlogt op het portal. Zij worden ook wel de eindgebruikers genoemd. Praktijkvoorbeelden van gebouwgebruikers zijn:
Hier leer je als uitvoerder hoe je een taak correct aftekent met foto en opmerking, én hoe je snel een eenmalige taak toevoegt voor werk buiten het vaste rooster. Handig bij extra schoonmaak, afwijkingen of bewijs (vóór/na). We laten stap-voor-stap zien waar je dit vindt.
Hier leer je hoe je tijdens het aftekenen snel een foto en/of opmerking toevoegt aan een taak. Handig als je bewijs wilt vastleggen (bijv. voor/na), een bijzonderheid wilt melden of als een foto/opmerking verplicht is. We laten stap-voor-stap zien waar je dit vindt, hoe je het toevoegt en wat te doen bij veelvoorkomende issues (zoals geen camera-toegang of trage upload).
Met een eenmalige taak registreer je snel extra werk buiten het vaste rooster (bijv. onverwachte vervuiling of kleine nacontrole). Daarna kun je de taak direct aftekenen met foto en opmerking.
Hieronder zie je een voorbeeld van het resultaat van de toegevoegde en direct afgetekende eenmalige taak:
Je locatie is alleen nodig tijdens gebruik van TranspaClean, en niet om je continu te volgen. We leggen uit wanneer de app je locatie gebruikt, wat niet wordt opgeslagen, en welke alternatieven er zijn (bijv. werktelefoon).
Moment 1 – App/website geopend: alleen tijdens actief gebruik, en pas nadat je toestemming geeft.
Moment 2 – Knop ‘Uitvoeren’: bij het aftekenen controleren we of je in de buurt van de locatie bent.
Moment 3 – Locaties in de buurt: om snel nabije locaties/complexen te tonen.
Een belangrijk punt is dat de locatie coördinaten die we (in bovenstaande gevallen) opvragen NOOIT wordt opgeslagen.
We slaan je GPS-coördinaten niet op. De check (“in de buurt: ja/nee”) gebeurt op jouw telefoon; alleen de uitkomst gaat naar het taakrapport. Zo kan niemand achterhalen waar je precies was. Dit beleid passen we niet aan.
Wil je TranspaClean niet op je privé-toestel gebruiken? Overweeg een TranspaClean-werktelefoon die alleen voor de app is ingericht. Meer info vind je hier.
Waarom zou je dit doen?
Dit werkt ook met aparte omgevingen door meerdere snelkoppelingen op je apparaat te zetten, maak je gescheiden omgevingen. Elke snelkoppeling is geïsoleerd en krijgt een eigen naam, zodat je ze makkelijk uit elkaar houdt. Heb je maar één omgeving nodig? Installeer dan gewoon de app via de store.
Welkom bij TranspaClean, TranspaGreen, TranspaCom. Wij hebben deze video gemaakt zodat je in één minuut een goed beeld krijgt van de basis functies van de app. Let op, dit is voor de gebruikersrol: Uitvoerder.
Je kunt de app downloaden via Google Play store of Appstore: Transpaclean / TranspaCom. Of klik onderstaande links.
Klik hier voor link naar Google Play
Klik hier voor link naar Appstore
TranspaClean/TranspaCom werkt het fijnst via de app: TranspaClean / TranspaCom.
Wil je extra hulp met het downloaden van de app? Zie dit artikel
Stap 1: Klik op het oog icoontje 'Toon'. Zie hieronder een voorbeeld.
Stap 2: De takenlijst van vandaag opent en kun je per taak de aftekenknop indrukken. Zie voorbeeld hieronder.
Tip: Via de 3 bolletjes naast de aftekenknop kun je iets bijzonders melden over de taak met opmerking en foto’s.
Voordelen van werken met de app
Verhuur (short-stay/studenten/vakantie) heeft vaak te maken met huurderswissels. Je kunt deze mutatie-opdrachten eenvoudig doorgeven via tickets; zo staat je verzoek meteen geregistreerd bij het juiste schoonmaakbedrijf. Bij veel mutaties kun je ook vanuit Excel inladen.
U heeft een e-mail ontvangen dat er een ticket is aangemaakt met de categorie ‘Mutatie’. Hiermee kan uw opdrachtgever overzichtelijk mutatieverzoeken bij u indienen, zodat u deze als taak in het live rooster kunt inplannen. Het ticket houdt het mutatieproces centraal en inzichtelijk voor beide partijen.
Let op: om een mutatie te kunnen inplannen heeft u een Beheer-gebruikersrol nodig.
Zie hieronder een live-voorbeeld.
Hier accepteer je de aangeleverde mutatievoorstellen en plan je ze direct in. Je controleert de gegevens, zet de status (bijv. In behandeling), kiest waar nodig een taaktemplate en plant per stuk of in batch via de kalender. Na het inplannen verschijnen de taken in het live rooster en zijn ze zichtbaar voor de gekozen uitvoerder of ploeg.
Als het goed is heb je een e-mail ontvangen van een mutatie ticket die is aangemaakt door je opdrachtgever,
Mutatiegegevens: per voorstel zie je de vetgedrukte taaknaam (vaak het huisnummer) met daarnaast een beschrijving. Spreek met je opdrachtgever af hoe deze info eenduidig wordt aangeleverd.
Datums: de eindcontractdatum en (optioneel) opleveringsdatum bepalen wanneer je de mutatie kunt inplannen.
Status: laat aan de opdrachtgever zien welke actie je hebt ondernomen. Wijzig de status per voorstel of zet alles in één keer op ‘In behandeling’.
Acties: zonder taaktemplate kun je voorstellen per stuk toevoegen via ‘Taak maken’ → ‘Extra taak’, een deel van de velden is al vooringevuld.
Alles in behandeling: accepteer de hele lijst en plan met een taaktemplate; de mutaties verschijnen daarna in de kalender.
Bekijk kalender: open de kalender; je vindt de mutaties bovenaan bij ‘Openstaande ticketopdrachten’.
In Dashboard → Op datum (kalender): controleer/of stel de filters in op de juiste locatie. Dan verschijnt Openstaande ticketopdrachten.
Kies uitvoerder aan wie u de mutatie wilt toewijzen.
Kies het taaktemplate uit Stap 1. En klik op de template zodat er aan de rechterkant een pijltje komt te staan.
Selecteer een mutatie (wanneer je erop klikt wordt deze groen van kleur) en plan:
Controleer het planscherm (Deze velden worden automatisch ingevuld op basis van je template), als je tevreden bent met alle informatie klik je op de blauwe knop 'Maken'
De mutatietaak verschijnt in het kalenderoverzicht, via rechtermuisknop kan je naar het Live rooster of mutatie ticket gaan. Na inplannen wijzigt het ticket automatisch.
Met een mutatieverzoek geef je wijzigen in klant- of locatiedata door, zoals nieuwe adressen, klantwisselingen of rooster-aanpassingen. Je kunt deze mutaties snel invoeren door gebruik te maken. van een Excel-bestand (.xls of .xlsx).
Let op! Voordat je dit gebruiken raden we je aan om onderstaande template te downloaden:
Om aan de slag te gaan Download de template die we hebben aangeleverd.
Belangrijke weetjes:
Belangrijke tips:
Met de TranspaClean / TranspaCom-app heb je altijd inzicht in het werkprogramma, taken en meldingen. Of je nu werkzaamheden uitvoert of het uitgevoerde werk wilt volgen: alles is eenvoudig te bekijken, af te tekenen of te melden – direct vanaf je telefoon.
Hoe je dit doet:
Hoe je dit doet:
Bij TranspaClean vinden we privacy belangrijker dan ooit. Daarom gebruiken wij GPS uitsluitend om te controleren of een medewerker binnen een bepaalde straal van het ingeplande object aanwezig is.
Met deze aanpak waarborgen we maximale transparantie én respecteren we de privacy van onze gebruikers.
In dit artikel leer je stap voor stap hoe je als klant of contactpersoon gebruiker een beoordeling kan geven over een of meerdere dienstverleners. Deze professionele beoordeling bestaat uit een maandelijks terugkerend meetmoment. Nadat er een beoordeling is gegeven over de dienstverleners kunnen er ook individuele ratings worden gegeven op complex niveau. Hiermee kan je afwijkingen of uitschieters vastleggen. Deze twee beoordelingsmogelijkheden worden nader toegelicht via de stappen hieronder.
Voordat je een globale beoordeling kan geven moet je deze locatie(s) als 'favoriet' hebben ingesteld.
Voordat je een globale beoordeling kan geven moet je deze locatie(s) als 'favoriet' hebben ingesteld. Heb je 'favorieten' op meerdere locaties verspreid over meerdere dienstveleners? Zet dan je dienstverlener overzicht op 'Alle bedrijven' of 'Favorieten'.
Je kunt elk moment van de maand een nieuwe globale beoordeling geven over de dienstverleners. Je vorige beoordeling wordt hiermee wel overschreven door de nieuwe. Kortom, elke maand heeft uiteindelijk 1 globale beoordeling resultaat per dienstverlener.
Let op: Om een individuele rating te kunnen geven moet je eerst een globale beoordeling hebben gegeven voordat dit mogelijk is.
Met notificatie taken en vooraankondigingen zorg je dat betrokkenen altijd tijdig op de hoogte zijn van geplande werkzaamheden. Je kunt handmatig een melding versturen of instellen dat dit automatisch gebeurt. Zo wordt de communicatie duidelijker, voorkom je verrassingen en kunnen uitvoerders en klanten zich beter voorbereiden.
Notificatie taken zijn taken waarbij automatisch of handmatig een bericht wordt verstuurd naar de betrokkenen. Ze helpen om iedereen vooraf te informeren over een geplande activiteit, zoals schoonmaak, onderhoud of een extra controle.
Zie hier onder wat praktijk-voorbeelden.
Bij sommige taken is het handig om vooraf een melding naar de klant of uitvoerder te sturen. Dit noemen we een handmatige vooraankondiging. Hiermee laat je weten dat een taak binnenkort uitgevoerd gaat worden, zodat iedereen goed voorbereid is.
Wanneer je een overzicht hebt aangemaakt verschijnt het overzicht 'Rooster informatie', met daaronder 'Taken' en daarnaast het paneel 'Handmatige vooraankondiging versturen'.
Kies in het menu links van je scherm 'Archief' > 'E-mail' en selecteer bij 'Status': 'Taak notificaties door gebruiker'. Hier vind je alle verzonden handmatige vooraankondigingen van notificatie taken terug.
Naast handmatige meldingen kun je ook kiezen voor een automatische vooraankondiging. Daarmee wordt er vanzelf een bericht verstuurd voorafgaand aan een taak. Zo weet de klant of uitvoerder altijd op tijd wat er gaat gebeuren, zonder dat je dit zelf hoeft te regelen.
Met de TranspaClean‑app kun je eenvoudig je werktijd per locatie registreren. Dit gebeurt via het rooster van de locatie, zodat de uren correct worden bijgehouden. Hieronder lees je stap voor stap hoe je de tijdregistratie start, pauzeert en stopt, én wat je moet doen als je vergeet uit te klokken.
Open de TranspaClean App, op het overzicht scherm selecteer de locatie waar je werkzaamheden gaat verichten, dit doe je doormiddel van op het blauwe pijltje te klikken.
Wanneer je bent vergeten uit te klokken zie je op je homescherm een groene knop met 'Naar tijdregistratie' als je nog een tijd heeft lopen op een locatie. Ben je al weg van deze locatie? Dan kan je de tijdregistratie zelf niet meer stopzetten, en is het verstandig om contact op te nemen met het schoonmaakbedrijf.
Zodra een ticket (melding) is aangemaakt, krijgt het een status. Je kunt kiezen uit Open, In behandeling of Gesloten. Door de status aan te passen houd je overzicht over openstaande issues en laat je anderen weten wat de voortgang is. De rollen Beheer, Schoonmaakbedrijf, Schoonmaker en Uitvoerder hebben toestemming om de status van een ticket te wijzigen
Hoe doe je dit?:
Tips:
Gebruik de status 'In behandeling' alleen als er daadwerkelijk iemand met melding bezig is, zo voorkom je dat tickets blijven hangen. Sluit tickets als deze niet meer van toepassing zijn of zijn afgehandeld. Zo zorg je ervoor dat er altijd een logische workflow is.
Deze uitleg is bedoeld voor gebouwgebruikers (Alle gebouw gebruikers: bewoners/huurders, kantoor medewerkers, studenten, bezoekers). Om een locatie te bekijken vraagt TranspaClean u om een toegangscode in te voeren. De toegangscode is de naam van het rooster van het complex. Hiermee krijgt u inzicht in het live werkrooster. Ook kunt u de QR code van het complex scannen met de camera van uw telefoon. Binnen het rooster kunt u gemakkelijk dagen, weken of maanden terug of vooruit kijken. U kunt de locatie volgen, meldingen en klachten aanmaken, meldingen inzien en reageren, taken volgen via 'Taak trackers' Hiermee blijft u op de hoogte van alle ontwikkelingen op het gebied van de schoonmaak binnen uw woon- of werkomgeving.
Bekijk onderstaande video voor een korte introductie.
Wanneer je een toegangscode hebt ontvangen kun je via portal.transpaclean.nl/mijn-gebouw inloggen met de toegangscode hierin kun je het live-rooster zien van het complex. Je kunt ook inloggen via de Transpaclean app.
In TranspaClean kun je meerdere profielen aan een account koppelen. Dat is handig als je voor meerdere schoonmaakbedrijven werkt, of verschillende rollen vervult (bijvoorbeeld beheer en uitvoerder). Zodra een beheerder een nieuwe gebruiker aanmaakt met jouw bestaande e‑mailadres, wordt dit automatisch als extra profiel aan jouw account toegevoegd. Hieronder lees je hoe je nieuwe profielen aanmaakt, activeert en ertussen schakelt.
Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker met je e-mailadres heb je de rol Beheer nodig.
Je kunt vrij eenvoudig van profiel verwisselen in TranspaClean.
Op de profiel pagina kun je instellingen wijzigen per profiel, je kunt een profiel selecteren om alleen bij dit profiel informatie te wijzigen.
