Academy

1. Navigeer naar het rooster die je wilt bewerken in het 'rooster' overzicht scherm en klik op de blauwe knop 'periodiek'.
2. Klik vervolgens in het rooster bovenin in de balk op 'Instellingen'.
3. Bekijk 2. Notificatie paneel instellingen voor alle opties met uitleg.

Via het 'Status notificatie paneel' kan je de volgende keuzes maken:

• Open als iemand vraagt om vooraankondiging en er zijn notificatietaken (Default keuze).

Met deze instelling houdt u rekening met klant en/of contactpersonen die zich hebben aangemeld voor notificatietaken, én ook gebouwgebruikers (Bijvoorbeeld bewoners) die zich hebben aangemeld als locatievolger (Zie stap 3).

• Open als contactpersoon of klant vraagt om een vooraankondiging en er zijn notificatietaken
• Open als contactpersoon vraagt om vooraankondiging en er zijn notificatietaken

In beide situaties houdt het systeem bij dat er klanten en/of contactpersonen zijn die geïnformeerd willen of moeten worden over een uitvoerdatum van een notificatietaak. Er wordt géén rekening gehouden met gebouwgebruikers.

• Altijd open: U kunt ALTIJD de notificatietaken in dit rooster op datum inplannen, ook al heeft geen enkele klant, contactpersoon of gebouwgebruiker zich hiervoor aangemeld.

• Altijd dicht: Dan hoeven er geen handmatige vooraankondigingen worden gestuurd met de exacte datum van uitvoering.

Referentie
Korte, eenduidige herkenningscode/naam om iets snel terug te vinden (bv. BLDG-A-101, Wing B – 2e etage). Verschijnt op meerdere plekken in de app/rapportages.

Notitie
Context of afspraken voor die klant/locatie/rooster (bv. “Sleutel ophalen bij receptie”, “Gebruik groene pad op PVC”).

Kort: referentie = snel vinden/herkennen. notitie = uitleg/afspraak.

• Klant → Details → Referentie / Notitie
• Locatie → Basisgegevens → Referentie / Notitie
• Rooster → Instellingen → Referentie / Notitie

Tip: houd referentie kort (max. ~25 tekens), notitie duidelijk en actueel.

• Beheer / Schoonmaakbedrijf: zien & bewerken bij klant/locatie/rooster.
• Uitvoerder / Schoonmaker: zien notities (en vaak referenties) bij de taak en locatiekaart in de app.
• Opdrachtgever/Klant: kan referenties zien in rapportages/overzichten (afhankelijk van rechten).

1. Navigeer naar de taak waarbij je een foto wilt toevoegen.
2. Als je de taak aftekent verschijnt er een camera icoontje klik hierop om een foto toe te voegen.
3. Als je een melding (Doormiddel van op de 3 bolletjes te klikken) wilt maken kun je een afbeelding selecteren en een opmerking toevoegen.

• Open een locatie vanuit de app/qr-code of NFC
• Klik vervolges bovenin op de knop 'Toevoegen'

• Nu kun je de taak een naam en beschrijving geven zie hieronder een voorbeeld.

Hieronder zie je een voorbeeld van het resultaat van de toegevoegde en direct afgetekende eenmalige taak:

1. Open Google Chrome en navigeer naar portal.transpaclean.nl
2. Log in met je e-mailadres en wachtwoord. Kies de optie om je inlog gegevens op te slaan.
3. Open het optie menu (⋮) en kies 'Toevoegen aan startscherm'.
4. Geef de snelkoppeling een naam en voeg toe. Je kunt het portal nu vanaf je startscherm openen.

• Eerste keer dat je TranspaClean of een Locatie opent klik op: 'Sta locatie toe'.

• Indien je per ongeluk op weigeren heb geklikt volg de stappen hieronder.

1. Navigeer naar 'Instellingen' → 'Apps' > 'Chrome' → 'Permissions' → 'Location' → 'Allow'.
2. Heeft dit niet gewerkt? In google chrome klik op: 'Menu ⋮' → 'Settings' → 'Site settings' → 'Location' → 'portal.transpaclean.nl' → 'Clear & Reset'. Sluit chrome en start het opnieuw op, nu zal de locatiemelding weer verschijnen.

1. Open Safari, ga naar portal.transpaclean.nl, log in met je e-mail en wachtwoord.
2. Tik op de 3 puntjes → Deel → Meer → Zet op beginscherm.
3. Geef de snelkoppeling een naam en voeg toe.
4. Open de snelkoppeling 1x en log nog een keer in zodat je inlog wordt opgeslagen.

1. Ga naar instellingen → Privacy → Locatievoorzieningen en zet Locatievoorzieningen aan.
2. In hetzelfde scherm kies Safari-sites → kies bij locatie voorzieningen 'Bij gebruik van app'
3. Open vervolgens de portal. De eerste keer moet zowel Safari als de website locatie mogen gebruiken. Soms verschijnt de vraag pas wanneer je op een locatie klikt.
4. Heb je toch per ongeluk op weigeren geklikt? Ga dan naar Instellingen → Apps → Safari → Wis geschiedenis en website data. Probeer het hierna nog een keer

Om TranspaClean/TranspaCom te kunnen gebruiken heb je de app nodig. App in kwestie: (TranspaClean / TranspaCom) nodig op je telefoon als je de app al hebt kun je gerust naar stap 2 gaan. Heb je de app nog niet? Kijk hieronder voor meer informatie

• Apple telefoon? (Klik hier)
• Android telefoon? (Klik hier)

Wil je extra hulp met het downloaden van de app? Zie dit artikel

Stap 1: Klik op het oog icoontje 'Toon'. Zie hieronder een voorbeeld.

Stap 2: De takenlijst van vandaag opent en kun je per taak de aftekenknop indrukken. Zie voorbeeld hieronder.

Tip: Via de 3 bolletjes naast de aftekenknop kun je iets bijzonders melden over de taak met opmerking en foto’s.

• Ga naar de taak waarbij je een melding wilt maken en klik op de 3 bolletjes (naast de groene aftekenknop).
• Kies vervolgens het oranje icoontje 'Melding', om een opmerking en/of foto toe te voegen aan je melding.

Meer weten hierover? (Klik hier)

• Ga naar Tickets → Ticket aanmaken en kies de categorie Mutatie + de juiste locatie.

• Vul onderwerp en bericht in en verstuur. Het ticket verschijnt in je overzicht en het schoonmaakbedrijf krijgt een melding. [Afbeelding]

1. Taaknaam (vaak het huisnummer).
2. Korte beschrijving (bijzonderheden).
3. Eindcontractdatum (vanaf wanneer de mutatie kan plaatsvinden).
4. Opleveringsdatum (optioneel, kan dienen als deadline).
5. Klik Toevoegen om het voorstel onderaan in het overzicht te plaatsen.
6. (Optioneel) Excel inladen om veel mutaties sneller toe te voegen.
7. In het overzicht kun je voorstellen wijzigen, verwijderen of een opmerking toevoegen.
8. Status laat zien wat het schoonmaakbedrijf heeft gedaan; een beheerder kan vanuit hier mutaties omzetten naar taken.
9. Bekijk kalender toont wat wanneer is ingepland; ingeplande mutaties verschijnen ook bij Gekoppelde taken.

1. Ga in het menu naar 'Instellingen' → 'Taak Template'
2. Klik '+Template Toevoegen', geef een herkenbare naam, en voeg deze toe
3. Nu ben je terechtgekomen in het bewerkt scherm nu is het belangrijk om deze volgende onderdelen in te vullen voor de mutaties: Variablen bij taak en beschrijving, voor taakonderdelen bekijk stap 2.)
   

Zie hieronder een live-voorbeeld.

1. Ga in het menu naar 'Instellingen' → 'Taak Template'
2. Klik '+Template Toevoegen', geef een herkenbare naam, en voeg deze toe
3. Zet 'Taakonderdelen' op Ja om onderdelen toe te voegen die een schoonmaker een voor een aftekent (tenzij je automatisch aftekenen gebruikt).

• Via de blauwe knop 'Onderdeel toevoegen' kan je verschillende onderdelen toevoegen aan de taak. De schoonmaker zal dan elk onderdeel te zien krijgen en deze aftekenen (Tenzij je 'Ja' kiest onder het kopje automatisch aftekenen)
• Wanneer je tevreden bent over alle onderdelen vergeet dat niet op de groene knop 'Opslaan' te klikken om het template op te slaan.

Als het goed is heb je een e-mail ontvangen van een mutatie ticket die is aangemaakt door je opdrachtgever,

1. Open het e-mailbericht van het mutatieticket of ga via 'Tickets' in het menu naar het ticket met categorie 'Mutatie' en open de conversatie
2. Scroll in de ticket naar beneden naar 'Mutatie voorstellen', hier vind je een lijst met alle voorgestelde mutaties van je opdrachtgever.

Mutatiegegevens: per voorstel zie je de vetgedrukte taaknaam (vaak het huisnummer) met daarnaast een beschrijving. Spreek met je opdrachtgever af hoe deze info eenduidig wordt aangeleverd.

Datums: de eindcontractdatum en (optioneel) opleveringsdatum bepalen wanneer je de mutatie kunt inplannen.

Status: laat aan de opdrachtgever zien welke actie je hebt ondernomen. Wijzig de status per voorstel of zet alles in één keer op ‘In behandeling’.

Acties: zonder taaktemplate kun je voorstellen per stuk toevoegen via ‘Taak maken’ → ‘Extra taak’, een deel van de velden is al vooringevuld.

Alles in behandeling: accepteer de hele lijst en plan met een taaktemplate; de mutaties verschijnen daarna in de kalender.

Bekijk kalender: open de kalender; je vindt de mutaties bovenaan bij ‘Openstaande ticketopdrachten’.

In Dashboard → Op datum (kalender): controleer/of stel de filters in op de juiste locatie. Dan verschijnt Openstaande ticketopdrachten.

Kies uitvoerder aan wie u de mutatie wilt toewijzen.

Kies het taaktemplate uit Stap 1. En klik op de template zodat er aan de rechterkant een pijltje komt te staan.

Selecteer een mutatie (wanneer je erop klikt wordt deze groen van kleur) en plan:

• Klik op het pijltje om automatisch op de voorgestelde datum in te plannen, of
• Sleep het 'Template' naar de gewenste datum in de kalender

Controleer het planscherm (Deze velden worden automatisch ingevuld op basis van je template), als je tevreden bent met alle informatie klik je op de blauwe knop 'Maken'

De mutatietaak verschijnt in het kalenderoverzicht, via rechtermuisknop kan je naar het Live rooster of mutatie ticket gaan. Na inplannen wijzigt het ticket automatisch.

Om aan de slag te gaan Download de template die we hebben aangeleverd.

1. Download de template
2. Vul de template met mutaties (Je kan dit ook invullen door uit andere Excel's data te kopieren)
3. Maak een ticket aan en onder het kopje 'Ticket informatie' selecteer de status 'Mutatie'
4. Upload het Excel bestand via de upload functie in het aangemaakte ticket
5. TranspaClean zet nu de mutatievoorstellen een voor een klaar. Controleer altijd de gegevens per mutatie
6. Vul waar nodig ontbrekende gegevens aan en klik op de groene Toevoegen knop als alles klopt.
7. Onderaan zie je een overzicht van alle ingediende mutaties. De rol Beheer kan deze vervolgens omzetten naar taken in het live rooster.

Belangrijke weetjes:

• Er wordt een waarschuwing gegeven zodra een huisnummer al ingevoerd is
• Per ticket kunnen er 100 voorstellen worden ingepland
• Het is mogelijk opmerkingen bij voorstellen te plaatsen

Belangrijke tips:

• Gebruik de conversatie in het ticket voor alle randzaken
• Laat collega's weten dat mutaties via het ticket verlopen
• Gebruik de Excel functie
• Neem bij directe urgentie altijd direct persoonlijk contact op met het schoonmaakbedrijf
• Maak in de Excel gebruik van een dropdown lijst (Hoe doe ik dit?)

Hoe je dit doet:

1. Navigeer naar de Google Play store of klik hier
2. Zoek op 'TranspaClean / TranspaCom' en kies de eerste optie.
3. Klik vervolgens op Installeren of open
   

Hoe je dit doet:

1. Navigeer naar de Apple store of klik hier
2. Zoek op 'TranspaClean / TranspaCom' en kies de eerste optie.
3. Klik vervolgens op Installeren of open
   

Voordat je een globale beoordeling kan geven moet je deze locatie(s) als 'favoriet' hebben ingesteld.

1. Log in op TranspaClean met een klant of contactpersoon account.
2. Ga in het linker navigatie menu naar 'Mijn Locatie', zorg dat je in de juiste omgeving zit van de dienstverlener waarop je een beoordeling wilt geven.
3. Klik vervolgens op de groene knop 'Globale beoordeling' bovenin het scherm.
4. Nu verschijnt er een pop-up hier kun je alles slepen naar de ervaring die u hebt ervaart, en e.v.t nog een toelichting toevoegen, wanneer je klaar bent kun je gerust op 'Plaatsen' klikken.

Voordat je een globale beoordeling kan geven moet je deze locatie(s) als 'favoriet' hebben ingesteld. Heb je 'favorieten' op meerdere locaties verspreid over meerdere dienstveleners? Zet dan je dienstverlener overzicht op 'Alle bedrijven' of 'Favorieten'.

1. Ga links in het navigatie menu naar 'Mijn Locatie'. (Meestal krijg je automatisch een pop-up)
2. Als je geen pop-up. heb gekregen kun je gerust op de knop 'Globale beoordeling maand' bovenin de pagina (Mijn Locatie) klikken.
   

Je kunt elk moment van de maand een nieuwe globale beoordeling geven over de dienstverleners. Je vorige beoordeling wordt hiermee wel overschreven door de nieuwe. Kortom, elke maand heeft uiteindelijk 1 globale beoordeling resultaat per dienstverlener.

Let op: Om een individuele rating te kunnen geven moet je eerst een globale beoordeling hebben gegeven voordat dit mogelijk is.

1. Navigeer links in het navigatie menu naar 'Mijn Locatie'.
2. Klik vervolgens op de blauwe knop 'Kolommen' en selecteer 'Rating'.
3. Nu verschijnt er een nieuwe rij met rating functies, zo kun je hier rating updaten/wijzigen. Je kunt individueel een rating geven. Of oude ratings bekijken.

• Ga in het linkermenu naar 'Overzichten' > 'Taken overzicht'.
• Stel de instellingen in: kies een 'datumperiode', 'klant' of 'rooster', sorteer op plaats of postcode en kies de juiste uitvoerder.
• Onderin zie je verschillende mogelijkheden die je kunt aanvinken, deze worden weergegeven in het overzicht je kan zelf bepalen welke je aan/uit zet.
• Wanneer je klaar bent klik je op 'Overzicht maken', als je het overzicht wilt printen kan dit ook makkelijk door op 'Overzicht printen' te klikken.

Wanneer je een overzicht hebt aangemaakt verschijnt het overzicht 'Rooster informatie', met daaronder 'Taken' en daarnaast het paneel 'Handmatige vooraankondiging versturen'.

• In het aangemaakte overzicht zie je rechts het paneel 'Handmatige vooraankondiging versturen'.
• Klik op 'Uitvoerdatum' (Zie 1) en vul de uitvoerdatum in waarop de werkzaamheden plaatsvinden.
• Voeg een extra tekst toe (Zie 2) (b.v.d: instructies of aandachtspunten)
• Vink aan wie de aankondiging moet ontvangen (Zie 3), gebruikers die zich via hun account hebben aangemeld voor notificaties worden automatisch geselecteerd.
• Niet verstuurd geeft aan of deze takenlijst al eerder verstuurd is of niet. (Zie 4)
• Wanneer je alle instellingen goed hebt gezet kan je op de groene knop 'Versturen' klikken.

Kies in het menu links van je scherm 'Archief' > 'E-mail' en selecteer bij 'Status': 'Taak notificaties door gebruiker'. Hier vind je alle verzonden handmatige vooraankondigingen van notificatie taken terug.

• Ga naar het rooster overzicht 'Rooster' > selecteer het rooster waarbij je een notificatietaak wilt aanmaken en klik op de blauwe knop 'Periodiek'.
• Klik vervolgens op de blauwe bewerk knop (Potlood icoontje)
• Zet hier het veldje op 'Stuur e-mail notificatie' op 'Ja'.

• Ga naar het rooster overzicht 'Rooster' > selecteer het rooster waarbij je een notificatietaak wilt aanmaken en klik op de blauwe knop 'Periodiek'.
• Als je meerdere taken tegelijk in een rooster als notificatietaak wilt instellen kan je dit doen doormiddel van de 'Actie op selectie' knop.
• Om bij taken een notificatie taak in te stellen moet je eerst ze natuurlijk wel selecteren, dit doe je als volgt: (voor Windows gebruikers: Klik op de Windows of CTRL knop.) (Voor Mac gebruikers: Klik op COMMAND)
• Heb je een selectie gemaakt? Klik dan op 'Actie op selectie' > 'Stel notificatie in voor X rijen' (Waarbij X jouw aantal rijen weergeeft die je hebt geselecteerd), kies vervolgens 'Stuur wel notificatie' & 'Instellen'.

Open de TranspaClean App, op het overzicht scherm selecteer de locatie waar je werkzaamheden gaat verichten, dit doe je doormiddel van op het blauwe pijltje te klikken.

• Tik in het live-rooster op de rode knop 'Tijd opnemen'.
• Bij de taak verschijnt nu een tijdvak, en je tijdregistratie begint te lopen.

• De lopende tijdregistratie zie je bij de taak lopen, je kunt op de rode knop klikken om deze te pauzeren als je wilt uitklokken klik je vervolgens op 'Uitklokken'.

Wanneer je bent vergeten uit te klokken zie je op je homescherm een groene knop met 'Naar tijdregistratie' als je nog een tijd heeft lopen op een locatie. Ben je al weg van deze locatie? Dan kan je de tijdregistratie zelf niet meer stopzetten, en is het verstandig om contact op te nemen met het schoonmaakbedrijf.

Hoe doe je dit?:

1. Navigeer naar 'Tickets'.
2. Zoek de ticket waarbij je de status wilt wijzigen en klik op 'Conversatie'.
3. Rechts van je scherm zie je een formulier met een veld met 'Ticketstatus', selecteer hier een status en klik op 'Verzenden'
   

Tips:
Gebruik de status 'In behandeling' alleen als er daadwerkelijk iemand met melding bezig is, zo voorkom je dat tickets blijven hangen. Sluit tickets als deze niet meer van toepassing zijn of zijn afgehandeld. Zo zorg je ervoor dat er altijd een logische workflow is.

Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker met je e-mailadres heb je de rol Beheer nodig.

1. Vraag een beheerder om een nieuwe gebruiker aan te maken met exact dezelfde e-mailadres als je huidige profiel.
2. Wanneer TranspaClean herkent dat het mailadres al bestaat kies je voor 'Toegang verlenen' om het als extra profiel aan je account te koppelen.
3. Krijg je een melding dat het e-mailadres eerst geactiveerd moet worden? De gebruiker kan dan zelf via het profiel overzicht zijn/haar e-mailadres activeren via de knop 'E-mail activeren'.
4. Ook kun je de gebruiker een nieuwe uitnodiging sturen doormiddel van een Welkomst e-mail, dit doe je door naar het gebruikers overzicht te navigeren en klik op bewerken van de gebruiker die een nieuwe mail moet krijgen, klik hier dan op 'Stuur welkomst e-mail'.

Je kunt vrij eenvoudig van profiel verwisselen in TranspaClean.

1. Klik op je profiel (Zie onderstaande afbeeldingen)
2. Selecteer het profiel waar je naartoe wilt verwisselen.

Op de profiel pagina kun je instellingen wijzigen per profiel, je kunt een profiel selecteren om alleen bij dit profiel informatie te wijzigen.

1. Ga naar Locatie en open de gewenste locatie.
2. Klik op Bewerken en open de kaart.
3. Sleep het gele StreetView‑poppetje naar de juiste ingang of het gebouw, de kaart schakelt nu over naar StreetView.
4. Zodra je de juiste plek gevonden hebt, klik je op Afbeelding kiezen (Zit je op fullscreen? klik dan ESC), TranspaClean maakt een foto van het StreetView‑beeld en verplaatst de pin naar dezelfde plek
5. Sla de wijzigingen op. Deze methode is ideaal wanneer de straat duidelijk in StreetView zichtbaar is.

Is de huidige pin slechts een paar meter verkeerd? Klik dan met je muis op de kaart en sleep jezelf naar de juiste straat.

1. Je kunt doormiddel van het slepen van het midden van de rode + naar de juiste locatie een nieuwe locatie instellen.
2. Zodra je tevreden bent met de nieuwe locatie klik je op "Gebruik locatie" en wijzigt de pin-point vergeet niet om op opslaan te klikken.

Soms is de juiste plek niet zichtbaar in streetview of staat de pin-point geheel verkeerd, dit gebeurd vaak als het gebouw op een nieuwbouwterrein ligt. Gebruik dan de GPS-coordinaten.

Dit is een kortere versie en kan wat lastiger te volgen zijn voor een meer uitgebreide versie navigeer naar dit artikel.

1. Open een website zoals gps-coordinaten.nl
2. Voer het volledige adres in op gps-coordinaten.nl en klik op verkrijg gps-coordinaten, noteer de Lat- en Lng-waarden.
3. Ga in TranspaClean naar de locatie waar de pin-point niet goed staat, klik op bewerken > meer opties > en plak de Lat-waarde bij breedtegraad en de Lng-waarde bij Lengtegraad.
4. Klik op Opslaan. De pin verplaatst nu naar de exacte plek.

Voordat je kunt starten, zorg je dat uitvoerders toegang hebben en begrijpen hoe de app werkt,

Stap 1: Maak een uitvoerderaccount aan

Zorg dat er per uitvoerder een gebruikersaccount is aangemaakt in TranspaClean. Dit doe je via:

Beheer > Gebruikersoverzicht > + Nieuwe gebruiker

• Kies voor gebruiker: Uitvoerder
• Vul naam, e-mailadres
• Verstuur de welkomstmail met inloglink

Laat uitvoerders altijd zelf hun wachtwoord instellen via de link in de e-mail. Dat voorkomt problemen later.

Heeft de uitvoerder geen e-mail? Zet dan 'Gebruik account-id' aan, en sla het account-id en wachtwoord op wanneer je de gebruiker hebt aangemaakt, wanneer je alles hebt goed gezet kun je dit doorsturen naar de uitvoerder.

Stap 2: Laat de app installeren

Vraag uitvoerders om de TranspaClean app te downloaden op hun smartphone:

• iPhone (App Store):
  Download hier

• Android (Google Play):
  Download hier

Stap 3: Verstuur Welkomst mail

Stuur de uitvoerder een welkomst email deze email bevat een instructie artikel over hoe uitvoerders de app kunnen gebruiken.

Welkom bij TranspaClean! Als beheerder speel je een centrale rol in het stroomlijnen van de schoonmaakprocessen en het borgen van de kwaliteit. Deze tool is ontworpen om je dagelijks werk overzichtelijk, inzichtelijk én efficiënter te maken.

De meeste organisaties gebruiken TranspaClean om:

• Meldingen snel op te volgen via het meldsysteem (met e-mailnotificaties).
• Reguliere en periodieke taken digitaal af te melden (met optioneel foto of notitie).
• Eenmalige of op-afroep opdrachten eenvoudig in te plannen.
• Vooruit te communiceren via meldingen aan gebouwgebruikers of klanten.
• Bijzonderheden, extra werk of klachten digitaal te registreren.

Bekijk de instructievideo voor beheer voor een korte rondleiding in TranspaClean

Als beheerder is het belangrijk dat je weet waar je wat kunt vinden binnen TranspaClean. Zeker in de opstartfase is het handig om een overzicht bij de hand te hebben. Daarom zijn er twee handige navigatie-pamfletten ontwikkeld:

• Voor beheerders/Aannemers
  Download navigatieoverzicht voor beheerders (PDF)
  Bevat een samenvatting van alle pagina's die zich bevinden in TranspaClean.
• Voor klantgebruikers
  Download navigatieoverzicht voor klanten (PDF)
  Legt op 1 pagina uit waar een klantgebruikers zijn planning, meldingen en favorieten vind. Handig om door te sturen.

Optie 1: Gebruik de Homepagina (voor vaste uitvoerdagen of beperkt aantal locaties)

De Homepagina is ideaal als je werkt met een relatief klein aantal locaties (tot ±50) en met vaste uitvoermomenten, bijvoorbeeld als je specifieke uitvoerdagen hebt.

Zo gebruik je dit scherm effectief:

1. Zet de weergavefilter op “Alle op datum” of “Favorieten”
   Zo zie je alleen de locaties waar vandaag iets gepland staat
2. Wil je per uitvoerder bekijken?
   Selecteer in de filter een uitvoerder om direct te zien waar hij/zij vandaag is ingepland
3. Let op bijzonderheden, meldingen of aftekeningen die zichtbaar zijn in het live rooster

Optie 2: Gebruik het Dashboard periodiek (Voor veel locaties of geen vaste dagen)

Beheer je veel locaties of werk je met week- of maandtaken zonder vaste uitvoerdagen? Dan is het Dashboard Periodiek de beste keuze.

Wat zie je hier?

• Een grafisch overzicht van alle actieve roosters
• Per locatie de status van:
  • Dagtaken
  • Weektaken
  • Maandtaken
• In één oogopslag of iets is uitgevoerd, nog open staat of dat er bijzonderheden zijn gemeld

Zo open je het dashboard:

• Ga in het menu naar: Dashboard > Periodiek

Let op: Dit overzicht werkt het prettigst op een desktop of laptop niet op mobiel.

Als beheerder hoef je niet alles actief te controleren, zo kun je automatisch updates ontvangen via e-mail. Door notificaties en favorieten goed in te stellen, zo blijf je eenvoudig op de hoogte van wat er gebeurd op alle locaties.

E-mailnotificaties instellen

Krijg automatisch een melding bij:

• Aangemaakte of gewijzigde meldingen (tickets)
• Aftekeningen met bijzonderheden of verhinderingen
• Toegevoegde eenmalige taken of opmerkingen

Zo stel je dit in:

1. Ga naar Notificaties en zoek de juiste locaties waarbij je meldingen wilt ontvangen
2. Vink aan welke meldingen je wilt ontvangen. Je kan hier ook locaties als favorieten toevoegen, Deze komen naderhand ook tevoorschijn bij Home.
3. Klik op Instellingen opslaan

Zo doe je dat:

1. Ga naar Gebruikersoverzicht > + Nieuwe gebruiker
2. Kies als rol: Klant
3. Koppel de juiste klant en locatie(s) en instellingen klik daarna op gebruiker aanmaken
4. Log nu in als de klantgebruiker
5. Ga naar notificaties > Voeg hier de locaties als favorieten toe die bij de klant behoren en de juiste meldingen.
6. Verstuur de welkomstmail

Tip: Stuur na de welkomstmail deze instructie aan de klant mee:
📄 Klantgebruikers cheatsheet (PDF)

Een klant toegang geven via Gebouwgebruiker heeft veel voordelen, zo is het makkelijk als een klant maar een locatie beheerd, het bied meer overzicht en minder ruis.

Klant toegang geven via toegangscode

1. Navigeer naar 'Mijn Locatie'.
2. Kopieer hier de Toegangscode van de des betreffende locatie. (Zie je geen toegangscode? klik dan op 'Kolommen' en zet Toegangscode aan).
3. Wanneer je deze code naar je klant stuurt kunnen ze inloggen via portal.transpaclean.nl/mijn-gebouw en kunnen ze hier de toegangscode invoeren.

Klant toegang geven via QRcode

1. Klik op 'Overzichten' > 'QR Locaties'
2. Vul het QR code formulier met de juiste gegevens in.
3. Klik op 'Overzicht maken' nu krijg je een overzicht die je kan uitprinten en ophangen bij een locatie zodat de klant deze kan scannen om inzicht te krijgen in de planning.

Soms komt het voor dat een uitvoerder onderweg extra werkzaamheden tegenkomt (bijvoorbeeld een vervuilde hal of een verzoek van de opdrachtgever). Door die taken direct in het live rooster te zetten, blijft als helder en transparant Meer weten over extra taak toevoegen?

Zo doe je dat:

1. Open het live rooster van de betreffende locatie in de app.
2. Tik bovenaan de takenlijst op + Toevoegen
3. Kies voor Eenmalige taak (of “Melding” als het om een klacht of melding gaat).
4. Vul een duidelijke titel en beschrijving in, selecteer de datum/tijd waarop de taak uitgevoerd moet worden en voeg eventueel een foto of bijlage toe.
5. Sla de taak op hij verschijnt direct in het rooster en kan daarna digitaal worden afgetekend
   

Deze manier van werken zorgt ervoor dat extra werkzaamheden niet verdwijnen in losse mailtjes of telefoontjes, en dat de klant later altijd kan terugvinden wat er is gedaan.

Als een vaste uitvoerder (bijvoorbeeld door vakantie of ziekte) tijdelijk niet kan werken, zijn er twee manieren om zijn of haar taken aan een invaller over te dragen.

Optie A: Taken “vacant” maken zodat het team ze kan oppakken

1. Ga via Rooster naar het werkprogramma dat overgenomen moet worden.
2. Selecteer de taken van de afwezige uitvoerder.
3. Kies bovenaan voor Actie op selectie → Stel vaste uitvoerder in en laat het veld leeg.
4. De taken zijn nu “vacant” en kunnen door iedere uitvoerder of ploeglid worden afgetekend.

Optie B: Specifieke invaller aanwijzen

1. Maak via Gebruikers → + Gebruiker toevoegen een tijdelijk account aan met de rol Uitvoerder en wijs dit account toe aan de klant/locatie.
2. Open het rooster, selecteer de betreffende taken en kies Stel vaste uitvoerder in selecteer de naam van de invaller.
3. De invaller logt met zijn of haar eigen account in op de app en ziet direct welke taken moeten worden uitgevoerd. Na afloop teken je de taken digitaal af.
   

Door een van deze methodes te gebruiken blijft de planning kloppend en kan de vervanger zonder administratieve rompslomp aan de slag.

Het digitaal aftekenen van taken is een belangrijke doel van TranspaClean. Het zorgt voor transparantie, geeft inzicht in de voortgang en bouwt een betrouwbare logboek op. Dit zijn de belangrijkste redenen:

• Bewijs van uitvoering: Via de aftekenknop geeft de uitvoerder aan of de taak volledig, met opmerking (melding) of met hindernis (verhinderd) is uitgevoerd. Hierdoor weten opdrachtgevers precies wat er is gebeurd.
• Communicatie: Bij een “Melding” kan de uitvoerder foto’s en opmerkingen toevoegen, zodat problemen of bijzonderheden meteen gedeeld worden
• Verantwoording en KPI’s: Alle aftekeningen worden opgeslagen en zijn terug te vinden in rapportages en dashboards Zo kun je als manager of klant ongewoontes herkennen en bijsturen.
• Locatie‑ en tijdsverificatie: Bij het aftekenen controleert het systeem via GPS of de uitvoerder daadwerkelijk op locatie is (zie onderstaand punt). Dat voorkomt discussie achteraf.

Kortom: door consequent digitaal af te tekenen ontstaat een compleet en transparant schoonmaak logboek.

Locatie‑verificatie voorkomt dat taken onterecht worden afgemeld. De app controleert op het moment van aftekenen of de uitvoerder zich in de buurt van de betreffende locatie bevindt.

• Wanneer de uitvoerder op de aftekenknop drukt, vraagt de app de GPS‑positie op.
• Er wordt geen exacte coördinaat opgeslagen het systeem noteert alleen “ja” of “nee” om te bepalen of de persoon op locatie is
• De locatiegegevens worden uitsluitend gebruikt op het moment van aftekenen en niet om gebruikers te volgen
• Als de GPS‑check negatief is (bijvoorbeeld doordat de gebruiker nog onderweg is), wordt de afmelding geblokkeerd en moet de uitvoerder naar de juiste locatie gaan om af te tekenen.

Dit systeem biedt opdrachtgevers zekerheid zonder de privacy van uitvoerders te verhinderen.

De TranspaClean‑app is ontworpen voor gebruik op een smartphone. Heeft een uitvoerder er geen, dan zijn er alternatieven:

1. Werktelefoon beschikbaar stellen: Veel schoonmaakbedrijven leveren hun medewerkers een eenvoudige werktelefoon met de app geïnstalleerd. Zo hoeven zij hun prive‑toestel niet te gebruiken
2. Overwegen van een TranspaClean‑device: TranspaClean biedt smartphones of tablets waarop de app al staat geïnstalleerd. Dit kan een goede oplossing zijn voor locaties waar meerdere uitvoerders zonder eigen smartphone werken.

Door een van deze opties te kiezen blijft de digitale registratie op orde en kunnen alle taken correct worden afgehandeld, ook zonder prive‑smartphones.