Academy

1. Navigeer links in je dashboard naar 'Rapporten & KPI's' → 'Bekijken' (Om een bestaand rapport te openen) 'Nieuw Rapport' (om een nieuw rapport aan te maken) (Of klik hier).
2. Als je een nieuw rapport aanmaakt is het verstandig om het een passende naam te geven, je krijgt ook de optie om onderdelen toe te voegen aan het rapport, per onderdeel zijn er automatisch standaard instellingen die je nog kunt wijzigen. Klik op 'Opslaan' als je tevreden bent
3. Als je een aangemaakt rapport wilt bekijken klik je op de knop 'Bekijken', vervolgens selecteer je een periode waarvan je de data wilt inzien en klik je op de blauwe knop 'Maak interactief rapport' om het automatisch gegenereerde rapport te openen.

1. Navigeer links in je dashboard naar 'Rapporten & KPI's'. → 'Bekijken'.
2. Klik op 'Instellingen' om het rapport te bewerken, je kunt hier de selectie van onderdelen wijzigen die terugkomen in je rapport, of de volgorde van onderdelen of de instellingen van data dat word gepresenteerd.

1. Navigeer links in je dashboard naar 'Rapporten & KPI's'. → 'Bekijken'.
2. Klik op 'Instellingen' om het rapport te bewerken
3. Hier kun je de rapportage automatisch laten versturen naar 'Beheer' en 'Klant' gebruikers. Een week na het einde van interval 'Maand', 'Kwartaal' of 'Jaar' zal de rapportage worden verstuurd, naar de gebruikers.

1. Navigeer naar het 'Live rooster'.
2. Klik bovenaan op '+Toevoegen' in het live rooster.
3. Er opent nu een taakformulier die je kunt invullen. (Voor beheer gebruikers zie je dit hieronder voor uitvoerders is dit scherm vereenvoudigd met minder opties)

Inplannen in: Kies voor een dag, week of maand waarin de taak moet worden toegevoegd (Afhankelijk van de flexibiliteit wanneer de opdracht moet worden uitgevoerd). Via het kalender knopje kun je voor- of achteruit in dagen.

Taak doorschuiven bij vergeten: Wanneer de taak niet wordt afgetekend door de uitvoerder dan schuift de taak automatisch mee naar de volgende dag.

Plaats taak tracker: Hiermee ontvang je een e-mail notificatie wanneer de uitvoerder de taak heeft afgetekend.

1. Open het ticket waarin een voorstel voor extra werk staat.
2. Klik op blauwe knop 'Taak maken' om de taak rechtstreeks aan de standaard takenlijst van de locatie toe te voegen.
3. Het taakformulier opent deze kun je nu invullen om een opdracht toe te voegen.

1. Navigeer naar je klant overzicht.
2. Klik op de 'bewerk knop' van de klant die je wilt koppelen.
3. Klik op 'Meer opties' (Zodat het koppelscherm zichtbaar is)
4. Voer de gegevens in zoals de koppelcode en eenmalige sleutel.
5. Vergeet ten slot niet op 'Klant koppelen te klikken'.

Als je bent ingelogd in TranspaClean kun je meldingen bekijken op twee manieren namelijk:

1. Rechtsbovenin op het klokje klikken hier vind je actuele meldingen.
2. Navigeer naar 'Tickets' hier vind je alle nieuwe meldingen (Dit zie je voornamelijk als er een melding staat in een blauw hokje naast 'Tickets' tekst)

1. Navigeer naar 'Gebruikers' → 'Tijdelijk overnemen' nu kom je in een overzicht waarbij je van alles kunt klikken.
2. Selecteer bij 'Selecteer Uitvoerder' de uitvoerder waarvoor je een vervanger wilt inplannen.
3. Wanneer je de uitvoerder hebt geselecteerd waarvoor je vervanging nodig hebt klik je op 'Tijdelijke overnemer' kies hier de uitvoerder die de taak tijdelijk overneemt.
4. Nu zie je dat de roosters tevoorschijn komen van de geselecteerde uitvoerder die invallers nodig heeft, je kun deze overal inplannen (waar nodig) wanneer je deze hebt geselecteerd.

Hier vindt je een overzicht van verschillende dashboards, in dit geval klik je op het ‘Tijdregistratie’ dashboard.

Hier kan je de instellingen aanpassen van het weergave overzicht. Selecteer hier eventueel de gewenste periode, een specifieke klant, welke tijdregistraties je nog kunt verwerken, of al heeft verwerkt.

In de kolom ‘Op slot’ kan je drie verschillende soorten knoppen zien:

1) ‘Stoppen‘ Deze knop geeft aan dat de tijdregistratie nog aan het lopen is. De uitvoerder kan nog bezig zijn, of het kan gebeuren dat de uitvoerder is vergeten de tijd te stoppen. Door op deze knop de klikken kan je de tijdregistratie stopzetten. Via punt 5 kunt u eventueel de foute gegevens wijzigen.

2) ‘Op slot‘ Deze knop geeft aan dat de tijdregistratie afgerond is en de taak dus is afgetekend. Deze tijdregistratie kan je verwerken (Zie punt 5). Wanneer je de registratie heeft verwerkt kan je op deze knop klikken om hem op slot te zetten.

3) ‘Open‘ Deze knop geeft aan dat u de tijdregistratie heeft verwerkt en deze op slot staat. Je kan de tijdregistratie niet meer bewerken totdat je op de knop klikt om deze weer te openen. De knop wordt dan weer groen met de tekst ‘Op slot‘. Let op: Wanneer je de tijdregistratie her-opent wordt deze informatie opgeslagen.

In de kolom ‘Tijd totaal’ zie je hoelang de uitvoerder heeft gedaan over het uitvoeren van de taak. Wanneer u vooraf tijd heeft ingesteld komt dit te staan achter ‘Gepland’. In dit voorbeeld is de type tijdregistratie ‘stopwatch’ gekozen en blijft het dus leeg. Wil je. weten hoe je het bij taken wijzigt? Klik hier voor de instructie.

In de kolom ‘Tijden’ vindt je informatie over de verwerking van de tijdregistraties. Bij de bovenste rij staat hier ‘Lopend’ wat inhoudt dat de tijdregistratie nog niet is gestopt. Zie punt 3 ‘Stoppen’ wat dit precies inhoudt. Bij de tweede rij ziet u de volgende opties:

Dit is de default knop en geeft aan dat je de tijdregistratie nog niet hebt verwerkt. Kies een van onderstaande knoppen om de tijdregistratie te verwerken.

Klik op deze knop wanneer je de tijdregistratie wilt afwijzen.

Klik op deze knop wanneer je de tijdregistratie wilt goedkeuren/ akkoord wilt geven.

Via deze knoppen kan je de tijdregistratie wijzigen of een opmerking plaatsen. Dit is bijvoorbeeld handig voor wanneer een uitvoerder is vergeten de tijd te stoppen.

Via het oogje of het pijltje kan je per tijdregistratie de taak bekijken in het liverooster.

1. Navigeer links in het menu naar 'Samenvatting' → 'Uitvoerders', of klik hier. zet de instellingen goed om het overzicht te maken (Zie hieronder een voorbeeld)

Bij ‘Uitvoerder’ kiest u de uitvoerder waarvan u het overzicht wilt maken. U kunt hier ook ‘Alle‘ kiezen.

Bij ‘Klant’ kunt u filteren op een specifieke klant, of u kiest ‘alles‘.

Bij ‘Plugin’ kiest u in dit geval ‘Tijdregistratie‘. Wilt u meer informatie over de activiteit van de uitvoerder? Klik dan op ‘Select All’.

Hier selecteert u de type verwerking van tijdregistraties. Hiermee kunt u filteren op tijdregistraties met de verwerking ‘Akkoord’, ‘Afgewezen’ of ‘Nog niet bepaald’.

1. Ga links in het menu naar 'Archief' → 'Aftekeningen' stel hier onder eigenschappen de juiste rapport keuzes in zoals: Verhinderd op + en afbeelding op +.
   
2. Nu zie je onder het schermdeel 'Uitvoeringen' bijzondere taakaftekeningen verschijnen (Wanneer er niks verschijnt kan het zijn dat je de verkeerde periode hebt geselecteerd). Via 'Kolommen' kan je de details van dit overzicht bepalen.
   
3. Selecteer de taak door het meest linker hokje te klikken klik vervolgens op 'Actie op selectie' → 'Doorsturen via e-mail', selecteer de personen naar wie je een mail wilt sturen en klik op 'verder' je kan met 'veld toevoegen' een extra e-mail toevoegen. Als je klaar bent klik je op 'Versturen'.
   

1. Je kan controleren naar wie je de e-mail hebt verzonden navigeer naar → 'Archief' → 'Email' en zet de status op: 'Doorgestuurde aftekeningen'.
2. Klik in de kolom 'Ontvangers' op het vakje om te zien naar wie u de melding heeft verstuurd.
3. Klik in de kolom 'Bekijken' op de blauwe knop om de email met de doorgestuurde taak te bekijken.

• Taak: Benoem hier de handeling.
• Beschrijving: Beschrijf hier wat u met de handeling precies doet.
• Voorkeurs uitvoerder: Geef aan wie deze specifieke taak uitvoert. Hiervoor moet u wel eerst een uitvoerders account aanmaken (Klik hier voor uitleg). Werkt u met een ploeg? Laat het dan staan op Geen uitvoerder. De ploeg kunt u later koppelen aan het gehele rooster (Klik hier voor uitleg).
• Ruimtes: Voeg hier eventueel aan bij welke ruimte(s) de taak wordt uitgevoerd.
• Herhaling: Kies hier hoe vaak de taak moet worden uitgevoerd. Bij dagtaak kunt u kiezen uit dagen van een week, Bij weektaak kunt u kiezen uit weken van het jaar, Bij maandtaak kunt u kiezen uit maanden van het jaar. Op de juiste dag, week, of maand blijft deze taak open staan voor de schoonmaak medewerker (uitvoerder) om deze uit te voeren en af te melden. Zie hieronder taakomschrijving voorbeelden van een dagtaak, weektaak, en maandtaak.

Om een dagtaak te selecteren is het belangrijk om de Herhaling op “Dagelijks” te zetten. Voor een bepaalde taak is het bijvoorbeeld ook handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘

Om een Weektaak te selecteren is het belangrijk om de Herhaling op “Wekelijks” te zetten. Voor een bepaalde taak is het bijvoorbeeld ook handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is. Bij een weektaak kun je ook kiezen voor een uitvoeringsdag wanneer een bepaalde taak uitgevoerd moet worden.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘

Bovenstaande voorbeeld is de optie rechtsboven ‘Meer opties‘ aangeklikt voor meer taak instelling mogelijkheden (Deze is meestal al automatisch uitgeklapt). Voor een glasbewassing taak is het bijvoorbeeld handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘.

1. Navigeer naar 'Rooster' of de klik op de home-pagina op het live rooster.
2. Wanneer je op 'Rooster' hebt geklikt klik op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bekijken, en klik dan bovenin op 'Bekijk'.

Nu zie je het live-rooster met alle bijbehorende taken.

1. Navigeer naar 'Rooster'.
2. Wanneer je op 'Rooster' hebt geklikt klik op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bekijken, en klik dan bovenin op 'Jaarrooster'.
3. Je kunt hierin relevante kolommen aanvinken die je wilt zien, klik op 'Print' om het jaarrooster als PDF op te slaan of uit te printen.

1. Navigeer naar het live rooster
2. Ga vooruit in de planning naar het eerst volgende moment dat de taak die je wilt volgen weer aan de beurt is.
3. Klik op de 3 bolletjes (⋯) → Taak tracker → voeg je e-mail adres toe en kies hoe vaak je e-mails wilt ontvangen dat de taak uitgevoerd is.
4. Je kunt de taak tracker opzeggen via de link 'Deze taak tracker opzeggen'.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Daarna klik je op de blauwe knop met het potlood icoontje van de taak die je wilt bewerken.
3. Nu kun je de taak aanpassen, vergeet niet op opslaan te klikken wanneer je klaar bent

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Klik op 'Kolommen' → 'Verwijder', nu komt een rood kruisje tevoorschijn aan de rechterkant als je hierop klikt verwijder je de taak meteen.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Klik op de eerste rij om taken aan te vinken, als je er meerdere wilt selecteren houd je shift ingedrukt, of om een selectie te maken van rijen die niet opeenvolgend van elkaar zijn klik je 'Windows' of 'ctrl' (voor windows) of 'Command' knop ingedrukt te houden (voor mac)
3. Als je taken hebt geselecteerd klik je vervolgens op 'Actie op selectie', je kunt hier de taken dupliceren, notificatie instellingen, uitvoerder, frequentie en uitvoerdag gemakkelijk aanpassen.
4. Wil je een taak revisie aanmaken voor meerdere taken? kies dan 'Een nieuwe versie van de taak maken' → 'Ja' om het verleden te behouden.
5. Vervolgens kies je de ingangsdatum en wanneer nieuwe revisie ingaat, doorloop de volgende stappen en klik als laatste stap op 'instellen'.

Je kunt een taak kopiëren naar; Het huidig rooster, Bestaand rooster & een nieuw rooster. Als eerst wil je de taken selecteren die je wilt kopieren, als je de taken hebt geselecteerd klik je op “ACTIE OP SELECTIE” en dan kies je een van de Dupliceer acties, lees  hieronder wat je precies kan doen voor elke mogelijkheid.

• Huidig rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in dit rooster“, dan krijg je de vraag als je de frequenties wilt kopiëren als je een andere herhaling (Frequentie) wilt, kies je voor de optie “Houd de frequenties leeg” als je WEL de frequenties wilt behouden klik je op “Kopieer frequenties“.
• Bestaand rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in bestaand rooster” dan krijg je de vraag naar welk rooster je deze taak wilt kopiëren selecteer hier een rooster waarin je de frequenties wilt kopiëren.
• Nieuw rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in nieuw rooster” voer daarna een roosternaam in voor de nieuwe aangemaakte rooster, kies daarna als je de frequenties wilt kopiëren of niet.

1. Navigeer naar 'Rooster' of klik hier (Hier vind je een overzicht van al je aangemaakte roosters).
2. Klik vervolgens op de blauwe knop 'Periodiek' van het rooster waarvan je taken wilt kopiëren.
3. Selecteer de taken die je wilt kopiëren (via de eerste kolom kan je een selectie maken van de rijen die je wilt kopiëren).
   
   Via de eerste kolom kun je aangeven welke rijen (taken) je wilt kopiëren.
   Houd de Ctrl-toets (Windows) of Command-toets (Mac) ingedrukt om losse rijen te selecteren die niet naast elkaar staan.
   Wil je alle taken in één keer selecteren? Klik dan op de knop “Selecteer alles”.
   
4. Als je de taken hebt geselecteerd klik je op de knop 'Actie op selectie', en kies de actie 'Dupliceer X rijen in bestaand rooster'. Kies vervolgens het rooster waar je de taken naartoe wilt dupliceren en geef aan of je de frequenties (Hoe vaak de taken aan de beurt moeten zijn) wilt mee kopiëren (Dit kan ook naar een nieuw rooster maar deze moet je dan eerst nog koppelen aan een locatie en klant).
   

Binnen TranspaClean kun je een rooster als template (sjabloon) gebruiken.
Een template rooster is handig wanneer je dezelfde taken vaker wilt gebruiken in meerdere roosters. Je hoeft deze taken dan niet steeds opnieuw aan te maken.

1. Ga naar Rooster
2. Zoek het rooster dat je wilt gebruiken als template (Let op: in dit rooster moeten al de taken staan die je later wilt hergebruiken)
3. Ga naar Rooster instellingen
4. Zet de Modus op ‘Template rooster’ (Zie afbeelding)
5. Geef het rooster een duidelijke referentie naam, zodat je het later makkelijk herkent (Bijvoorbeeld: [Template rooster – Kantoor schoonmaak complex])
   
   
   

Template rooster gebruiken in een nieuw of bestaand rooster

Wil je dit template rooster nu gebruiken om taken in een ander rooster te plaatsen? Volg dan deze stappen:

1. Ga naar Rooster
2. Open een bestaand rooster of klik op + Rooster toevoegen
3. Zorg dat je in een leeg rooster zit
4. Klik op de blauwe knop + Template toevoegen (zie afbeelding)
   
5. Je ziet nu een overzicht van templates
6. Kijk onder ‘Mijn templates’
7. Zoek het template op aan de hand van de rooster referentie naam
8. Selecteer het juiste template en klik op Toevoegen
   
   Alle taken uit het template rooster worden nu automatisch overgenomen in het geselecteerde rooster.
   
   

Ga naar ‘Rooster‘ pagina, of klik hier. Hier vind je een overzicht van al je aangemaakte roosters.

Klik vervolgens op de blauwe knop ‘Periodiek‘ van het rooster die je wilt bewerken.

Als eerst wil je een taak aanmaken, bij de Taak omschrijving (Stap 1) raden we het aan om iets algemeens neer te zetten wat de taken pakket omschrijft zoals: Schoonmaak, Glasbewassing, Schoffelen. Daarnaast bij Beschrijving raden we het aan om de herhaling neer te zetten (Stap 2) bvd: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks.

Als je dit allemaal hebt gedaan en de taak hebt toegevoegd heb je twee verschillende mogelijkheden om een taken pakket aan te maken, beide manieren hebben diverse voordelen zie hier beneden:

• Taken bundelen in het extra informatie veld – Je kunt meerdere taken samenvoegen door ze in het veld Extra informatie te beschrijven. Dit houdt het rooster overzichtelijk, maar taken kunnen niet afzonderlijk worden afgevinkt. Handig voor eenvoudige werkpakketten waarbij één aftekening volstaat.
• Taakonderdelen toevoegen – Hiermee kun je binnen een taak meerdere specifieke onderdelen aanmaken. Zo kan een uitvoerder een hoofdtaak in één keer aftekenen, terwijl er per onderdeel nog steeds opmerkingen of foto’s kunnen worden toegevoegd. Dit biedt meer detail en controle over de uitvoering van het werk.

Nadat je de taak hebt toegevoegd klik je op de taak die je zojuist hebt aangemaakt op het bewerk knopje (Blauwe potloodje). Daarna scroll je helemaal naar beneden bij het taak bewerk scherm totdat je “Extra informatie” tekst veld ziet.

In de Extra informatie tekst veld, is het verstandig om de taken te bundelen. We raden het aan om bullet points voor de taken neer te zetten dit maakt alles vele malen overzichtelijker. Zie het eindresultaat voor de uitvoerder onder de afbeelding extra informatie.

Nadat je de taak hebt toegevoegd, klik je op de taak die je zojuist hebt aangemaakt en druk je op het bewerkknopje (blauwe potloodje). Scroll vervolgens naar beneden in het taakbewerkingsscherm totdat je de knop “Onderdeel toevoegen” ziet.

Met taakonderdelen kun je een taak opdelen in kleinere stappen. Dit zorgt voor meer structuur en biedt de uitvoerder de mogelijkheid om per onderdeel een opmerking of foto toe te voegen. Vul per onderdeel de benodigde informatie in en kies indien gewenst voor automatisch aftekenen.

Vergeet niet op de groene knop “Opslaan” te klikken om de wijzigingen door te voeren. De taakonderdelen zijn daarna direct zichtbaar voor de uitvoerder in het rooster.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Daarna klik je op de blauwe knop met het potlood icoontje van de taak die je wilt bewerken.
3. Klik op 'Tijdmeting' en kies een van de volgende opties: Aan (Stopwatch) of Aan (Tijd opgeven) kies opgeven als er tijdafspraken zijn gemaakt over de taak.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Selecteer alle taken waarbij je een tijdregistratie wilt toepassen. (Door op je toetsenbord shift ingedrukt te houden en de taken aan te vinken in de eerste kolom kun je taken selecteren.)
3. Wanneer je de taken hebt geselecteerd klik je op 'Actie op selectie' → 'Stel tijdsmeting in voor X rijen' (waarbij x je aantal gekozen rijen is), om in een keer tijdregistratie in te stellen voor de door u geselecteerde taken.
4. Doorloop de stappen die je krijgt om de instellingen correct op te zetten. NB: kies 'Tijd opgeven' als er concrete tijdafspraken zijn gemaakt over de taak, kies 'stopwatch' wanneer dit niet het geval is.

Soms wil je een periodieke taak aanpassen (bijv. frequentie, uitvoerder, omschrijving), terwijl er al eerder op is afgetekend. In dat geval kan TranspaClean een nieuwe versie van de taak maken. Zo kun je:

• Het verleden bewaren (aftekeningen/historie blijven zichtbaar)
• En vanaf een gekozen ingangsdatum verdergaan met de aangepaste taak

Wanneer zie je de melding?

Krijg je een melding dat het niet lukt om een revisie te maken? Dan komt dat meestal doordat:

1. De geselecteerde taken al eerder zijn afgetekend (er is dus een historie)
2. Je een wijziging probeert te doen op een selectie met verschillende herhalingen (bijv. dag + week + maand).

TranspaClean kan dan niet in één keer een revisie maken voor een gemengde herhaling selectie.

Zo maak je een revisie aan bij een taak

1. Ga naar Rooster → open het rooster en klik op Periodiek.
2. Klik op Kolommen en zet Versies aan. (Zie 1 op afbeelding voor kolommen)
3. In de tabel verschijnt nu een extra kolom met een versie-/revisie-icoon. Klik bij de juiste taak op dat icoon. (Zie 2 op afbeelding)
4. Kies het weeknummer (datum van de 1e dag van die week) en klik op Revisie toevoegen.
   • De huidige (oude) taak komt onder Verleden te staan
   • De nieuwe (aan te passen) taak staat onder Huidig
5. Klik bij Huidig op Bewerk revisie, pas de taak aan en klik op Opslaan.
   
   

Tip: controleer daarna of het revisie-icoon met 1 is opgehoogd en bekijk het resultaat door in Bekijk naar de week van de wijziging te gaan (en eventueel de week ervoor).

Revisie bewerken

1. Klik de blauwe knop in de kolom Bewerk revisie.
2. Voer vervolgens de wijzigingen door die je wilt toepassen.
3. Vergeet niet tot slot op opslaan te klikken.

Tip: Check als het taakrevisie teken (herhaal teken) met 1 is opgehoogd, je kan dit zien in bekijk en dan naar de week van de wijziging te gaan en in de week daarvoor te kijken.

1. Ga naar Rooster → Periodiek.
2. Selecteer meerdere taken (Shift voor een reeks, Ctrl/Command voor losse rijen).
   • Let op: om revisies tegelijk te maken is het belangrijk dat de taken dezelfde Herhaling hebben (bijv. allemaal “Week” of allemaal “Maand”).
3. Klik op Actie op selectie en kies de actie die je wilt uitvoeren (bijv. uitvoerder aanpassen, frequentie aanpassen, uitvoerdag instellen, etc.).
4. Als (een deel van) de geselecteerde taken al historie heeft, verschijnt daarna het scherm: ‘Een nieuwe versie van de taak maken’.
   • Kies Ja → je bewaart het verleden (oude versie blijft zichtbaar in historie)
   • Kies daarna de ingangsdatum → vanaf wanneer moet de nieuwe versie gelden?
5. Doorloop de stappen van de gekozen actie en klik als laatste op Instellen om de revisie(s) op te slaan

Wil je weten waar je gestopte taken kunt terug vinden? En wat er is gewijzigd en wanneer?

Bekijk dan dit artikel

1. Ga naar Gebruikers informeren pagina. Deze optie kunt u terug vinden in uw navigatiescherm.(Voor 'Beheer' gebruikersrol gaat u in uw navigatiescherm naar ‘Locatie‘ en boven de tabel naar ‘Informeer gebouwgebruikers‘, of klik hier)
2. (Sla deze stap over wanneer u dit balkje niet ziet) Selecteer hier ‘Alle bedrijven’ of één specifieke schoonmaak partner. U ziet dan alleen de complexen die u hebt geselecteerd
3. Kies hier het rooster waar u de gebouw gebruiker inzage wilt geven
4. U kunt een extra tekst toevoegen, bijvoorbeeld “Zoals afgesproken betrekken we u bij de pilot TranspaClean. Mocht u vragen hebben stuur een melding of neem contact op met TranspaClean: +31 85 004 10 60”
5. Voeg hier het e-mail adres in van de bewoner. Door de knop Veld toevoegen kunt u meerdere bewoners tegelijk e-mailen
6. Klik op Versturen

Je kunt ook een uitdraai maken van alle toegangslinkjes om deze in een eigen e-mail te plakken.

Ga hiervoor naar ‘Overzichten‘ en ‘QR locaties‘. Let op dat je instelling ‘QR-code’ op ‘Auto login url‘ zet.

Verder hoef je aan de instellingen op standaard laten staan, zoals boven is afgebeeld. Kies zelf alleen nog de roosters/locaties of in één keer alle complexen van de aannemer op opdrachtgever. Staan de instellingen goed dan klik je op ‘Overzicht maken’ om een lijst te genereren met alle toegangslinkjes (Zie onderstaande voorbeeld).

Je kunt gebouwgebruikers ook informeren door een QR-code op te hangen in centrale ruimte(s) van een complex, wil je weten hoe je deze QR-codes aanmaakt? bekijk dan hieronder QR-code aanmaken

1. Navigeer naar 'Overzichten' → 'QR Locaties' hier kun je de gegevens invoeren van de locatie waarbij je een QR-code formulier wilt maken. (Zie hieronder belangrijke uitleg over het formulier)

1. Ga naar Overzicht QR pagina. Deze optie kan je terug vinden in je navigatiescherm
2. Hier kun je de informatie informatie invoeren van de gewenste locatie, rooster of klant.
3. Type of plak hier een tekst die je wilt toevoegen bij het formulier in het Nederlands en/of Engels moet worden opgesteld/gegenereerd.
4. De letterhoogte wordt automatisch aangepast op basis van de hoeveelheid tekst die je typt bij punt 3, dit kan je uiteraard handmatig groter of kleiner maken.

Nu wordt het tijd om het QR-code formulier te printen klik op 'Overzicht maken' en hier krijg je het formulier te zien, klik met je 'Rechter muisknop' op het overzicht en klik op 'Print'

1. Selecteer de gewenste print locatie. Dit kan een printer zijn, of in het geval van dit voorbeeld opslaan als een PDF bestand
2. Hiermee kunt u eventueel een aangepaste selectie maken van pagina’s die u wilt printen of opslaan
3. Klik op deze knop om het formulier printen of om het formulier als PDF bestand op te slaan. Als u opslaan kiest dan moet u wel nog een locatie op uw computer selecteren waar u het formulier wilt opslaan

1. Navigeer naar 'Overzichten' → 'QR Locaties' hier kun je de gegevens invoeren van de locatie waarbij je een QR-code formulier wilt maken.
2. Selecteer de talen die je wilt instellen
3. Geef voor elke taak een optionele extra tekst op en klik op 'Overzicht maken'
4. Print de pagina's uit gebruik de toets combinatie CTRL + P (Windows) of voor mac Command + P
5. Bij print instellingen kies voor Pages per sheet (Pagina's per vel) voor 2, nu komen de Nederlandse en/of Engelse naast elkaar of onder elkaar. Klik vervolgens op de blauwe opslaan knop.

Navigeer naar "Rooster" pagina, hier kun je door middel van de "Actie" knop het jaarrooster openen of door op "Periodiek" en dan bovenin op "Jaarrooster te klikken"

1. Klik op 'Acties' → 'Jaarrooster'.
2. Nu opent het jaarrooster hier kun je nog bepaalde instellingen aan/uit zetten. Bekijk de volgende stap (2. Jaarrooster overzicht printen) over hoe je dit het beste kan uitprinten
   

1. Als je de instellingen heb toegepast die je relevant vindt om uit te printen of te exporteren klik je op 'Print'. En stel hier de juiste print instellingen in, zie hieronder een voorbeeld om het naar een PDF te exporteren.
   
2. Wil je het jaarrooster uitprinten? Selecteer dan een printer, vergeet ook niet om alle pagina's aan te zetten, anders kan het zomaar zijn dat er maar 1 pagina uitprint.
3. Past het jaarrooster niet op het A4? Of heb je een uitgebreid rooster? Pas dan zodanig de schaal aan dat deze erop past, je kunt de schaal aanpassen naar 90% zodat een uitgebreid rooster net wel op 1 pagina past. Bekijk hieronder waar je de schaal optie kunt vinden.

Meer weten over hoe je een uitgebreid rooster kleiner kunt maken?: Klik hier (5. Taken bundelen/onderdelen)

1. Navigeer naar 'Gebruikers' → 'Gebruiker toevoegen' → selecteer de optie 'Welke rol heeft deze gebruiker?' → 'Klant' voor nu des betreffende gegevens in voor de klant en klik ten slot op: 'Gebruiker toevoegen'
2. Wanneer je de klant hebt toegevoegd zijn er nog belangrijke instellingen die goed moeten worden gezet zie stap 2 hiervoor.
3. Vergeet ook niet de klant een welkomst mail te sturen eenmaal je de instellingen hebt goed gezet

1. Navigeer naar 'Gebruikers' klik daarna op 'Kolommen' en zet 'Notificaties' aan.
2. Klik nu onder het tabel kopje 'Notificaties' op 'Bewerken', nu kom je in een overzicht om de notificatie instellingen in te stellen van de klant
3. Zie stap 3 voor meer informatie over de instellingen voor (email-)notificaties

Markeer de boxjes van de locaties en soort notificaties die je wilt instellen. Klik op (i) voor meer info over de notificatie, of klik hier voor uitgebreide uitleg. Zie hieronder een screenshot van de meest gebruikte e-mail notificatie instellingen voor klant gebruikers:

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik bovenin op +Gebruiker toevoegen
3. Selecteer bij welke rol heeft deze gebruiker? Contactpersoon
4. Voer de gegevens in van de contactpersoon en klik vervolgens op de groene knop +Gebruiker toevoegen
5. Nadat je de contactpersoon hebt toegevoegd is het cruciaal dat je de instellingen goed zet van deze gebruiker, zie de stappen hieronder hoe je dit doet.

Het is cruciaal om dit goed te doen, anders kan het voorkomen dat het contactpersoon helemaal niks ziet binnen TranspaClean.

Locaties goedzetten voor het contactpersoon

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik op de contactpersoon in kwestie op Bewerken (blauwe potloodje)
3. Klik bovenin op Gekoppelde locaties (Zie 1 op afbeelding)
4. Voeg hier de juiste locaties en of klanten toe (Zie 2 en 3 op afbeelding)
   

Instellingen en notificaties goedzetten voor het contact-persoon

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Log in als de betreffende contactpersoon
3. Ga naar Notificaties

Hier zie je een overzicht van alle locaties die aan de contactpersoon zijn gekoppeld. Per locatie kun je:

1. De locatie als favoriet instellen door op het ster-icoon te klikken
2. Instellen of de contactpersoon meldingen ontvangt voor:
   • Tickets
   • Notificatietaken
   • Verhinderingen
   • Meldingen
     

Zorg dat de juiste opties per locatie zijn ingeschakeld, zodat de contactpersoon de gewenste notificaties ontvangt.

Als je eenmaal klaar bent met de juiste instellingen is het handig om een welkomst e-mail te versturen

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Selecteer de contactpersoon en klik op het potloodje (bewerken)
3. Klik op Stuur welkomst e-mail

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik bovenin op +Gebruiker toevoegen
3. Selecteer bij welke rol heeft deze gebruiker? Uitvoerder
4. Voer de gegevens in van de uitvoerder en klik vervolgens op de groene knop +Gebruiker toevoegen (Heeft de uitvoerder geen e-mail? klik dan op gebruik account-id)
5. Je krijgt nu een popup, als je de gebruiker een welkomst e-mail wilt sturen klik je op verder bewerken
6. Om een welkomst e-mail te versturen klik je op Stuur welkomst e-mail

Wil je meer weten over uitvoerders toevoegen & inplannen? bekijk dan dit artikel

Wil je aan de slag en uitvoerders in gaan plannen? Hiervoor is een ander artikel geschreven waarbij alles haarfijn wordt uitgelegd hoe je simpel en zorgeloos aan de slag kan gaan.

We raden aan om te kijken naar dit artikel om vervolg stappen te ondernemen hier wordt ook uitgelegd hoe je een uitvoerder zonder e-mail toevoegd, zo kun je snel en gemakkelijk aan de slag.

Beheer gebruiker toevoegen

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik op +Gebruiker toevoegen
3. Selecteer bij Welke rol heeft deze gebruiker? Beheer
4. Voor nu de gegevens in van de beheerder en klik op de groene knop +Gebruiker toevoegen

Je kunt bij overzicht → Kolommen → Aangemeld aanzetten

Let op: Wanneer je een beheer gebruiker hebt toegevoegd kun je deze niet meer bewerken. (Tenzij je eigenaarsrechten hebt). Dit is om te voorkomen dat beheerders elkaar kunnen wijzigen/verwijderen. Vraag een beheer account met eigenaarsrechten of diegene dat bij je wilt instellen. Indien dit bij niemand is ingesteld kan je contact opnemen met TranspaClean: https://transpaclean.nl/contact/

Als je een beheerder hebt toegevoegd en deze persoon nieuw is op TranspaClean, raden wij aan om de volgende artikelen door te sturen:

• Basis inrichting TranspaClean
• Managen basis TranspaClean

Een gebouwgebruiker is iemand die het gebouw gebruikt of er woont en via TranspaClean geïnformeerd kan worden, bijvoorbeeld over werkzaamheden, meldingen of toegang.

Gebouwgebruikers kun je niet direct toevoegen aan TranspaClean. Je kunt hen wél toegang geven tot een locatie via één van de volgende opties:

• Een QR-code die in het gebouw wordt opgehangen
• Een toegangscode die in het gebouw wordt opgehangen
• Een toegangslink die wordt doorgestuurd

Gebouwgebruikers kunnen de QR-code scannen of een toegangscode invoeren in TranspaClean. Hiermee krijgen zij toegang tot de locatie en kunnen zij relevante meldingen ontvangen.

Meer weten over gebouwgebruikers? Bekijk dan dit artikel

Let op: Je hebt 'Beheer' nodig om deze wijzigen toe te passen.

1. Navigeer naar 'Gebruikers' klik vervolgens op de 'bewerk' knop van de gebruiker die je wilt bewerken.
2. Klik op 'Gebruik locatie beveiliging' en selecteer 'Nooit' als je de beveiliging uit wilt hebben (Er wordt nu geen op locatie afgetekend geregistreerd). Klik op 'Gebruik locatie specifieke instelling' als je dit aan wilt zetten.

Android

1. Open Instellingen op je telefoon.
2. Ga naar Locatie of Privacy → Locatie.
3. Zet Locatie aan.
4. Scrol naar App-rechten of App-toestemmingen.
5. Zoek TranspaClean in de lijst en kies:
   • Altijd toestaan of
   • Toestaan tijdens gebruik van app
     (zodat GPS actief is wanneer je aan het werk bent).

iPhone (iOS)

1. Open Instellingen → Privacy & Beveiliging → Locatievoorzieningen.
2. Controleer dat Locatievoorzieningen aan staan.
3. Scrol naar beneden en tik op TranspaClean.
4. Kies Tijdens gebruik van app of Altijd.
5. Controleer of Nauwkeurige locatie is ingeschakeld; dit verbetert de herkenning bij het aftekenen.

Tip: Als GPS uitstaat, krijg je bij het aftekenen of tijdregistreren een melding dat je niet op locatie bent. Zet je locatievoorzieningen aan en probeer opnieuw.

Het kan zomaar voorkomen dat de locatie van het rooster niet goed staat, en hierdoor aftekenen niet soepel verloopt, zie hieronder oplossingen die je kunnen helpen om de locatie goed te zetten, meestal werkt het handmatig instellen het beste:

1. Locatie pin-point wijzigen (Klik hier)
2. Locatie klopt nog steeds niet op de kaart hoe kan ik dit zelf handmatig instellen? (Klik hier)
   

1. Navigeer naar het rooster die je wilt bewerken in het 'rooster' overzicht scherm en klik op de blauwe knop 'periodiek'.
2. Klik vervolgens in het rooster bovenin in de balk op 'Instellingen'.
3. Bekijk 2. Notificatie paneel instellingen voor alle opties met uitleg.

Via het 'Status notificatie paneel' kan je de volgende keuzes maken:

• Open als iemand vraagt om vooraankondiging en er zijn notificatietaken (Default keuze).

Met deze instelling houdt u rekening met klant en/of contactpersonen die zich hebben aangemeld voor notificatietaken, én ook gebouwgebruikers (Bijvoorbeeld bewoners) die zich hebben aangemeld als locatievolger (Zie stap 3).

• Open als contactpersoon of klant vraagt om een vooraankondiging en er zijn notificatietaken
• Open als contactpersoon vraagt om vooraankondiging en er zijn notificatietaken

In beide situaties houdt het systeem bij dat er klanten en/of contactpersonen zijn die geïnformeerd willen of moeten worden over een uitvoerdatum van een notificatietaak. Er wordt géén rekening gehouden met gebouwgebruikers.

• Altijd open: U kunt ALTIJD de notificatietaken in dit rooster op datum inplannen, ook al heeft geen enkele klant, contactpersoon of gebouwgebruiker zich hiervoor aangemeld.

• Altijd dicht: Dan hoeven er geen handmatige vooraankondigingen worden gestuurd met de exacte datum van uitvoering.

1. Navigeer naar de taak waarbij je een foto wilt toevoegen.
2. Als je de taak aftekent verschijnt er een camera icoontje klik hierop om een foto toe te voegen.
3. Als je een melding (Doormiddel van op de 3 bolletjes te klikken) wilt maken kun je een afbeelding selecteren en een opmerking toevoegen.

• Open een locatie vanuit de app/qr-code of NFC
• Klik vervolges bovenin op de knop 'Toevoegen'

• Nu kun je de taak een naam en beschrijving geven zie hieronder een voorbeeld.

Hieronder zie je een voorbeeld van het resultaat van de toegevoegde en direct afgetekende eenmalige taak: