Academy

1. Ga links in het menu naar 'Archief' → 'Aftekeningen' stel hier onder eigenschappen de juiste rapport keuzes in zoals: Verhinderd op + en afbeelding op +.
   
2. Nu zie je onder het schermdeel 'Uitvoeringen' bijzondere taakaftekeningen verschijnen (Wanneer er niks verschijnt kan het zijn dat je de verkeerde periode hebt geselecteerd). Via 'Kolommen' kan je de details van dit overzicht bepalen.
   
3. Selecteer de taak door het meest linker hokje te klikken klik vervolgens op 'Actie op selectie' → 'Doorsturen via e-mail', selecteer de personen naar wie je een mail wilt sturen en klik op 'verder' je kan met 'veld toevoegen' een extra e-mail toevoegen. Als je klaar bent klik je op 'Versturen'.
   

1. Je kan controleren naar wie je de e-mail hebt verzonden navigeer naar → 'Archief' → 'Email' en zet de status op: 'Doorgestuurde aftekeningen'.
2. Klik in de kolom 'Ontvangers' op het vakje om te zien naar wie u de melding heeft verstuurd.
3. Klik in de kolom 'Bekijken' op de blauwe knop om de email met de doorgestuurde taak te bekijken.

• Taak: Benoem hier de handeling.
• Beschrijving: Beschrijf hier wat u met de handeling precies doet.
• Voorkeurs uitvoerder: Geef aan wie deze specifieke taak uitvoert. Hiervoor moet u wel eerst een uitvoerders account aanmaken (Klik hier voor uitleg). Werkt u met een ploeg? Laat het dan staan op Geen uitvoerder. De ploeg kunt u later koppelen aan het gehele rooster (Klik hier voor uitleg).
• Ruimtes: Voeg hier eventueel aan bij welke ruimte(s) de taak wordt uitgevoerd.
• Herhaling: Kies hier hoe vaak de taak moet worden uitgevoerd. Bij dagtaak kunt u kiezen uit dagen van een week, Bij weektaak kunt u kiezen uit weken van het jaar, Bij maandtaak kunt u kiezen uit maanden van het jaar. Op de juiste dag, week, of maand blijft deze taak open staan voor de schoonmaak medewerker (uitvoerder) om deze uit te voeren en af te melden. Zie hieronder taakomschrijving voorbeelden van een dagtaak, weektaak, en maandtaak.

Om een dagtaak te selecteren is het belangrijk om de Herhaling op “Dagelijks” te zetten. Voor een bepaalde taak is het bijvoorbeeld ook handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘

Om een Weektaak te selecteren is het belangrijk om de Herhaling op “Wekelijks” te zetten. Voor een bepaalde taak is het bijvoorbeeld ook handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is. Bij een weektaak kun je ook kiezen voor een uitvoeringsdag wanneer een bepaalde taak uitgevoerd moet worden.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘

Bovenstaande voorbeeld is de optie rechtsboven ‘Meer opties‘ aangeklikt voor meer taak instelling mogelijkheden (Deze is meestal al automatisch uitgeklapt). Voor een glasbewassing taak is het bijvoorbeeld handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘.

1. Navigeer naar 'Rooster' of de klik op de home-pagina op het live rooster.
2. Wanneer je op 'Rooster' hebt geklikt klik op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bekijken, en klik dan bovenin op 'Bekijk'.

Nu zie je het live-rooster met alle bijbehorende taken.

1. Navigeer naar 'Rooster'.
2. Wanneer je op 'Rooster' hebt geklikt klik op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bekijken, en klik dan bovenin op 'Jaarrooster'.
3. Je kunt hierin relevante kolommen aanvinken die je wilt zien, klik op 'Print' om het jaarrooster als PDF op te slaan of uit te printen.

1. Navigeer naar het live rooster
2. Ga vooruit in de planning naar het eerst volgende moment dat de taak die je wilt volgen weer aan de beurt is.
3. Klik op de 3 bolletjes (⋯) → Taak tracker → voeg je e-mail adres toe en kies hoe vaak je e-mails wilt ontvangen dat de taak uitgevoerd is.
4. Je kunt de taak tracker opzeggen via de link 'Deze taak tracker opzeggen'.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Daarna klik je op de blauwe knop met het potlood icoontje van de taak die je wilt bewerken.
3. Nu kun je de taak aanpassen, vergeet niet op opslaan te klikken wanneer je klaar bent

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Klik op de blauwe knop 'Kolommen' en selecteer de optie 'Versies'. (Er verschijnt nu een extra kolom met een herhalingsteken klik op de 'versie' (Herhalingsteken) knop van de taak die je wilt wijzigen).
3. Selecteer het week nummer (Datum 1e dag van de week) en klik op 'Revisie toevoegen'. (De gewijzigde taak staat nu achter 'verleden' en de te reviseren taak staat nu achter 'Huidig').
4. Klik op de blauwe knop in de kolom 'Bewerk revisie', breng vervolgens de wijzigingen aan in de taak en klik op 'opslaan'. (Je kunt de wijzigingen in 'bekijk' zien door naar de week van de wijzigingen te gaan)

Wil je bij meerdere taken tegelijk een revisie toevoegen?

1. Ga naar het 'takenoverzicht' en selecteer de taken met dezelfde herhaling (LET OP! om meerdere taken tegelijk een revisie toe te voegen moeten deze allemaal dezelfde herhaling hebben).
2. Wanneer je meerdere taken hebt geselecteerd waarbij je een revisie wilt toevoegen, klik je op 'Actie op selectie' → 'Een nieuwe versie van de taak maken' → 'Ja' om het verleden te behouden.
3. Kies vervolgens de ingangsdatum wanneer de nieuwe revisie ingaat. Doorloop de stappen en klik als laatste stap op 'Instellen' om de revisie compleet te maken.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Klik op 'Kolommen' → 'Verwijder', nu komt een rood kruisje tevoorschijn aan de rechterkant als je hierop klikt verwijder je de taak meteen.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Klik op de eerste rij om taken aan te vinken, als je er meerdere wilt selecteren houd je shift ingedrukt, of om een selectie te maken van rijen die niet opeenvolgend van elkaar zijn klik je 'Windows' of 'ctrl' (voor windows) of 'Command' knop ingedrukt te houden (voor mac)
3. Als je taken hebt geselecteerd klik je vervolgens op 'Actie op selectie', je kunt hier de taken dupliceren, notificatie instellingen, uitvoerder, frequentie en uitvoerdag gemakkelijk aanpassen.
4. Wil je een taak revisie aanmaken voor meerdere taken? kies dan 'Een nieuwe versie van de taak maken' → 'Ja' om het verleden te behouden.
5. Vervolgens kies je de ingangsdatum en wanneer nieuwe revisie ingaat, doorloop de volgende stappen en klik als laatste stap op 'instellen'.

Je kunt een taak kopiëren naar; Het huidig rooster, Bestaand rooster & een nieuw rooster. Als eerst wil je de taken selecteren die je wilt kopieren, als je de taken hebt geselecteerd klik je op “ACTIE OP SELECTIE” en dan kies je een van de Dupliceer acties, lees  hieronder wat je precies kan doen voor elke mogelijkheid.

• Huidig rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in dit rooster“, dan krijg je de vraag als je de frequenties wilt kopiëren als je een andere herhaling (Frequentie) wilt, kies je voor de optie “Houd de frequenties leeg” als je WEL de frequenties wilt behouden klik je op “Kopieer frequenties“.
• Bestaand rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in bestaand rooster” dan krijg je de vraag naar welk rooster je deze taak wilt kopiëren selecteer hier een rooster waarin je de frequenties wilt kopiëren.
• Nieuw rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in nieuw rooster” voer daarna een roosternaam in voor de nieuwe aangemaakte rooster, kies daarna als je de frequenties wilt kopiëren of niet.

1. Navigeer naar 'Rooster' of klik hier (Hier vind je een overzicht van al je aangemaakte roosters).
2. Klik vervolgens op de blauwe knop 'Periodiek' van het rooster waarvan je taken wilt kopiëren.
3. Selecteer de taken die je wilt kopiëren (via de eerste kolom kan je een selectie maken van de rijen die je wilt kopiëren).
   
   Via de eerste kolom kun je aangeven welke rijen (taken) je wilt kopiëren.
   Houd de Ctrl-toets (Windows) of Command-toets (Mac) ingedrukt om losse rijen te selecteren die niet naast elkaar staan.
   Wil je alle taken in één keer selecteren? Klik dan op de knop “Selecteer alles”.
   
4. Als je de taken hebt geselecteerd klik je op de knop 'Actie op selectie', en kies de actie 'Dupliceer X rijen in bestaand rooster'. Kies vervolgens het rooster waar je de taken naartoe wilt dupliceren en geef aan of je de frequenties (Hoe vaak de taken aan de beurt moeten zijn) wilt mee kopiëren (Dit kan ook naar een nieuw rooster maar deze moet je dan eerst nog koppelen aan een locatie en klant).
   

Ga naar ‘Rooster‘ pagina, of klik hier. Hier vind je een overzicht van al je aangemaakte roosters.

Klik vervolgens op de blauwe knop ‘Periodiek‘ van het rooster die je wilt bewerken.

Als eerst wil je een taak aanmaken, bij de Taak omschrijving (Stap 1) raden we het aan om iets algemeens neer te zetten wat de taken pakket omschrijft zoals: Schoonmaak, Glasbewassing, Schoffelen. Daarnaast bij Beschrijving raden we het aan om de herhaling neer te zetten (Stap 2) bvd: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks.

Als je dit allemaal hebt gedaan en de taak hebt toegevoegd heb je twee verschillende mogelijkheden om een taken pakket aan te maken, beide manieren hebben diverse voordelen zie hier beneden:

• Taken bundelen in het extra informatie veld – Je kunt meerdere taken samenvoegen door ze in het veld Extra informatie te beschrijven. Dit houdt het rooster overzichtelijk, maar taken kunnen niet afzonderlijk worden afgevinkt. Handig voor eenvoudige werkpakketten waarbij één aftekening volstaat.
• Taakonderdelen toevoegen – Hiermee kun je binnen een taak meerdere specifieke onderdelen aanmaken. Zo kan een uitvoerder een hoofdtaak in één keer aftekenen, terwijl er per onderdeel nog steeds opmerkingen of foto’s kunnen worden toegevoegd. Dit biedt meer detail en controle over de uitvoering van het werk.

Nadat je de taak hebt toegevoegd klik je op de taak die je zojuist hebt aangemaakt op het bewerk knopje (Blauwe potloodje). Daarna scroll je helemaal naar beneden bij het taak bewerk scherm totdat je “Extra informatie” tekst veld ziet.

In de Extra informatie tekst veld, is het verstandig om de taken te bundelen. We raden het aan om bullet points voor de taken neer te zetten dit maakt alles vele malen overzichtelijker. Zie het eindresultaat voor de uitvoerder onder de afbeelding extra informatie.

Nadat je de taak hebt toegevoegd, klik je op de taak die je zojuist hebt aangemaakt en druk je op het bewerkknopje (blauwe potloodje). Scroll vervolgens naar beneden in het taakbewerkingsscherm totdat je de knop “Onderdeel toevoegen” ziet.

Met taakonderdelen kun je een taak opdelen in kleinere stappen. Dit zorgt voor meer structuur en biedt de uitvoerder de mogelijkheid om per onderdeel een opmerking of foto toe te voegen. Vul per onderdeel de benodigde informatie in en kies indien gewenst voor automatisch aftekenen.

Vergeet niet op de groene knop “Opslaan” te klikken om de wijzigingen door te voeren. De taakonderdelen zijn daarna direct zichtbaar voor de uitvoerder in het rooster.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Daarna klik je op de blauwe knop met het potlood icoontje van de taak die je wilt bewerken.
3. Klik op 'Tijdmeting' en kies een van de volgende opties: Aan (Stopwatch) of Aan (Tijd opgeven) kies opgeven als er tijdafspraken zijn gemaakt over de taak.

1. Navigeer naar 'Rooster' → klik vervolgens op 'Periodiek' van het rooster dat je wilt bewerken.
2. Selecteer alle taken waarbij je een tijdregistratie wilt toepassen. (Door op je toetsenbord shift ingedrukt te houden en de taken aan te vinken in de eerste kolom kun je taken selecteren.)
3. Wanneer je de taken hebt geselecteerd klik je op 'Actie op selectie' → 'Stel tijdsmeting in voor X rijen' (waarbij x je aantal gekozen rijen is), om in een keer tijdregistratie in te stellen voor de door u geselecteerde taken.
4. Doorloop de stappen die je krijgt om de instellingen correct op te zetten. NB: kies 'Tijd opgeven' als er concrete tijdafspraken zijn gemaakt over de taak, kies 'stopwatch' wanneer dit niet het geval is.

Krijgt u onderstaande melding? Dit komt omdat de door u geselecteerde taken al eens zijn afgetekend en u heeft aangegeven dat u deze geschiedenis wilt bewaren. Het is niet mogelijk om revisies te maken van een groepsselectie die bestaat uit taken met verschillende herhalingen. U kunt de stap vanaf ‘Actie op selectie‘ opnieuw doorlopen en bij geschiedenis bewaren ‘Nee‘ kiezen. Wanneer u wel de geschiedenis wilt bewaren dient u opnieuw rijen te selecteren van taken met dezelfde herhaling. De verschillende herhalingen zijn ‘dag’ ‘week’ en ‘maand’ en kunt u terugvinden in de kolom ‘Herhaling‘. Meer weten over taakrevisies?

1. Ga naar Gebruikers informeren pagina. Deze optie kunt u terug vinden in uw navigatiescherm.(Voor 'Beheer' gebruikersrol gaat u in uw navigatiescherm naar ‘Locatie‘ en boven de tabel naar ‘Informeer gebouwgebruikers‘, of klik hier)
2. (Sla deze stap over wanneer u dit balkje niet ziet) Selecteer hier ‘Alle bedrijven’ of één specifieke schoonmaak partner. U ziet dan alleen de complexen die u hebt geselecteerd
3. Kies hier het rooster waar u de gebouw gebruiker inzage wilt geven
4. U kunt een extra tekst toevoegen, bijvoorbeeld “Zoals afgesproken betrekken we u bij de pilot TranspaClean. Mocht u vragen hebben stuur een melding of neem contact op met TranspaClean: +31 85 004 10 60”
5. Voeg hier het e-mail adres in van de bewoner. Door de knop Veld toevoegen kunt u meerdere bewoners tegelijk e-mailen
6. Klik op Versturen

Je kunt ook een uitdraai maken van alle toegangslinkjes om deze in een eigen e-mail te plakken.

Ga hiervoor naar ‘Overzichten‘ en ‘QR locaties‘. Let op dat je instelling ‘QR-code’ op ‘Auto login url‘ zet.

Verder hoef je aan de instellingen op standaard laten staan, zoals boven is afgebeeld. Kies zelf alleen nog de roosters/locaties of in één keer alle complexen van de aannemer op opdrachtgever. Staan de instellingen goed dan klik je op ‘Overzicht maken’ om een lijst te genereren met alle toegangslinkjes (Zie onderstaande voorbeeld).

Je kunt gebouwgebruikers ook informeren door een QR-code op te hangen in centrale ruimte(s) van een complex, wil je weten hoe je deze QR-codes aanmaakt? bekijk dan hieronder QR-code aanmaken

1. Navigeer naar 'Overzichten' → 'QR Locaties' hier kun je de gegevens invoeren van de locatie waarbij je een QR-code formulier wilt maken. (Zie hieronder belangrijke uitleg over het formulier)

1. Ga naar Overzicht QR pagina. Deze optie kan je terug vinden in je navigatiescherm
2. Hier kun je de informatie informatie invoeren van de gewenste locatie, rooster of klant.
3. Type of plak hier een tekst die je wilt toevoegen bij het formulier in het Nederlands en/of Engels moet worden opgesteld/gegenereerd.
4. De letterhoogte wordt automatisch aangepast op basis van de hoeveelheid tekst die je typt bij punt 3, dit kan je uiteraard handmatig groter of kleiner maken.

Nu wordt het tijd om het QR-code formulier te printen klik op 'Overzicht maken' en hier krijg je het formulier te zien, klik met je 'Rechter muisknop' op het overzicht en klik op 'Print'

1. Selecteer de gewenste print locatie. Dit kan een printer zijn, of in het geval van dit voorbeeld opslaan als een PDF bestand
2. Hiermee kunt u eventueel een aangepaste selectie maken van pagina’s die u wilt printen of opslaan
3. Klik op deze knop om het formulier printen of om het formulier als PDF bestand op te slaan. Als u opslaan kiest dan moet u wel nog een locatie op uw computer selecteren waar u het formulier wilt opslaan

1. Navigeer naar 'Overzichten' → 'QR Locaties' hier kun je de gegevens invoeren van de locatie waarbij je een QR-code formulier wilt maken.
2. Selecteer de talen die je wilt instellen
3. Geef voor elke taak een optionele extra tekst op en klik op 'Overzicht maken'
4. Print de pagina's uit gebruik de toets combinatie CTRL + P (Windows) of voor mac Command + P
5. Bij print instellingen kies voor Pages per sheet (Pagina's per vel) voor 2, nu komen de Nederlandse en/of Engelse naast elkaar of onder elkaar. Klik vervolgens op de blauwe opslaan knop.

Navigeer naar "Rooster" pagina, hier kun je door middel van de "Actie" knop het jaarrooster openen of door op "Periodiek" en dan bovenin op "Jaarrooster te klikken"

1. Klik op 'Acties' → 'Jaarrooster'.
2. Nu opent het jaarrooster hier kun je nog bepaalde instellingen aan/uit zetten. Bekijk de volgende stap (2. Jaarrooster overzicht printen) over hoe je dit het beste kan uitprinten
   

1. Als je de instellingen heb toegepast die je relevant vindt om uit te printen of te exporteren klik je op 'Print'. En stel hier de juiste print instellingen in, zie hieronder een voorbeeld om het naar een PDF te exporteren.
   
2. Wil je het jaarrooster uitprinten? Selecteer dan een printer, vergeet ook niet om alle pagina's aan te zetten, anders kan het zomaar zijn dat er maar 1 pagina uitprint.
3. Past het jaarrooster niet op het A4? Of heb je een uitgebreid rooster? Pas dan zodanig de schaal aan dat deze erop past, je kunt de schaal aanpassen naar 90% zodat een uitgebreid rooster net wel op 1 pagina past. Bekijk hieronder waar je de schaal optie kunt vinden.

Meer weten over hoe je een uitgebreid rooster kleiner kunt maken?: Klik hier (5. Taken bundelen/onderdelen)

1. Navigeer naar 'Gebruikers' → 'Gebruiker toevoegen' → selecteer de optie 'Welke rol heeft deze gebruiker?' → 'Klant' voor nu des betreffende gegevens in voor de klant en klik ten slot op: 'Gebruiker toevoegen'
2. Wanneer je de klant hebt toegevoegd zijn er nog belangrijke instellingen die goed moeten worden gezet zie stap 2 hiervoor.
3. Vergeet ook niet de klant een welkomst mail te sturen eenmaal je de instellingen hebt goed gezet

1. Navigeer naar 'Gebruikers' klik daarna op 'Kolommen' en zet 'Notificaties' aan.
2. Klik nu onder het tabel kopje 'Notificaties' op 'Bewerken', nu kom je in een overzicht om de notificatie instellingen in te stellen van de klant
3. Zie stap 3 voor meer informatie over de instellingen voor (email-)notificaties

Markeer de boxjes van de locaties en soort notificaties die je wilt instellen. Klik op (i) voor meer info over de notificatie, of klik hier voor uitgebreide uitleg. Zie hieronder een screenshot van de meest gebruikte e-mail notificatie instellingen voor klant gebruikers:

1. Navigeer naar 'Gebruikers' → 'Gebruiker toevoegen' → selecteer de optie 'Welke rol heeft deze gebruiker?' → 'Contactpersoon' voor nu des betreffende gegevens in voor decontactpersoon en klik ten slot op: 'Gebruiker toevoegen'
2. Als je de contactpersoon hebt toegevoegd kom je op het bewerk scherm, hier kan je nog eventuele aanpassingen doen, als alles naar wens is raden we aan om een welkomst e-mail te versturen. Dit doe je door op de blauwe knop met 'Stuur welkomst e-mail' te klikken.

1. Navigeer naar 'Gebruikers' → 'Gebruiker toevoegen' → selecteer de optie 'Welke rol heeft deze gebruiker?' → 'Contactpersoon' voor nu des betreffende gegevens in voor decontactpersoon en klik ten slot op: 'Gebruiker toevoegen'
2. Wanneer je de gebruiker hebt toegevoegd en alle gegevens klopt navigeer wederom naar 'Gebruikers' → 'Overzicht' → 'Kies bewerken op de des betreffende contactpersoon gebruiker' → klik daarna bovenin op 'Gekoppelde locaties'.
3. In dit scherm krijg je de optie om locaties of klanten te koppelen aan het contact persoon, kies hier de juiste locatie of klant en klik op toevoegen.

1. Navigeer naar 'Gebruikers' → 'Gebruiker toevoegen' → selecteer de optie 'Welke rol heeft deze gebruiker?' → 'Uitvoerder' voor nu des betreffende gegevens in voor de uitvoerder en klik ten slot op: 'Gebruiker toevoegen'
2. Wil je meer weten over uitvoerders toevoegen & inplannen? bekijk dan dit artikel

We raden aan om te kijken naar dit artikel om vervolg stappen te ondernemen hier wordt ook uitgelegd hoe je een uitvoerder zonder e-mail toevoegd, zo kun je snel en gemakkelijk aan de slag.

1. Navigeer naar 'Gebruikers' → 'Gebruiker toevoegen' → selecteer de optie 'Welke rol heeft deze gebruiker?' → 'Beheer' voor nu des betreffende gegevens in voor de beheerder en klik ten slot op: 'Gebruiker toevoegen'.

Als je een beheer hebt toegevoegd en degene nieuw is op TranspaClean raadde wij aan om deze artiklen door te sturen:

• Basis inrichting TranspaClean
• Managen basis TranspaClean

Nee, je kan niet een account aanmaken in TranspaClean met de rol 'Gebouwgebruiker', wel kunnen gebouwgebruikers inloggen in de TranspaClean portal doormiddel van een digitale sleutel (Toegangscode).

Let op: Je hebt 'Beheer' nodig om deze wijzigen toe te passen.

1. Navigeer naar 'Gebruikers' klik vervolgens op de 'bewerk' knop van de gebruiker die je wilt bewerken.
2. Klik op 'Gebruik locatie beveiliging' en selecteer 'Nooit' als je de beveiliging uit wilt hebben (Er wordt nu geen op locatie afgetekend geregistreerd). Klik op 'Gebruik locatie specifieke instelling' als je dit aan wilt zetten.

Android

1. Open Instellingen op je telefoon.
2. Ga naar Locatie of Privacy → Locatie.
3. Zet Locatie aan.
4. Scrol naar App-rechten of App-toestemmingen.
5. Zoek TranspaClean in de lijst en kies:
   • Altijd toestaan of
   • Toestaan tijdens gebruik van app
     (zodat GPS actief is wanneer je aan het werk bent).

iPhone (iOS)

1. Open Instellingen → Privacy & Beveiliging → Locatievoorzieningen.
2. Controleer dat Locatievoorzieningen aan staan.
3. Scrol naar beneden en tik op TranspaClean.
4. Kies Tijdens gebruik van app of Altijd.
5. Controleer of Nauwkeurige locatie is ingeschakeld; dit verbetert de herkenning bij het aftekenen.

Tip: Als GPS uitstaat, krijg je bij het aftekenen of tijdregistreren een melding dat je niet op locatie bent. Zet je locatievoorzieningen aan en probeer opnieuw.

Het kan zomaar voorkomen dat de locatie van het rooster niet goed staat, en hierdoor aftekenen niet soepel verloopt, zie hieronder oplossingen die je kunnen helpen om de locatie goed te zetten, meestal werkt het handmatig instellen het beste:

1. Locatie pin-point wijzigen (Klik hier)
2. Locatie klopt nog steeds niet op de kaart hoe kan ik dit zelf handmatig instellen? (Klik hier)
   

1. Navigeer naar het rooster die je wilt bewerken in het 'rooster' overzicht scherm en klik op de blauwe knop 'periodiek'.
2. Klik vervolgens in het rooster bovenin in de balk op 'Instellingen'.
3. Bekijk 2. Notificatie paneel instellingen voor alle opties met uitleg.

Via het 'Status notificatie paneel' kan je de volgende keuzes maken:

• Open als iemand vraagt om vooraankondiging en er zijn notificatietaken (Default keuze).

Met deze instelling houdt u rekening met klant en/of contactpersonen die zich hebben aangemeld voor notificatietaken, én ook gebouwgebruikers (Bijvoorbeeld bewoners) die zich hebben aangemeld als locatievolger (Zie stap 3).

• Open als contactpersoon of klant vraagt om een vooraankondiging en er zijn notificatietaken
• Open als contactpersoon vraagt om vooraankondiging en er zijn notificatietaken

In beide situaties houdt het systeem bij dat er klanten en/of contactpersonen zijn die geïnformeerd willen of moeten worden over een uitvoerdatum van een notificatietaak. Er wordt géén rekening gehouden met gebouwgebruikers.

• Altijd open: U kunt ALTIJD de notificatietaken in dit rooster op datum inplannen, ook al heeft geen enkele klant, contactpersoon of gebouwgebruiker zich hiervoor aangemeld.

• Altijd dicht: Dan hoeven er geen handmatige vooraankondigingen worden gestuurd met de exacte datum van uitvoering.

Referentie
Korte, eenduidige herkenningscode/naam om iets snel terug te vinden (bv. BLDG-A-101, Wing B – 2e etage). Verschijnt op meerdere plekken in de app/rapportages.

Notitie
Context of afspraken voor die klant/locatie/rooster (bv. “Sleutel ophalen bij receptie”, “Gebruik groene pad op PVC”).

Kort: referentie = snel vinden/herkennen. notitie = uitleg/afspraak.

• Klant → Details → Referentie / Notitie
• Locatie → Basisgegevens → Referentie / Notitie
• Rooster → Instellingen → Referentie / Notitie

Tip: houd referentie kort (max. ~25 tekens), notitie duidelijk en actueel.

• Beheer / Schoonmaakbedrijf: zien & bewerken bij klant/locatie/rooster.
• Uitvoerder / Schoonmaker: zien notities (en vaak referenties) bij de taak en locatiekaart in de app.
• Opdrachtgever/Klant: kan referenties zien in rapportages/overzichten (afhankelijk van rechten).

1. Navigeer naar de taak waarbij je een foto wilt toevoegen.
2. Als je de taak aftekent verschijnt er een camera icoontje klik hierop om een foto toe te voegen.
3. Als je een melding (Doormiddel van op de 3 bolletjes te klikken) wilt maken kun je een afbeelding selecteren en een opmerking toevoegen.

• Open een locatie vanuit de app/qr-code of NFC
• Klik vervolges bovenin op de knop 'Toevoegen'

• Nu kun je de taak een naam en beschrijving geven zie hieronder een voorbeeld.

Hieronder zie je een voorbeeld van het resultaat van de toegevoegde en direct afgetekende eenmalige taak:

1. Open Google Chrome en navigeer naar portal.transpaclean.nl
2. Log in met je e-mailadres en wachtwoord. Kies de optie om je inlog gegevens op te slaan.
3. Open het optie menu (⋮) en kies 'Toevoegen aan startscherm'.
4. Geef de snelkoppeling een naam en voeg toe. Je kunt het portal nu vanaf je startscherm openen.

• Eerste keer dat je TranspaClean of een Locatie opent klik op: 'Sta locatie toe'.

• Indien je per ongeluk op weigeren heb geklikt volg de stappen hieronder.

1. Navigeer naar 'Instellingen' → 'Apps' > 'Chrome' → 'Permissions' → 'Location' → 'Allow'.
2. Heeft dit niet gewerkt? In google chrome klik op: 'Menu ⋮' → 'Settings' → 'Site settings' → 'Location' → 'portal.transpaclean.nl' → 'Clear & Reset'. Sluit chrome en start het opnieuw op, nu zal de locatiemelding weer verschijnen.

1. Open Safari, ga naar portal.transpaclean.nl, log in met je e-mail en wachtwoord.
2. Tik op de 3 puntjes → Deel → Meer → Zet op beginscherm.
3. Geef de snelkoppeling een naam en voeg toe.
4. Open de snelkoppeling 1x en log nog een keer in zodat je inlog wordt opgeslagen.

1. Ga naar instellingen → Privacy → Locatievoorzieningen en zet Locatievoorzieningen aan.
2. In hetzelfde scherm kies Safari-sites → kies bij locatie voorzieningen 'Bij gebruik van app'
3. Open vervolgens de portal. De eerste keer moet zowel Safari als de website locatie mogen gebruiken. Soms verschijnt de vraag pas wanneer je op een locatie klikt.
4. Heb je toch per ongeluk op weigeren geklikt? Ga dan naar Instellingen → Apps → Safari → Wis geschiedenis en website data. Probeer het hierna nog een keer

Om TranspaClean/TranspaCom te kunnen gebruiken heb je de app nodig. App in kwestie: (TranspaClean / TranspaCom) nodig op je telefoon als je de app al hebt kun je gerust naar stap 2 gaan. Heb je de app nog niet? Kijk hieronder voor meer informatie

• Apple telefoon? (Klik hier)
• Android telefoon? (Klik hier)

Wil je extra hulp met het downloaden van de app? Zie dit artikel

Stap 1: Klik op het oog icoontje 'Toon'. Zie hieronder een voorbeeld.

Stap 2: De takenlijst van vandaag opent en kun je per taak de aftekenknop indrukken. Zie voorbeeld hieronder.

Tip: Via de 3 bolletjes naast de aftekenknop kun je iets bijzonders melden over de taak met opmerking en foto’s.

Voordelen van werken met de app

• Minder ruis: geen onnodige telefoontjes achteraf met vragen over wat wel of niet is gedaan.
• Elke werkdag een duidelijke checklist met al je taken.
• Extra opdrachten worden direct zichtbaar, zonder dat je iets mist.
• Bijzonderheden vastleggen: voeg opmerkingen of foto’s toe als bewijs of toelichting.
• Eigen werkarchief: bekijk afgeronde taken en meldingen terug wanneer je wilt.
• Meer zelfstandigheid: je hebt alle informatie bij de hand, zonder te hoeven bellen of mailen.

• Ga naar Tickets → Ticket aanmaken en kies de categorie Mutatie + de juiste locatie.

• Vul onderwerp en bericht in en verstuur. Het ticket verschijnt in je overzicht en het schoonmaakbedrijf krijgt een melding. [Afbeelding]

1. Taaknaam (vaak het huisnummer).
2. Korte beschrijving (bijzonderheden).
3. Eindcontractdatum (vanaf wanneer de mutatie kan plaatsvinden).
4. Opleveringsdatum (optioneel, kan dienen als deadline).
5. Klik Toevoegen om het voorstel onderaan in het overzicht te plaatsen.
6. (Optioneel) Excel inladen om veel mutaties sneller toe te voegen.
7. In het overzicht kun je voorstellen wijzigen, verwijderen of een opmerking toevoegen.
8. Status laat zien wat het schoonmaakbedrijf heeft gedaan; een beheerder kan vanuit hier mutaties omzetten naar taken.
9. Bekijk kalender toont wat wanneer is ingepland; ingeplande mutaties verschijnen ook bij Gekoppelde taken.

1. Ga in het menu naar 'Instellingen' → 'Taak Template'
2. Klik '+Template Toevoegen', geef een herkenbare naam, en voeg deze toe
3. Nu ben je terechtgekomen in het bewerkt scherm nu is het belangrijk om deze volgende onderdelen in te vullen voor de mutaties: Variablen bij taak en beschrijving, voor taakonderdelen bekijk stap 2.)
   

Zie hieronder een live-voorbeeld.

1. Ga in het menu naar 'Instellingen' → 'Taak Template'
2. Klik '+Template Toevoegen', geef een herkenbare naam, en voeg deze toe
3. Zet 'Taakonderdelen' op Ja om onderdelen toe te voegen die een schoonmaker een voor een aftekent (tenzij je automatisch aftekenen gebruikt).

• Via de blauwe knop 'Onderdeel toevoegen' kan je verschillende onderdelen toevoegen aan de taak. De schoonmaker zal dan elk onderdeel te zien krijgen en deze aftekenen (Tenzij je 'Ja' kiest onder het kopje automatisch aftekenen)
• Wanneer je tevreden bent over alle onderdelen vergeet dat niet op de groene knop 'Opslaan' te klikken om het template op te slaan.

Als het goed is heb je een e-mail ontvangen van een mutatie ticket die is aangemaakt door je opdrachtgever,

1. Open het e-mailbericht van het mutatieticket of ga via 'Tickets' in het menu naar het ticket met categorie 'Mutatie' en open de conversatie
2. Scroll in de ticket naar beneden naar 'Mutatie voorstellen', hier vind je een lijst met alle voorgestelde mutaties van je opdrachtgever.

Mutatiegegevens: per voorstel zie je de vetgedrukte taaknaam (vaak het huisnummer) met daarnaast een beschrijving. Spreek met je opdrachtgever af hoe deze info eenduidig wordt aangeleverd.

Datums: de eindcontractdatum en (optioneel) opleveringsdatum bepalen wanneer je de mutatie kunt inplannen.

Status: laat aan de opdrachtgever zien welke actie je hebt ondernomen. Wijzig de status per voorstel of zet alles in één keer op ‘In behandeling’.

Acties: zonder taaktemplate kun je voorstellen per stuk toevoegen via ‘Taak maken’ → ‘Extra taak’, een deel van de velden is al vooringevuld.

Alles in behandeling: accepteer de hele lijst en plan met een taaktemplate; de mutaties verschijnen daarna in de kalender.

Bekijk kalender: open de kalender; je vindt de mutaties bovenaan bij ‘Openstaande ticketopdrachten’.

In Dashboard → Op datum (kalender): controleer/of stel de filters in op de juiste locatie. Dan verschijnt Openstaande ticketopdrachten.

Kies uitvoerder aan wie u de mutatie wilt toewijzen.

Kies het taaktemplate uit Stap 1. En klik op de template zodat er aan de rechterkant een pijltje komt te staan.

Selecteer een mutatie (wanneer je erop klikt wordt deze groen van kleur) en plan:

• Klik op het pijltje om automatisch op de voorgestelde datum in te plannen, of
• Sleep het 'Template' naar de gewenste datum in de kalender

Controleer het planscherm (Deze velden worden automatisch ingevuld op basis van je template), als je tevreden bent met alle informatie klik je op de blauwe knop 'Maken'

De mutatietaak verschijnt in het kalenderoverzicht, via rechtermuisknop kan je naar het Live rooster of mutatie ticket gaan. Na inplannen wijzigt het ticket automatisch.

Om aan de slag te gaan Download de template die we hebben aangeleverd.

1. Download de template
2. Vul de template met mutaties (Je kan dit ook invullen door uit andere Excel's data te kopieren)
3. Maak een ticket aan en onder het kopje 'Ticket informatie' selecteer de status 'Mutatie'
4. Upload het Excel bestand via de upload functie in het aangemaakte ticket
5. TranspaClean zet nu de mutatievoorstellen een voor een klaar. Controleer altijd de gegevens per mutatie
6. Vul waar nodig ontbrekende gegevens aan en klik op de groene Toevoegen knop als alles klopt.
7. Onderaan zie je een overzicht van alle ingediende mutaties. De rol Beheer kan deze vervolgens omzetten naar taken in het live rooster.

Belangrijke weetjes:

• Er wordt een waarschuwing gegeven zodra een huisnummer al ingevoerd is
• Per ticket kunnen er 100 voorstellen worden ingepland
• Het is mogelijk opmerkingen bij voorstellen te plaatsen

Belangrijke tips:

• Gebruik de conversatie in het ticket voor alle randzaken
• Laat collega's weten dat mutaties via het ticket verlopen
• Gebruik de Excel functie
• Neem bij directe urgentie altijd direct persoonlijk contact op met het schoonmaakbedrijf
• Maak in de Excel gebruik van een dropdown lijst (Hoe doe ik dit?)

Hoe je dit doet:

1. Navigeer naar de Google Play store of klik hier
2. Zoek op 'TranspaClean / TranspaCom' en kies de eerste optie.
3. Klik vervolgens op Installeren of open
   

Hoe je dit doet:

1. Navigeer naar de Apple store of klik hier
2. Zoek op 'TranspaClean / TranspaCom' en kies de eerste optie.
3. Klik vervolgens op Installeren of open