Archief opbouwen via een digitaal schoonmaak logboek

Transparantie over de schoonmaak levert voor alle schakels voordelen op: bij de eindgebruiker, de opdrachtgever, de schoonmaker en het schoonmaakbedrijf. Daarom staat transparantie bij TranspaClean ook op nummer 1. Bij gebruik van het TranspaClean platform wordt automatisch belangrijke informatie die betrekking heeft op de schoonmaak geborgd en gearchiveerd in het schoonmaak logboek. Daarnaast kan ook extra informatie of feedback worden opgeslagen in het archief van het TranspaClean platform. Het archief met alle opgeslagen schoonmaaklijsten en informatie is altijd makkelijk per onderdeel op te vragen door het schoonmaakbedrijf én de opdrachtgever. 

De geborgde informatie is transparant, eerlijk en inzichtelijk. Dit voorkomt discussies en geeft tegelijkertijd vertrouwen! 

Welke onderdelen zijn er binnen het schoonmaak logboek?

Schoonmaakrooster 

Binnen het archief van het TranspaClean platform zijn alle schoonmaakroosters makkelijk op te vragen en in te zien voor alle betrokken partijen. Wanneer je als schoonmaker de app opent krijg je direct een systematisch overzicht van al jouw werkzaamheden voor die dag of week. Je ziet de locaties waar je die dag aan de slag moet en per locatie alle periodieke werkzaamheden. Maar ook als opdrachtgever kun je deze overzichten inzien. Aan de hand van de schoonmaak lijsten kun je direct zien wanneer er waar wordt schoongemaakt en door wie. Dit geeft een stukje inzicht, duidelijkheid en transparantie. De schoonmaak controle wordt eenvoudig gemaakt. Is er iets fout gegaan deze week? Dan kun je de specifieke schoonmaker hierop aanspreken. Of ben je juist erg blij met hoe een bepaalde schoonmaak taak is uitgevoerd? Dan kan je dankzij het schoonmaak logboek die specifieke schoonmaker een compliment geven! 

Bijzonderheden tijdens uitvoering 

Wanneer de schoonmaker tijdens de schoonmaak bijzonderheden of gekke dingen op locatie aantreft, kan dit ook worden opgeslagen binnen het TranspaClean platform. Op het moment dat de schoonmaker door iets verhindert wordt of tegen iets anders aanloopt op locatie, kan dit opgeslagen worden en een melding van gemaakt worden. 

Bijlages toevoegen aan aftekeningen 

Een hele handige tool binnen het TranspaClean platform is de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen van het afgeleverde werk. Wanneer schoonmakers klaar zijn met de schoonmaak, kunnen ze hier een foto van maken en deze opslaan in het TranspaClean archief. Wanneer er een dan bijvoorbeeld een klacht binnenkomt, waarbij beweerd wordt dat een bepaalde schoonmaaktaak niet (goed) verricht is, kan dit worden gecheckt aan de hand van het archief. 

Daarnaast is het erg handig bij de schoonmaak van kritische locaties of bij laagfrequente schoonmaak taken. Hierdoor creëren we veel inzicht in hoe, wanneer en op welke manier de schoonmaak verricht is. Dankzij het archief wordt de schoonmaak controle inzichtelijk en tegelijkertijd kunnen klachten voorkomen of opgelost worden. 

Extra werk/extra schoonmaak taken 

Wanneer de schoonmaker extreme onverwachte vervuiling aantreft op de locatie, waardoor er extra werk verricht moet worden, kan de schoonmaker dit ook melden en opslaan. Daarnaast kunnen opdrachtgevers of bewoners wanneer er een keertje extra schoonmaak ergens nodig is, dit ook aangeven en aanvragen op het TranspaClean platform. 

Feedback door opdrachtgever/bewoners

Eerder kwam al naar voren dat opdrachtgevers of bewoners feedback of juist een compliment kunnen indienen in het TranspaClean platform. Wanneer een opdrachtgever of bewoner niet tevreden is met de schoonmaak, omdat de wc’s niet schoongemaakt lijken te zijn bijvoorbeeld, kan hier een melding van worden gemaakt. Door middel van een bericht en eventuele bijlage wordt dit opgeslagen. Vervolgens kan worden achterhaald door middel van het archief welke schoonmaker de schoonmaak verricht heeft. Heeft de schoonmaker een bijlage opgeslagen van de geleverde schoonmaak? Dan kan worden gekeken of de klacht gegrond is. Heeft de schoonmaker echt de wc’s niet schoongemaakt? Of zijn de wc’s vervuild nadat de schoonmaker de schoonmaak gewoon goed gedaan heeft?

Ook kan er andersom dus een melding worden gemaakt wanneer de opdrachtgever of bewoner juist erg blij is met de schoonmaak. Hij of zij kan dan de specifieke schoonmaker een compliment sturen in de TranspaClean app. Wanneer de schoonmaker in de app ziet dat iemand erg blij was met de schoonmaak, geeft dit de schoonmaker motivatie. De schoonmaakster zal haar best doen om opnieuw de ruimte op die manier schoon te maken. Het voorkomt en lost klachten op en geeft inzicht in het werk van iedere schoonmaker.  

Tijdelijke invaller 

Wanneer je gebruikelijke schoonmaker een keer niet kan komen en er een invaller wordt ingezet, kan dit ook worden teruggevonden in het archief van TranspaClean. Wanneer de schoonmaak dan op een andere manier verricht is dan er gewend is, kan hierdoor gezien worden dat dit komt omdat iemand anders de taak een keer verricht heeft.

(Professionele) controles, (bijvoorbeeld DKS, VSR, NPS, etc.)

Personen die controles uitvoeren kunnen dit registreren via de app. Bijvoorbeeld, een DKS controle of NPS score kan vanaf met een smartphone op desbetreffende locatie meteen worden ingevoerd in de app. Een andere manier is achteraf inladen van bestanden, zoals een VSR meting. Op welke manier de controles ook in de app worden geregistreerd, de gegevens worden altijd netjes aan de juiste locatie gekoppeld. Daarnaast vind je de resultaten overzichtelijk terug in een KPI-rapport. Vanuit dit rapport kunt u eenvoudig inzoomen op de data en locaties waar wellicht extra aandacht nodig is. Met een druk op de knop genereert u rapportages van een kwartaal, jaar, of maand. Alles blijft netjes opgeslagen en is altijd opvraagbaar.