De innovatieve digitale werkbon app

Essentiële opdracht informatie kan worden geborgd in een werkbon. Na het verstrekken van een opdracht, wilt de dienstverlener de opdracht succesvol kunnen uitvoeren en dit factureren aan de klant. Het is belangrijk om dit proces zo eenvoudig mogelijk te laten verlopen en dat er geen misvatting kunnen ontstaan gedurende het verloop van de opdracht. Voor de betrokken personen: Managers, medewerkers en opdrachtgevers moet de werkbon op de juiste manier worden weergegeven en gecommuniceerd. Gelukkig kan iedereen dit tegenwoordig eenvoudig regelen dankzij platform technologie!

Via uw eigen platform

Uw eigen platform? Jazeker! TranspaClean heeft dit simpel gemaakt voor u als dienstverlener. In uw eigen platform omgeving bij TranspaClean kunt u uw opdrachtgevers toegang geven tot hun eigen klant omgeving. Hier ziet uw opdrachtgever altijd de meest actuele informatie die u met ze deelt. Over belangrijke dingen wordt opdrachtgever ook automatisch via e-mail geïnformeerd. Dit levert ontzettend veel tijdwinst op en kunt u meer opdrachtgevers bedienen. Via een overzichtelijk dashboard houdt u grip op het gehele operationele proces bij al uw opdrachtgevers: van planning tot aan de terugkoppeling van uitvoering. Hieronder leggen we kort het proces en resultaat uit van twee type werkbonnen: eenmalige/op afroep opdrachten en periodieke opdrachten.

Digitale werkbon als eenmalige/op afroep opdracht

Bijvoorbeeld: Op afroep schoonmaak

Het is slim om voorafgaand templates aan te maken van veelvoorkomende werkbon opdracht omschrijvingen. Wanneer er een opdrachtverstrekking binnenkomt kunt u bijhorend werkbon template direct in de kalender van uw opdrachtgever slepen. Voeg eventueel nog wat extra informatie toe, selecteer een medewerker voor de opdracht en de werkbon is aangemaakt en gelinkt aan alle betrokken personen. Het resultaat van deze simpele stappen?

• Uw opdrachtgever krijgt een automatische e-mail notificatie van de ingeplande opdracht en kan alle relevante informatie terugvinden via een eigen klant omgeving.
• Uw medewerker die de eenmalige opdracht gaat uitvoeren ziet deze op de juiste datum verschijnen in de app. Na afmelding kunnen extra notities worden toegevoegd aan de werkbon.
• Uw managers zien in een overzichtelijk kalender dashboard alle ingeplande eenmalige opdrachten bij al uw opdrachtgevers en de status van uitvoering. Wijzigt de datum of andere informatie? Geen gekras meer in een papieren kalender, sleep de werkbon gewoon naar een andere dag en iedereen is hiervan meteen op de hoogte gesteld! Een niet uitgevoerde werkbon schuift automatisch door, zodat u deze nooit uit het zicht verliest.

Digitale werkbon als periodieke opdracht

Periodieke opdrachten met alle bijhorende essentiële informatie kunt u in het online rooster zetten. Hiermee komt de opdracht om de zoveel tijd automatisch weer naar boven in het rooster. Door uw opdrachtgever toegang te geven tot dit online rooster wordt uw opdrachtgever automatisch op de hoogte gehouden van de periodieke opdrachten. Een aantal weken voordat de periodieke opdracht weer aan de beurt is wordt er automatisch een vooraankondiging gestuurd naar het e-mailadres van uw opdrachtgever. Via een overzichtelijk dashboard ziet u de periodieke werkbonnen bij al uw opdrachtgevers die binnenkort weer aan de beurt zijn. Vanaf dit dashboard kunt u per opdrachtgever nog een extra vooraankondiging sturen, deze keer met een datum wanneer u precies komt. Het resultaat van deze simpele stappen?

• Uw opdrachtgever wordt altijd automatisch op tijd op de hoogte gesteld van de periodieke opdrachten en heeft toegang tot de meest actuele informatie via een eigen klantomgeving.
• Uw medewerker ziet via de werkbonnen app waar hij/zij heen moet en kan deze werkbonnen via de app afmelden. U kunt uw medewerker ook gewoon uitgeprinte werkbonnen meegeven en deze tóch digitaal laten afmelden door het scannen van de QR-code op de werkbon.
• Uw managers hebben veel minder administratief werk om alle betrokken personen op de hoogte te stellen en houden grip op de opdrachten inclusief afhandeling per klant. Bijzonderheden tijdens het werk kunnen worden vastgelegd en worden automatisch opgeslagen in het werkbonnen archief.

Extra business dankzij automatische e-mails over seizoensopdrachten

Tip wat extra business oplevert! Zoals hierboven uitgelegd maakt platform technologie het dus mogelijk om op een makkelijke manier al uw opdrachtgevers toegang te geven tot hun eigen klant omgeving. In deze omgeving vinden zij een rooster waarin periodieke opdrachten automatisch terugkomen én kunt u hier eenvoudig eenmalige opdrachten inslepen via de kalender. Doe er nog een stapje bovenop, niet wachten tot de klant erom vraagt maar proactief: Zeggen dat het nodig is. U kunt in het online rooster ook herinneringen plaatsen voor seizoensgebonden specialistische werkzaamheden zoals bijvoorbeeld blad verwijderen, anti-spin behandeling of algen reiniging. Op deze manier krijgen al uw opdrachtgevers automatisch op het juiste moment een herinnering via e-mail over de specialistische werkzaamheden die u nog meer doet.