Een digitale werkbon direct inzichtelijk voor uw opdrachtgever
Wanneer er een nieuwe opdracht binnen komt van uw opdrachtgever dan wilt u hier natuurlijk zo snel mogelijk een werkbon van maken en deze meegeven aan uw medewerkers om uit te voeren. Via uw eigen platform omgeving bij TranspaClean kunt u binnen enkele klikken een opdrachtverstrekking omzetten naar een digitale werkbon. Zo communiceert u de werkbon direct aan de juiste medewerkers, én aan uw opdrachtgever.
Een klantomgeving per opdrachtgever
Al uw opdrachtgevers krijgen automatisch een eigen klantomgeving. Via deze omgeving geeft u inzicht in de werkzaamheden die u voor de opdrachtgever uitvoert, denk aan:
- Jaaroverzicht met alle periodieke werkbonnen
- Kalender overzicht met de eenmalige/op afroep werkbonnen
- Automatische herinneringen van optionele seizoensopdrachten
Zo kan uw opdrachtgever altijd de meest actuele informatie vinden over de opdrachten die u uitvoert. Daarnaast wordt uw opdrachtgever tijdig automatisch geïnformeerd via een e-mail vooraankondiging dat een opdracht weer aan beurt is.
In één overzicht monitort u de opdrachten bij al uw opdrachtgevers
Via een periodiek dashboard ziet u direct alle opdrachtgevers waar u vandaag, deze week of deze maand periodieke werkbonnen heeft lopen. U ziet ook meteen of de werkbonnen door uw medewerkers zijn afgemeld inclusief eventuele geregistreerde bijzonderheden of foto’s. U hoeft deze niet meer door te sturen aan uw opdrachtgever. Uw opdrachtgever is hiervan al automatisch op de hoogte gesteld via e-mail.
Flexibele planning direct gecommuniceerd aan uw opdrachtgever
Voor periodieke specialistische werkzaamheden is het in veel gevallen noodzakelijk om een flexibele planning aan te houden. Toch kunt u een flexibele planning ook gemakkelijk communiceren aan uw klant. U kunt zelf kiezen om een periodieke werkbon op een dag, een week, of een maand te zetten. Beoordeel zelf hoeveel flexibiliteit uw opdracht nodig heeft. Zo geeft u uw opdrachtgever wel alvast een indicatie wanneer de opdracht weer aan de beurt is, en communiceert u de exacte datum op een later moment. Via een dashboard ziet u een overzicht van de werkbonnen die komende tijd aan de beurt zijn. U kunt hier een exacte datum selecteren per werkbon. Bijhorende opdrachtgever wordt hiermee automatisch per e-mail geïnformeerd.
Automatische terugkoppeling op uitvoering van opdracht
Of uw medewerkers de digitale versie van de werkbon openen via de app of deze toch als papieren formulier meekrijgen maakt niet uit. Via beide manieren kan de werkbon digitaal worden afgemeld. Via een knop in de app of door het scannen van de QR-code op het formulier. Wanneer de werkbon is afgemeld wordt uw opdrachtgever hier automatisch per e-mail van op de hoogte gesteld. Via één overzicht kunt u zelf ook alle lopende opdrachten blijven monitoren en zien welke wel en nog niet zijn afgemeld.
Online werkbonnen archief per opdrachtgever
Geen onbelangrijk voordeel, alles wordt netjes op een centrale plek gearchiveerd. U kunt zelf alles snel terugvinden. Uw klanten kunnen ook bij hun eigen werkbonnen archief. Geen onnodige discussies of belangrijke informatie die verloren gaat. Een vastlegging bij een werkbon van maanden terug kan van pas komen bij een opdracht van volgende week. Vooral handig bij de periodieke opdrachten die maar eens per jaar hoeven worden uitgevoerd.
