Hoe maakt u uren per complex aantoonbaar?

Vanaf 1 januari 2027 is de vraag niet meer hoeveel uur iemand in de wijk was, maar hoeveel tijd er op één complex is besteed aan werkzaamheden die onder de servicekosten vallen. Dat verschil is achteraf lastig te reconstrueren. Dit artikel gaat over hoe u die registratie inricht voor wijkbeheer en ander werk dat u in eigen beheer uitvoert, zonder uw mensen op te zadelen met administratie. Besteedt u schoonmaak uit, dan loopt de onderbouwing anders. Daarover leest u meer in Schoonmaak van gemeenschappelijke ruimten valt onder kleine herstellingen.

In het kort
De Wet modernisering servicekosten treedt in werking op 1 januari 2027, samen met het Besluit servicekosten en de Regeling servicekosten. Vanaf dat moment geldt een limitatieve lijst van acht categorieën: staat een kostenpost daar niet op, dan mag die niet als servicekosten worden doorbelast. Voor de arbeidskosten bij kleine herstellingen en bij toezicht, beveiliging en vuil schrijft de regeling één rekenbasis voor: urenverantwoording × uurtarief, aangevuld met materiaalkosten. De regels gelden voor huurovereenkomsten die op of na 1 januari 2027 worden gesloten.

Wat moet er precies worden vastgelegd?

Hoe u de urenverantwoording organiseert, bepaalt u als corporatie zelf. Om geregistreerde uren later goed te kunnen herleiden, is het praktisch om per werkzaamheid minimaal vijf gegevens vast te leggen: locatie, taak, uitvoerder, datum en tijdstip, en bestede tijd. Samen met het uurtarief ontstaat daarmee een controleerbare arbeidskostenberekening.

Concreet: Complex A – afval en grofvuil – wijkbeheerder X – 28 augustus, 09:13 – 25 minuten. Dat is iets anders dan achteraf vaststellen dat dezelfde medewerker die dag twee uur in de wijk was.

Welke werkzaamheden meetellen en welke niet, staat in Welke servicekosten mag u doorberekenen vanaf 2027? Dit artikel gaat over de registratie zelf.

"Mijn mensen gaan niet de hele dag zitten klokken"

Dat is in vrijwel elk gesprek hierover de eerste reactie, en het is een terechte zorg. Er komt inderdaad iets bij. Maar de regeling vraagt daarvoor niet om een volledige verantwoording van de werkdag. U hoeft alleen de tijd vast te leggen die u als arbeidskosten voor doorbelastbare werkzaamheden wilt opvoeren. Tijd die daarbuiten valt, hoeft voor deze servicekostenregistratie dus niet te worden bijgehouden.

In de voorbeeldochtend uit ons artikel over doorbelastbaarheid gaat het om drie doorbelastbare werkzaamheden in een ochtend van ruim drie uur. Drie taken aftekenen en de benodigde tijd vastleggen hoeft dus niet meteen te betekenen dat medewerkers de hele dag met een uitgebreid tijdregistratiesysteem bezig zijn. In de kern gaat het om dezelfde verantwoording die iedere partij levert wanneer zij uren doorbelast: welk werk is uitgevoerd, waar is dat gebeurd en hoeveel tijd heeft het gekost?

Precies daar ligt de praktische grens. Een registratie die te veel tijd of handelingen vraagt, wordt in het dagelijkse werk moeilijk volgehouden. En een logboek dat na drie maanden verwatert, biedt aan het einde van het jaar geen sterke onderbouwing meer.

Die halve minuut is daarom geen vrijblijvende randvoorwaarde, maar de belangrijkste ontwerpeis. De registratie moet zo eenvoudig zijn dat zij onderdeel wordt van het werk, in plaats van extra administratie achteraf. Dat uitgangspunt bepaalt uiteindelijk hoe u de registratie op locatie het beste inricht.

Hoe ziet dat er op locatie uit?

De corporatie richt clusters, complexen of portieken in als locaties en koppelt daar een kort standaardtakenpakket aan. Voor de uitvoerder blijft de handeling vervolgens eenvoudig: locatie openen, uitgevoerde taak aftekenen, bestede tijd invullen, klaar. Alleen als er iets bijzonders is, komt er een opmerking of foto bij.

Zo bouwt zich tijdens het gewone werk een locatie logboek. Per complex is terug te vinden welke werkzaamheden zijn geregistreerd, door wie en hoeveel tijd daaraan is besteed.

Welke taken in het standaardpakket staan, bepaalt u zelf. Daar zit meteen een belangrijke inrichtingskeuze: houd het pakket kort. Vijf tot acht herkenbare taken die het grootste deel van het werk afdekken, werkt in de praktijk beter dan een lijst van dertig taken waarin een medewerker telkens moet zoeken.

Heeft u later meer borging nodig, dan kan dezelfde werkwijze worden uitgebreid. Denk aan een terugkerende controleronde, extra taken voor een specifiek complex of een verplichte foto bij een afwijking. De basis blijft hetzelfde: zo weinig mogelijk handelingen bij normaal werk, extra informatie alleen waar dat nodig is.

Geldt dit ook voor schoonmaak?

Ja, maar bij uitbestede schoonmaak ligt de onderbouwing anders dan bij wijkbeheer in eigen beheer. De arbeidskosten moeten ook daar zijn gebaseerd op urenverantwoording maal uurtarief, maar dat betekent niet dat een schoonmaker per taak minuten moet registreren. De urenbasis kan uit de contract- en leveranciersadministratie komen.

Het locatie logboek heeft vervolgens een andere functie: aantonen dat de volgens contract en werkprogramma geplande werkzaamheden op die dag en locatie daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Zo onderbouwt de administratie de kosten en het logboek de uitvoering.

Wat dat betekent voor uw schoonmaakcontract, leest u in Schoonmaak van gemeenschappelijke ruimten valt onder kleine herstellingen.

Is aftekenen op locatie genoeg onderbouwing?

Niet automatisch. Aftekenen is geen begrip uit de Regeling en ook geen wettelijke bewijsvorm. De Regeling verlangt voor deze arbeidskosten een urenverantwoording. De vraag is dus of uw registratiemethode voldoende informatie oplevert om die uren later te kunnen herleiden en onderbouwen.

Bij een digitale aftekening kunnen locatie, taak, uitvoerder en tijdstip automatisch worden vastgelegd. De uitvoerder hoeft dan alleen nog de bestede tijd toe te voegen. Daarmee ontstaat de urenverantwoording tijdens het uitvoeren van het werk in plaats van maanden later.

Wilt u de registratie verder borgen, dan kan dat stapsgewijs. Aanwezigheid op locatie kan worden bevestigd met een NFC-tag of QR-punt in het portiek, en GPS-verificatie kan per gebruiker en per locatie worden aan- of uitgezet. Bij afwijkingen kan een foto verplicht worden gesteld. Geen daarvan is wettelijk verplicht; ze bepalen wel hoe sterk uw dossier staat als een huurder de afrekening laat toetsen.

Wat de rechtspraak laat zien

Twee Rotterdamse zaken zetten het verschil scherp neer. In 2015 stelde de Huurcommissie de huismeesterkosten van een corporatie vast op nul. Die corporatie had wél een uitgewerkt functieprofiel van de huismeester, maar geen verslag van zijn rondes en geen verklaring van de huismeester zelf. Ook bij de kantonrechter kwam zij er niet mee weg. Bekijk de uitspraak.

In 2025 lukte het een andere corporatie wél. Zij legde een algemene functieomschrijving over, aangevuld met de agenda van de huismeester over het betreffende jaar, en de kantonrechter oordeelde dat daarmee voldoende was onderbouwd dat een deel van de kosten mocht worden doorberekend. Bekijk de uitspraak.

Waarom was een agenda in 2025 nog voldoende? Omdat de rechter toen ruimte had om zelf te beoordelen of de verhuurder de kosten voldoende aannemelijk had gemaakt. Een aparte urenregistratie was in die zaak dus niet doorslaggevend.

Vanaf 2027 wordt dat anders. De Regeling noemt urenverantwoording × uurtarief expliciet als basis voor de arbeidskosten. Daarmee wordt het belangrijker om de uren tijdens het jaar goed vast te leggen, in plaats van ze achteraf uit agenda’s of andere stukken te reconstrueren.

Van locatie logboek naar servicekostenadministratie

Na een maand, kwartaal of jaar ontstaat per complex een overzicht van de geregistreerde uren per type werkzaamheid. Via dashboards en export of API gaan die gegevens naar het financiële of ERP-systeem van de corporatie. Daar worden het uurtarief en de verdeling over de woonruimten verwerkt.

TranspaCom neemt de financiële servicekostenadministratie daarmee niet over. Het verzorgt het operationele deel dat eraan voorafgaat: een herleidbare registratie van de werkzaamheden die op locatie zijn uitgevoerd en de tijd die daarvoor is geregistreerd.

Waarom u niet tot eind 2026 moet wachten

Voor huurovereenkomsten waarop vanaf 2027 het nieuwe stelsel geldt, moet de urenonderbouwing vanaf het begin op orde zijn. Dat vraagt geen ingewikkeld ICT-traject. Voor een wijkbeheer-logboek in TranspaCom bestaat de basis uit drie stappen: locaties invoeren, een kort takenpakket toevoegen en gebruikers aanmaken.

Werkt u al met locatie-logboeken voor schoonmaak, groenonderhoud of andere werkzaamheden, dan kan wijkbeheer daar eenvoudig op aansluiten.

Ook voor complexen die voorlopig onder de oude regels vallen, heeft die registratie al waarde. U maakt daarmee aantoonbaar welke werkzaamheden daadwerkelijk zijn uitgevoerd en voorkomt dat u die later uit agenda’s, facturen of losse verklaringen moet reconstrueren.

Dit is deel vier van vijf.
Vorige: Welke servicekosten mag u doorberekenen vanaf 2027?
Volgende: Schoonmaak van gemeenschappelijke ruimten valt onder kleine herstellingen

Verder lezen per onderwerp

• Servicekosten 2027 voor woningcorporaties: waar begint u? — het overzicht met alle onderdelen op een rij
• Wat is de Wet modernisering servicekosten? — de acht categorieën, het overgangsrecht en de rol van de Huurcommissie
• Welke servicekosten mag u doorberekenen vanaf 2027? — doorbelasten, verdeelsleutel en uurtarief in de praktijk
• Schoonmaak van gemeenschappelijke ruimten valt onder kleine herstellingen — met een rekenvoorbeeld van de verdeelsleutel

Veelgestelde vragen

Moet een wijkbeheerder al zijn uren registreren?

Nee. Alleen de tijd die is besteed aan werkzaamheden die u via de servicekosten wilt doorbelasten. Reistijd, overleg en werk dat buiten de toegestane categorieën valt, hoeven daar niet in.

Op welk niveau richt ik locaties in: cluster, complex of portiek?

In de praktijk wordt het meestal op clusterniveau ingericht: hetzelfde contract, dezelfde uren, dezelfde afrekening. Complex- of portiekniveau kan ook — in TranspaCom bepaalt u zelf hoe ver u opsplitst. Welk niveau in uw situatie past, hangt af van uw contracten en uw afrekensystematiek; dat is een keuze om met uw eigen beleidsmakers te maken. Wij geven daar geen advies over. Wel geldt als praktische vuistregel dat optellen van fijn naar grof altijd kan, en uitsplitsen van grof naar fijn niet.

Wat als iemand vergeet af te tekenen?

Dat is te herstellen. U kunt een werkzaamheid of tijd achteraf alsnog toevoegen, ook een dag later. Bij elke registratie wordt het moment van vastleggen meegeschreven, dus een latere toevoeging is als zodanig herkenbaar. Uw onderbouwing kan daarmee altijd compleet worden gemaakt, en tegelijk blijft zichtbaar wat op het moment zelf is vastgelegd en wat achteraf is aangevuld. Een periodiek overzicht per locatie maakt gaten zichtbaar zolang ze nog vers zijn.

Werkt dit ook als een externe partij het werk uitvoert?

Ja, al ligt het accent dan anders. De uren en het tarief komen uit het contract en van de factuur; wat u met het logboek vastlegt is dat het werk is uitgevoerd. De registratie kan door de uitvoerende partij worden gedaan, in bijvoorbeeld een eigen schoonmaak logboek, zodat u er niet achteraf gegevens bij hoeft op te vragen. Zie Schoonmaak van gemeenschappelijke ruimten valt onder kleine herstellingen voor wat dat betekent voor uw contractafspraken.

Telt de functietitel wijkbeheerder of wijkmeester nog mee?

Nee. De brede functie wijkmeester is bewust niet als aparte servicekostencategorie opgenomen, omdat zo iemand een breder takenpakket heeft dan wat aan huurders is toe te rekenen. U onderbouwt werkzaamheden, geen functie.

Hoe lang moet ik de registratie bewaren?

Houd rekening met de termijnen die gelden voor de jaarlijkse afrekening en een eventuele toetsing daarna. De huurder heeft op grond van artikel 7:259 BW recht op inzage in de achterliggende stukken; stem de bewaartermijn daarop af met uw eigen juridische afdeling.

Bekijk hoe het locatie logboek werkt

We laten graag zien hoe de registratie er op locatie uitziet en denken mee over een indeling die aansluit op de manier waarop u afrekent.

Bronnen

• Regeling servicekosten – Staatscourant 2026, 11523
• Besluit servicekosten – Staatsblad 2026, 70
• Rechtbank Rotterdam 18 december 2015
• Rechtbank Rotterdam 23 mei 2025

Dit artikel is informatief en geen juridisch advies. Laatst gecontroleerd op 1 september 2026.