Werkbon app kiezen: waar let je op als schoonmaakbedrijf of hoveniersbedrijf 

Een werkbon app kiezen klinkt eenvoudig, maar het aanbod is groot en de verschillen zijn niet altijd meteen zichtbaar. De ene app is een uitgebreid backofficesysteem met facturatie en urenadministratie, de andere is juist een licht hulpmiddel om werk aantoonbaar te maken richting de opdrachtgever. Wat past bij jouw schoonmaak- of hoveniersbedrijf hangt af van wat je precies wilt bereiken. In dit artikel lopen we de belangrijkste keuzepunten langs, zodat je een weloverwogen beslissing maakt.

Begin bij je doel, niet bij de functies

De grootste valkuil bij het kiezen van een werkbon app is je laten leiden door lange functielijsten. Bijna elke aanbieder biedt tientallen mogelijkheden, maar de vraag is welke jij daadwerkelijk gebruikt. Stel jezelf eerst de vraag wat het grootste probleem is dat je wilt oplossen. Wil je van het papierwerk af? Wil je sneller kunnen factureren? Of is de belangrijkste behoefte dat je opdrachtgever inzicht krijgt en discussies over uitgevoerd werk verdwijnen? Het antwoord bepaalt welk type oplossing bij je past.

Let op deze punten bij de keuze

Ongeacht je doel zijn er een aantal criteria die voor vrijwel elk schoonmaak- en hoveniersbedrijf van belang zijn:

• Gebruiksgemak voor de uitvoerder: de app wordt alleen een succes als je mensen hem ook echt gebruiken. Een taak aftekenen moet kunnen in een paar tikken, ook buiten, met werkhandschoenen aan of in een drukke werkdag.
• Meertalige ondersteuning: in de schoonmaak en het groenonderhoud werken veel mensen met verschillende taalachtergronden. Een app die meerdere talen ondersteunt, verlaagt de drempel aanzienlijk.
• Foto's en opmerkingen: het vastleggen van het resultaat en van bijzonderheden hoort standaard mogelijk te zijn. Dat is de kern van aantoonbaar werk.
• Locatieverificatie: met GPS, NFC of QR toon je aan dat het werk daadwerkelijk op locatie is uitgevoerd. Steeds vaker een eis in contracten.
• Inzicht voor de opdrachtgever: kan je opdrachtgever meekijken met afgetekende taken, foto's en meldingen? Dit is precies waar veel klassieke werkbonsystemen tekortschieten.
• Werkt op bestaande apparatuur: een app of webapp die draait op de smartphone die je mensen al hebben, voorkomt onnodige investeringen.

Backofficesysteem of samenwerkingsplatform?

Een belangrijk onderscheid dat vaak onduidelijk blijft, is het verschil tussen een backofficesysteem en een samenwerkingsplatform. Een backofficesysteem richt zich op je interne bedrijfsvoering: offertes, planning, urenregistratie, verloning en facturatie. De werkbon is daar een onderdeel van. Deze systemen zijn krachtig, maar vooral naar binnen gericht.

Een samenwerkingsplatform legt de nadruk op de relatie met de opdrachtgever. De werkbon, aftekeningen en meldingen zijn niet alleen voor jou zichtbaar, maar ook voor je klant en soms zelfs voor gebouwgebruikers of bewoners. Dat maakt het bij uitstek geschikt als transparantie en aantoonbaarheid je doel zijn, bijvoorbeeld bij aanbestedingen waarin daarom gevraagd wordt.

De keuze is geen kwestie van beter of slechter, maar van passendheid. Sommige bedrijven combineren beide: een backofficesysteem voor de administratie en een platform voor de samenwerking met de opdrachtgever. Goede platforms kunnen naast bestaande software functioneren, dus vervanging is niet altijd nodig.

Denk ook aan de opstart

Een vaak vergeten keuzefactor is de begeleiding bij de start. Een app is pas waardevol als je mensen ermee werken. Kijk daarom of de aanbieder helpt bij het inrichten, of er instructies en video's zijn en of medewerkers die niet gewend zijn digitaal te werken worden meegenomen. Een soepele opstart bepaalt vaak of een app blijft hangen of stilletjes verdwijnt.

Maak de keuze die bij je bedrijf past

De beste werkbon app bestaat niet in het algemeen, wel voor jouw situatie. Weet je wat je wilt oplossen, dan wordt de keuze een stuk overzichtelijker. Wil je eerst meer weten over wat een digitale werkbon precies is of hoe je de overstap van papier maakt? Lees dan onze eerdere artikelen daarover. Zoek je een oplossing waarbij transparantie richting de opdrachtgever centraal staat, dan is een platform zoals TranspaClean het overwegen waard: werkbonnen, aftekeningen met locatieverificatie en meldingen in één omgeving waar ook je opdrachtgever meekijkt.