5 redenen om uw opdrachtgever toegang te geven tot het digitaal schoonmaak rooster

Deze vraag kunt u natuurlijk ook omdraaien. Bedenk waarom u uw opdrachtgever geen toegang zou geven tot het digitaal schoonmaakrooster. Welke opdrachtgever vindt het nou geen prettig idee dat u hen inzicht geeft in uw dienstverlening? Natuurlijk bekijken uw opdrachtgevers niet dagelijks de schoonmaak lijsten, misschien zelfs nooit. Dit maakt niet uit want u profileert zich als open en eerlijk, en dat is heel veel waard.

Reden 1: Een centrale plek voor het borgen van de meest actuele informatie

Vanaf de app of PC kan uw opdrachtgever direct de wekelijkse schoonmaak lijsten openen. Hier staat informatie wat er vandaag en/of deze week wordt schoongemaakt. Het is net een schoonmaak checklist van wat uw opdrachtgever kan verwachten. Is er toevallig een onderdeel dat er voor deze week niet tussen staat maar wel echt nodig is? Via een melding kan het verzoek ingediend worden en binnen enkele klikken staat de taak voor deze week in het rooster. Direct inzichtelijk voor uw opdrachtgever én uw schoonmaak medewerker.

Naast alle werkzaamheden kunt u ook andere informatie delen met uw opdrachtgever via het digitaal schoonmaak rooster. Denk hierbij aan opmerkingen, foto’s, tijdelijke invaller, en documenten. Daarnaast kunnen uw schoonmaak medewerkers via de app naast het afmelden van werkzaamheden ook actuele informatie borgen. Uw medewerkers zijn de ogen en oren op de werkvloer – Spoor ze aan om bijzonderheden registreren!

Reden 2: Het voorkomt onnodige vragen of klachten

In plaats van informatie op te vragen is het sneller voor uw opdrachtgever om even een kijkje nemen in uw digitaal schoonmaak rooster. Hier staan de contractuele afspraken geborgd en zien zij de actuele planning. “Ah, de glasbewassing is volgende maand weer aan de beurt” – Alle laagfrequente werkzaamheden zijn makkelijk terug te vinden in het jaarrooster. Heeft uw opdrachtgever toch voorkeur voor e-mail? Maak dan van belangrijke opdrachten een notificatie taak. Zo krijgt uw opdrachtgever automatisch een e-mail wanneer de opdracht binnenkort weer aan de beurt is.

Het kan natuurlijk alsnog voorkomen dat uw opdrachtgever ontevreden is en een klacht heeft. Het meldsysteem heeft een slimme tool die de ‘klager’ eerst naar uw digitale rooster leidt om een taak te selecteren waar de klacht over gaat. Hiermee komt de klacht ‘De schoonmaker is al weken niet geweest’ te vervallen als er deze week nog afteken bewijzen in het rooster staan van werkzaamheden die zijn afgemeld door uw medewerker. Zo veranderd een welles-nietes discussie in een gesprek over verwachtingen en kwaliteit.

Reden 3: Gedoseerde communicatie rekent af met taalbarrière

Uw schoonmaak medewerkers kunnen de werkzaamheden in de takenlijst afmelden met één druk op de knop. Zo gedaan en het scheelt juist tijd! Waarom? Nou kijk, vragen en klachten hoeven niet bij de medewerker worden verhaald. De medewerker heeft in de meeste gevallen voldoende informatie geborgd via de app zodat de klacht voorafgaand al wordt weggenomen en vragen direct beantwoord. Mocht een melding toch binnenkomen, dan kan de manager de melding in de meeste gevallen afhandelen met informatie uit het digitaal schoonmaakrooster.

Schoonmaak medewerkers zijn de ogen en oren op de werkvloer. Elke taak afmelding kan gezien worden als gedoseerde communicatie waarmee de schoonmaakmedewerker, ongeacht de taal hij/zij spreekt, een hele hoop informatie kan geven:

• Welke werkzaamheden er precies wanneer zijn uitgevoerd.
• Een foto toevoegen van het resultaat van uitvoering.
• Een bijzonderheid melden, zoals reparaties.
• Aangeven dat werkzaamheden zijn verhinderd, bijvoorbeeld vanwege onderhoud.
• Vastleggen van extra werkzaamheden die zijn meegepakt.

Elke medewerker kan in de app een keuze maken uit 13 verschillende taal mogelijkheden! Alle tekst in de app (Dus ook eigen ingevoerde taakomschrijvingen) worden automatisch vertaald naar de taal die is geselecteerd.

Reden 4: Bewijs geleverde dienst

“De schoonmaker is helemaal niet geweest”. Werkzaamheden kunnen niet van thuis worden afgemeld. Daarvoor moet de schoonmaak medewerker echt op locatie zijn. De schoonmaak checklist heeft op de achtergrond een locatie beveiliging. De coördinaten van de locatie zijn vastgelegd in het systeem dus kunnen medewerkers alleen taken afmelden als ze daadwerkelijk op locatie zijn. Dit geldt als bewijs dat de medewerker op locatie aanwezig was. Dit zegt natuurlijk niet zoveel over de kwaliteit van het werk. Wel kan uw medewerker bijvoorbeeld na afmelding een foto toevoegen. Gewoon omdat uw medewerker trots is hoe de vloer weer mooi blinkt. Foto’s kunnen daarnaast gebruikt worden om zichzelf in te dekken bij bijvoorbeeld kritische complexen.

Reden 5: Laat zien wat uw medewerkers extra doen

Schoonmaak medewerkers komen van alles tegen tijdens het werk. Zwerfvuil, een plasje in de lift, geleegde asbakken in de parkeergarage, een kapot stopcontact, en andere schades of vandalisme. Via de app kunnen uw medewerkers dit simpel en discreet vastleggen. Meestal ruimen uw medewerkers het gewoon op, ze zijn immers professionals. De app maakt het laagdrempelig om toch even te laten zien wat er allemaal extra wordt gedaan.

De opdrachtgever, beheerder of gebouwgebruikers zien dit ook. Belangrijke bevindingen kunnen door een manager met een muisklik doorzetten naar de opdrachtgever of huismeester. Bijzonderheden worden natuurlijk automatisch vastgelegd in een taakrapport. Dus het staat allemaal zwart op wit tijdens een evaluatie. Misschien kan al het extra werk na verloop van tijd wel worden doorbelast, en de schoonmaak lijst worden aangepast. Het bewijs is in ieder geval vastgelegd.