Een (privé) telefoon voor het gebruik van TranspaClean, hoe zit dat?

Een smartphone is voor veel werknemers gewoon noodzaak. Gelukkig heeft de Belastingdienst dit ook ingezien. Dankzij de werkkostenregeling zijn de fiscale regels voor het gebruik van de privé smartphones op het werk eenvoudiger geworden. Dit zijn de regels, de voordelen en de nadelen.

Smartphone van de zaak

De fiscale regels rond het beschikbaar stellen van een telefoon van de zaak zijn tegenwoordig zeer transparant. Tot 2015 maakte de Belastingdienst onderscheid tussen zakelijk en privégebruik. Een werknemer moest zijn telefoon voor minimaal 10 procent zakelijk gebruiken, anders verviel het fiscale voordeel. Bovendien mocht de telefoon alleen op de werkplek worden gebruikt. Met de definitieve invoering van de werkkostenregeling – sinds 1 januari 2015 verplicht voor alle werkgevers – zijn de fiscale regels eenvoudiger geworden. Een mobiele telefoon van de zaak is in principe niet belast. Dat geldt voor zowel het apparaat als de abonnements- en gebruikskosten. De Belastingdienst maakt niet langer onderscheid tussen zakelijk en privégebruik. In plaats daarvan geldt nu het zogeheten noodzakelijkheidscriterium.

Noodzakelijkheidscriterium

Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat u als werkgever zelf beoordeelt of een medewerker een smartphone nodig heeft om zijn werk naar behoren te kunnen doen. Is dat volgens jou het geval, dan mag u het toestel verstrekken. De medewerker kan deze zowel zakelijk als privé gebruiken. Hij mag het toestel dus ook mee naar huis nemen. Of uw medewerker privé voordeel heeft van zijn smartphone, maakt fiscaal niet meer uit. U hoeft dat voordeel niet meer als loon te beschouwen en er dus ook geen sociale lasten over af te dragen. Onder de oude regeling moest dat nog wel.

Een voorwaarde bij het noodzakelijkheidscriterium is dat u als werkgever de kosten betaalt. U mag deze niet doorberekenen aan de medewerker. Wel mag u een eigen bijdrage vragen als een medewerker kiest voor een duurder merk of model dan noodzakelijk is. De telefoon blijft daarbij eigendom van het bedrijf. De medewerker moet het toestel teruggeven of de restwaarde betalen als hij het niet meer voor zijn werk nodig heeft. Dat is mogelijk bij beëindiging van het contract, maar ook als hij een nieuwe functie krijgt binnen het bedrijf.

Samengevat:

  • Het toestel is naar redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
  • Het toestel wordt door de werkgever betaald en de kosten worden niet doorberekend aan de werknemer
  • Bij beëindiging van de dienstbetrekking of als de werknemer het toestel niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking moet de voorziening worden teruggegeven of de restwaarde van deze voorziening worden terugbetaald
  • Als de werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet de werkgever vanaf het moment dat werknemer de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. Je mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen

Eigen toestel: Bring Your Own Device (BYOD)

Het gebruik van privé smartphones op kantoor of de werkvloer wordt ook wel Bring Your Own Device (BYOD) genoemd. Wij zetten de voordelen op een rijtje. Laten we eerlijk zijn: de meeste mensen hebben een eigen smartphone. Er zijn meerdere voordelen om het privé toestel ook voor het werk te gebruiken. Te meer, omdat de TranspaClean app nauwelijks de smartphone belast.

Het grootste voordeel: vertrouwd met het apparaat. Het voornaamste voordeel van BYOD is dat iedere werknemer de apparaten gebruikt die hij of zij het prettigst vindt. Werknemers zijn vertrouwd met hun smartphone en kennen de ins en outs van het besturingssysteem. De introductie van een andere smartphone van de zaak kan nog wel eens leiden tot aanloopproblemen, die op hun beurt weer kunnen leiden tot minder productiviteit, omdat medewerkers problemen hebben met de besturing van hun mobiele device. Je wilt voorkomen dat bedrijfsprocessen om deze reden vastlopen.

Meer voordelen;

Aan een toestel van de zaak zitten (veel) kosten verbonden voor de werkgever. Bij BYOD hoeft er vanuit het bedrijf geen dure nieuwe apparatuur te worden aangeschaft. Dit scheelt in de kosten. Wel is het mogelijk om een maandelijkse onbelaste vergoeding aan de medewerker uit te keren in ruil voor het regelmatig zakelijk gebruik van de privé telefoon of het vergoeden van abonnementskosten. Deze vergoeding kunt u laten vallen in de werkkostenregeling. Sinds 2020 is de vrije ruimte verhoogd. Blijft het totale bedrag onder de 1,7% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen? Dan mag u dat onbelast als vergoeding geven. Daarnaast worden ook onderhoudskosten bespaard. Een werknemer die zijn eigen devices gebruikt, kijkt nauwkeuriger naar de noodzaak van onderhoud, software updates en vervanging. Vooral bij smartphones stappen veel gebruikers om de twee jaar over op een nieuw exemplaar. Medewerkers werken dan met de nieuwste apps en software. Bovendien zullen werknemers vaak netter omgaan met hun eigen spullen dan met een smartphone van de zaak. En ‘last but not least’ de medewerker hoeft niet met 2 (opgeladen) smartphones van huis te gaan.

Samengevat:

  • Vertrouwd met eigen toestel
  • Geen aanloop problemen
  • Geen aanschafkosten
  • Benutting van de werkkosten regeling: lagere, maandelijkse vergoeding voor gebruik of gedeelte van de abonnementskosten
  • Zorgvuldiger onderhoudt van eigen toestel, regelt zelf de updates enz.
  • Medewerker zorgt zelf voor vervanging en werkt met recent exemplaar
  • Gemak van één toestel: minder kans op vergeten, niet opladen, enz.

“De schoonmaker zit steeds op z’n telefoon…”

Sommige, vaak wat oudere gebouwgebruikers of “consumenten van schoonmaak” hebben een vooroordeel over het gebruik van de smartphone door de schoonmaker. Niet altijd terecht. In hun ogen mag een schoonmaker géén gebruik maken van moderne communicatie middelen, terwijl juist communicatie oh zo belangrijk is voor het schoonmaakwerk.

Wat helpt, is een simpele uitleg op het QR-formulier in de hal of een briefje in de brievenbus. Dan begrijpt ook de wat conservatievere bewoner dat de hedendaagse technologie heel nuttig is voor een schoonmaker. Dat de smartphone net zo’n belangrijk gereedschap is als de stofzuiger. En dat de bewoner zelfs een digitaal motivatieduimpje kan geven. Blijft de bewoner desondanks in het verleden hangen dan rest ons één wijsheid: “Laat een éénling niet de innovatie tegenhouden die velen voordeel biedt”.