Wat zijn referenties en notities bij klanten locaties en roosters?
Bij elke klant, locatie en rooster in TranspaClean kun je een referentie (meestal de roepnaam) en een notitie (eventueel extra informatie) toevoegen. Twee handige velden die helpen om projecten terug te vinden, koppelingen te leggen met je administratie, en interne informatie vast te leggen die niet bedoeld is voor klanten of eindgebruikers.
In dit artikel leggen we uit:
- Wat het verschil is tussen een referentie en een notitie.
- Voor wie ze zichtbaar zijn.
- Hoe je ze toevoegt op klant, locatie of roosterniveau.
- Welke informatie waar het beste past.
Let op: referenties en notities zijn niet zichtbaar voor eindgebruikers, klanten of gebouwgebruikers. Het zijn interne velden.
Klant - Referentie en notities
Klant - Referentie en notities
Op klantniveau leg je informatie vast die voor de hele relatie van toepassing is — denk aan facturatieafspraken of hoofdcontactpersonen. De referentie wordt op dit niveau vaak leeggelaten, omdat een klant zelden één kort kenmerk heeft dat alles dekt. In de notitie zet je doorgaans algemene afspraken.
Zo wijzig je de referentie of notitie van een klant:
Klik op Opslaan.
- Ga in het linkermenu naar 'Klant';
- Klik op het blauwe potloodje
Klik op Bewerk naast de betreffende klant.
Wijzig het veld Referentie en/of Notitie.
Locatie - Referentie en notities
Locatie - Referentie en notities
Bij locaties leg je informatie vast die geldt voor de hele locatie of het hele complex, ongeacht welke roosters eronder vallen. De referentie kun je gebruiken voor een herkenbare aanduiding van de locatie (meestal is dit de roepnaam); de notitie voor bijzonderheden zoals toegang, sleutelbeheer of contactpersonen ter plaatse.
Voorbeeld: een complex met meerdere portieken krijgt als locatie de naam Complex Brugzicht, met in de notitie "Sleutels op te halen bij de huismeester, ingang Willem Dreespark 107."
Zo wijzig je de referentie of notitie van een locatie:
- Ga in het linkermenu naar Locatie;
- Onder 'Algemeen' vind je de instellingen 'Referentie', 'Clusternummer', of 'notities'.
- Klik op Bewerk naast de betreffende locatie.
- Wijzig het veld Referentie en/of Notitie.
Rooster - Referentie en notities
Referenties en notities
Wanneer gebruik je een rooster-referentie en -notitie, en hoe vul je ze het beste in?
De referentie is een korte aanduiding van het deel van een complex of locatie waar dit werkprogramma over gaat (meestal de roepnaam). Heb je meerdere roosters op één locatie, dan zie je in een overzicht direct welk rooster bij welk deel hoort.
De notitie is een vrij tekstveld voor uitvoeringsafspraken of bijzonderheden die alleen voor dit rooster gelden. Dit veld is puur informatief en heeft geen invloed op andere delen.
Tip: begin de referentie met het complex- of clusternummer, gevolgd door de roepnaam of het adres. Bijvoorbeeld: C-014 Madame Curiestraat of Madame Curiestraat 2-12.
Hoe kan ik het rooster referentie wijzigen? of een notitie toevoegen?
Wanneer gebruik je een rooster-referentie en -notitie, en hoe vul je ze het beste in?
- Ga in het linkermenu naar 'Rooster'.
- Zoek het rooster op waarbij je dit wilt bewerken en klik op 'Periodiek'
- Navigeer bovenin naar het tabblad Instellingen.
- Wijzig eventueel Referentie en/of Notitie.
- Klik op Opslaan.
Wil je meer weten over hoe je een Rooster aanmaakt? Bekijk dan dit artikel
Rooster referentie - weergave instellingen
Met Gebruik Referentie bepaal je hoe nadrukkelijk de referentie verschijnt in het live-rooster, overzichten en rapportages. Je kunt dit als volgt aanpassen:
- Navigeer naar Rooster;
- Zoek vervolgens een rooster op die je wilt bewerken;
- Klik daarna op 'Periodiek';
- Klik bovenin op 'Instellingen';
- Selecteer de optie 'Gebruik referentie'.
In dit voorbeeld hieronder is de referentie: Brugzicht het rooster die aan deze locatie is aangemaakt is Den Haag Willem Dreespark 107.
- Ja (Prominent aanwezig): De referentie wordt extra zichtbaar gemaakt [punt 1 hieronder].
- Locatie aanduiding (Vervang huisnummer): Het huisnummer wordt vervangen door de referentie [punt 2 hieronder].
- Dit is nuttig wanneer je werkt met meerdere complexen of gebouwen onder hetzelfde adres en je sneller wilt herkennen welk rooster bij welk deel hoort.
- Vervang adres: De referentie vervangt het volledige adres [punt 3 hieronder].
