Gebruikers toevoegen: Uitvoerder, Klant, Beheer & Contactpersoon

1. Navigeer naar 'Gebruikers' → 'Gebruiker toevoegen' → selecteer de optie 'Welke rol heeft deze gebruiker?' → 'Klant' voor nu des betreffende gegevens in voor de klant en klik ten slot op: 'Gebruiker toevoegen'
2. Wanneer je de klant hebt toegevoegd zijn er nog belangrijke instellingen die goed moeten worden gezet zie stap 2 hiervoor.
3. Vergeet ook niet de klant een welkomst mail te sturen eenmaal je de instellingen hebt goed gezet

1. Navigeer naar 'Gebruikers' klik daarna op 'Kolommen' en zet 'Notificaties' aan.
2. Klik nu onder het tabel kopje 'Notificaties' op 'Bewerken', nu kom je in een overzicht om de notificatie instellingen in te stellen van de klant
3. Zie stap 3 voor meer informatie over de instellingen voor (email-)notificaties

Markeer de boxjes van de locaties en soort notificaties die je wilt instellen. Klik op (i) voor meer info over de notificatie, of klik hier voor uitgebreide uitleg. Zie hieronder een screenshot van de meest gebruikte e-mail notificatie instellingen voor klant gebruikers:

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik bovenin op +Gebruiker toevoegen
3. Selecteer bij welke rol heeft deze gebruiker? Contactpersoon
4. Voer de gegevens in van de contactpersoon en klik vervolgens op de groene knop +Gebruiker toevoegen
5. Nadat je de contactpersoon hebt toegevoegd is het cruciaal dat je de instellingen goed zet van deze gebruiker, zie de stappen hieronder hoe je dit doet.

Het is cruciaal om dit goed te doen, anders kan het voorkomen dat het contactpersoon helemaal niks ziet binnen TranspaClean.

Locaties goedzetten voor het contactpersoon

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik op de contactpersoon in kwestie op Bewerken (blauwe potloodje)
3. Klik bovenin op Gekoppelde locaties (Zie 1 op afbeelding)
4. Voeg hier de juiste locaties en of klanten toe (Zie 2 en 3 op afbeelding)
   

Instellingen en notificaties goedzetten voor het contact-persoon

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Log in als de betreffende contactpersoon
3. Ga naar Notificaties

Hier zie je een overzicht van alle locaties die aan de contactpersoon zijn gekoppeld. Per locatie kun je:

1. De locatie als favoriet instellen door op het ster-icoon te klikken
2. Instellen of de contactpersoon meldingen ontvangt voor:
   • Tickets
   • Notificatietaken
   • Verhinderingen
   • Meldingen
     

Zorg dat de juiste opties per locatie zijn ingeschakeld, zodat de contactpersoon de gewenste notificaties ontvangt.

Als je eenmaal klaar bent met de juiste instellingen is het handig om een welkomst e-mail te versturen

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Selecteer de contactpersoon en klik op het potloodje (bewerken)
3. Klik op Stuur welkomst e-mail

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik bovenin op +Gebruiker toevoegen
3. Selecteer bij welke rol heeft deze gebruiker? Uitvoerder
4. Voer de gegevens in van de uitvoerder en klik vervolgens op de groene knop +Gebruiker toevoegen (Heeft de uitvoerder geen e-mail? klik dan op gebruik account-id)
5. Je krijgt nu een popup, als je de gebruiker een welkomst e-mail wilt sturen klik je op verder bewerken
6. Om een welkomst e-mail te versturen klik je op Stuur welkomst e-mail

Wil je meer weten over uitvoerders toevoegen & inplannen? bekijk dan dit artikel

Wil je aan de slag en uitvoerders in gaan plannen? Hiervoor is een ander artikel geschreven waarbij alles haarfijn wordt uitgelegd hoe je simpel en zorgeloos aan de slag kan gaan.

We raden aan om te kijken naar dit artikel om vervolg stappen te ondernemen hier wordt ook uitgelegd hoe je een uitvoerder zonder e-mail toevoegd, zo kun je snel en gemakkelijk aan de slag.

Beheer gebruiker toevoegen

1. Navigeer naar Gebruikers
2. Klik op +Gebruiker toevoegen
3. Selecteer bij Welke rol heeft deze gebruiker? Beheer
4. Voor nu de gegevens in van de beheerder en klik op de groene knop +Gebruiker toevoegen

Je kunt bij overzicht → Kolommen → Aangemeld aanzetten

Let op: Wanneer je een beheer gebruiker hebt toegevoegd kun je deze niet meer bewerken. (Tenzij je eigenaarsrechten hebt). Dit is om te voorkomen dat beheerders elkaar kunnen wijzigen/verwijderen. Vraag een beheer account met eigenaarsrechten of diegene dat bij je wilt instellen. Indien dit bij niemand is ingesteld kan je contact opnemen met TranspaClean: https://transpaclean.nl/contact/

Als je een beheerder hebt toegevoegd en deze persoon nieuw is op TranspaClean, raden wij aan om de volgende artikelen door te sturen:

• Basis inrichting TranspaClean
• Managen basis TranspaClean

Een gebouwgebruiker is iemand die het gebouw gebruikt of er woont en via TranspaClean geïnformeerd kan worden, bijvoorbeeld over werkzaamheden, meldingen of toegang.

Gebouwgebruikers kun je niet direct toevoegen aan TranspaClean. Je kunt hen wél toegang geven tot een locatie via één van de volgende opties:

• Een QR-code die in het gebouw wordt opgehangen
• Een toegangscode die in het gebouw wordt opgehangen
• Een toegangslink die wordt doorgestuurd

Gebouwgebruikers kunnen de QR-code scannen of een toegangscode invoeren in TranspaClean. Hiermee krijgen zij toegang tot de locatie en kunnen zij relevante meldingen ontvangen.

Meer weten over gebouwgebruikers? Bekijk dan dit artikel