Basis gebruik TranspaClean/TranspaCom

Voordat je kunt starten, zorg je dat uitvoerders toegang hebben en begrijpen hoe de app werkt,

Stap 1: Maak een uitvoerderaccount aan

Zorg dat er per uitvoerder een gebruikersaccount is aangemaakt in TranspaClean. Dit doe je via:

Beheer > Gebruikersoverzicht > + Nieuwe gebruiker

• Kies voor gebruiker: Uitvoerder
• Vul naam, e-mailadres
• Verstuur de welkomstmail met inloglink

Laat uitvoerders altijd zelf hun wachtwoord instellen via de link in de e-mail. Dat voorkomt problemen later.

Heeft de uitvoerder geen e-mail? Zet dan 'Gebruik account-id' aan, en sla het account-id en wachtwoord op wanneer je de gebruiker hebt aangemaakt, wanneer je alles hebt goed gezet kun je dit doorsturen naar de uitvoerder.

Stap 2: Laat de app installeren

Vraag uitvoerders om de TranspaClean app te downloaden op hun smartphone:

• iPhone (App Store):
  Download hier

• Android (Google Play):
  Download hier

Stap 3: Verstuur Welkomst mail

Stuur de uitvoerder een welkomst email deze email bevat een instructie artikel over hoe uitvoerders de app kunnen gebruiken.

Welkom bij TranspaClean! Als beheerder speel je een centrale rol in het stroomlijnen van de schoonmaakprocessen en het borgen van de kwaliteit. Deze tool is ontworpen om je dagelijks werk overzichtelijk, inzichtelijk én efficiënter te maken.

De meeste organisaties gebruiken TranspaClean om:

• Meldingen snel op te volgen via het meldsysteem (met e-mailnotificaties).
• Reguliere en periodieke taken digitaal af te melden (met optioneel foto of notitie).
• Eenmalige of op-afroep opdrachten eenvoudig in te plannen.
• Vooruit te communiceren via meldingen aan gebouwgebruikers of klanten.
• Bijzonderheden, extra werk of klachten digitaal te registreren.

Bekijk de instructievideo voor beheer voor een korte rondleiding in TranspaClean

Als beheerder is het belangrijk dat je weet waar je wat kunt vinden binnen TranspaClean. Zeker in de opstartfase is het handig om een overzicht bij de hand te hebben. Daarom zijn er twee handige navigatie-pamfletten ontwikkeld:

• Voor beheerders/Aannemers
  Download navigatieoverzicht voor beheerders (PDF)
  Bevat een samenvatting van alle pagina's die zich bevinden in TranspaClean.
• Voor klantgebruikers
  Download navigatieoverzicht voor klanten (PDF)
  Legt op 1 pagina uit waar een klantgebruikers zijn planning, meldingen en favorieten vind. Handig om door te sturen.

Optie 1: Gebruik de Homepagina (voor vaste uitvoerdagen of beperkt aantal locaties)

De Homepagina is ideaal als je werkt met een relatief klein aantal locaties (tot ±50) en met vaste uitvoermomenten, bijvoorbeeld als je specifieke uitvoerdagen hebt.

Zo gebruik je dit scherm effectief:

1. Zet de weergavefilter op “Alle op datum” of “Favorieten”
   Zo zie je alleen de locaties waar vandaag iets gepland staat
2. Wil je per uitvoerder bekijken?
   Selecteer in de filter een uitvoerder om direct te zien waar hij/zij vandaag is ingepland
3. Let op bijzonderheden, meldingen of aftekeningen die zichtbaar zijn in het live rooster

Optie 2: Gebruik het Dashboard periodiek (Voor veel locaties of geen vaste dagen)

Beheer je veel locaties of werk je met week- of maandtaken zonder vaste uitvoerdagen? Dan is het Dashboard Periodiek de beste keuze.

Wat zie je hier?

• Een grafisch overzicht van alle actieve roosters
• Per locatie de status van:
  • Dagtaken
  • Weektaken
  • Maandtaken
• In één oogopslag of iets is uitgevoerd, nog open staat of dat er bijzonderheden zijn gemeld

Zo open je het dashboard:

• Ga in het menu naar: Dashboard > Periodiek

Let op: Dit overzicht werkt het prettigst op een desktop of laptop niet op mobiel.

Als beheerder hoef je niet alles actief te controleren, zo kun je automatisch updates ontvangen via e-mail. Door notificaties en favorieten goed in te stellen, zo blijf je eenvoudig op de hoogte van wat er gebeurd op alle locaties.

E-mailnotificaties instellen

Krijg automatisch een melding bij:

• Aangemaakte of gewijzigde meldingen (tickets)
• Aftekeningen met bijzonderheden of verhinderingen
• Toegevoegde eenmalige taken of opmerkingen

Zo stel je dit in:

1. Ga naar Notificaties en zoek de juiste locaties waarbij je meldingen wilt ontvangen
2. Vink aan welke meldingen je wilt ontvangen. Je kan hier ook locaties als favorieten toevoegen, Deze komen naderhand ook tevoorschijn bij Home.
3. Klik op Instellingen opslaan

Zo doe je dat:

1. Ga naar Gebruikersoverzicht > + Nieuwe gebruiker
2. Kies als rol: Klant
3. Koppel de juiste klant en locatie(s) en instellingen klik daarna op gebruiker aanmaken
4. Log nu in als de klantgebruiker
5. Ga naar notificaties > Voeg hier de locaties als favorieten toe die bij de klant behoren en de juiste meldingen.
6. Verstuur de welkomstmail

Tip: Stuur na de welkomstmail deze instructie aan de klant mee:
📄 Klantgebruikers cheatsheet (PDF)

Een klant toegang geven via Gebouwgebruiker heeft veel voordelen, zo is het makkelijk als een klant maar een locatie beheerd, het bied meer overzicht en minder ruis.

Klant toegang geven via toegangscode

1. Navigeer naar 'Mijn Locatie'.
2. Kopieer hier de Toegangscode van de des betreffende locatie. (Zie je geen toegangscode? klik dan op 'Kolommen' en zet Toegangscode aan).
3. Wanneer je deze code naar je klant stuurt kunnen ze inloggen via portal.transpaclean.nl/mijn-gebouw en kunnen ze hier de toegangscode invoeren.

Klant toegang geven via QRcode

1. Klik op 'Overzichten' > 'QR Locaties'
2. Vul het QR code formulier met de juiste gegevens in.
3. Klik op 'Overzicht maken' nu krijg je een overzicht die je kan uitprinten en ophangen bij een locatie zodat de klant deze kan scannen om inzicht te krijgen in de planning.

Soms komt het voor dat een uitvoerder onderweg extra werkzaamheden tegenkomt (bijvoorbeeld een vervuilde hal of een verzoek van de opdrachtgever). Door die taken direct in het live rooster te zetten, blijft als helder en transparant Meer weten over extra taak toevoegen?

Zo doe je dat:

1. Open het live rooster van de betreffende locatie in de app.
2. Tik bovenaan de takenlijst op + Toevoegen
3. Kies voor Eenmalige taak (of “Melding” als het om een klacht of melding gaat).
4. Vul een duidelijke titel en beschrijving in, selecteer de datum/tijd waarop de taak uitgevoerd moet worden en voeg eventueel een foto of bijlage toe.
5. Sla de taak op hij verschijnt direct in het rooster en kan daarna digitaal worden afgetekend
   

Deze manier van werken zorgt ervoor dat extra werkzaamheden niet verdwijnen in losse mailtjes of telefoontjes, en dat de klant later altijd kan terugvinden wat er is gedaan.

Als een vaste uitvoerder (bijvoorbeeld door vakantie of ziekte) tijdelijk niet kan werken, zijn er twee manieren om zijn of haar taken aan een invaller over te dragen.

Optie A: Taken “vacant” maken zodat het team ze kan oppakken

1. Ga via Rooster naar het werkprogramma dat overgenomen moet worden.
2. Selecteer de taken van de afwezige uitvoerder.
3. Kies bovenaan voor Actie op selectie → Stel vaste uitvoerder in en laat het veld leeg.
4. De taken zijn nu “vacant” en kunnen door iedere uitvoerder of ploeglid worden afgetekend.

Optie B: Specifieke invaller aanwijzen

1. Maak via Gebruikers → + Gebruiker toevoegen een tijdelijk account aan met de rol Uitvoerder en wijs dit account toe aan de klant/locatie.
2. Open het rooster, selecteer de betreffende taken en kies Stel vaste uitvoerder in selecteer de naam van de invaller.
3. De invaller logt met zijn of haar eigen account in op de app en ziet direct welke taken moeten worden uitgevoerd. Na afloop teken je de taken digitaal af.
   

Door een van deze methodes te gebruiken blijft de planning kloppend en kan de vervanger zonder administratieve rompslomp aan de slag.

Het digitaal aftekenen van taken is een belangrijke doel van TranspaClean. Het zorgt voor transparantie, geeft inzicht in de voortgang en bouwt een betrouwbare logboek op. Dit zijn de belangrijkste redenen:

• Bewijs van uitvoering: Via de aftekenknop geeft de uitvoerder aan of de taak volledig, met opmerking (melding) of met hindernis (verhinderd) is uitgevoerd. Hierdoor weten opdrachtgevers precies wat er is gebeurd.
• Communicatie: Bij een “Melding” kan de uitvoerder foto’s en opmerkingen toevoegen, zodat problemen of bijzonderheden meteen gedeeld worden
• Verantwoording en KPI’s: Alle aftekeningen worden opgeslagen en zijn terug te vinden in rapportages en dashboards Zo kun je als manager of klant ongewoontes herkennen en bijsturen.
• Locatie‑ en tijdsverificatie: Bij het aftekenen controleert het systeem via GPS of de uitvoerder daadwerkelijk op locatie is (zie onderstaand punt). Dat voorkomt discussie achteraf.

Kortom: door consequent digitaal af te tekenen ontstaat een compleet en transparant schoonmaak logboek.

Locatie‑verificatie voorkomt dat taken onterecht worden afgemeld. De app controleert op het moment van aftekenen of de uitvoerder zich in de buurt van de betreffende locatie bevindt.

• Wanneer de uitvoerder op de aftekenknop drukt, vraagt de app de GPS‑positie op.
• Er wordt geen exacte coördinaat opgeslagen het systeem noteert alleen “ja” of “nee” om te bepalen of de persoon op locatie is
• De locatiegegevens worden uitsluitend gebruikt op het moment van aftekenen en niet om gebruikers te volgen
• Als de GPS‑check negatief is (bijvoorbeeld doordat de gebruiker nog onderweg is), wordt de afmelding geblokkeerd en moet de uitvoerder naar de juiste locatie gaan om af te tekenen.

Dit systeem biedt opdrachtgevers zekerheid zonder de privacy van uitvoerders te verhinderen.

De TranspaClean‑app is ontworpen voor gebruik op een smartphone. Heeft een uitvoerder er geen, dan zijn er alternatieven:

1. Werktelefoon beschikbaar stellen: Veel schoonmaakbedrijven leveren hun medewerkers een eenvoudige werktelefoon met de app geïnstalleerd. Zo hoeven zij hun prive‑toestel niet te gebruiken
2. Overwegen van een TranspaClean‑device: TranspaClean biedt smartphones of tablets waarop de app al staat geïnstalleerd. Dit kan een goede oplossing zijn voor locaties waar meerdere uitvoerders zonder eigen smartphone werken.

Door een van deze opties te kiezen blijft de digitale registratie op orde en kunnen alle taken correct worden afgehandeld, ook zonder prive‑smartphones.