Studentenhuisvesting DUWO Leiden verhuurt appartementen en kamers aan studenten. Het beheer en de schoonmaak is complex, doordat de woonruimte is verdeeld over verschillende woonvormen, zoals flats, grachtenpanden en hofjes, shortstay en longstay. Door de omvang wordt de schoonmaak van het woningbezit uitgevoerd door diverse schoonmaakbedrijven. Om de uitvoering van de schoonmaak voor zowel DUWO, de schoonmaakbedrijven, de wijkbeheerders én de studenten transparant en inzichtelijk te maken wordt de volledige schoonmaak geregeld, georganiseerd en gemonitord via het TranspaClean platform.

Lenny van den Brink: “TranspaClean geeft helderheid over schoonmaak”

Lenny van den Brink is bij DUWO leiden sociaal beheerder: “Ik heb veel direct contact met onze huurders. Mijn werk richt zicht vooral op de bevordering van de leefbaarheid en bemiddeling bij sociale problematiek, bijvoorbeeld overlast. Ook schoonmaak valt onder mijn verantwoordelijkheid: Feitelijk alles om het nóg leuker  voor studenten te maken om op een locatie en in een kamer van ons te wonen.”

Middel voor heldere communicatie

“Voor ons is TranspaClean een superhandig hulpmiddel om helder te communiceren over de schoonmaak. Er wordt dagelijks schoongemaakt en onze huurders betalen voor de schoonmaak. Tot voor kort was het voor hen onduidelijk wat ze konden verwachten. Door TranspaClean is dat inzichtelijk geworden: In de hal en in de keukens hangen QR-codes. Als ze deze QR-code met hun telefoon scannen, komen ze in de app met duidelijke informatie over de schoonmaak in het pand waar ze wonen. Ze kunnen zien hoe vaak de schoonmaker er is, en ze zien welke werkzaamheden er die dag, die week of die maand staan gepland. Ze kunnen in de app ook terugkijken welke werkzaamheden de schoonmaker heeft al heeft uitgevoerd. Zijn ze niet tevreden, dan kunnen ze via de app een melding doorgeven aan het schoonmaakbedrijf en er een foto bij plaatsen. Ze kunnen ook d.m.v. een duimpje een complimentje geven aan de schoonmaker als ze wel tevreden zijn. Of als er plotseling extra vervuiling is een verzoeken extra werk indienen. TranspaClean fungeert zo als het communicatiemiddel tussen het schoonmaakbedrijf, de schoonmaker en de studenten.” Wijkbeheerders zijn via de app volledig geïnformeerd over het wel en wee op “hun” locaties. Ze ontvangen naar keuze notificaties, ze kunnen live meekijken en reageren. Ze krijgen rapportages over de bewonerstevredenheid.

Reparatie melding

Communicatie werkt altijd in twee of meer richtingen: “In TranspaClean zit een handige functie waarmee de schoonmakers in de app kunnen registreren dat ze geplande werkzaamheden niet konden uitvoeren. De schrobmachine kan bijv. niet worden gebruikt, omdat er allemaal vuilniszakken in de gang staan. Ik kan instellen dat ik hiervan direct een melding krijg, zodat ik gepaste actie kan ondernemen. Bij TranspaClean zijn ze erg flexibel. Ik wilde een melding ontvangen als er iets defect was. Er is direct een functionaliteit aan TranspaClean toegevoegd en nu zie ik dat bijvoorbeeld een doucheslang kapot is. Studenten nemen vaak  niet de moeite om zoiets door te geven: ze gaan gewoon naar een andere douche. Maar het schoonmaakbedrijf meldt dat nu wel, zodat ik het kan laten oplossen. En het mooie is dat ik precies weet om welke locatie het gaat én in welke doucheruimte de slag stuk is Dat scheelt tijd voor ons technisch beheer!”

Iedereen op de hoogte

DUWO werkt samen met meerdere schoonmaakbedrijven en de schoonmaakafspraken kunnen per pand verschillen. Overzicht houden over alle verschillende contractafspraken op zoveel verschillende locaties is een hele klus. Hier ligt de kracht van TranspaClean. Alle contract afspraken zijn vastgelegd in de app en zijn ze voor alle betrokken partijen in één oogopslag helder en inzichtelijk: de schoonmaker weet per dag, week of maand welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, DUWO ziet of het werk volgens de afspraken verloopt en alle studenten zijn op de hoogte van de geplande schoonmaak. In het verleden konden allen de coördinerende studentbeheerders met veel papierwerk en overleg worden geïnformeerd. Met TranspaClean is er een directe communicatie lijn met iedere student. Het systeem voldoet al met al prima aan onze behoeften.