Woonstichting Stek - Afhandeling melding: Van uren naar minuten werk
Een wijkbeheerder werkzaam bij het middelgrote Woonstichting Stek werkt nu dagelijks met TranspaClean. Hij vertelt over zijn ervaring aan de hand van een case: “De Frituurvlek”.
Case frituurvlek, of hoe ging het vroeger, zonder TranspaClean, tijd wijkbeheerder: 4 a 5 uur. Scrol door naar onder hoe dit er tegenwoordig aan toe gaat, tijd wijkbeheerder: 4 a 5 minuten.
Vroeger: 4 a 5 uur tijd kwijt aan afhandeling melding
- Bewoner belt het KCC (Klant Contact Centrum) van de Wooncorporatie: "Er ligt een frituurvlek”.
- KCC: belt de wijkbeheerder.
- De wijkbeheerder maakt een afspraak met de bewoner en gaat naar de locatie voor een check.
- Hij constateert dat er inderdaad een vlek is, gaat terug naar kantoor, zoekt uit welk schoonmaakbedrijf op die locatie schoonmaakt, en maakt daar een werkbon.
- Het schoonmaakbedrijf verwerkt de werkbon en instrueert de schoonmaker.
- De wijkbeheerder wacht op een bericht van het schoonmaakbedrijf dat de klus is ingepland en wanneer het wordt gedaan. Belt daar soms meerdere keren over.
- De wijkbeheerder monitort uitvoering, controleert dit als het kan, en houdt intussen de bewoner op de hoogte.
- Hij krijgt via het KCC ook nog meldingen binnen van andere bewoners over dezelfde vlek. Hij vertelt deze melders dat er aan wordt gewerkt.
- Idealiter neemt hij na afloop contact op met de bewoner om te vragen of het naar tevredenheid is opgelost.
De wijkbeheerder is met iedere melding zo’n 4 a 5 uur bezig, soms zelfs langer. De bewoner moet maar afwachten of er feedback komt. Het schoonmaakbedrijf is tijd kwijt aan de werkinstructie, de planning, enz. Andere bewoners doen melding van hetzelfde. Het duurt lang voordat het probleem wordt opgelost er zijn veel partijen mee bezig. Er kan veel misgaan in de communicatie. Tegenwoordig gaat dit een stuk makkelijker en sneller: "Het is nu nog maar 4 a 5 minuten werk".
Nu: Hoe verloopt dezelfde melding met TranspaClean? 4 a 5 minuten werk
- De bewoner meldt de frituurvlek via de app direct aan het juiste schoonmaakbedrijf, eventueel met een fotootje. De bewoner zet de melding op “publiek", zodat de medebewoners zien dat de vlek al is gemeld. De wijkbeheerder krijgt hiervan automatisch bericht.
- Het schoonmaakbedrijf ontvangt automatisch de melding in TranspaClean en ziet om welke locatie het gaat. Plant direct vanuit de melding de extra (eenmalige) taak in het werkschema van de locatie. De bewoner én de wijkbeheerder krijgen automatisch bericht.
- De schoonmaker ziet in zijn app de instructie “Frituurvlek reinigen”, maakt de vlek schoon, neemt eventueel een foto vóór en na het werk en meldt de taak af (vinkje). De bewoner, de wijkbeheerder én het schoonmaakbedrijf krijgen automatisch de “taak uitgevoerd” melding en de bewoner kan een kijkje nemen of het goed gedaan is. De melding wordt gesloten en automatisch verwerkt in de KPI’s. De bewoner en de wijkbeheerder kunnen via de app reageren met een duimpje of de melding weer openen met een nieuw verzoek.
De wijkbeheerder hoeft alleen de melding maar te volgen en is automatisch op de hoogte van de volledige afhandeling. Hij kan ingrijpen als daar aanleiding toe is. De bewoner wordt automatisch op de hoogte gehouden, net zoals de medebewoners. De schoonmaakmanager plant de extra taak met enkele muisklikken in en de schoonmaker is automatisch geïnstrueerd. Alle partijen happy.
Procesvideo: Verzoek extra opdracht tot aan terugkoppeling uitvoering
Via onderstaande video wordt er in 2 minuten uitgelegd hoe het proces van een extra opdracht in z'n werk gaat vanuit de drie gebruikers perspectieven:
- Opdrachtgever dient het verzoek extra werk in.
- Schoonmaak manager verwerkt de opdracht in de app.
- Schoonmaak uitvoerder ontvangt werkinstructie en meldt de opdracht af na uitvoering.
