Asito - De app voorkomt veel discussies

Wat vinden schoonmaakbedrijven van TranspaClean? Project leider Berry van Werven: “Asito Zakelijk & Overheid is inmiddels een enthousiaste gebruiker. We zochten naar een systeem voor het goed vastleggen van onze werkzaamheden. Na een demonstratie van TranspaClean waren we direct enthousiast. Onze voordame kon na een korte instructie het systeem inrichten volgens onze eigen werkwijze en zo konden we snel starten.”

Vastleggen voorkomt discussies

“Op de werkvloer werkt het systeem erg prettig. De schoonmaker kan goed vastleggen wat er wanneer is schoongemaakt. En als we een klacht krijgen over bijvoorbeeld bandensporen van een rolstoel in de lift, dan is via het systeem goed aan te tonen dat die nadat de schoonmaker is geweest zijn ontstaan. Dit voorkomt veel discussies. Het is ook voor iedereen duidelijk welke werkzaamheden met elkaar zijn afgesproken en welke taken er staan ingepland die dag, week of maand. De ramen worden niet elke week gelapt en een bewoner kan zien wanneer deze wel aan de beurt zijn.”

Kort en kernachtig

Alle informatie die relevant is voor de schoonmaak kan overzichtelijk in het systeem worden gezet:  “In het begin hebben we ons daar wel wat op verkeken. Aanvankelijk legde onze voordame alles heel gedetailleerd vast voor de ca. 200 locaties die we schoonmaken voor Woonstede in Ede. We hebben daarom de inrichting vereenvoudigd en toegespitst tot de hoofdzaken. Daardoor is de informatie gemakkelijker door onze medewerkers én de bewoners te lezen. We houden de taakomschrijvingen liever kort en kernachtig en minder uitgebreid. In het begin raakten mensen door te uitgebreide beschrijvingen wel eens de weg kwijt.” Het systeem is geschikt voor alle soorten inrichtingsstrategieën en veranderingen kunnen snel worden doorgevoerd.

Schoonmaker is er blij mee

“Bij aanvang hadden onze medewerkers wel wat aarzelingen: kan de taakaftekening niet op een andere manier, vroegen ze zich af. Worden we nu stiekem gecontroleerd. Maar nu ze eraan gewend zijn, willen ze niet anders meer”. Het afvinken van een taak geeft voldoening en geeft hen het gevoel van eigen verantwoordelijkheid voor hun werk. Vooral voor de voormannen -en vrouwen is het prettig dat ze via het systeem één op één contact hebben met de bewoners en daardoor snel kunnen inspelen op meldingen. Ze hebben meer grip op de schoonbeleving van bewoners. “En het systeem scheelt veel vragen. Bewoners zien in de app alles over de schoonmaak in hun eigen woonomgeving en vinden zelf op veel vragen antwoorden.” Het mooie van transparantie is dat het wederzijds vertrouwen geeft. Bij bewoners én bij de schoonmaker, want die weet dat zijn of haar werk realistisch en eerlijk beoordeeld wordt.

Bewoners uitleg

Asito heeft tijd uitgetrokken om bewoners zorgvuldig te informeren: “Door middel van heldere presentaties heeft onze voordame de reden uitgelegd waarom we TranspaClean zijn gaan gebruiken, wat de voordelen zijn en hoe bewoners de app kunnen gebruiken. Aan bewoners die het toch nog wat lastig vonden hebben we extra instructie gegeven. Dat en de heldere bewoners video heeft geholpen. En wie echt niet met de app kan of wil werken, kan natuurlijk gewoon bellen om een melding door te geven.” Onze service desk kan eenvoudig in het systeem een melding voor iemand anders aanmaken. Dan is de melding toch geborgd en krijgt die bewoner alsnog via de e-mail terugkoppeling. Behalve voor het vertrouwen is dit handig voor onze interne en externe rapportage.

Reactietijd op meldingen is een zogenaamde prestatie-indicator en wordt door het systeem automatisch bijgehouden. Dit scheelt enorm veel voorbereidingstijd bij een evaluatiegesprek met de klant. 

Flexibiliteit

Ook de flexibiliteit van het systeem spreekt Van Werven aan: “We maken veel huisjes in vakantieparken schoon en in de afgelopen coronatijd is ontsmetting daar als extra activiteit bijgekomen.” Zo’n extra hygiëne taak kan je snel doorvoeren in bestaande roosters en er zelfs een speciaal toegeruste medewerker op plannen. Dit is ook direct te volgen en inzichtelijk voor eigenaren en opdrachtgever.